Lp.

Termin wykonania

Obowiązki pracodawcy

V

1.

Ostatni kwartał 2020 r. - najpóźniej do terminu wykonania określonych czynności, wyznaczonego ustawowo w 2021 r. (patrz poz. 2-7)

Rozpoczęcie procedur przygotowawczych do stosowania od 1 stycznia 2021 r. ustawy o PPK, w tym:

a) poinformowanie pracowników o zasadach funkcjonowania PPK

b) przedstawienie symulacji zmiany wynagrodzeń netto pracowników na skutek odprowadzenia wpłat do PPK i naliczonego od nich podatku dochodowego od osób fizycznych

c) przeprowadzenie ankiet na temat tego, ilu pracowników zamierza uczestniczyć w PPK i czy oraz w jakiej wysokości zamierzają zadeklarować oni dodatkowe wpłaty własne, a także czy i w jakiej wysokości zamierzają korzystać z możliwości obniżenia stawki podstawowej

d) ustalenie procedur i wybranie przedstawicieli pracowników mających prawo do brania udziału w podejmowaniu decyzji o tworzeniu PPK w jednostkach, w których nie działają związki zawodowe

e) wynegocjowanie ewentualnych wpłat dodatkowych (ich wysokości, zasad ustalania) wnoszonych przez pracodawcę z organizacją związkową (przedstawicielami pracowników) i wpisanie ich do regulaminu wynagradzania (układu zbiorowego pracy)

f) rozpoczęcie procedur związanych z wyborem instytucji finansowej zarządzającej PPK

g) skonsultowanie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK z organizacją związkową (przedstawicielami pracowników)

h) ustalenie projektu planu finansowego wydatków związanych z tworzeniem PPK

i) wprowadzenie zmian dostosowujących do polityki rachunkowości jednostki i procedur kontroli zarządczej

j) dostosowanie oprogramowania komputerowego używanego w komórce kadr i oprogramowania finansowo-księgowego użytkowanego w komórce księgowości do obsługi dokumentacyjnej i księgowej PPK

2.

1 stycznia 2021 r.

Rozpoczęcie stosowania ustawy o PPK. Od tego dnia pracownicy mogą składać prawnie wiążące deklaracje o rezygnacji z PPK lub wnioski o przystąpienie do PPK

3.

Do 26 lutego 2021 r.

- termin maksymalny dla jednostek, które zawrą umowę o zarządzanie PPK 26 marca 2021 r.

Wypracowanie porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników co do wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzała PPK utworzonym przez pracodawcę. Jeśli porozumienie nie zostanie osiągnięte w tym terminie - decyzja o wyborze instytucji finansowej będzie należała wyłącznie do pracodawcy

4.

Do 26 marca 2021 r.

- termin maksymalny dla jednostek, które zawrą umowę o zarządzanie PPK 26 marca 2021 r.

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową przez pracodawcę, jeśli zatrudnia co najmniej jedną osobę, w której imieniu jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

W umowie o zarządzanie należy podać wysokość wpłaty dodatkowej deklarowanej przez pracodawcę.

Ewentualna późniejsza zmiana tej wpłaty lub rezygnacja z jej wnoszenia wymaga zmiany umowy o zarządzanie PPK.

5.

Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK, czyli najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r.

- termin maksymalny dla jednostek, które zawrą umowę o zarządzanie PPK 26 marca 2021 r.

Poinformowanie pracowników jednostki o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK (jest to czynność fakultatywna, pracodawca może to zrobić, ale nie musi).

6.

Do 10 kwietnia 2021 r.

 - termin maksymalny dla jednostek, które zawrą umowę o zarządzanie PPK 26 marca 2021 r.

Zawarcie w imieniu pracowników umowy o prowadzenie PPK z instytucją finansową zarządzającą PPK. Niezależnie od liczby pracowników, którzy będą uczestnikami PPK, pracodawca zawiera jedną umowę w imieniu ich wszystkich. Pracownicy będący uczestnikami muszą być wymienieni w załączniku do umowy.

7.

Do 15 maja 2021 r.

- termin maksymalny dla jednostek, które zawrą umowę o prowadzenie PPK 10 kwietnia 2021 r. i wypłacą wynagrodzenie za kwiecień z dołu do końca kwietnia 2021 r.

Pierwsze naliczenie i odprowadzenie wpłat pracodawcy i pracownika do PPK musi nastąpić począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny między instytucją finansującą a pracownikiem, wynikający z umowy o prowadzenie PPK.

