Jak przygotować się do zmian 2021 w prawie pracy i ZUS

W 2021 r. wejdą w życie ważne nowelizacje przepisów w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Najważniejsze z nich dotyczą płacy minimalnej oraz informowania ZUS o zawartych umowach o dzieło. W 2021 r. również kolejne grupy pracodawców (zatrudniających mniej niż 20 osób oraz ze sfery budżetowej) będą musiały wdrożyć program pracowniczych planów kapitałowych.

Poniżej przedstawiamy wykaz najważniejszych zmian dotyczących prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, które zostały uchwalone do dnia oddania niniejszej publikacji do druku.

 

1. Wymiary czasu pracy w 2021 r.

 

1.1. Na czym polegają zmiany

Wymiary czasu pracy zmieniają się co roku. Wynika to z rozkładu dni tygodnia i świąt w kalendarzu. W 2021 r. wymiar godzin do przepracowania zmniejszy się w stosunku do roku poprzedniego o 8 godzin i będzie wynosił łącznie 2016 godzin.

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

Krok 1. Mnożąc 40 godzin (tygodniowa norma czasu pracy) przez liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym.

Krok 2. Dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Krok 3. Odejmując od otrzymanej w ten sposób sumy godzin 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty w danym okresie rozliczeniowym.

 

Przykład

Pracodawca chce obliczyć wymiar czasu pracy dla pracownika w styczniu 2021 r. Wyliczenie wymiaru czasu pracy w styczniu 2021 r. dla pełnoetatowego pracownika zatrudnionego w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym należy przeprowadzić następująco:

Krok 1. Mnożymy liczbę godzin pracy w tygodniu (40 godzin) przez liczbę pełnych tygodni w danym okresie rozliczeniowym:

40 godzin × 4 tygodnie pracy (od 1 do 7 stycznia, od 8 do 14 stycznia, od 15 do 21 stycznia oraz od 22 do 28 stycznia) = 160 godzin.

Krok 2. Do liczby godzin w pełnych tygodniach dodajemy liczbę godzin przepracowanych w dniach "wystających" poza pełne tygodnie, które przypadają między poniedziałkiem a piątkiem, przy założeniu, że każdy dzień to 8 godzin:

160 godzin + 8 godzin × 1 dzień "wystający", przypadający od poniedziałku do piątku (od 29 stycznia 2021 r.) = 168 godzin.

Krok 3. Od uzyskanej liczby godzin w miesiącu odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające w danym okresie rozliczeniowym od poniedziałku do soboty:

168 godzin - 8 godzin × 2 dni świąt przypadających od poniedziałku do soboty (1 stycznia - Nowy Rok, i 6 stycznia - Święto Trzech Króli) = 152 godziny.

Wymiar czasu pracy w styczniu 2021 r. wyniesie 152 godziny.

 

Obliczając wymiar czasu pracy, należy pamiętać, że zawsze ustala się go dla pełnego okresu rozliczeniowego, nie zaś dla poszczególnych miesięcy. Natomiast pełne tygodnie liczymy, począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, a nie zaczynamy liczyć osobno od każdego pierwszego dnia miesiąca. Zatem jeśli np. pierwszy dzień 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego to środa, to przez pełne 3 miesiące za tydzień uważamy 7 dni od środy do wtorku.

 

Przykład

Pracodawca chce obliczyć wymiar czasu pracy od 1 stycznia do 31 marca 2021 r. Wyliczenie wymiaru czasu pracy w okresie od stycznia do marca 2021 r. dla pełnoetatowego pracownika zatrudnionego w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym należy przeprowadzić następująco:

Krok 1. Mnożymy liczbę godzin pracy w tygodniu (40 godzin) przez liczbę pełnych tygodni w danym okresie rozliczeniowym:

40 godzin × 12 tygodni pracy (od 1 do 7 stycznia, od 8 do 14 stycznia, od 15 do 21 stycznia oraz od 22 do 28 stycznia, od 29 stycznia do 4 lutego, od 5 do 11 lutego, od 12 do 18 lutego, od 19 do 25 lutego, od 26 lutego do 4 marca, od 5 do 11 marca, od 12 do 18 marca, od 19 do 25 marca) = 480 godzin.

Krok 2. Następnie do liczby godzin w pełnych tygodniach dodajemy liczbę godzin przepracowanych w dniach "wystających" poza pełne tygodnie, które przypadają między poniedziałkiem a piątkiem, przy założeniu, że każdy dzień to 8 godzin:

480 godzin + 8 godzin × 4 dni "wystające", przypadające od poniedziałku do piątku (26, 29, 30, 31 marca 2021) = 480 godzin + 32 godziny = 512 godzin.

Krok 3. Następnie od uzyskanej liczby godzin w okresie rozliczeniowym odejmujemy 8 godzin za każde święto przypadające w danym okresie rozliczeniowym od poniedziałku do soboty:

512 godzin - 8 godzin × 2 dni świąt przypadających od poniedziałku do soboty (1 stycznia - Nowy Rok, i 6 stycznia - Święto Trzech Króli) = 496 godzin.

Wymiar czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, trwającym od stycznia do marca 2021 r., wyniesie 496 godzin.

 

Wymiary czasu pracy w 2021 r. dla pracowników pełnoetatowych w różnych okresach rozliczeniowych

Miesiąc	Wymiar czasu pracy w miesiącu	Wymiar czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym	Wymiar czasu pracy w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym	Wymiar czasu pracy w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym
styczeń	152 godz.	496 godz.	664 godz.	2016 godz.
luty	160 godz.
marzec	184 godz.
kwiecień	168 godz.	488 godz.
maj	152 godz.		672 godz.
czerwiec	168 godz.
lipiec	176 godz.	528 godz.
sierpień	176 godz.
wrzesień	176 godz.		680 godz.
październik	168 godz.	504 godz.
listopad	160 godz.
grudzień	176 godz.

 

W przypadku pracowników niepełnoetatowych wymiar czasu pracy ustalamy, mnożąc ułamek wymiaru etatu, w jakim jest zatrudniony pracownik, przez liczbę godzin pełnego wymiaru etatu w danym okresie rozliczeniowym.

 

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracownika na 1/4 etatu. Wyliczenie wymiaru czasu pracy w styczniu 2021 r. dla pracownika zatrudnionego w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym na 1/4 etatu wygląda następująco:

Krok 1. Bazą do wyliczenia wymiaru etatu niepełnoetatowca jest wymiar czasu pracy w styczniu 2021 r. dla pełnego etatu. Wynosi on 152 godziny.

Krok 2. Wymiar w danym okresie rozliczeniowym dla pełnego etatu należy pomnożyć przez 1/4:

152 godz. pełnego wymiaru czasu pracy w styczniu 2021 r. x 1/4 etatu = 38 godzin wymiaru czasu pracy dla 1/4 etatu.

Wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej na 1/4 etatu w styczniu 2021 r. wyniesie 38 godzin.

 

Wymiary czasu pracy w 2021 r. dla pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu

Miesiąc	Wymiar czasu pracy	3-miesięczny okres rozliczeniowy	4-miesięczny okres rozliczeniowy	12-miesięczny okres rozliczeniowy
styczeń	76 godz.	248 godz.	332 godz.	1008 godz.
luty	80 godz.
marzec	92 godz.
kwiecień	84 godz.	244 godz.
maj	76 godz.		336 godz.
czerwiec	84 godz.
lipiec	88 godz.	264 godz.
sierpień	88 godz.
wrzesień	88 godz.		340 godz.
październik	84 godz.	252 godz.
listopad	80 godz.
grudzień	88 godz.

 

Wymiary czasu pracy w 2021 r. dla pracowników zatrudnionych na 1/4 etatu

Miesiąc	Wymiar czasu pracy	3-miesięczny okres rozliczeniowy	4-miesięczny okres rozliczeniowy	12-miesięczny okres rozliczeniowy
styczeń	38 godz.	124 godz.	166 godz.	504 godz.
luty	40 godz.
marzec	46 godz.
kwiecień	42 godz.	122 godz.
maj	38 godz.		168 godz.
czerwiec	42 godz.
lipiec	44 godz.	132 godz.
sierpień	44 godz.
wrzesień	44 godz.		170 godz.
październik	42 godz.	126 godz.
listopad	40 godz.
grudzień	44 godz.

 

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w dniu innym niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Zatem w przypadku każdego święta przypadającego od poniedziałku do soboty należy obniżyć wymiar godzin pracy w danym okresie rozliczeniowym o 8 godzin.

 

Wpływ świąt na wymiar czasu pracy w 2021 r.

Dzień świąteczny	Dzień tygodnia	Wpływ święta na wymiar czasu pracy
1 stycznia Nowy Rok	piątek	- 8 godzin
6 stycznia Trzech Króli	środa	- 8 godzin
4 kwietnia pierwszy dzień Wielkiej Nocy	niedziela	święto, które nie obniża wymiaru czasu pracy
5 kwietnia drugi dzień Wielkiej Nocy	poniedziałek	- 8 godzin
1 maja święto państwowe	sobota	- 8 godzin, które spowodują konieczność udzielenia innego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym
3 maja Święto Narodowe Trzeciego Maja	poniedziałek	- 8 godzin
23 maja pierwszy dzień Zielonych Świątek	niedziela	święto, które nie obniża wymiaru czasu pracy
3 czerwca dzień Bożego Ciała	czwartek	- 8 godzin
15 sierpnia Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny	niedziela	święto, które nie obniża wymiaru czasu pracy
1 listopada Wszystkich Świętych	poniedziałek	- 8 godzin
11 listopada Narodowe Święto Niepodległości	czwartek	- 8 godzin
25 grudnia pierwszy dzień Bożego Narodzenia	sobota	- 8 godzin, które spowodują konieczność udzielenia innego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym
26 grudnia drugi dzień Bożego Narodzenia	niedziela	święto, które nie obniża wymiaru czasu pracy

 

Święto sobotnie obniża o 8 godzin wymiar czasu pracy, tak jak święto przypadające w każdym innym dniu poza niedzielą. Nie ma przy tym znaczenia, czy dotyczy to pracowników, którzy pracują od poniedziałku do piątku, czy takich, dla których soboty, a nawet niedziele i święta, są dniami pracy. Dla wszystkich wymiar czasu pracy jest bowiem ustalany tak samo. Jednak w praktyce w przypadku pracowników pracujących standardowo od poniedziałku do piątku oznacza to konieczność zaplanowania dla nich przez pracodawcę dnia wolnego w innym dniu roboczym w danym okresie rozliczeniowym. W 2021 r. wystąpią aż dwa sobotnie święta - 1 maja i 25 grudnia, za które pracownikom trzeba oddać inny dzień wolny.

 

Konieczność zaplanowania dnia wolnego w innym dniu roboczym w okresie rozliczeniowym z tytułu święta przypadającego w sobotę

Miesiąc	Konieczność zaplanowania dnia wolnego w innym dniu roboczym w miesięcznym okresie rozliczeniowym	Konieczność zaplanowania dnia wolnego w innym dniu roboczym w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym	Konieczność zaplanowania dnia wolnego w innym dniu roboczym w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym
styczeń	-	-	2 dni (16 godzin)
luty	-
marzec	-
kwiecień	-	1 dzień (8 godzin)
maj	1 dzień (8 godzin)
czerwiec	-
lipiec	-
sierpień	-
wrzesień	-
październik	-	1 dzień (8 godzin)
listopad	-
grudzień	1 dzień (8 godzin)

 

1.2. Przygotowanie do zmian

 

Zastosowanie nowych wymiarów czasu pracy obowiązujących w 2021 r. oraz oddanie pracownikom dnia wolnego za święta przypadające w soboty będzie wymagało następujących działań.

