PPK w jednostce budżetowej - rozliczanie składek na liście płac PPK w jednostce budżetowej - rozliczanie składek na liście płac

Podmioty publicznoprawne, które mają obowiązek zawrzeć umowy o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych do 10 kwietnia 2021 r., już na kwietniowych bądź majowych listach płac powinny rozliczać pierwsze wpłaty na PPK. Mowa o potrąceniu wpłaty z wynagrodzenia pracownika lub zleceniobiorcy oraz o pobraniu zaliczki na podatek od wpłaty finansowanej przez podmiot zatrudniający. Moment powstania przychodu z tytułu tej wpłaty zależy od terminu uiszczenia przez pracodawcę wpłat na rzecz wybranej instytucji finansowej.

Co stanowi podstawę, od której naliczamy PPK

Zgodnie z art. 2 pkt 40 ustawy 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK), podstawę wymiaru składki na PPK stanowi podstawa składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy systemowej - czyli bez stosowania ograniczenia górnej granicy podstawy wymiaru składek ZUS, limitu 30-krotności, co oznacza, że kwoty wpłat do PPK są naliczane także po przekroczeniu tego limitu przez uczestnika PPK. Zabezpieczając środki na wpłaty do PPK, należy więc wziąć pod uwagę pełne wynagrodzenie uzyskiwane przez uczestnika PPK (patrz: PRZYKŁAD 1).

PRZYKŁAD 1

Jeżeli pracownik w grudniu 2021 r. przekroczy limit 30-krotności podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wpłaty do PPK powinny być nadal naliczane, pobierane i dokonywane.

Ponadto z PPK wyłącza się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, co oznacza, że od zasiłku macierzyńskiego czy od wykazanej w dokumentacji ZUS podstawy wymiaru składek osób przebywających na urlopie wychowawczym nie należy naliczać i odprowadzać składek na PPK (patrz: PRZYKŁAD 2). Grupy te zostały uwzględnione w zakresie definicyjnym osób zatrudnionych w celu objęcia większej liczby osób zatrudnionych obowiązkiem zapisania do PPK.

PRZYKŁAD 2

Pracownica jednostki przebywa na urlopie macierzyńskim i z tego tytułu otrzymuje zasiłek macierzyński. Pracownica jest uczestnikiem PPK. Mimo tego od wypłaconego świadczenia nie odprowadza się składki na PPK.

Biorąc pod uwagę definicję wynagrodzenia na potrzeby obliczania wysokości wpłat do PPK zawartą w art. 2 pkt 40 ustawy o PPK, należy przyjąć, że wpłaty nalicza się od praktycznie wszystkich składników wynagrodzenia pracownika, a warunkiem jest obowiązkowe naliczanie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oznacza to, że podmiot zatrudniający zobowiązany jest naliczyć wpłaty do PPK zarówno od:

• wypłat głównych, tj. pensji zasadniczej, dodatku za wysługę lat, dodatku specjalnego czy premii regulaminowych, jak i
• wypłat dodatkowych, np. wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych czy ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw w przypadku nauczycieli oraz od wpłacanych lub doliczanych pracownikowi do dochodu ekwiwalentów, np. z tytułu korzystania z samochodu służbowego czy innych benefitów pracowniczych,
• wypłat wypłacanych nieperiodycznie, np. innych premii lub nagród, albo
• wypłat okresowych, np. trzynastki, czy
• długoterminowych świadczeń pieniężnych należnych pracownikowi, np. karty sportowe, abonamenty lunchowe czy usługi dla pracowników (gdy stanowią przychód zatrudnionego).

ZAPAMIĘTAJ!

Jeżeli składnik otrzymywanego przez uczestnika PPK wynagrodzenia nie stanowi podstawy naliczenia składek na obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne i rentowe, jak ma to miejsce m.in. w przypadku nagrody jubileuszowej, odprawy z tytułu likwidacji stanowiska pracy czy diety z tytułu podróży służbowej, wówczas od takich kwot nie są naliczane i odprowadzane wpłaty do PPK.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 i 2 ustawy systemowej, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych, i
• przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe).

