Czy rezygnacja z PPK obowiązuje u tego samego pracodawcy po przerwie w zatrudnieniu

PROBLEM

Pracownik (28 lat), zatrudniony u nas w okresie od 1 października 2019 r. do 30 czerwca 2020 r., przed zawarciem na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK złożył deklarację o nieprzystępowaniu do PPK. Po kilkumiesięcznej przerwie, od 1 grudnia 2020 r., będziemy ponownie zawierać umowę o pracę z tą osobą. Czy deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, złożona podczas poprzedniego zatrudnienia, nadal nas obowiązuje?

RADA

Deklaracja o niedokonywaniu wpłat do PPK zachowuje ważność przez okres 4 lat lub do dnia złożenia wniosku o ponowne dokonywanie wpłat. Przerwa w zatrudnieniu i ponowne podjęcie pracy u tego samego pracodawcy nie powodują, że przestaje ona obowiązywać. Nie powinni zatem Państwo zawierać umowy o prowadzenie PPK na rzecz tego zatrudnionego, chyba że sam o to zawnioskuje.

UZASADNIENIE

Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne. Dobrowolność ta wyraża się w możliwości złożenia deklaracji o niedokonywaniu wpłat lub o rezygnacji z PPK przez osobę zatrudnioną.

Zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, chyba że osoba ta zadeklaruje przed zawarciem tej umowy niedokonywanie wpłat do PPK. Osoba zatrudniona składa wówczas podmiotowi zatrudniającemu, w formie pisemnej, deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Wzór tej deklaracji został określony w rozporządzeniu w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. W przypadku braku tej deklaracji do PPK obligatoryjnie zapisywana jest każda osoba zatrudniona, która spełnia warunki zawarte w ustawie o PPK (pod uwagę bierze się m.in. kryterium wieku oraz stażu zatrudnienia w danym podmiocie).

Pracownik lub inna osoba zatrudniona nie jest objęta tą umową od dnia zatrudnienia. Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana na rzecz konkretnej osoby zasadniczo po upływie 3 miesiąca zatrudnienia u danego pracodawcy (podmiotu zatrudniającego). Okres ten nie musi być ciągły. Do okresu trwania trzymiesięcznego zatrudnienia warunkującego obowiązek zawarcia umowy ("dopisania" danej osoby do załącznika do umowy o prowadzenie PPK) wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, do których doszło u tego samego podmiotu zatrudniającego, a także okresy zatrudnienia u innych podmiotów zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez te podmioty.

Zasady włączania do PPK w okresie przejściowym. Należy jednak pamiętać, że w okresie przejściowym, w czasie którego podmioty są stopniowo włączane do systemu PPK, obowiązują inne zasady. W momencie tworzenia systemu PPK w danym podmiocie (rozumianego jako zawieranie pierwszych umów o zarządzanie i prowadzenie PPK) nie zawsze będzie miało zastosowanie kryterium długości zatrudnienia. Do systemu tego zostają bowiem włączone m.in. wszystkie osoby zatrudnione na dzień objęcia danego podmiotu ustawą o PPK - o ile spełniają kryterium wieku i są zatrudnione u tego pracodawcy.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. (A), zatrudniająca 128 osób podlegających obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, została objęta ustawą o PPK 1 stycznia 2020 r. Kolejna spółka (B), zatrudniająca 38 osób, podlega tej ustawie od 1 lipca 2020 r. Na mocy ustawy o COVID-19 w odniesieniu do spółki A uległy przesunięciu graniczne terminy na zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK. Obecnie zarówno spółka A, jak i spółka B mają obowiązek zawrzeć je najpóźniej do 27 października 2020 r. (umowa o zarządzanie PPK) oraz do 10 listopada 2020 r. (umowa o prowadzenie PPK).

Spółki zawierają umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które spełniają ustawowe kryteria dotyczące wieku (18-55 lat) i nie złożyły deklaracji o niedokonywaniu wpłat do PPK. Przy czym spółka A zawiera umowę o prowadzenie PPK na rzecz tych osób zatrudnionych na dzień 1 stycznia 2020 r. (i pozostających w zatrudnieniu w tym podmiocie), natomiast spółka B uwzględnia stan zatrudnienia na 1 lipca 2020 r. Są to daty objęcia tych podmiotów ustawą o PPK. Staż pracy osób włączanych do PPK na zasadach przejściowych nie ma znaczenia.