Krok 1. Ustal wymiary czasu pracy dla poszczególnych pracowników

Przy ustalaniu wymiarów czasu pracy należy pamiętać, aby wyliczyć je proporcjonalnie do wymiaru etatów poszczególnych pracowników.

Krok 2. Ustal listę pracowników niewykonujących pracy w soboty

Należy zweryfikować, jak duża jest to grupa pracowników, w jakich działach i konkretnie które osoby wykonują pracę w rozkładzie czasu pracy od poniedziałku do piątku, ponieważ to wobec tych osób należy przewidzieć udzielenie dnia wolnego za święto przypadające w sobotę. Taka analiza jest podstawą do odpowiedniego zaplanowania pracy w sposób jak najmniej burzący jej standardowy rytm.

Krok 3. Zdecyduj o sposobie ustalania dnia wolnego za święta przypadające w sobotę

W okresie rozliczeniowym obejmującym święto przypadające w sobotę pracodawca powinien zaplanować w grafikach tyle godzin pracy, ile wynika z obowiązującego w tym okresie wymiaru czasu pracy. Ten wymiar uwzględnia bowiem również święto sobotnie (które obniżyło go o 8 godzin).

W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia pracownikom świadczącym pracę od poniedziałku do piątku dodatkowego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym. Nie ma znaczenia, czy ten dzień przypadnie przed datą święta, które obniżyło wymiar etatu, czy po niej. Ważne, aby nastąpiło to w trakcie tego samego okresu rozliczeniowego. O tym, w jaki sposób pracodawca ustali taki dzień wolny, decyduje on sam.

Najczęściej pracodawcy decydują się w takiej sytuacji na wyznaczenie konkretnego dnia w danym okresie rozliczeniowym jako wolnego dla wszystkich pracowników. Zazwyczaj jest to dzień przypadający w sąsiedztwie innego dnia wolnego, tak aby wydłużyć czas odpoczynku pracowników.

 

Przykład

W 2021 r. świętem przypadającym w sobotę jest pierwszy dzień Bożego Narodzenia - 25 grudnia. Dniem wolnym z tytułu święta przypadającego w sobotę pracodawca ustalił 24 grudnia 2020 r., czyli Wigilię, która nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Takie postępowanie pracodawcy będzie prawidłowe.

 

W przypadku decyzji pracodawcy o wyznaczeniu konkretnego dnia wolnego za święto przypadające w sobotę należy sporządzić dokument (najczęściej jest to zarządzenie pracodawcy), który powinien zawierać informację, jaki dzień zostaje wyznaczony jako wolny od pracy oraz za jakie święto jest on przyznany. Takie zarządzenie przekazuje się do widomości wszystkich pracowników, których ono dotyczy, w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy, np. w formie ogłoszenia w intranecie lub na tablicy ogłoszeń w siedzibie pracodawcy, w e-mailu przesyłanym na skrzynki służbowe pracowników.

 

Przykładowe zarządzenie pracodawcy o dniu wolnym z tytułu święta przypadającego w sobotę

Warszawa, 12 kwietnia 2021 r.   ZARZĄDZENIE w sprawie ustalenia dnia wolnego za święto przypadające w sobotę § 1 Dzień 4 maja 2021 r. ustala się dniem wolnym od pracy dla pracowników X Sp. z o.o. w Warszawie z tytułu święta przypadającego w dniu wolnym od pracy (sobota) - 1 maja 2021 r. § 2 Zarządzenie zostanie przekazane do wiadomości pracowników w formie korespondencji e-mailowej oraz ogłoszenia w intranecie, a także ogłoszenia wywieszonego na drzwiach wejściowych do siedziby pracodawcy. § 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.   ….Jan Kowalski…. (prezes Zarządu X Sp. z o.o.)

 

Inną dopuszczalną metodą udzielenia dnia wolnego za święto przypadające w sobotę jest poinformowanie pracowników, że sami mogą zdecydować, w jakim dniu skorzystają z dnia wolnego przysługującego z tytułu święta przypadającego w sobotę. Wówczas pracownicy wykonujący pracę według stałego rozkładu czasu pracy od poniedziałku do piątku mogą w trakcie okresu rozliczeniowego sami indywidualnie wybrać datę skorzystania z dnia wolnego za sobotnie święto. Warto jednak zaznaczyć, że jeżeli pracodawca decyduje się na taką dowolność w wyborze dnia wolnego za sobotnie święto, to ostateczna akceptacja tego terminu należy do pracodawcy, np. w postaci zgody przełożonego. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której np. wszyscy pracownicy postanowią wykorzystać dzień wolny tego samego dnia, co zdezorganizuje pracę. W takim trybie postępowania istotne jest także wyraźne wskazanie pracownikom, w jakim przedziale czasowym (odpowiadającym okresowi rozliczeniowemu, w którym przypada święto) powinni się zmieścić, a także wyznaczyć termin, w jakim pracownik powinien przekazać pracodawcy informację o wybranej przez siebie dacie wolnego dnia.

 

Przykładowa treść informacji pracodawcy do pracowników o możliwości wyboru dnia wolnego za święto przypadające w niedzielę

Warszawa, 1 września 2021 r.   Pracownicy X Sp. z o.o.   Szanowni Państwo,   w związku z tym, że pierwszy dzień świąt Bożego Narodzenia - 25 grudnia 2021 r. - przypada w tym roku w sobotę, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikom pracującym w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy dnia wolnego za to właśnie święto. Dzień wolny musi być udzielony w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym przypada święto, co w przypadku naszej spółki oznacza okres 3 miesięcy, od 1 października do 31 grudnia 2021 r. W celu uniknięcia kumulacji dni wolnych wszystkich pracowników w tym samym terminie ostateczna decyzja o udzieleniu poszczególnym pracownikom dnia wolnego we wskazanym przez nich terminie należy do kierowników działów. W związku z tym wszyscy pracownicy X Sp. z o.o. mają obowiązek wskazać i przekazać do kierowników swoich działów w terminie do 15 września 2021 r. informację o wyborze dnia wolnego za święto przypadające 25 grudnia 2021 r. Każdy kierownik działu po akceptacji wskazanego przez podległego pracownika terminu lub, w przypadku braku takiej akceptacji, po ustaleniu innego akceptowalnego terminu przekazuje pisemne zestawienie dni wolnych wszystkich podległych pracowników swojego działu do kierownika działu kadr i płac, maksymalnie do 20 września 2021 r.   …..Jan Kowalski…. (kierownik Działu Kadr i Płac)

 

Decydując się na swobodne wskazanie przez pracownika dnia, w którym będzie miał wolne za sobotnie święto, warto jednak mieć świadomość, że w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych udzielenie dnia wolnego za sobotnie święto przypadające pod koniec tego okresu już na samym początku okresu rozliczeniowego może powodować ryzyko, że pracownik np. zwolni się przed miesiącem, w którym wystąpiło święto. W takiej sytuacji przy rozliczeniu czasu pracy tego końcowego okresu zatrudnienia pracownika może wystąpić niedopracowanie godzin.

 

Przykład

W zakładzie pracy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy. Przypada on na październik, listopad i grudzień 2021 r. Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie. Przyjmijmy, że skorzystał on z dnia wolnego za święto przypadające w sobotę 25 grudnia 2021 r. na początku października 2021 r. Następnie został zwolniony dyscyplinarnie 29 października 2021 r. W związku z zakończeniem stosunku pracy przed datą święta sobotniego wystąpi niedopracowanie godzin w październiku 2021 r. To niedopracowanie godzin pracy nie może jednak spowodować pomniejszenia wynagrodzenia.

 

Krok 4. Zaplanuj harmonogramy czasu pracy na pierwszy okres rozliczeniowy w 2021 r.

Ustalając harmonogramy czasu pracy dla dłuższego niż miesięczny okresu rozliczeniowego, można zaplanować pracę na dowolną liczbę godzin w poszczególnych miesiącach kalendarzowych, ale w taki sposób, aby finalnie w okresie rozliczeniowym zamknąć się w ustalonym wymiarze czasu pracy. Jednak należy przy tym pamiętać o wszystkich pozostałych regułach obowiązujących w zakresie czasu pracy, np. o zachowaniu m.in. norm odpoczynku czy dób pracowniczych.

 

Przykład

W dziale IT pracodawca zatrudnia programistów w równoważnym systemie czasu pracy (praca maksymalnie do 12 godzin na dobę), w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. W związku z prowadzonym projektem wdrożenia systemu komputerowego na styczeń i luty 2021 r. przewidziano duży zakres prac programistycznych, a w marcu 2021 r. już tylko fazę testowania systemu. Z uwagi na wzmożone zapotrzebowanie na pracę w styczniu i lutym 2021 r. pracodawca zaplanował pracownikom następującą liczbę godzin do przepracowania:

● w styczniu - 202 godziny,

● w lutym - 202 godziny,

● w marcu - 92 godziny.

Ponieważ w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2021 r. wymiar czasu pracy wynosi 496 godzin, pracodawca prawidłowo zaplanował harmonogram czasu pracy programistów.

 

Podczas tworzenia harmonogramów należy zwrócić szczególną uwagę na pracowników, którzy pracują na część etatu przez zmniejszoną liczbę dni w tygodniu (np. pracownik pracujący na 2/5 etatu w środy i czwartki). Im także należy obniżyć wymiar czasu pracy za święto przypadające w sobotę. Pracodawcy często mylnie przyjmują, że skoro pracujący w ten sposób niepełnoetatowcy mają stosunkowo dużą liczbę dni wolnych, to w ich przypadku sobotnie święto nie wpływa na czas ich pracy.

 

Przykład

Pracownik jest zatrudniony na 2/5 etatu i pracuje we wtorki i środy po 8 godzin. Wymiar czasu pracy tego pracownika również jest obniżany o 8 godzin z tytułu sobotniego święta. Wymiar czasu pracy tego pracownika w grudniu 2021 r. obliczamy zatem następująco:

Krok 1. 40 godzin (norma tygodniowa dla pełnego etatu) × 4 pełne tygodnie w grudniu = 160 godzin.

Krok 2. 160 godzin + 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) × 3 dni "wystające", przypadające od poniedziałku do piątku (29, 30 i 31 grudnia 2021 r.) = 184 godziny

Krok 3. 184 godziny - 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) × 1 święto przypadające od poniedziałku do soboty (25 grudnia, mimo że przypada w sobotę, obniża wymiar czasu pracy) = 176 godzin wymiaru czasu pracy dla pełnego etatu.

Krok 4. 176 godzin × 2/5 etatu = 70,4 godziny = 70 godzin i 24 minuty.

Jeśli ten pracownik będzie pracował w grudniu 2021 r. w każde wtorek i środę, to wypracuje 72 godziny, natomiast jego wymiar to 70 godzin i 24 minuty. Aby pracownik wypracował taką liczbę godzin, jaka wynika z jego wymiaru czasu pracy, pracodawca powinien wskazać mu w grudniu 2021 r. dodatkowy czas wolny. Inaczej pracownik przepracuje 1 godzinę i 36 minut ponad obowiązujący go wymiar czasu pracy.

 

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 128 § 3 pkt 2, art. 130 § 1-2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920

 

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy

 

2. Minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracowników i zleceniobiorców oraz minimalna podstawa wymiaru zasiłków

2.1. Na czym polegają zmiany

2.1.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Od 1 stycznia 2021 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie 2800 zł i będzie o 200 zł wyższe od obowiązującego w 2020 r. Minimalna płaca przysługuje bez względu na to, czy jest to pierwszy czy kolejny rok pracy pracownika. Pracownikom zatrudnionym na część etatu należy zagwarantować wynagrodzenie nie niższe niż minimalne, proporcjonalne do liczby godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2021 r. spowoduje zmianę należności pracowniczych uzależnionych od jego wysokości, m.in. zmianę wysokości:

• odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu i odszkodowania za stosowanie mobbingu (w przypadku wydania przez sąd w 2021 r. orzeczenia potwierdzającego naruszenia w tym zakresie pracownik będzie miał prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż 2800 zł),
• wynagrodzenia za czas przestoju niezawinionego przez pracownika (miesięcznie nie mniej niż 2800 zł stosownie do wymiaru etatu),
• wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy ze względu na rozkład czasu pracy pracownika wynagradzanego w inny sposób niż stawką miesięczną lub godzinową (miesięcznie nie mniej niż 2800 zł stosownie do wymiaru etatu),
• dodatku za pracę w porze nocnej (podstawa obliczenia dodatku nie może być niższa niż 2800 zł).

Wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w 2021 r.

Miesiąc	Sposób obliczenia	Kwota dodatku za 1 godzinę
styczeń	2800 zł : 152 godz. = 18,42 zł; 18,42 zł x 20% = 3,68 zł	3,68 zł
luty	2800 zł : 160 godz. = 17,50 zł; 17,50 zł x 20% = 3,50 zł	3,50 zł
marzec	2800 zł : 184 godz. = 15,22 zł; 15,22 zł x 20% = 3,04 zł	3,04 zł
kwiecień	2800 zł : 168 godz. = 16,67 zł; 16,67 zł x 20% = 3,33 zł	3,33 zł
maj	2800 zł : 152 godz. = 18,42 zł; 18,42 zł x 20% = 3,68 zł	3,68 zł
czerwiec	2800 zł : 168 godz. = 16,67 zł; 16,67 zł x 20% = 3,33 zł	3,33 zł
lipiec	2800 zł : 176 godz. = 15,91 zł; 15,91 zł x 20% = 3,18 zł	3,18 zł
sierpień	2800 zł : 176 godz. = 15,91 zł; 15,91 zł x 20% = 3,18 zł	3,18 zł
wrzesień	2800 zł : 176 godz. = 15,91 zł; 15,91 zł x 20% = 3,18 zł	3,18 zł
październik	2800 zł : 168 godz. = 16,67 zł; 16,67 zł x 20% = 3,33 zł	3,33 zł
listopad	2800 zł : 160 godz. = 17,50 zł; 17,50 zł x 20% = 3,50 zł	3,50 zł
grudzień	2800 zł : 176 godz. = 15,91 zł; 15,91 zł x 20% = 3,18 zł	3,18 zł

Ponadto w związku ze zmianą minimalnej płacy w 2021 r. będą obowiązywać nowe, wyższe kwoty wolne od potrąceń. Ich wysokość będzie zróżnicowana. Wpływ na kwotę wolną od potrąceń mają bowiem:

• przystąpienie do PPK oraz wysokość wpłaty dokonywanej przez pracodawcę i pracownika lub rezygnacja z PPK,
• przekroczenie 30-krotności podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• wiek (osoby do 26 lat nie opłacają podatku do kwoty nieprzekraczającej I progu podatkowego),
• stawka podatkowa (17% lub 32%),
• koszty uzyskania przychodów (zwykłe lub podwyższone),
• prawo do kwoty zmniejszającej podatek (na podstawie oświadczenia PIT-2) lub jego brak.

Nowe kwoty wolne od potrąceń należy stosować do wynagrodzeń należnych pracownikom, począwszy od 2021 r.

Kwoty wolne od potrąceń w 2021 r.

Rodzaj potrącenia	Kwota wolna (zł)1
	podstawowe kup2		podwyższone kup
	PIT-2	bez PIT-2	PIT-2	bez PIT-2
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (100% Mw5)	2061,67	2017,67	2069,67	2026,67
	uwzględniająca wpłatę na PPK3
	1998,67	1954,67	2006,67	1962,67
	uwzględniająca zwolnienie z podatku dla osób do 26 lat4:
	z wpłatą na PPK3		bez wpłaty na PPK
	2360,12		2416,12
zaliczki pieniężne (75% Mw)	Kwota wolna (zł)1
	podstawowe kup2		podwyższone kup
	PIT-2	bez PIT-2	PIT-2	bez PIT-2
	1546,25	1513,25	1552,25	1520,00
	uwzględniająca wpłatę na PPK3
	1499,00	1466,00	1505,00	1472,00
	uwzględniająca zwolnienie z podatku dla osób do 26 lat4:
	z wpłatą na PPK3		bez wpłaty na PPK
	1770,09		1812,09
kary pieniężne (90% Mw)	Kwota wolna (zł)1
	podstawowe kup2		podwyższone kup
	PIT-2	bez PIT-2	PIT-2	bez PIT-2
	1855,50	1815,90	1862,70	1824,00
	uwzględniająca wpłatę na PPK3
	1798,80	1759,20	1806,00	1766,40
	uwzględniająca zwolnienie z podatku dla osób do 26 lat4:
	z wpłatą na PPK3		bez wpłaty na PPK
	2124,11		2174,51
należności na rzecz pracodawcy za zgodą pracownika (100% Mw)	Kwota wolna (zł)1
	podstawowe kup2		podwyższone kup
	PIT-2	bez PIT-2	PIT-2	bez PIT-2
	2061,67	2017,67	2069,67	2026,67
	uwzględniająca wpłatę na PPK3
	1998,67	1954,67	2006,67	1962,67
	uwzględniająca zwolnienie z podatku dla osób do 26 lat4:
	z wpłatą na PPK3		bez wpłaty na PPK
	2360,12		2416,12
inne należności za zgodą pracownika (80% Mw)	Kwota wolna (zł)1
	podstawowe kup2		podwyższone kup
	PIT-2	bez PIT-2	PIT-2	bez PIT-2
	1649,34	1614,14	1655,74	1621,34
	uwzględniająca wpłatę na PPK3
	1598,94	1563,74	1605,34	1570,14
	uwzględniająca zwolnienie z podatku dla osób do 26 lat4:
	z wpłatą na PPK3		bez wpłaty na PPK
	1888,10		1932,90

¹ Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne (obliczane od 2800 zł) są zmniejszane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Nie uwzględniają zwolnienia z podatku dla osób do 26 lat, 32% stawki podatku i przekroczenia 30-krotności podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W przypadku gdy z powodu działań podjętych na terenie Polski, służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2: pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu - kwoty wolne od potrąceń określone w art. 87¹ § 1 Kodeksu pracy ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu (art. 52 ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 - Dz.U. z 2020 r. poz. 875; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086).

² Koszty uzyskania przychodów.

³ Uwzględniono 2% wpłaty finansowanej przez uczestnika i 1,5% wpłaty finansowanej przez podmiot zatrudniający.

⁴ W obliczeniach nie ustala się podstawy opodatkowania. Przychody osób do ukończenia 26 lat są zwolnione z podatku do kwoty rocznej wynoszącej 85 528 zł.

⁵ Minimalne wynagrodzenie.

 

Należy wziąć pod uwagę, że wraz ze zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zmieni się kwota wolna od potrąceń przysługująca zleceniobiorcom i innym osobom fizycznym będącym dłużnikami, uzyskującym świadczenia okresowe, które zapewniają im utrzymanie lub stanowią dla nich jedyne źródło przychodów. W zakresie granic potrącenia i kwot wolnych od potrąceń należy bowiem w przypadku tej grupy zatrudnionych dłużników stosować zasady wynikające z przepisów Kodeksu pracy.

2.1.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Zleceniobiorcy i przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników ani zleceniobiorców od 1 stycznia 2017 r. mają prawo, podobnie jak pracownicy, do minimalnego wynagrodzenia, ale w postaci gwarancyjnej stawki za godzinę wykonania zlecenia/świadczenia usług (art. 1 pkt 1a-1b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). W 2021 r. stawka godzinowa przysługująca tym osobom nie będzie mogła być niższa niż 18,30 zł brutto za godzinę pracy. Będzie tym samym o 1,30 zł wyższa od stawki obowiązującej w 2020 r. (17 zł brutto).

2.1.3. Minimalna podstawa wymiaru zasiłków

Od 1 stycznia 2021 r. minimalna podstawa wymiaru zasiłku chorobowego dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, do którego mają zastosowanie przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, nie może być niższa niż 2416,12 zł [(2800 zł - (2800 zł x 13,71%)]. Dotyczy to również podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, do którego wypłaty jest zobowiązany pracodawca. Pracownikowi zatrudnionemu na niepełny etat przysługuje odpowiednio niższe minimalne wynagrodzenie za pracę i od tej podstawy są ustalane świadczenia chorobowe.

2.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

2.2.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Ustalenie w regulacjach wewnętrznych terminu wypłaty pensji w miesiącu przypadającym po przepracowanym miesiącu może powodować wątpliwości dotyczące wysokości minimalnego wynagrodzenia, jakie należy wypłacić pracownikowi za grudzień 2020 r. w styczniu 2021 r. Zmiana wysokości obowiązuje bowiem od 1 stycznia 2021 r. i może sugerować, że pracownik powinien otrzymać wyższą pensję minimalną za grudzień 2020 r., ponieważ jej wypłata następuje w 2021 r. Wynagrodzenie w określonej wysokości przysługuje jednak za pracę wykonaną. Jeżeli zatem pracownik ma umówione wynagrodzenie minimalne za pracę świadczoną w grudniu 2020 r., to w takiej wysokości powinien je otrzymać w styczniu 2021 r. W tej sytuacji data wypłaty nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w sierpniu 2020 r. z wynagrodzeniem minimalnym. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia 10 dnia następnego miesiąca. Pensję za grudzień 2020 r. pracownik otrzyma 8 stycznia 2021 r. (10 stycznia 2021 r. przypada w niedzielę) w wysokości minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2020 r. (2600 zł). Do wypłat wynagrodzenia za pracę dokonywanych w kolejnym roku, bez względu na okres, za jaki przysługują, należy stosować obowiązujące w roku wypłaty parametry podatkowe i dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

2.2.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Wynagrodzenie za umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, wykonywane od 1 stycznia 2021 r. i trwające w tym dniu, nie może być niższe niż 18,30 zł za godzinę.

2.2.3. Minimalna podstawa wymiaru zasiłków

Pracownik otrzymujący minimalne wynagrodzenie za pracę, którego niezdolność do pracy przypada na przełomie 2020 r. i 2021 r., ma prawo do wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, których podstawę wymiaru stanowi:

• za 2020 r. - 2600 zł (lub jego odpowiednia część w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy), po odliczeniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracownika (łącznie 13,71%),
• za 2021 r. - 2800 zł (lub jego odpowiednia część w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy), po odliczeniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracownika (łącznie 13,71%).

W ten sam sposób należy ustalać podstawę wymiaru świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego i zasiłku opiekuńczego.

2.3. Przygotowanie do zmian

2.3.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów odnoszących się do minimalnego wynagrodzenia wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań.

Krok 1. Sprawdź, którzy pracownicy będą osiągać minimalne wynagrodzenie po zmianach od 1 stycznia 2021 r.

Do obliczenia wysokości minimalnej płacy przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez GUS do wynagrodzeń osobowych (art. 6 ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Wynagrodzenia osobowe obejmują w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej,
• dodatki lub dodatkowe wynagrodzenia za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje lub warunki pracy,
• premie oraz nagrody regulaminowe i uznaniowe,
• wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz niewynikające z zakresu czynności,
• wyrównanie do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
• wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, wypłacane ze środków pracodawców (wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe i dla poratowania zdrowia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za czas przestoju niezawinionego przez pracownika i inne).

Do minimalnego wynagrodzenia nie zalicza się:

• dodatku za staż pracy - rozumianego jako dodatek do wynagrodzenia przysługujący pracownikowi z tytułu osiągnięcia ustalonego okresu zatrudnienia, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę;

• nagrody jubileuszowej,
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (dotyczy to również ryczałtu za godziny nadliczbowe),
• dodatku za pracę w porze nocnej (dotyczy to również ryczałtu za pracę w nocy).

Krok 2. Zmień umowy o pracę w części dotyczącej wynagrodzenia pracownikom, którzy nie osiągnęli minimalnej płacy

Pracownicy, którzy nie osiągają minimalnej płacy, powinni mieć podwyższone wynagrodzenie. Zmianę minimalnego wynagrodzenia należy ustalać inaczej:

• gdy pracownik jest wynagradzany tylko stawką zasadniczą

Pracodawca, który wskazał w umowie o pracę wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w danym roku i pracownik nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia zaliczanych do minimalnej płacy, może wprowadzić zmianę w tym zakresie porozumieniem zmieniającym. W tej sytuacji jest bowiem konieczna zgoda pracownika na zmianę. Jeżeli pracodawca nie podwyższy pracownikowi pensji zasadniczej, będącej jego jedynym składnikiem wynagrodzenia, będzie zobowiązany wypłacać wyrównanie do minimalnej płacy. Na takie działanie zgoda pracownika nie jest niezbędna. W sytuacji gdy z umowy o pracę wynika, że pracownikowi przysługuje minimalna płaca, ale nie została ona określona kwotowo, wystarczy, że zatrudniający poinformuje pracownika o aktualnej wysokości minimalnej płacy. Może to zrobić w sposób przyjęty w zakładzie, np. wywieszając stosowną informację na tablicy ogłoszeń, informując przez wewnętrzny intranet lub na piśmie;

• gdy pracownik otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenia

Jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi - obok płacy zasadniczej, jeżeli jest ona niższa niż minimalne wynagrodzenie - inne składniki wynagrodzenia (zaliczane do minimalnej płacy) i po ich zsumowaniu zatrudniony otrzymuje co najmniej ustawowe minimum, nie ma konieczności podwyższania pensji podstawowej.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na pełny etat od 2016 r. i otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2000 zł. Ponadto ma prawo do stałych dodatków i premii regulaminowych w łącznej kwocie 1200 zł. Ponieważ wynagrodzenie pracownika przewyższa minimalną płacę, która będzie obowiązywała w 2021 r. (wynosi łącznie 3200 zł), nie ma konieczności podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego.

2.3.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Podwyższenie stawki godzinowej od 1 stycznia 2021 r. powoduje, że wynagrodzenie zleceniobiorcy/osoby świadczącej usługi nie może być niższe od 18,30 zł brutto za godzinę pracy. Mimo obowiązku zapewnienia tym osobom minimalnej stawki godzinowej strony umowy mogą utrzymać w umowie dotychczasowe wynagrodzenie w innej formie niż godzinowa, np. ryczałtowe za wykonanie całej umowy, miesięczne, za dzień. Jeżeli w umowie realizowanej w 2021 r. wysokość wynagrodzenia została określona w inny sposób niż za godzinę (np. ryczałtowo, miesięcznie), lecz w stosunku do liczby godzin wykonywania zlecenia/świadczenia usługi nie będzie zapewniać przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi otrzymania za każdą godzinę pracy wynagrodzenia w wysokości co najmniej 18,30 zł brutto, osobom tym przysługuje wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem tej stawki. Zatem w takim przypadku wynagrodzenie należy wyrównać.

Jeżeli w umowie trwającej w 2021 r. wskazano godzinową stawkę wynagrodzenia w wysokości obowiązującej w 2020 r., zaleca się jej zmianę aneksem do umowy. W przypadku gdy w umowie stawka została podana za godzinę, lecz bez wskazywania wysokości, jedynie przez zapis "minimalna stawka godzinowa", zleceniodawca nie dokonuje żadnych zmian.

2.3.3. Minimalna podstawa wymiaru zasiłków

Prawidłowe stosowanie przepisów odnoszących się do nowej minimalnej podstawy wymiaru zasiłków wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - sprawdzenia, którzy pracownicy pobierający świadczenia z tytułu choroby i macierzyństwa będą osiągać od 1 stycznia 2021 r. minimalne wynagrodzenie.

Takim pracownikom należy przeliczyć podstawę wymiaru pobieranych przez nich świadczeń, uwzględniając aktualną wysokość minimalnej płacy. Przeliczenia zasiłków z ubezpieczenia społecznego dokonuje podmiot uprawniony do ich wypłaty (pracodawca lub ZUS).

 

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1 pkt 1a i pkt 1b, art. 6-8 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1564

• art. 36¹ § 1, art. 58, art. 61² § 1, art. 63² § 2, art. 87¹, art. 91, art. 151⁸ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 833 § 1, § 2¹ ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1575; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1578

• art. 45, art. 47, art. 61 ust. 1-2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 870

• § 1-3 rozporządzenia Rady Ministrów z 10 września 2019 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2020 r. - Dz.U. z 2019 r. poz. 1778

• § 1-3 rozporządzenia Rady Ministrów z 15 września 2020 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2021 r. - Dz.U. z 2020 r. poz. 1596

 

Bożena Goliszewska-Chojdak

ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym

Małgorzata Mędrala-Natkaniec

doktor nauk prawnych, radca prawny, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy

 

3. Współczynnik ekwiwalentowy

3.1. Na czym polegają zmiany

Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym. W 2021 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie on, co do zasady, 21.

3.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Współczynnik urlopowy jest obliczany dla danego roku i stosowany przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, do którego prawo powstało w tym roku. Nie ma przy tym znaczenia, za jaki rok czy lata przysługuje niewykorzystany urlop, za który nastąpi wypłata ekwiwalentu.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że pracodawca w styczniu 2021 r. wypłaci jednemu z pracowników ekwiwalent za urlop wypoczynkowy za lata 2017-2019. Do obliczenia jego wysokości musi przyjąć współczynnik ekwiwalentowy obowiązujący w 2021 r.

3.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe obliczenie ekwiwalentu urlopowego wymaga podjęcia następujących działań:

Krok 1. Wyznacz wysokość współczynnika ekwiwalentowego

Współczynnik ekwiwalentowy oblicza się następująco:

1. Od liczby dni w danym roku kalendarzowym należy odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku:

• niedziel,
• świąt oraz
• dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

2. Wynik otrzymany w pkt 1 należy podzielić przez 12.

Zatem obliczając współczynnik na 2021 r. (jeżeli sobota jest dniem wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy), należy uwzględnić:

• 52 niedziele,
• 9 dni ustawowo wolnych od pracy (świątecznych, przypadających w innym dniu niż niedziela),

Dni ustawowo wolne od pracy w 2021 r.

Święto	Dzień tygodnia w 2021 r.
Nowy Rok	1 stycznia (piątek)
Święto Trzech Króli	6 stycznia (środa)
pierwszy dzień Wielkiej Nocy	4 kwietnia (niedziela)
drugi dzień Wielkiej Nocy	5 kwietnia (poniedziałek)
święto państwowe (Święto Pracy)	1 maja (sobota)
Święto Narodowe Trzeciego Maja (Święto Konstytucji)	3 maja (poniedziałek)
pierwszy dzień Zielonych Świątek (Zesłanie Ducha Świętego)	23 maja (niedziela)
dzień Bożego Ciała	3 czerwca (czwartek)
Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny (i Święto Wojska Polskiego)	15 sierpnia (niedziela)
Wszystkich Świętych	1 listopada (poniedziałek)
Narodowe Święto Niepodległości	11 listopada (czwartek)
pierwszy dzień Bożego Narodzenia	25 grudnia (sobota)
drugi dzień Bożego Narodzenia	26 grudnia (niedziela)

• 52 wolne soboty.

Ustalenie wysokości współczynnika ekwiwalentowego na 2021 r. wymaga następującego działania:

[365 dni - (52 niedziele + 52 soboty + 9 dni świątecznych)] : 12 = 252 : 12 = 21; 21 x wymiar etatu.

Krok 2. Dostosuj wysokość współczynnika ekwiwalentowego do wymiaru etatu pracownika, któremu przysługuje ekwiwalent urlopowy

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik urlopowy należy obniżyć proporcjonalnie do etatu.

Wysokość współczynnika ekwiwalentowego dla wybranych niepełnych wymiarów czasu pracy

Wymiar etatu	Wysokość współczynnika ekwiwalentowego
1/2	10,5
1/3	7,0
1/4	5,25
3/4	15,75
3/5	12,6
5/8	13,13
7/8	18,38

Krok 3. Oblicz wysokość ekwiwalentu urlopowego

Aby obliczyć ekwiwalent urlopowy, podstawę jego wymiaru należy podzielić przez ustalony współczynnik, a otrzymaną wartość - przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (najczęściej jest to 8 godzin). Tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

 

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 171 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920

• § 18-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

 

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych

 

4. Wdrożenie PPK przez najmniejsze firmy i podmioty sektora finansów publicznych

4.1. Na czym polegają zmiany

Pracownicze plany kapitałowe (PPK) to powszechny, prywatny system długoterminowego gromadzenia oszczędności, które mogą być wykorzystane zasadniczo po ukończeniu 60 roku życia lub później. System ten funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2019 r. i jest wdrażany stopniowo, obejmując kolejne grupy pracodawców i innych płatników składek. Zagadnienia z zakresu PPK reguluje ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342 ze zm.; dalej: ustawa o PPK).

PPK nie jest systemem oszczędności "na emeryturę", ponieważ wypłata kapitału z planu kapitałowego nie będzie miała charakteru dożywotniego, jak ma to miejsce w przypadku świadczeń emerytalnych. Pieniądze zgromadzone w planach kapitałowych wypłacane będą uczestnikowi PPK tylko do momentu wyczerpania zgromadzonych przez niego oszczędności, niemniej mogą stanowić istotne wsparcie pracownika w wieku, kiedy jego aktywność zarobkowa i zawodowa ulega ograniczeniu lub ustaje.

WAŻNE

Wypłaty z PPK, w przeciwieństwie do świadczeń emerytalnych, nie mają charakteru dożywotniego i zakończą się wraz z wyczerpaniem środków zgromadzonych przez uczestnika PPK na jego rachunku w planie kapitałowym.

Istotą PPK jest przekazywanie określonych środków pieniężnych na indywidualne rachunki utworzone dla zatrudnionych osób (podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym). Rachunki PPK zasilane są z 3 źródeł:

• przychodów osoby zatrudnionej,
• środków własnych podmiotów zatrudniających oraz
• budżetu państwa, który za pośrednictwem Funduszu Pracy finansuje uczestnikom PPK jednorazową wpłatę powitalną i dopłaty roczne.

Wpłaty do PPK różnią się także ze względu na ich wysokość oraz wprowadzoną (lub nie) obligatoryjność ich odprowadzania. Mamy zatem wpłaty podstawowe, odprowadzane obowiązkowo, w ustawowo określonej wysokości, oraz wpłaty dodatkowe odprowadzane dobrowolnie (w zależności od decyzji uczestnika PPK lub podmiotu zatrudniającego), w wysokości mieszczącej się w "widełkach" wskazanych w ustawie o PPK. Dopłaty z Funduszu Pracy także mają charakter obligatoryjny, jednak w celu ich dokonania konieczne jest spełnienie określonych warunków (głównie minimalnego poziomu wpłat odprowadzonych w danym roku do PPK).

Rodzaj i wysokość wpłat i dopłat do PPK

WPŁATY DO PPK
Rodzaj wpłaty	Wysokość wpłaty - podmiot zatrudniający	Wysokość wpłaty - uczestnik PPK
		z miesięcznym przychodem przekraczającym 1,2-krotność minimalnego wynagrodzenia*	z miesięcznym przychodem nieprzekraczającym 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia*
wpłata podstawowa	1,5% wynagrodzenia	2% wynagrodzenia	0,5-2% wynagrodzenia
wpłata dodatkowa	do 2,5% wynagrodzenia	do 2% wynagrodzenia	do 2% wynagrodzenia
DOPŁATY PAŃSTWOWE DO PPK
Rodzaj dopłaty	Wysokość dopłaty	Warunki otrzymania dopłaty		Źródło finansowania
wpłata powitalna	250 zł	Włączenie do PPK zatrudnionej osoby Uczestnictwo w PPK co najmniej przez 3 pełne miesiące kalendarzowe, jeżeli w okresie uczestnictwa w PPK dokonano wpłat podstawowych finansowanych przez uczestnika PPK co najmniej za 3 miesiące.		Fundusz Pracy
dopłata roczna	240 zł	Kwota wpłat podstawowych i dodatkowych zgromadzona w PPK uczestnika, w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej: kwocie wpłat podstawowych (3,5%) należnych od kwoty 6-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku** lub 25% ww. kwoty***

* W 2020 r. - 3120 zł, w 2021 r. - 3360 zł.

** W 2020 r. - 546 zł, w 2021 r. - 588 zł.

*** W 2020 r. - 136,50 zł; w 2021 r. - 147 zł; kwota ma zastosowanie do uczestnika PPK uzyskującego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu, nieprzekraczające kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia.

Wysokość wpłat do PPK jest ustalana jako procent wynagrodzenia, przez które rozumie się uzyskaną w danym miesiącu przez uczestnika PPK podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego). Podstawa wpłat do PPK nie jest ograniczona do kwoty tzw. 30-krotności, czyli rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

4.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustawa o PPK przewiduje długi okres przejściowy, trwający już od 2019 r., w trakcie którego do systemu stopniowo włączane były poszczególne podmioty zatrudniające (zasadniczo - z uwzględnieniem kryterium wielkości zatrudnienia).

Przez podmiot zatrudniający ustawa o PPK rozumie:

• pracodawców w rozumieniu Kodeksu pracy,
• zleceniodawców,
• nakładców,
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne i spółdzielnie kółek rolniczych,
• podmioty, w których działają rady nadzorcze, jeżeli ich członkowie są wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji.

Dotychczas w systemie PPK, na różnych etapach, funkcjonują już podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób, co najmniej 50 osób oraz co najmniej 20 osób.

Od 1 stycznia 2021 r. system PPK zostanie "domknięty" poprzez objęcie ustawą o PPK ostatnich grup podmiotów zatrudniających:

• zgłaszających do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych mniej niż 20 osób,
• "pozostałych" podmiotów zatrudniających, które nie zostały dotąd objęte systemem PPK,
• jednostek sektora finansów publicznych, dla których ustawa o PPK przewiduje odrębne terminy wdrożenia systemu.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. na 31 grudnia 2019 r. zatrudniała (zgłaszała do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych) 18 osób. Nie została zatem włączona do systemu PPK od 1 lipca 2020 r. i pracowniczy plan kapitałowy jeszcze u niej nie funkcjonuje.

Obecnie stan zatrudnienia w tej spółce wynosi 32 osoby. Spółka ta ma obowiązek utworzyć PPK, pod ustawowymi warunkami, od 1 stycznia 2021 r. Zalicza się do grupy "pozostałych" podmiotów, które nie zostały jeszcze włączone do systemu PPK.

Najważniejsze terminy podmiotów włączanych do systemu PPK od 1 stycznia 2021 r.

Podmiot zatrudniający	Stosowanie ustawy o PPK	Porozumienie w sprawie wyboru instytucji finansowej	Umowa o zarządzanie PPK	Umowa o prowadzenie PPK
Podmioty zatrudniające mniej niż 20 osób*	od 1 stycznia 2021 r.	do 23 marca 2021 r.	do 23 kwietnia 2021 r.	do 10 maja 2021 r.
Pozostałe podmioty zatrudniające*		do 23 marca 2021 r.	do 23 kwietnia 2021 r.	do 10 maja 2021 r.
Jednostki sektora finansów publicznych		do 26 lutego 2021 r.	do 26 marca 2021 r.	do 10 kwietnia 2021 r.

* Z wyłączeniem sektora finansów publicznych.

Podsumowując - od 1 stycznia 2021 r. system PPK zostanie domknięty, bo w tym dniu zostaną do niego włączone wszystkie podmioty, które nie utworzyły jeszcze u siebie planów kapitałowych. Ustawa o PPK przewiduje nieliczne przesłanki, które pozwalają niektórym podmiotom nie tworzyć PPK albo nie dokonywać wpłat do PPK w określonym czasie. Zostaną one omówione w punkcie 4.3. Przygotowanie do zmian.

4.3. Przygotowanie do zmian

Aby prawidłowo wprowadzić PPK, podmiot zatrudniający powinien uwzględnić następujące działania i informacje.

Krok 1. Ustalenie obowiązku utworzenia PPK

Jak już było wspomniane, w nielicznych, ustawowo określonych okolicznościach podmiot zatrudniający może nie zostać objęty przepisami ustawy o PPK. Pracowniczego planu kapitałowego nie musi tworzyć:

• samozatrudniony, czyli osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia osób będących osobami zatrudnionymi w rozumieniu ustawy o PPK (PPK nie może zostać utworzony tylko dla samozatrudnionego),
• osoba fizyczna, która zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z prowadzoną działalnością gospodarczą tego podmiotu, inną osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby (czyli na przykład osoby zatrudniające opiekunki do dzieci lub dorywczą pomoc domową),
• mikroprzedsiębiorca, któremu wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat,
• pracodawca, który (w terminie, w którym ustawa o PPK ma do niego zastosowanie) prowadzi PPE oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych. Warunki te muszą być spełnione zasadniczo w całym okresie, w którym dzięki prowadzeniu PPE podmiot zatrudniający nie decyduje się na prowadzenie PPK. Ustawa o PPK stanowi bowiem, że taki podmiot zostaje z mocy prawa objęty ustawą o PPK od dnia:

• zawieszenia naliczania i odprowadzania składek podstawowych do PPE w okresie przekraczającym 90 dni,
• ograniczenia wysokości odprowadzanych składek podstawowych do PPE poniżej 3,5% wynagrodzenia,
• likwidacji PPE,
• opóźnienia w odprowadzaniu składek podstawowych do PPE przekraczającego 90 dni, które wynikło z celowego działania podmiotu zatrudniającego.

Ponadto podmiot zatrudniający, który prowadzi PPE (i nie utworzył z tego powodu PPK), zostanie objęty obowiązkiem utworzenia PPK od dnia następującego po 1 stycznia albo 1 lipca danego roku, jeżeli według stanu na ten dzień w PPE uczestniczy mniej niż 25% osób zatrudnionych.

PRZYKŁAD

Janusz B. prowadzi jednoosobową firmę na podstawie wpisu do CEIDG. Nie podlega zatem ustawie o PPK i nie może utworzyć dla siebie pracowniczego planu kapitałowego.

Od 1 marca 2021 r. w swojej firmie zatrudnił na pełnoetatową umowę o pracę swoją żonę, z którą prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Pomimo że jego firma od 1 marca 2021 r. zatrudnia 1 pracownika, Janusz B. nadal nie ma obowiązku utworzenia PPK. Jego żona podlega bowiem obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym nie z tytułu stosunku pracy, lecz z tytułu współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Nie jest zatem "osobą zatrudnioną" w rozumieniu ustawy o PPK.

Od 1 czerwca 2021 r. Janusz B. zatrudnił 25-letniego studenta na podstawie umowy zlecenia. Osoba ta nie podlega ubezpieczeniom w ZUS z tytułu zawartej z Januszem B. umowy.

18 października 2021 r. zleceniobiorca Janusza B. skończył 26 lat i w związku z tym został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jako zleceniobiorca. Dopiero w tym dniu firma Janusza B. ma pierwszą osobę zatrudnioną (w rozumieniu ustawy o PPK).

Jeżeli zleceniobiorca nie złoży deklaracji o rezygnacji z uczestnictwa w PPK, Janusz B. będzie zobowiązany zawrzeć na jego rzecz umowę o prowadzenie PPK najpóźniej do 10 lutego 2022 r. (wcześniej - zobowiązany będzie do wyboru instytucji finansowej prowadzącej PPK oraz do zawarcia z nią umowy o zarządzanie PPK).

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zatrudniająca 5 osób i będąca mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców powinna zostać włączona do systemu PPK od 1 stycznia 2021 r. 4 stycznia 2021 r. wszyscy zatrudnieni podlegający obowiązkowi ubezpieczeń społecznych złożyli swojemu pracodawcy deklarację o rezygnacji z PPK. W tej sytuacji spółka nie została objęta ustawą o PPK. Zostanie nią objęta, gdy którakolwiek z osób zatrudnionych poinformuje pracodawcę o chęci przystąpienia do PPK lub w sytuacji gdy zatrudni on nową osobę, na rzecz której będzie zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

Osoby działające w imieniu spółki muszą mieć na względzie, że nakłanianie do rezygnacji z uczestnictwa w PPK jest zagrożone karą grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie tego czynu.

PRZYKŁAD

Jednostka administracji samorządowej, zatrudniająca 189 osób (objętych obowiązkiem ubezpieczeń społecznych), od 1 stycznia 2021 r. powinna zostać objęta ustawą o PPK i rozpocząć przygotowanie do utworzenia pracowniczego planu kapitałowego. W 2019 r. podmiot ten ustanowił jednak pracowniczy program emerytalny (PPE), w którym finansuje składki podstawowe w wysokości 3,5% podstawy ich wymiaru. Na dzień objęcia ustawą o PPK, czyli na 1 stycznia 2021 r., uczestnikami PPE jest 36% zatrudnionych, a wpłaty do PPE są realizowane terminowo. W przedstawionej sytuacji pracodawca ten nie ma obowiązku tworzenia PPK od 1 stycznia 2021 r. Ma jednak takie prawo - wówczas będą funkcjonować u niego dwa systemy - zarówno PPK, jak i PPE.

Załóżmy, że w jednostce tej w czerwcu 2021 r. odsetek uczestników PPE (względem ogólnej liczby osób zatrudnionych) obniżył się do 21%. Jeżeli taki stan utrzyma się na 1 lipca 2021 r., wówczas od 2 lipca 2021 r. spółka zostanie z mocy prawa objęta obowiązkiem utworzenia u siebie PPK.

Podmioty zatrudniające powinny pamiętać, szczególnie w obecnej, trudnej sytuacji spowodowanej pandemią COVID-19, że w określonych sytuacjach mogą okresowo nie finansować wpłat do PPK za swoich zatrudnionych.

Podmiot zatrudniający i uczestnik PPK:

• w okresie przestoju ekonomicznego, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 669 ze zm.), oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 2 pkt 2 tej samej ustawy,
• w przypadku zaistnienia przesłanek niewypłacalności pracodawcy, o których mowa w ustawie z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 7 ze zm.),
• w okresie przejściowego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej lub ograniczenia jej prowadzenia na skutek powodzi i braku środków na wypłatę wynagrodzeń dla pracowników, o których mowa w art. 23 ustawy z 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1317 oraz z 2020 r. poz. 782)

- nie finansują wpłaty podstawowej ani wpłaty dodatkowej.

W takiej sytuacji jednak uczestnik PPK może jednostronnie, w deklaracji składanej podmiotowi zatrudniającemu, zadeklarować finansowanie przez siebie wpłaty podstawowej i wpłaty dodatkowej. Zwolnienie nadal obowiązuje wówczas w odniesieniu do podmiotu zatrudniającego.

Należy jednak podkreślić, że omawiane zwolnienie nie oznacza, iż podmiot zatrudniający w okresie przestoju (czy w pozostałych wyżej wskazanych okresach swojej działalności) nie ma obowiązku utworzenia PPK. Powyższe regulacje jednoznacznie odnoszą się bowiem do "podmiotów zatrudniających i uczestników PPK" - a zatem do podmiotów, w których PPK już funkcjonuje.