Do przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia składkowego, które są zwolnione z oskładkowania, a tym samym z obowiązku odprowadzania składki na PPK, należą m.in.:

• nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat;
• odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 1012 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy;
• wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór;
• wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł;
• zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniami;
• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
• świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie;
• składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku;
• świadczenie w naturze w postaci działki gruntu.

PRZYKŁAD 3

Pracodawca udostępnił pracownikowi nieodpłatnie lokal mieszkalny. W związku z tym, że nieodpłatne udostępnienie mieszkania pracownikowi stanowi przychód ze stosunku pracy, który należy wliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, od wartości tego świadczenia należy naliczyć wpłaty do PPK. Wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku należy stosować zasady określone w § 3 pkt 3 rozporządzenia składkowego.

PRZYKŁAD 4

Nauczycielka jest zatrudniona w zespole szkół. Z tytułu zatrudnienia otrzymuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3537,80 zł, dodatek stażowy 10% - 353,78 zł, dodatek z tytułu pełnienia wychowawstwa klasy - 300 zł i dodatek motywacyjny - 200 zł. Ponadto na koniec każdego miesiąca szkoła wypłaca nauczycielce wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i doraźnych zastępstw. W czerwcu 2021 r. nauczycielka otrzyma świadczenie urlopowe z ZFŚS oraz średnią urlopową. Wszystkie elementy wynagrodzeń stanowią podstawę do naliczenia składki na PPK poza świadczeniem urlopowym.

Wysokość wpłat do PPK

Podstawowa wpłata osoby zatrudnionej wynosi 2% wynagrodzenia brutto. Jedynie w przypadku osób, których wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, może ona zostać obniżona nawet do 0,5% wynagrodzenia, ale decyzja w tej sprawie należy do pracownika, który − jeśli chce korzystać z obniżenia wpłaty podstawowej − powinien złożyć pracodawcy deklarację, w której określi jej wysokość. Deklarację o wysokości obniżonej wpłaty podstawowej uczestnik PPK składa w miesiącu, w którym jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł nie przekroczyło kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia.

ZAPAMIĘTAJ!

Informowanie uczestnika PPK zarówno o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej, jak i możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej jest obowiązkiem pracodawcy.

Pracodawca co do zasady nie weryfikuje składanej przez pracownika deklaracji w sprawie obniżenia wpłaty podstawowej. Nie uwzględnia jej jednak, jeżeli wynagrodzenie pracownika u tego pracodawcy w miesiącu, w którym składa on taką deklarację, przekracza kwotę odpowiadającą 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Wpłata podstawowa w wysokości określonej w deklaracji obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym uczestnik PPK złożył tę deklarację pracodawcy (pod warunkiem że została ona przez tego pracodawcę uwzględniona), do końca roku kalendarzowego, w którym deklaracja ta została złożona, chyba że uczestnik PPK ponownie zmieni wysokość wpłaty podstawowej w formie zmiany deklaracji i zostanie ona uwzględniona przez pracodawcę. Uczestnik PPK może też zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia brutto. Jej konkretną wysokość określa w deklaracji składanej pracodawcy.

Należy też pamiętać, że pracownik może zmienić raz podjętą decyzję w sprawie wysokości wpłaty podstawowej (jeśli jest do tego uprawniony) oraz dodatkowej. Może też zrezygnować z dokonywania tej ostatniej w ogóle. Wtedy:

• zmieniona wysokość wpłaty dodatkowej lub rezygnacja z jej dokonywania obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym uczestnik PPK złożył zmianę deklaracji;
• zmieniona wysokość wpłaty podstawowej określona w zmianie deklaracji obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym uczestnik PPK złożył uwzględnioną przez podmiot zatrudniający deklarację, do końca roku kalendarzowego, w którym deklaracja lub zmiana deklaracji zostały złożone - chyba że uczestnik PPK ponownie zmieni wysokość wpłaty podstawowej w formie zmiany deklaracji i zostanie ona uwzględniona przez podmiot zatrudniający.

TABELA. Wysokość wpłat odprowadzanych do PPK

Terminy wpłat

Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o PPK, wpłat dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający oblicza wpłaty finansowane przez siebie oraz oblicza i pobiera od uczestnika PPK wpłaty finansowane przez uczestnika w terminie wypłaty wynagrodzenia. Z kolei zgodnie z art. 28 ust. 4 ustawy o PPK, wpłaty do wybranej instytucji finansowej dokonywane są w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane przez podmiot zatrudniający. Oznacza to, że jeżeli umowa o prowadzenie PPK zostałaby zawarta np. 1 marca 2021 r., a w podmiocie zatrudniającym termin wypłat wynagrodzeń za dany miesiąc przypada np. 28 dnia miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne, to pierwsze wpłaty do PPK powinny być obliczone i pobrane od wynagrodzeń wypłaconych 26 marca za marzec (28 marca 2021 r. przypada na niedzielę), natomiast przekazane do wybranej instytucji finansowej do 15 kwietnia 2021 r. Należy także pamiętać, że jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za miesiąc powinny być dokonywane w terminie do ostatniego dnia miesiąca.

TERMINY WPŁAT W SEKTORZE PUBLICZNYM

Podmioty zatrudniające wchodzące w skład sektora finansów publicznych, w rozumieniu art. 9 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zobowiązane są stosować przepisy ustawy o PPK od 1 stycznia 2021 r., niezależnie od tego, ilu zatrudniają pracowników. Zgodnie z art. 137 ustawy o PPK, podmioty zatrudniające będące jednostkami wchodzącymi w skład sektora finansów publicznych powinny zawrzeć:

• umowę o zarządzanie PPK - najpóźniej do 26 marca 2021 r.,

• umowę o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r.

Jeżeli umowa o prowadzenie PPK zastała zawarta w marcu 2021 r., wówczas od marcowych wypłat zrealizowanych po tej dacie należało odprowadzić składki PPK i przekazać je do 15 dnia następnego miesiąca, tj. do kwietnia.

Jeżeli natomiast umowa o prowadzenie PPK zastała zawarta w kwietniu 2021 r., wówczas dopiero od kwietniowych wypłat zrealizowanych po tej dacie należało odprowadzić składki PPK i przekazać je do 15 dnia następnego miesiąca, tj. do maja.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o PPK, do wpłat dokonywanych do PPK w zakresie nieuregulowanym w tej ustawie stosuje się przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny. Zgodnie z jego art. 115, w przypadku przekazywania wpłat do właściwej instytucji, jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, wtedy termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą

PRZYKŁAD 5

W jednostce budżetowej wynagrodzenie za pracę jest wypłacane za dany miesiąc, w terminie do ostatniego dnia tego miesiąca. Wynagrodzenie za lipiec 2021 r. zostanie wypłacone pracownikom 30 lipca 2021 r. (31 lipca przypada na sobotę). Wpłaty do PPK od lipcowej wypłaty zostaną naliczone i pobrane. W związku z tym, że 15 sierpnia 2021 r. przypada na niedzielę, wpłat można dokonać najpóźniej do 16 sierpnia 2021 r.

Jak obliczyć na liście płac wysokość wpłat podstawowych na PPK

Zgodnie z art. 27 ust. 9 ustawy o PPK, wpłaty do PPK finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu.

Finansowane przez pracodawcę składki PPK stanowią dla zatrudnionej osoby opodatkowany przychód, który powstaje w miesiącu, w którym wpłata do PPK faktycznie jest przekazywana do wybranej instytucji finansowej - potwierdza to interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z 30 października 2019 r. (sygn. akt 0112-KDIL3-3.4011.382.2019.1.AM), w której czytamy, że wpłaty podstawowe oraz wpłaty dodatkowe do PPK pokrywane ze środków podmiotu zatrudniającego stanowią przychód uczestnika PPK i podlegają opodatkowaniu w momencie dokonywania tych wpłat. Oznacza to, że przykładowo wpłata naliczona od pensji za kwiecień 2021 r., odprowadzona do instytucji finansowej w maju, jest majowym przychodem podatkowym zatrudnionego.

Analizę sposobu rozliczenia wpłat do PPK na listach płac zawiera PRZYKŁAD 6.

PRZYKŁAD 6

Pracownik urzędu gminy (w wieku 42 lat), zatrudniony na umowę o pracę w pełnym wymiarze etatu, otrzymuje miesięczną, stałą pensję w kwocie 3500 zł brutto i dodatek za wysługę lat w wysokości 15% wynagrodzenia zasadniczego, tj. 525 zł - płatne do 25 dnia każdego miesiąca, za który jest ona należna. Łącznie z tytułu wypłaty głównej pracownik otrzymuje 4025 zł. Od kwietnia 2021 r. jest on uczestnikiem PPK. W związku z tym faktem pracodawca co miesiąc:

• nalicza mu finansowaną ze środków obrotowych wpłatę do PPK w wysokości 60,38 zł (4025 zł × 1,5%),

• oblicza i pobiera mu pokrywaną z wynagrodzenia wpłatę do PPK w wysokości 80,50 zł (4025 zł × 2%).

Wpłaty obliczone i pobrane z wypłaconej 23 kwietnia 2021 r. pensji pracodawca powinien przekazać do wybranej instytucji finansowej do 17 maja 2021 r. (15 maja przypada w sobotę). W rezultacie wpłata sfinansowana ze środków podmiotu zatrudniającego (60,38 zł) stanowi opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy w maju 2021 r. Biorąc pod uwagę fakt, że pracownik uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu (250 zł) i kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki podatkowe (43,76 zł), kwietniowa lista płac powinna wyglądać jak poniżej:

W dniu 25 maja 2021 r. pracownik otrzymuje wynagrodzenie za maj. Obliczone i pobrane wpłaty do PPK (w wysokości 1,5% i 2% podstawy składkowej, czyli w wysokości odpowiednio 60,38 zł i 80,50 zł) urząd gminy powinien przekazać do wybranej instytucji finansowej do 15 czerwca 2021 r., co oznacza, że wpłata sfinansowana przez pracodawcę (82,50 zł) powinna zostać uwzględniona w opodatkowanym przychodzie pracownika w czerwcu 2021 r.

W konsekwencji, rozliczenie podatkowo-składkowe majowej pensji pracownika (uwzględniające w przychodzie należność do PPK pokrytą ze środków obrotowych zakładu pracy, opłaconą do wybranej instytucji finansowej 17 maja 2021 r., a obliczoną od wynagrodzenia za kwiecień) powinno przedstawiać się następująco:

W kontekście podatkowego rozliczania wpłat do PPK należy również nadmienić, że w przypadku zleceniobiorców kwoty finansowane przez podmiot zatrudniający - tak samo jak przy pracownikach:

• wolne są od składek ZUS,
• generują opodatkowany przychód, do powstania którego dochodzi w miesiącu, w którym wpłata do PPK faktycznie jest przekazywana do wybranej instytucji finansowej.

Wpłata zwiększa koszty uzyskania przychodów z tytułu umowy zlecenia, gdyż jej kwota podlega wliczeniu do podstawy podatku, od której nalicza się omawiane koszty (patrz: PRZYKŁAD 7).

 PRZYKŁAD 7

Instytucja kultury zatrudnia zleceniobiorcę (w wieku 39 lat), który z tytułu umowy zlecenia:

• co miesiąc otrzymuje stałe zryczałtowane wynagrodzenie w wysokości 3500 zł brutto,

• objęty jest obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym,

• nie przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego,

• jest uprawniony do 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu,

• od maja stał się uczestnikiem PPK, w związku z czym zleceniodawca finansuje wpłatę do PPK w wysokości 1,5% wynagrodzenia (3500 zł × 1,5% = 52,50 zł) oraz oblicza i pobiera pokrywaną z jego należności za pracę wpłatę do PPK na poziomie 2% wynagrodzenia (3500 zł × 2% = 70 zł).

Wpłaty do PPK obliczone i pobrane od wynagrodzenia wypłaconego 31 maja 2021 r. zleceniodawca przekaże do wybranej instytucji finansowej 15 czerwca 2021 r., wskutek czego wpłata sfinansowana ze środków zleceniodawcy w kwocie 52,50 zł będzie stanowić opodatkowany przychód z umowy zlecenia w czerwcu 2021 r.

W tych okolicznościach, majowa lista płac zleceniobiorcy powinna wyglądać jak poniżej:

Z dniem ostatniego dnia czerwca 2021 r. zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie za czerwiec. Obliczone i pobrane wpłaty do PPK (w wysokości odpowiednio 52,50 zł i 70 zł) zleceniodawca przekaże do wybranej instytucji finansowej w lipcu 2021 r. W efekcie wpłata sfinansowana przez podmiot zatrudniający powinna zostać uwzględniona w opodatkowanym przychodzie zleceniobiorcy w lipcu 2021 r.

W przedstawionych okolicznościach rozliczenie podatkowo-składkowe czerwcowego wynagrodzenia zleceniobiorcy (uwzględniające w przychodzie należność do PPK pokrytą ze środków obrotowych zakładu pracy, opłaconą do wybranej instytucji finansowej w czerwcu, a obliczoną od wynagrodzenia za maj) powinno zostać dokonane w poniższy sposób:

Incydentalnie mogą zdarzać się sytuacje, w których w miesiącu uiszczenia wpłaty do PPK pracownik nie uzyska żadnego innego przychodu, przez co pracodawca nie będzie miał możliwości pobrania zaliczki podatkowej od wpłaty do PPK pokrytej ze środków zakładu pracy. W takim przypadku przychód pracownika z tytułu wspomnianej wpłaty należy doliczyć do przychodu ze stosunku pracy wykazywanego w informacji PIT-11 i podatnik na tej podstawie sam rozliczy zaliczkę podatkową od wpłaty do PPK w swoim rozliczeniu rocznym.

Zaokrągleń wpłat do PPK należy dokonywać z dokładnością do części setnych złotego, zwiększając ostatnią cyfrę o jeden, jeśli sąsiednia (z prawej) cyfra jest większa lub równa 5.

PPK w dokumentacji ZUS

Wpłata do PPK, sfinansowana przez podmiot zatrudniający, staje się przychodem uczestnika PPK z chwilą jej przekazania do instytucji finansowej. Należy także wykazać ją w raporcie ZUS RCA za miesiąc, w którym dokonano tej wpłaty.

Płatnik składek sporządza imienny raport miesięczny ZUS RCA za każdego ubezpieczonego, dla którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT). W raporcie tym uwzględnia się należne składki od - dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego - wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek, za okres od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca.

W związku z tym, że wpłata do PPK finansowana przez podmiot zatrudniający staje się przychodem uczestnika PPK w momencie przekazania tej wpłaty do instytucji finansowej, powinna zostać wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA za miesiąc, w którym nastąpiło dokonanie tej wpłaty (patrz: PRZYKŁAD 8). Potwierdzają to informacje na stronie ZUS (https://www.zus.pl/baza-wiedzy/biezace-wyjasnienia-komorek-merytorycznych/firmy/-/publisher/details/1/wykazywanie-w-raporcie-zus-rca-wplaty-do-ppk-finansowanej-przez-podmiot-zatrudniajacy/2527209).

PRZYKŁAD 8

Jeśli pracownik (uczestnik PPK) otrzymał wynagrodzenie za kwiecień 2021 r. w maju 2021 roku, a wpłata do PPK - w części finansowanej przez pracodawcę - została przekazana do instytucji finansowej w czerwcu 2021 r., to tę wpłatę należy wykazać w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za czerwiec 2021 r. Natomiast wynagrodzenie pracownika za kwiecień 2021 r., od którego wpłata została obliczona, powinno było zostać ujęte w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika za maj 2021 r. i wykazane w imiennym raporcie miesięcznym za ten miesiąc.

W aktualnie obowiązującym raporcie ZUS RCA składki PPK wykazuje się w blokach III.B i IV.B w polach 28 - "Kwota wpłaty w ramach pracowniczego planu kapitałowego finansowana przez płatnika składek". Tym samym wpłaty do PPK finansowane przez podmiot zatrudniający powinny być wykazywane w odrębnym polu 28 (wersja papierowa):