Natomiast w przypadku osób, które zostaną zatrudnione pomiędzy datą objęcia podmiotu ustawą o PPK a datą zawarcia umowy o prowadzenie PPK, decydować będzie podstawowa zasada wyrażona w przepisach ustawy o PPK, czyli objęcie umową o prowadzenie PPK po upływie 3 miesięcy zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym.

Rezygnacja z dokonywania wpłat do PPK. Uczestnik PPK - czyli osoba objęta już umową o prowadzenie PPK - może w każdym momencie zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Deklaracje zachowują ważność przez okres 4 lat. Co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku (po raz pierwszy w 2023 r.), podmiot zatrudniający informuje uczestnika PPK, który złożył deklarację, o ponownym dokonywaniu za niego wpłat. Co 4 lata, od 1 kwietnia danego roku, podmiot zatrudniający wznawia dokonywanie wpłat, chyba że uczestnik PPK ponownie z nich zrezygnuje, składając podmiotowi zatrudniającemu kolejną deklarację o rezygnacji.

PRZYKŁAD

Uczestnik PPK (36 lat) w sierpniu 2020 r. złożył swojemu pracodawcy (z grupy podmiotów 250+) deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Deklaracja ta jest ważna do 28 lutego 2023 r. Najpóźniej do tej daty podmiot zatrudniający powinien poinformować uczestnika PPK o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK, począwszy od 1 kwietnia 2023 r. Jeżeli uczestnik po otrzymaniu tej informacji ponownie zrezygnuje z dokonywania wpłat i złoży deklarację o rezygnacji, to kolejne wznowienie wpłat do PPK nastąpi od 1 kwietnia 2027 r., o ile po otrzymaniu informacji o ponowieniu wpłat (przekazanej do końca lutego 2027 r.) uczestnik ponownie nie złoży takiej deklaracji.

Okres skuteczności deklaracji o rezygnacji z PPK. Podmiot zatrudniający nie dokonuje jednak wpłat za uczestnika PPK, jeżeli taki uczestnik po złożeniu deklaracji o rezygnacji przed 1 kwietnia po upływie 4 lat ukończył 70 rok życia. W przypadku zaś osób, które w tym czasie ukończyły 55 rok życia, podmiot zatrudniający dokonuje po 4 latach wpłat wyłącznie na wniosek tego uczestnika PPK złożony do ostatniego dnia lutego (lub w innym wybranym przez uczestnika momencie). Deklaracja o rezygnacji z wpłat jest bowiem ważna 4 lata, ale traci ważność z dniem złożenia przez uczestnika PPK wniosku o ponowne dokonywanie wpłat. Do złożenia takiego wniosku uczestnik jest uprawniony w każdej chwili.

Nie przestaje jednak obowiązywać z innych przyczyn, m.in. w związku z zakończeniem zatrudnienia. Nie ma tutaj znaczenia ciągłość zatrudnienia, lecz jedynie upływ czasu bądź decyzja danej osoby o "powrocie" do PPK. Taka wykładnia znajduje potwierdzenie w wyjaśnieniach zawartych na portalu mojeppk.pl.

Raz złożona deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat jest skuteczna do ostatniego dnia lutego roku, w którym podmiot zatrudniający jest zobowiązany do wznowienia dokonywania wpłat do PPK za uczestnika, o którym mowa w art. 23 ust. 2 ustawy o PPK, bez względu na to, czy dana osoba jest zatrudniona w danym podmiocie w sposób ciągły czy z przerwami.

Wskazane wydaje się jednak, by pracodawca pobierał od zatrudnianych w takich okolicznościach osób oświadczenie o potwierdzeniu złożonej wcześniej (w czasie poprzedniego zatrudnienia) rezygnacji z wpłat do PPK. Takie działanie będzie miało istotny walor informacyjny dla uczestników PPK zatrudnianych po raz kolejny u tego samego pracodawcy.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 2 pkt 18, pkt 21, art. 7-10, art. 14-18, art. 20, art. 23, art. 25 ust. 1-5, art. 133-134 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 1342

§ 2-3 oraz załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych - Dz.U. z 2019 r. poz. 1102

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji