Potwierdzenie sald należności - krok po kroku
Przedmiotem inwentaryzacji na koniec każdego roku obrotowego są m.in. nieuregulowane na dzień bilansowy rozrachunki między jednostką a jej kontrahentami. Inwentaryzacja rozrachunków następuje - co do zasady - drogą uzgodnienia salda z kontrahentem, a więc uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje saldo (kwotę wymagającą zapłaty).
1. Zasady inwentaryzacji należności drogą potwierdzenia salda
| ZASADA 1. Termin przeprowadzenia inwentaryzacji należności drogą potwierdzenia salda |
| Dowolny dzień w okresie ostatniego kwartału roku obrotowego, do 15 dnia następnego roku (tj. od 1 października do 15 stycznia roku następnego). |
| ZASADA 2. Inicjatywa uzgodnienia rozrachunków |
| Z inicjatywą uzgodnienia rozrachunków, w myśl ustawy o rachunkowości, występuje zawsze wierzyciel (a więc jednostka, która ma należność). Prawo bilansowe nie nakłada obowiązku występowania przez dłużnika z inicjatywą inwentaryzowania sald zobowiązań, ale i nie zabrania dłużnikowi występować o potwierdzenie wysokości długu. |
| ZASADA 3. Należności, które nie podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda |
| Inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda nie podlegają: ● należności sporne i wątpliwe, ● rozrachunki z tytułów publicznoprawnych, ● należności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, ● należności od kontrahentów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie prowadzą ksiąg rachunkowych. |
2. Przykładowe pismo wysyłane przez wierzyciela o potwierdzenie zgodności salda należności
3. Najczęściej występujące wątpliwości i problemy dotyczące potwierdzenia sald należności
| Czy potwierdzenie sald należności może odbywać się drogą e-mailową? | Tak. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami wprost stwierdza, że potwierdzenia sald mogą być wymieniane między kontrahentami drogą elektroniczną (np. e-mail). Warunkiem jest, aby ta forma potwierdzenia została uzgodniona, a przekazane informacje odpowiednio uwierzytelnione. |
| Czy potwierdzać salda zerowe? | Tak/Nie. Jeżeli jednostka posiada kontrahentów, z którymi prowadzone są liczne transakcje generujące znaczne obroty, wskazane jest dokonanie potwierdzenia salda zerowego. Wówczas jednostka ma pewność, że nie ominęła w trakcie inwentaryzacji istotnego aktywu, który nie istnieje jedynie ze względu na popełniony błąd w księgach rachunkowych. W innych przypadkach z reguły nie występuje się o potwierdzenie salda zerowego. |
| Czy możliwe jest "milczące" potwierdzenie salda ("milcząca" akceptacja salda)? | Nie. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczących potwierdzeń sald (zwanych także czasem milczącą akceptacją salda). Oznacza to, że nawet w sytuacji, gdy w potwierdzeniu salda znalazła się informacja, że w przypadku nieotrzymania od kontrahenta potwierdzenia w ciągu np. 30 dni wierzyciel uznaje saldo za zgodne, to zapis taki nie jest skuteczny. |
| Czy saldo należności wysłane do potwierdzenia powinno uwzględniać również odsetki za zwłokę w zapłacie i kary umowne? | Tak, jeśli wierzyciel nie zamierza odstąpić od ich wyegzekwowania. |
| Czy potwierdzenie salda przez kontrahenta oznacza, że od należności nie trzeba dokonywać odpisów aktualizujących? | Nie. Potwierdzenie sald przez kontrahenta nie daje żadnej pewności, że należności zostaną zapłacone. Dlatego też, jeśli są to należności wątpliwe, należy na nie utworzyć odpisy aktualizujące. |
| Czy termin inwentaryzacji będzie dotrzymany, jeśli potwierdzenie salda wpływa do jednostki po 15 stycznia? | Tak. Jednostka może wysyłać potwierdzenia salda należności na dowolny dzień przypadający od 1 października do 15 stycznia. Zatem oczywiste jest, że potwierdzenie salda może wpłynąć po 15 stycznia. Graniczną datą dla uzyskania potwierdzeń sald jest 85 dzień po dniu bilansowym. |
Podstawa prawna
Podstawa prawna: art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598