Lp.

Termin wykonania¹⁾

Obowiązki w zakresie zmian w polityce rachunkowości

Osoba odpowiedzialna za wykonanie

V

1.

Do 1 stycznia 2021 r.²⁾

Aktualizacja obligatoryjnej części polityki rachunkowości, w tym:

a) zakładowego planu kont:

• zmiana opisu kont syntetycznych bilansowych: 130, 231, 240, 404, 405 w zakresie dodania operacji związanych z obliczaniem i potrącaniem wpłat do PPK pracodawcy i pracownika, znaczenia sald tych kont oraz zasad ich przenoszenia do sprawozdania finansowego jednostki, szczegółowości prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 240 - w zakresie rozrachunków z instytucją finansową zarządzającą PPK z tytułu rozliczania wpłat na PPK pracodawcy i pracowników,
• ustalenie nowych wzorów kart wynagrodzeń pracowników (księgi pomocnicze do konta 231), uwzględniających naliczanie i potrącanie wpłat do PPK i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• zmiana opisu zasad księgowania zaangażowania wydatków na koncie pozabilansowym 998 i 999 - w zakresie wskazania sposobu ujmowania zaangażowania wydatków związanych z wpłatami do PPK (paragraf 471);

b) opisu systemu przetwarzania danych:

• dostosowanie opisu systemu przetwarzania danych do zmian w programie księgowym do naliczania płac i generowania list płac, wynikających z konieczności obliczania wpłat do PPK pracodawcy oraz obliczania i potrącania wpłat do PPK pracowników,
• określenie wersji nowego (zmienionego) oprogramowania w zakresie obsługi rozliczeń pracodawca - PPK i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
• dołączenie do polityki rachunkowości opisu systemu informatycznego nowego lub zmienionego oprogramowania, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów.

Kierownik jednostki, z tym że projekt zmian przygotowuje główny księgowy

2.

Do 1 stycznia 2021 r.²

Aktualizacja fakultatywnej części polityki rachunkowości:

a) instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych:

• ustalenie wzorów dokumentów związanych z obsługą przez pracodawcę PPK, zasad ich wypełniania i sprawdzania oraz przekazywania informacji między komórką kadr a instytucją zarządzającą PPK,
• ustalenie list potrąceń z tytułu wpłat do PPK lub nowych wzorów list płac, uwzględniających naliczanie i potrącanie wpłat do PPK i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• wskazanie osób odpowiedzialnych (imię, nazwisko oraz stanowisko) za sporządzanie i sprawdzanie ww. dokumentów;

Kierownik jednostki, z tym że projekt zmian przygotowuje w części:

• księgowej - główny księgowy,
• kadrowej - kierownik kadr

b) instrukcja inwentaryzacyjna:

• opisanie dokumentów używanych przy weryfikacji sald rozrachunków z instytucją finansową zarządzającą PPK z tytułu wpłat do PPK pracodawcy i pracownika oraz weryfikowanych aspektów.

3.

Nie później niż do końca miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym jednostka będzie zobowiązana do pierwszego naliczenia i potrącenia wpłat do PPK (patrz poz. 7 tabeli 1)

Aktualizacja oprogramowania księgowego,

w tym:

a) wybór dostawcy oprogramowania (opcja - zakup nowego) lub zamówienie aktualizacji (opcja - aktualizacja używanego oprogramowania)

Kierownik jednostki

b) testy oprogramowania (pod kątem wprowadzania parametrów pozwalających na automatyczne naliczanie wpłat obowiązkowych i dodatkowych do PPK pracownika i pracodawcy od składników wynagrodzeń występujących w danej jednostce, działania algorytmów przetwarzania danych, prawidłowości przenoszenia danych z oprogramowania kadrowego do księgowego, uzyskiwania wydruków kart wynagrodzeń i list płac)