WAŻNE

Podmiot zatrudniający w okresie przestoju ekonomicznego lub w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy nie finansuje wpłat do PPK, nie oznacza to jednak zwolnienia z obowiązku utworzenia pracowniczego planu kapitałowego w terminach wskazanych w ustawie o PPK.

Krok 2. Wybór instytucji finansowej w porozumieniu z organizacją związkową lub reprezentacją osób zatrudnionych

Pracowniczy plan kapitałowy w danym podmiocie zatrudniającym prowadzi uprawniona instytucja finansowa. Wyboru tej instytucji dokonuje się wyłącznie spośród instytucji finansowych umieszczonych w ewidencji PPK i prezentowanych na portalu mojeppk.pl.

Wyboru optymalnej oferty, spośród instytucji finansowych uprawnionych do prowadzenia PPK, należy dokonać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. W sytuacji gdy w danym podmiocie nie działają związki zawodowe, wybór instytucji finansowej powinien zostać dokonany w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w zwykłym trybie, przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

Jeśli na miesiąc przed upływem terminu na zawarcie umowy o zarządzanie PPK, tj.:

• do 26 lutego 2021 r. - dla podmiotów sektora finansów publicznych oraz
• do 23 marca 2021 r. - dla pozostałych podmiotów objętych systemem PPK od 1 stycznia 2021 r.,

nie zostanie osiągnięte porozumienie ze związkami zawodowymi lub reprezentacją osób zatrudnionych, wówczas podmiot zatrudniający samodzielnie wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK.

Niezależnie od tego, czy wybór instytucji finansowej nastąpi za porozumieniem ze stroną związkową (lub reprezentacją zatrudnionych), czy będzie to samodzielna decyzja pracodawcy, należy wziąć pod uwagę m.in. takie kryteria, jak m.in. warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, efektywność procesu zarządzania zgromadzonym kapitałem, doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi danej instytucji. Dokonując wyboru, trzeba brać pod uwagę przede wszystkim najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Pomocna będzie ocena takich aspektów, jak np.:

• renoma instytucji finansowej,
• czas jej obecności na rynku finansowym,
• koszty zarządzania planem kapitałowym,
• wyniki finansowe uzyskiwane przez daną instytucję w przeszłości,
• kwestie technicznej obsługi PPK i wsparcia w zakresie IT.

PRZYKŁAD

W urzędzie administracji centralnej działają 3 organizacje związkowe. Podmiot zatrudniający, od 1 stycznia 2021 r. objęty przepisami ustawy o PPK, rozpoczął konsultacje mające na celu wybór instytucji finansowej do prowadzenia PPK. Okazało się jednak, że między związkami zawodowymi reprezentującymi pracowników nie ma zgody w tym zakresie i ostatecznie nie udało się wypracować porozumienia w sprawie wyboru funduszu do prowadzenia PPK. W tej sytuacji pracodawca musi dokonać wyboru samodzielnie, bez względu na rozbieżne stanowiska związków zawodowych. Przy wyborze musi jednak nadal kierować się ustawowymi kryteriami, a przede wszystkim - najlepiej rozumianym interesem swoich pracowników i pozostałych osób zatrudnionych.

Krok 3. Podjęcie decyzji dotyczących finansowania wpłat dodatkowych do PPK oraz ich wysokości

Przed zawarciem umów o zarządzanie i prowadzenie PPK podmiot zatrudniający podejmuje szereg decyzji dotyczących funkcjonowania planu kapitałowego w zakładzie pracy. Jedną z najważniejszych jest ta, czy pracowniczy plan kapitałowy będzie oparty tylko na wpłatach podstawowych (obowiązkowych), czy też podmiot zatrudniający zdecyduje się na finansowanie także wpłat dodatkowych, a jeżeli tak - to w jakiej wysokości i na jakich zasadach.

Decyzje te mogą zapadać w porozumieniu z organizacją związkową lub reprezentacją pracowników, a finalnie powinny znaleźć odzwierciedlenie w funkcjonujących u danego pracodawcy (podmiotu zatrudniającego) przepisach wewnętrznych lub w układach zbiorowych pracy.

Krok 4. Wypełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób zatrudnionych

Ustawa o PPK nakłada na pracodawców szereg obowiązków informacyjnych, których dopełnić muszą i w stosunku do osób zatrudnionych, i w stosunku do instytucji finansowej.

Pracodawca może (i jak się wydaje - powinien) poinformować pracowników o warunkach PPK, którego wdrożenie jest planowane. Informacja taka nie jest obowiązkiem, lecz tylko uprawnieniem pracodawców (art. 14 ust. 4 ustawy o PPK). Warto jednak podjąć takie działanie, ponieważ ze względów organizacyjnych i wizerunkowych jest ono korzystne dla podmiotu zatrudniającego - zapobiega chaosowi i nawałowi pytań w momencie wdrażania planu kapitałowego i z pewnością służy budowaniu zaufania pomiędzy pracodawcą a jego załogą.

Ponadto na etapie wdrażania PPK pracodawca musi koniecznie dopełnić obowiązku:

• poinformowania osób zatrudnionych, które ukończyły 55 rok życia, a nie ukończyły jeszcze 70 lat, że mogą złożyć wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK (art. 15 ust. 2 zd. 2 ustawy o PPK),
• poinformowania uczestnika PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej (art. 27 ust. 4 ustawy o PPK),
• poinformowania wybranej instytucji finansowej o złożeniu przez uczestnika PPK deklaracji o rezygnacji z wpłat do PPK (art. 23 ust. 3 ustawy o PPK).

Należy pamiętać, że ostatni z ww. obowiązków, tj. obowiązek poinformowania instytucji finansowej o rezygnacji przez uczestnika PPK z dokonywania wpłat do planu kapitałowego, dotyczy wyłącznie osób, na rzecz których została już zawarta umowa o prowadzenie PPK. Jeżeli osoba zatrudniona złoży deklarację o rezygnacji z PPK wcześniej, zanim zostanie podpisana na jej rzecz umowa o prowadzenie PPK, informacji o rezygnacji nie należy przekazywać do instytucji finansowej. Taką wykładnię potwierdził Polski Fundusz Rozwoju (PFR) w odpowiedzi na pytanie redakcji MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń.

Wyjaśnienia PFR z 22 października 2019 r. w sprawie przekazywania danych osób składających deklarację rezygnacji z PPK do instytucji finansowej

Podmiot zatrudniający nie zawiera umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która wcześniej złożyła deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Potwierdza to art. 134 ust. 2 ustawy o PPK, zgodnie z którym umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zawiera w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, o którym mowa odpowiednio w ust. 1 pkt 1-4 [terminy objęcia ustawą o PPK kolejnych grup podmiotów - przyp. red.], w imieniu i na rzecz osoby będącej w tym dniu osobą zatrudnioną, chyba że osoba ta przed upływem tego terminu złoży deklarację, o której mowa w art. 23 ust. 2 [deklaracja o rezygnacji - przyp. red.]. A także art. 16 ust. 1 ustawy o PPK, zgodnie z którym podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną.

 PRZYKŁAD

Załóżmy, że spółka z o.o., zatrudniająca 19 osób i podlegająca ustawie o PPK od 1 stycznia 2021 r., 1 marca 2021 r. zawarła na rzecz osób zatrudnionych umowę o prowadzenie PPK. Przed tą datą 15 osób złożyło pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Kolejnych 2 pracowników złożyło deklarację o rezygnacji po zawarciu na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca nie zawarł umowy o prowadzenie PPK na rzecz osób, które zrezygnowały z uczestnictwa przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK. Osoby te nie zostały umieszczone w załączniku do tej umowy. O niezapisaniu ich do PPK pracodawca nie informuje instytucji finansowej prowadzącej PPK. Natomiast osoby, które zrezygnowały z dokonywania wpłat do PPK po zawarciu na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK, zostały wykreślone z załącznika do umowy o prowadzenie PPK. O fakcie ich rezygnacji pracodawca niezwłocznie, w 7-dniowym terminie, ma obowiązek poinformować wybraną instytucję finansową. Takie działanie będzie prawidłowe.

 

Krok 5. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK do 26 marca 2021 r. (podmioty z sektora finansów publicznych) oraz do 23 kwietnia 2021 r. (pozostałe podmioty, u których nie funkcjonuje jeszcze PPK)

Umowa o zarządzanie PPK zostaje zawarta z instytucją finansową, która będzie prowadziła pracowniczy plan kapitałowy w danym podmiocie.

Umowa o zarządzanie PPK ustala ramy i sposób działania PPK w danej firmie, dlatego powinna określać m.in.:

• strony umowy,
• warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK,
• nazwę funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową,
• warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
• warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,
• wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych,
• sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat,
• maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy,
• warunki zmiany umowy,
• warunki i okres wypowiedzenia umowy.

W przypadku zawarcia umowy o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także dodatkowe zapisy, takie jak m.in. wysokość sumy ubezpieczenia oraz wysokość składki ochronnej, brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Dodatkowa, ważna informacja dotyczy podmiotów zatrudniających z sektora finansów publicznych. Ci pracodawcy mogą rozważyć zawarcie umowy o zarządzanie PPK jeszcze w 2020 r. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, z punktu widzenia ustawy o PPK, możliwe jest zawarcie przez podmioty zatrudniające z sektora finansów publicznych umowy o zarządzanie PPK przed 1 stycznia 2021 r. Wówczas jednak najwcześniejszym dopuszczalnym terminem wejścia w życie tej umowy powinien być 1 stycznia 2021 r. (czyli data objęcia danego podmiotu ustawą o PPK). W umowie można także określić późniejszy termin jej wejścia w życie (nie później jednak niż 26 marca 2021 r.).

Rozwiązanie takie może być korzystne dla podmiotu zatrudniającego. Do końca 2020 r., zgodnie z art. 4 pkt 4 obowiązującej obecnie ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.), do umów o zarządzanie PPK nie stosuje się przepisów tej ustawy. W wyjaśnieniach udzielonych w tym zakresie przez Urząd Zamówień Publicznych zwrócono uwagę, że zamawiający uwzględnia stan prawny obowiązujący w chwili udzielania zamówienia publicznego, czyli w dniu zawierania umowy o zamówienie publiczne. Oznacza to, że jeżeli w chwili zawarcia umowy o zarządzanie PPK zastosowanie ma nadal art. 4 pkt 4 obecnie obowiązujących przepisów, to podmiot zatrudniający nie ma obowiązku stosowania tej ustawy.

1 stycznia 2021 r. wejdzie w życie nowa ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.), która nie zawiera analogicznego wyłączenia dotyczącego umów o zarządzanie PPK. Zgodnie z art. 7 ust. 2a ustawy o PPK, który również wejdzie w życie 1 stycznia 2021 r., od tej daty do umów o zarządzanie PPK nie będzie stosować się nowych przepisów tylko wtedy, gdy wartość zamówienia będzie mniejsza niż progi unijne, o których mowa w art. 3 ust. 1 nowej ustawy - Prawo zamówień publicznych (139 tys. euro dla instytucji administracji centralnej i 214 tys. euro dla instytucji poniżej szczebla centralnego).

A zatem w razie zawarcia umowy o zarządzanie PPK 1 stycznia 2021 r. lub po tej dacie:

• jeżeli wartość szacunkowa zamówienia na zarządzanie PPK - ustalona zgodnie z przepisami nowej ustawy - Prawo zamówień publicznych - będzie mniejsza od progu unijnego, do udzielanego zamówienia nie będą miały zastosowania nowe przepisy,
• jeżeli w odniesieniu do umowy o zarządzanie PPK zawieranej 1 stycznia 2021 r. lub po tej dacie będzie istnieć obowiązek udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z procedurami określonymi w nowej ustawie, zamawiający będzie musiał podpisać tę umowę po przeprowadzeniu postępowania na podstawie tej ustawy.