Pozostałe konsekwencje na gruncie podatkowym

Kwoty dopłat rocznych i wpłat powitalnych do pracowniczych planów kapitałowych, przyznawane na zasadach określonych w ustawie o PPK, są zwolnione od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 47f ustawy o PIT. Natomiast jak wcześniej wskazano, wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę (zarówno podstawowe, jak i dodatkowe) stanowią dla uczestnika PPK nieodpłatne świadczenie, a co za tym idzie - przychód ze stosunku pracy, gdyż zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, przychodem z tego tytułu są nie tylko wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, ale także świadczenia ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Warto dodać, że dla osób do 26 roku życia ustawodawca przewidział w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT zwolnienie od podatku dochodowego. Obejmuje ono przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT, do wysokości 85 528 zł w roku podatkowym. Oznacza to, że młodemu podatnikowi, który osiągnie wymienione przychody w wysokości nieprzekraczającej limitu, płatnik nie pobiera zaliczek na podatek. W związku z tym, że wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę stanowią przychody ze stosunku pracy, to u osób korzystających z omawianego zwolnienia wpłaty te także nie są opodatkowane.

Zwolnienie lekarskie lub urlop bezpłatny a składki PPK

Zgodnie z art. 26 ust. 1 i 2 oraz art. 27 ust 1, 2 i 3 ustawy o PPK, wpłaty do PPK stanowią określony procent wynagrodzenia uczestnika PPK, zdefiniowanego jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Jeśli uczestnik PPK przepracował tylko część miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, np. z powodu: choroby, opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, przebywania na urlopie bezpłatnym lub innej nieobecności niepłatnej, ale podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, osiągana z tytułu umowy o pracę w przeliczeniu na pełny miesiąc, jest równa lub niższa niż kwota odpowiadająca 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, to należy przyjąć, że osoba zatrudniona w danym miesiącu ma prawo do złożenia deklaracji obniżenia wpłaty podstawowej na zasadach określonych w art. 27 ustawy o PPK.

ZAPAMIĘTAJ!

Od wypłacanych świadczeń z ubezpieczeń społecznych w razie choroby i macierzyństwa oraz z ubezpieczenia wypadkowego nie odprowadza się składki na PPK.

Jeśli mimo przepracowania jedynie części miesiąca podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie wyższa niż kwota 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, należy przyjąć, że osoba zatrudniona w danym miesiącu nie ma prawa do złożenia deklaracji obniżenia wpłaty podstawowej na zasadach określonych w art. 27 ustawy o PPK.

PRZYKŁAD 9

W maju 2021 r. pracownik urzędu miasta, który przystąpił do PPK, korzystał z urlopu bezpłatnego przez 10 dni. W związku z tym uzyskane przez niego wynagrodzenie wyniosło 2300 zł brutto. W 2021 r. 1,2 krotność minimalnego wynagrodzenia wynosi 3360 zł (2800 zł × 1,2). Pracownik ma prawo do złożenia deklaracji obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5% wynagrodzenia. Pracodawca jest zobowiązany wniosek ten uwzględnić.

Jeśli zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA zostało dostarczone po terminie wypłaty wynagrodzenia i nastąpiła nadpłata, wtedy niezbędne będzie dokonanie korekty listy płac. Pracodawca, który naliczył, pobrał, a następnie dokonał wpłaty do PPK naliczonej od nadpłaconego wynagrodzenia, powinien w miesiącu, w którym rozliczył korektę wynagrodzenia, obliczyć wpłatę od wynagrodzenia odpowiednio obniżonego o kwotę tej nadpłaty i przekazać ją do PPK.

Naliczanie wpłat do PPK po ustaniu zatrudnienia uczestnika PPK

Ustanie zatrudnienia pozostaje bez wpływu na obowiązek naliczenia i dokonania wpłat do PPK. Oznacza to, że należy naliczyć wpłaty do PPK od wynagrodzenia wypłacanego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia, jeżeli przed ustaniem tego zatrudnienia lub po ustaniu tego zatrudnienia uczestnik PPK nie złożył deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Podmiot zatrudniający nie jest zobowiązany do naliczenia, pobrania i dokonania wpłat do PPK obliczonych od wynagrodzenia wypłaconego po rozwiązaniu umowy o pracę, w sytuacji gdy po ustaniu zatrudnienia uczestnika PPK doszło do rozwiązania umowy o zarządzanie PPK zawartej z instytucją finansową, która jest stroną umowy o prowadzenie PPK, zawartej w imieniu i na rzecz tego uczestnika PPK.