Główny księgowy i kierownik komórki kadr

c) opisanie wyników testów w protokole

Główny księgowy i kierownik komórki kadr

d) zatwierdzenie wyników testów i włączenie ich do polityki rachunkowości

Kierownik jednostki

Składniki wynagrodzenia

stanowiące podstawę naliczenia wpłat do PPK

+

niestanowiące podstawy naliczenia wpłat do PPK

-

Wynagrodzenie zasadnicze

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną

Dodatki do wynagrodzenia zasadniczego, np.: funkcyjny, służbowy, specjalny, kierowniczy, kontrolerski, motywacyjny, na start dla nauczyciela stażysty (1000 zł), za wieloletnią pracę (stażowy), za uciążliwe (szkodliwe, niebezpieczne) warunki pracy, wiejski, za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej, za pracę w niedzielę i święta, za świadczenie pracy socjalnej (250 zł; planowane jest zwiększenie kwoty do 400 zł), wyrównawczy, za dyżury, za pracę zmianową, za szczególne umiejętności (np. za znajomość języków obcych)

Zasiłki z ubezpieczeń społecznych

Premia regulaminowa (np. stanowiąca część wynagrodzenia pracowników obsługi lub pracowników instytucji kultury)

Nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat

Premia uznaniowa

Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)

Odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę

Wynagrodzenie prowizyjne (np. za wykonywanie przez pracownika samorządowego czynności z zakresu egzekucji administracyjnej należności pieniężnych)

Odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego albo niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie bądź wydania niewłaściwego świadectwa pracy

Wynagrodzenie urlopowe (za urlop wypoczynkowy)

Odprawy wypłacone pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej na podstawie art. 125 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej

Nagrody z zakładowego funduszu nagród (regulaminowe, uznaniowe, za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, regulaminowe - z okazji świąt branżowych, np. Dzień Nauczyciela, Dzień Pracownika Samorządowego, Dzień Pracownika Socjalnego)

Wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o BHP oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra (np. odzież i obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem substancji szkodliwych i niebezpiecznych, posiłki profilaktyczne, napoje, okulary korygujące przy pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe), a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków i artykułów spożywczych, w sytuacji gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o BHP, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych

Deputaty, czyli świadczenia w naturze, będące wynagrodzeniem wypłacanym w innej formie niż pieniężna, jeśli taką możliwość przewidują przepisy prawa pracy lub postanowienia układu zbiorowego pracy (np. deputaty drewna opałowego w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną, deputaty węglowe lub energetyczne dla pracowników zakładów komunalnych)

Odszkodowania za utratę lub uszkodzenie w związku z wypadkiem przy pracy przedmiotów osobistego użytku oraz przedmiotów niezbędnych do wykonywania pracy - należne od pracodawcy na podstawie art. 237¹ § 2 k.p.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika (m.in. przy pracy zdalnej)

Inne świadczenia związane ze stosunkiem pracy (np. nieodpłatnie wynajmowane mieszkanie służbowe, pojazdy służbowe, laptopy i telefony komórkowe służbowe udostępniane do celów prywatnych)

Wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - wyłącznie od kwoty przewyższającej wysokość określoną w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju

Wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł

Wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu - od kwoty przewyższającej miesięcznie 190 zł

Kwota otrzymywana przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym - do wysokości nieprzekraczającej kwoty, która z tego tytułu została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych

Świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS - od kwoty przewyższającej rocznie kwotę odpisu podstawowego określonego w tej ustawie (dotyczy jednostek organizacyjnych, które zrezygnowały z tworzenia ZFŚS i postanowiły o wypłacaniu świadczenia urlopowego; nie dotyczy to jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych)

Odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101² k.p.

Zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS (m.in. wczasy pod gruszą, dopłaty do wypoczynku zorganizowanego, zapomogi pieniężne i inne świadczenia pieniężne i rzeczowe, zwrotne pożyczki mieszkaniowe)

Świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie (dotyczy jednostek organizacyjnych, które zrezygnowały z tworzenia ZFŚS i postanowiły o wypłacaniu świadczenia urlopowego; nie dotyczy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych)

Świadczenie urlopowe dla nauczycieli, wypłacane na podstawie art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela

Składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku

Dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne - do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju

Świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS (dotyczy jednostek organizacyjnych, które mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS; nie dotyczy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych)

Zapomogi losowe wypłacane w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby - niezależnie od źródła ich finansowania

Dodatki uzupełniające 80% zasiłek chorobowy wypłacane przez pracodawców - do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100% przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek

Korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji

Wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami (art. 103¹-103⁶ k.p., pragmatyki zawodowe) przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika (np. pokrycie: całości lub części czesnego, kosztów zakupu podręczników, kosztów dojazdów, kosztów wyżywienia - także w postaci diet, kosztów zakwaterowania), z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Świadczenie w naturze w postaci działki gruntu