WAŻNE

Podmioty sektora publicznego mogą zawrzeć umowę o zarządzanie PPK jeszcze w 2020 r., z datą wejścia w życie umowy nie wcześniej niż 1 stycznia 2021 r. - wówczas nie zostaną objęte przepisami nowej ustawy - Prawo zamówień publicznych, która może nałożyć na nie obowiązek przeprowadzenia postępowania przetargowego.

Jeżeli podmiot zarządzający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie go obowiązującym, PFR pisemnie wezwie go do zawarcia w terminie 30 dni umowy o zarządzanie PPK z wyznaczoną instytucją finansową (albo do przekazania do PFR informacji o zawarciu takiej umowy).

PFR zwraca uwagę, że 30-dniowy termin od otrzymania wezwania PFR nie stanowi przedłużenia terminu na zawarcie umowy o zarządzanie PPK. W przypadku gdy podmiot zatrudniający (albo osoba obowiązana do działania w imieniu tego podmiotu) nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u tego podmiotu w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Krok 6. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK do 10 kwietnia 2021 r. (podmioty z sektora finansów publicznych) oraz do 10 maja 2021 r. (pozostałe podmioty, u których nie funkcjonuje jeszcze PPK)

Umowa o prowadzenie PPK jest szczególnym rodzajem umowy cywilnoprawnej. Zawiera ją podmiot zatrudniający (pracodawca, zleceniodawca) z instytucją finansową, w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej. Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana w jednakowym brzmieniu dla wszystkich osób zatrudnionych. Uczestnicy PPK są imiennie wyszczególnieni w załączniku do umowy. Zmiana załącznika, polegająca na usuwaniu z niego lub dodawaniu do niego poszczególnych osób, nie stanowi zmiany umowy o prowadzenie PPK.

Za osobę zatrudnioną ustawa o PPK uznaje osoby pełnoletnie:

• zatrudnione na podstawie umowy o pracę albo umowy zlecenia (lub innej umowy o tym charakterze), umowy agencyjnej, umowy o pracę nakładczą,
• będące członkami rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
• będące członkami rad nadzorczych,
• przebywające na urlopie wychowawczym lub pobierające zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,

jeżeli podlegają z ww. tytułów obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Umowa o prowadzenie PPK nie zostanie jednak zawarta na rzecz wszystkich wyżej wskazanych osób. Z ww. grona osób zatrudnionych należy wyłączyć:

•  osoby w wieku od ukończenia 70 lat (na rzecz tych osób w ogóle nie zawiera się umów o prowadzenie PPK),
• osoby w wieku od 55 do 69 lat - jeżeli nie złożyły wniosku o włączenie ich do PPK,
• osoby, które przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK złożyły pracodawcy deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK.

PFR potwierdził jednoznacznie, że w sytuacji gdy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK składa osoba zatrudniona przed zawarciem na jej rzecz umowy o PPK, wówczas jej deklaracja jest wiążąca dla pracodawcy - taka osoba nie powinna być umieszczana w załączniku do tej umowy i nie powinna stać się uczestnikiem PPK.

Kolejną kwestią, którą należy rozważyć przy zawieraniu pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jest data zatrudnienia danej osoby oraz zastosowanie (lub niezastosowanie) kryterium stażu zatrudnienia w danym podmiocie.

Zasadniczo umowę o prowadzenie PPK zawiera się na rzecz osoby, która w danym podmiocie posiada co najmniej 3-miesięczny staż zatrudnienia. Przy ustalaniu tego stażu uwzględnia się także:

• okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce u tego samego pracodawcy,
• okresy zatrudnienia w innych podmiotach, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny pracodawca jest ich następcą prawnym,
• okresy zatrudnienia w poprzednim podmiocie zatrudniającym, w przypadku osób wykonujących pracę nakładczą, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy (tj. przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę).

W okresie przejściowym do umowy o prowadzenie PPK, w zakresie uwzględniania stażu zatrudnienia, stosuje się jednak zmodyfikowane kryteria.

I tak, pierwszą umowę o prowadzenie PPK zawiera się na rzecz wszystkich osób zatrudnionych na dzień objęcia ustawą o prowadzenie PPK (czyli w ostatnim etapie - zatrudnionych na 1 stycznia 2021 r.) - oczywiście jeżeli na dzień zawarcia umowy o prowadzenie PPK nadal pozostają w zatrudnieniu. Dopiero w odniesieniu do osób zatrudnionych 2 stycznia 2021 r. lub później należy uwzględniać ogólne kryterium 3-miesięcznego zatrudnienia w danym podmiocie.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że spółka z sektora publicznego zawarła umowę o prowadzenie PPK 1 kwietnia 2021 r. W załączniku do umowy uwzględniono wszystkie osoby zatrudnione (w rozumieniu ustawy o PPK) na 1 stycznia 2021 r., z wyłączeniem osób w wieku 55-69 lat niewnioskujących o włączenie do PPK, osób w wieku od 70 lat oraz osób, które przed 1 marca 2021 r. złożyły deklarację o rezygnacji z PPK.

Od 11 stycznia 2021 r. spółka zatrudniła na podstawie umowy o pracę kolejną osobę, w wieku 28 lat, która dotychczas nigdy nie była zatrudniona w tym podmiocie. Spółka nie zawrze umowy o prowadzenie PPK na rzecz tej osoby 1 kwietnia 2021 r., ponieważ pracownik nie będzie miał jeszcze wymaganego przepisami stażu u tego pracodawcy (i nie był osobą zatrudnioną na 1 stycznia 2021 r.).

Umowa o prowadzenie PPK na rzecz tego zatrudnionego może zostać zawarta dopiero po upływie 3 miesiąca (90 dni) zatrudnienia, nie później jednak niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia. Oznacza to, że umowa o prowadzenie PPK na rzecz tego zatrudnionego powinna zostać zawarta nie wcześniej niż 11 kwietnia i nie później niż 10 maja 2021 r., chyba że przed zawarciem tej umowy:

• pracownik złoży deklarację o rezygnacji z PPK albo

• stosunek pracy pomiędzy stronami ulegnie rozwiązaniu i nie zastąpi go inny tytuł skutkujący obowiązkiem zawarcia umowy o prowadzenie PPK.

WAŻNE

Podmioty ostatniego etapu wdrożenia systemu PPK zawierają pierwszą umowę o prowadzenie PPK na rzecz osób zatrudnionych na 1 stycznia 2021 r., bez stosowania kryterium stażu zatrudnienia, natomiast w odniesieniu do osób zatrudnionych po tej dacie kryterium stażowe będzie miało zastosowanie.

Krok 6. Pierwsze naliczenia i wpłaty do PPK

Wpłaty do PPK są naliczane i pobierane w terminie wypłaty wynagrodzenia. Natomiast przekazania ustalonych kwot do instytucji finansowej pracodawca musi dokonać w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Dla ustalenia prawidłowego terminu naliczenia, pobrania i dokonania pierwszych wpłat do PPK decydujące będą daty zawarcia umowy o prowadzenie PPK oraz wypłaty wynagrodzenia. Pierwsze wpłaty podmiot zatrudniający naliczy od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego (pozostawionego do dyspozycji) po zawarciu umowy o prowadzenie PPK.

Wpłaty do PPK nalicza się od wynagrodzenia, przez które należy rozumieć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie systemowej, bez stosowania ograniczenia do 30-krotności, z wyłączeniem kwot stanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego (art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK).

Wpłaty do PPK finansowane ze środków zatrudnionego są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są uwzględniane w podstawie wymiaru składek ZUS, ale są opodatkowane. Pomimo że wpłaty do PPK nie stanowią podstawy do oskładkowania, pracodawca ma obowiązek wykazywać je w imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA za każdego uczestnika PPK.

Zgodnie z wykładnią organów skarbowych przychód podlegający opodatkowaniu powstaje w miesiącu, w którym wpłata faktycznie zostanie przekazana przez podmiot zatrudniający na rachunek instytucji finansowej (m.in. interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 października 2019 r., sygn. 0112-KDIL3-3.4011.382.2019.1.AM, oraz z 7 sierpnia 2020 r., sygn. 0113-KDWPT.4011.76.2020.3.JR).

Taką wykładnię potwierdza i stosuje także ZUS, wskazując(na oficjalnej stronie organu www.zus.pl), że:

Jeżeli (…) część wpłaty na PPK obliczona przez podmiot zatrudniający staje się przychodem ubezpieczonego w terminie przekazania tej wpłaty do wybranego funduszu, to powinna zostać wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA za miesiąc, w którym nastąpiło przekazanie tej wpłaty.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że podmiot zatrudniający prowadzi PPK od 23 kwietnia 2021 r. Wynagrodzenie w tym zakładzie wypłacane jest z tzw. przesunięciem, do 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Oznacza to, że gdy pracownik w tym zakładzie otrzyma wynagrodzenie za kwiecień 2021 r. w maju 2021 r., wpłata na PPK w części finansowanej przez pracodawcę powinna zostać obliczona w terminie wypłaty tego wynagrodzenia w maju 2021 r. Następnie powinna zostać przekazana do instytucji finansowej najpóźniej do 15 czerwca 2021 r. Zgodnie z wytycznymi KAS oraz ZUS wpłata na PPK powinna zostać wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za czerwiec 2021 r. (pomimo że wynagrodzenie pracownika za kwiecień 2021 r., od którego wpłata została obliczona, zostanie ujęte w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika za maj 2021 r. i wykazane w imiennym raporcie miesięcznym za ten miesiąc).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 pkt 18, pkt 21, art. 7-10, art. 14-18, art. 20, art. 23, art. 25, art. 26-29, art. 31-35, art. 77, art. 106-111, art. 133-134, art. 137 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342

• § 2-4 oraz załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych - Dz.U. z 2019 r. poz. 1102

Joanna Stolarska

prawnik, ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były wieloletni pracownik ZUS

5. Obowiązek raportowania do ZUS o zawieranych umowach o dzieło

5.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2021 r., na mocy nowelizacji ustawy systemowej, na płatników składek i osoby fizyczne został nałożony nowy, istotny obowiązek - raportowania do ZUS o każdej zawartej przez nich umowie o dzieło.

Do art. 36 ustawy systemowej został dodany ust. 17, zgodnie z którym płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło ma obowiązek poinformować ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy. Z tego obowiązku są wyłączone tylko umowy "własne" - zawarte z własnym pracownikiem lub wykonywane na rzecz własnego pracodawcy.

PRZYKŁAD

Alicja B. prowadzi działalność gospodarczą - zakład krawiecki. Jest zarejestrowana jako płatnik składek w ZUS (opłaca składki wyłącznie na własne ubezpieczenia). Załóżmy, że w styczniu 2021 r. zawrze umowę o dzieło na wykonanie renowacji szyldu w swojej pracowni. Będzie miała obowiązek zgłosić zawarcie tej umowy w ZUS. Wykorzysta w tym celu sformalizowany formularz, który do końca 2020 r. powinien zostać udostępniony, na mocy rozporządzenia, podmiotom zlecającym dzieło.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zatrudnia 4 pracowników i 2 zleceniobiorców. 4 stycznia 2021 r. zawrze umowę o dzieło na wykonanie nowego logotypu firmy.

Wariant I

Umowa o dzieło zostanie zawarta z pracownikiem spółki.

W tej sytuacji płatnik nie będzie miał obowiązku zgłoszenia jej do ZUS. Przychód z tytułu umowy o dzieło jest w tym przypadku w całości oskładkowany, na zasadach obowiązujących w odniesieniu do przychodów pracowniczych.

Wariant II

Umowa o dzieło zostanie zawarta z osobą "z zewnątrz", niezwiązaną ze spółką na mocy żadnej innej umowy. W tej sytuacji spółka ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy o dzieło w ZUS, najpóźniej do 11 stycznia 2021 r.