PRZYKŁAD 10

Pracownik pomocy społecznej będzie zatrudniony w domu pomocy do końca 2021 r. W lutym 2022 r. pracodawca wypłaci jemu dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2021 r. W związku z tym, że w okresie zatrudnienia w domu pomocy pracownik ten nie złożył deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, podmiot będzie zobowiązany do naliczenia i dokonania wpłat do PPK od kwoty trzynastki za 2021 r.

Naliczanie wpłat do PPK w przypadku ponownego zatrudnienia w tej samej jednostce

Każda kwota, która stanowi wynagrodzenie w rozumieniu ustawy o PPK, wypłacona uczestnikowi PPK od momentu zawarcia w jego imieniu umowy o prowadzenie PPK, ale w okresach, gdy nie obowiązuje deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, stanowi podstawę naliczenia wpłat do PPK. Nie ma przy tym znaczenia, czy w chwili, w której powstał tytuł do wypłaty tej kwoty danej osobie, była już zawarta umowa o prowadzenie PPK. Oznacza to, że jeśli uczestnik PPK był już zatrudniony w danym podmiocie i podmiot ten w okresie trwania nowego zatrudnienia w tym podmiocie dokonał dla tego uczestnika wypłaty wynagrodzenia należnego za poprzedni okres zatrudnienia (z kodem 30 00), to należy również od tej kwoty naliczyć wpłatę do PPK, nawet jeśli w okresie tego poprzedniego zatrudnienia dana osoba nie była uczestnikiem PPK lub jeśli w okresie poprzedniego zatrudnienia obowiązywała deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

PRZYKŁAD 11

Zleceniobiorca świadczy pracę w jednostce w okresie od 1 stycznia do 20 czerwca 2021 r. Jest uczestnikiem PPK, ale z dniem 1 czerwca 2021 r. składa deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Jeśli ta sama osoba zostanie ponownie zatrudniona w tej samej jednostce na podstawie umowy o pracę np. od 1 lipca 2021 r. i tego samego dnia złoży wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, zaś 25 lipca 2021 r. otrzyma kwotę 1000 zł z tytułu poprzednio obowiązującej umowy zlecenia (z kodem 30 00), wtedy podmiot zatrudniający jest zobowiązany do naliczenia i pobrania wpłat do PPK od wynagrodzenia wypłaconego w lipcu 2021 r., w tym również od kwoty 1000 zł wypłaconej z tytułu poprzedniego zatrudnienia oraz do dokonania tych wpłat w terminie do 16 sierpnia 2021 r. (15 sierpnia przypada na niedzielę).

Naliczanie wpłat do PPK w razie śmierci uczestnika PPK

Jeśli pracodawca naliczył i pobrał z wynagrodzenia uczestnika PPK wpłaty do PPK, a następnie uczestnik ten zmarł, pracodawca powinien przekazać te wpłaty do instytucji finansowej, gdyż środki zgromadzone na rachunku uczestnika PPK podlegają dziedziczeniu.

Odpowiedzialność za prawidłowe naliczenie składek

Podmiot zatrudniający nie ponosi odpowiedzialności za brak wpłaty lub błędne jej obliczenie, pobranie lub dokonanie, jeżeli jest to spowodowane przekazaniem mu przez osobę zatrudnioną błędnych informacji, skutkujących błędnym ustaleniem w przedmiocie podlegania przez daną osobę zatrudnioną obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu zatrudnienia u tego pracodawcy. Wpłaty, które wskutek wymienionych okoliczności okazałyby się nienależne w całości lub w części, podlegają zwrotowi na rzecz finansującego daną wpłatę.

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 40, art. 26 ust. 5, art. 27, art. 28, art. 137 ustawy 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342)

• art. 21 ust. 1 pkt 47f z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 255)

• § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)

• załącznik nr 12 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2020 r. poz. 2366)

©℗

ANNA KOPYŚĆ

ekspert prawa pracy i wynagrodzeń, szkoleniowiec, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej, redaktor merytoryczny dwutygodnika "Rachunkowość Budżetowa"