Należy pamiętać, że nowe przepisy dotyczą nie tylko osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ale także każdej osoby fizycznej, która na własny, prywatny użytek zamawia wykonanie określonego dzieła.

PRZYKŁAD

Barbara Z. (niebędąca płatnikiem składek) zamówiła u zaprzyjaźnionego artysty plastyka namalowanie obrazu olejnego o tematyce marynistycznej. 4 stycznia 2021 r. strony zawarły umowę o dzieło. Jest to umowa między dwiema osobami fizycznymi, z których żadna nie prowadzi działalności gospodarczej. Barbara Z. będzie miała obowiązek zgłosić zawarcie tej umowy o dzieło do ZUS, w terminie do 11 stycznia 2021 r.

WAŻNE

Od 1 stycznia 2021 r. płatnicy składek oraz osoby fizyczne mają obowiązek informować ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy.

Być może nie było to intencją ustawodawcy, ale zgodnie z literalnym brzmieniem nowego przepisu z obowiązku raportowania o zawarciu umowy o dzieło wyłączone są osoby prawne i inne jednostki organizacyjne, które jednocześnie nie są płatnikami składek.

PRZYKŁAD

Spółka partnerska nie zatrudnia żadnej osoby i nie zgłasza żadnego ubezpieczonego w ZUS - sprawami spółki kierują wyłącznie jej wspólnicy (partnerzy). Spółka nie została zatem zgłoszona jako płatnik składek do ZUS (chociaż płatnikami składek na własne ubezpieczenia są odrębnie wszyscy jej partnerzy).

Załóżmy, że 15 stycznia 2021 r. spółka ta zawrze umowę o dzieło na wykonanie strony internetowej. Zgodnie z brzmieniem znowelizowanego art. 36 ust. 17 ustawy systemowej spółka nie zgłasza zawartej umowy o dzieło do ZUS. Nie ma takiego obowiązku - nie jest bowiem ani płatnikiem składek, ani osobą fizyczną, a tylko te podmioty od 1 stycznia 2021 r. muszą raportować do ZUS o zawieranych umowach o dzieło.

Dane o zawartych przez płatników umowach o dzieło będą ewidencjonowane na kontach płatników w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS (KSI ZUS). Ponadto ZUS będzie udostępniał informację dotyczącą tych umów Krajowej Administracji Skarbowej.

Wzór informacji o zawartych przez płatnika umowach o dzieło zostanie określony w rozporządzeniu wykonawczym. Na dzień oddania niniejszej publikacji do druku rozporządzenie to nie zostało jeszcze wydane.

5.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Omawiana nowelizacja ustawy systemowej wchodzi w życie 1 stycznia 2021 r. Nowe przepisy wprowadzone są wprost, bez ustanowienia okresu przejściowego.

Należy zatem uznać, że obowiązek raportowania dotyczy umów o dzieło zawieranych od 1 stycznia 2021 r. Do 31 grudnia 2020 r. (włącznie) obowiązek raportowania o zawarciu umowy o dzieło jeszcze nie obowiązuje.

PRZYKŁAD

Mariusz P. prowadzi sieć zakładów fryzjerskich. Na początku 2021 r. chce zlecić zaprojektowanie nowej, ujednoliconej dekoracji wnętrz we wszystkich salonach oraz jej wykonanie zgodnie z autorskim projektem.

Jeżeli umowę (umowy) o dzieło na wykonanie tych prac zawrze przed 1 stycznia 2021 r., wówczas nie powinien zgłaszać faktu ich zawarcia do ZUS - nawet jeżeli wykonanie prac wynikających z umowy (umów) o dzieło oraz rozliczenia z tego tytułu nastąpią już po granicznej dacie 1 stycznia 2021 r.

5.3. Przygotowanie do zmian

Nowe przepisy mają dalekosiężne skutki dla podmiotów gospodarczych. Umowy o dzieło są kontraktami niestanowiącymi tytułu do ubezpieczeń społecznych. Nie odprowadza się od nich żadnych składek do ZUS (z wyjątkiem umów zawartych z własnym pracownikiem lub wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy). Praktyka wskazuje jednak, że ZUS bardzo często, w toku kontroli płatników, kwestionuje rzeczywisty charakter umów o dzieło i uznaje je za umowy zlecenia. Konsekwencją uprawomocnienia takiej decyzji ZUS jest obowiązek opłacenia od takich kontraktów wszystkich obowiązkowych składek ZUS wraz z odsetkami.

Krok 1. Ustalenie obowiązku raportowania o zawieranych umowach o dzieło

Omawiane obowiązki nowelizacja nałożyła na:

• płatników składek oraz
• osoby fizyczne,

które zawierają umowy o dzieło (z wyłączeniem umów o dzieło zawieranych z własnymi pracownikami lub wykonywanymi na rzecz własnego pracodawcy).

Nowemu obowiązkowi zatem - co oczywiste - nie będą podlegały te podmioty, które nie zawierają umów o dzieło. Jednak nawet jeżeli taki podmiot obecnie zasadniczo nie stosuje takich kontraktów, zawsze może się to zdarzyć w przyszłości. Trzeba wówczas pamiętać o dopełnieniu nowego obowiązku i zgłoszeniu zawarcia umowy o dzieło do ZUS.

Raportować do ZUS nie muszą płatnicy składek, którzy umowy o dzieło zawierają z własnym pracownikiem albo w sytuacji, gdy umowa taka wykonywana jest na rzecz własnego pracodawcy osoby wykonującej dzieło. Przychody z takiego kontraktu z mocy prawa podlegają pełnemu oskładkowaniu tak jak przychody pracownicze.

Obowiązkowi raportowania o zawieranych umowach o dzieło nie podlegają także podmioty zawierające takie kontrakty w ramach działalności B2B - a zatem w sytuacji, gdy umowa o dzieło jest zawierana między przedsiębiorcami świadczącymi ją wzajemnie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Nowe przepisy mają umożliwić sprawne weryfikowanie rzeczywistego charakteru umowy o dzieło i sprawdzenie, czy pod tą nazwą nie zawarto w rzeczywistości innej umowy, skutkującej obowiązkiem ubezpieczeniowym (np. umowy zlecenia). Jako że podleganie ubezpieczeniom społecznym dotyczy podmiotowo wyłącznie osób fizycznych, należy uznać, że umowy o dzieło zawierane z przedsiębiorcą (przedsiębiorstwem) w ramach jego działalności biznesowej także nie podlegają zgłoszeniu w ZUS. Trzeba jednak podkreślić, że kwestia ta nie została w nowelizacji jednoznacznie rozstrzygnięta.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. (będąca płatnikiem składek) zawarła z inną spółką z o.o. umowę o dzieło na zaprojektowanie i zbudowanie nowej siedziby dla podmiotu zlecającego dzieło. Należy uznać, że w tej sytuacji obowiązek zgłoszenia w ZUS umowy zawartej w ramach współpracy B2B z inną spółką z o.o. nie dotyczy spółki z o.o. zlecającej dzieło.

Jak było już wcześniej wspomniane (zob. pkt 5.1.), pod nowy przepis nie podpadają obecnie osoby prawne i inne jednostki organizacyjne niebędące płatnikami składek. Podmioty te nie zostały zobowiązane do wypełnienia nowego obowiązku - nie są bowiem ani płatnikami składek, ani osobami fizycznymi.

Krok 2. Zapoznanie z nowym formularzem zgłoszeniowym

Wzór informacji o zawartych przez płatnika umowach o dzieło zostanie określony w rozporządzeniu wykonawczym. Kiedy zostanie ono wydane, należy zapoznać się z nowym formularzem, zasadami dotyczącymi jego wypełniania oraz formą przekazywania go do ZUS.

Krok 3. Weryfikacja treści zawieranych umów o dzieło

ZUS ma prawo weryfikować rzeczywisty charakter umowy. Może zatem stwierdzić, że pod nazwą "umowa o dzieło" kryje się w rzeczywistości umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług (rzadziej - umowa o pracę), stanowiąca tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdził prawo ZUS do dokonania takiej weryfikacji (por. np. orzeczenia z 21 marca 2013 r., III CSK 216/12; z 3 października 2013 r., II UK 103/13, OSNP 2014/9/134; z 14 listopada 2013 r., II UK 115/13; z 6 sierpnia 2014 r., II UK 566/13; z 28 kwietnia 2014 r., V CK 379/03, M. Prawn. 2004/11/486 i z 25 listopada 2010 r., I CSK 703/09).

Obecnie ZUS będzie posiadał i gromadził dane o wszystkich zawartych przez płatników (a także przez osoby fizyczne) umowach o dzieło. Można się zatem spodziewać, że w przypadku zawierania przez płatnika licznych umów o dzieło z wieloma wykonawcami, jak również umów o dzieło zawieranych wielokrotnie, kolejno z tą samą osobą - działania kontrolne ZUS zostaną zintensyfikowane.

Warto sprawdzić, czy zawierane dotychczas umowy o dzieło faktycznie spełniają warunki, aby za takie być uznane, i gromadzić dokumentację potwierdzającą, że istotnie mamy do czynienia z wykonawcą dzieła, a nie ze zleceniobiorcą.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zatrudnia dwie osoby na podstawie umowy zlecenia. Ponadto na potrzeby kolejnych zamówień i kontraktów zawiera liczne umowy o dzieło, od których nie są odprowadzane składki ZUS. Od 1 stycznia 2021 r. płatnik ten ma obowiązek raportowania do ZUS o każdej nowej, zawartej umowie o dzieło - w terminie 7 dni od jej zawarcia.

Część umów, określonych jako "umowy o dzieło", dotyczy regularnych prac porządkowych na terenie należącym do podmiotu zamawiającego "dzieło". Można z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić, że ZUS zakwestionuje te umowy i nakaże ich oskładkowanie na zasadach zgodnych z faktycznym ich charakterem (najpewniej jako umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 22 ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz niektórych innych ustaw - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 568; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1747

• art. 8 ust. 2a, art. 83 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1291

• art. 627 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740

Joanna Stolarska

prawnik, ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były wieloletni pracownik ZUS

 

Podsumowanie:

1. W 2021 r. wymiar godzin do przepracowania będzie wynosił łącznie 2016 godzin.

2. W 2021 r. w sobotę wystąpią dwa święta - 1 maja i 25 grudnia, za które pracownikom trzeba oddać inny dzień wolny.

3. Od 1 stycznia 2021 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie 2800 zł.

4. Do minimalnego wynagrodzenia zaliczane są, oprócz płacy zasadniczej, inne składniki płacowe, zarówno o charakterze stałym, jak i zmiennym.

5. Od 1 stycznia 2021 r. minimalna stawka za 1 godzinę pracy przysługująca zleceniobiorcom i osobom świadczącym usługi wyniesie 18,30 zł.

6. Jeżeli ze sposobu określenia wynagrodzenia w umowie cywilnoprawnej zawartej w 2020 r. nie wynika, że zleceniobiorca lub osoba świadcząca usługi nie otrzyma za pracę w 2021 r. minimalnej stawki za godzinę, przysługuje wyrównanie do minimalnej stawki.

7. Podstawa wymiaru zasiłków dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa za 2021 r. od kwoty 2800 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane ze środków pracownika.

8. W przypadku zatrudnienia pracownika na część etatu minimalna podstawa wymiaru zasiłków nie może być niższa od proporcjonalnego, w stosunku do etatu, minimalnego wynagrodzenia.

9. W 2021 r. współczynnik urlopowy dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie 21.

10.  Wysokość współczynnika urlopowego należy zmniejszyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony.

11. Od 1 stycznia 2021 r. do systemu PPK zostaną włączone najmniejsze podmioty zatrudniające oraz podmioty z sektora finansów publicznych.

12. Od 1 stycznia 2021 r. płatnicy składek oraz osoby fizyczne mają obowiązek zgłosić do ZUS każdą zawartą umowę o dzieło.