Jak wypełnić i przekazać wniosek o zwolnienie ze składek ZUS - RDZ

Ze względu na epidemię COVID-19 liczna grupa płatników może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku opłacania składek ZUS za okres od marca do maja 2020 r. Ulga ta przysługuje jednak wyłącznie na wniosek płatnika. ZUS alarmuje, że wnioski o zwolnienie ze składek ZUS są w bardzo wielu przypadkach nieprawidłowo wypełnione. Oprócz tego płatnicy stosują niewłaściwą formę przekazania wniosku RDZ do ZUS.

Wniosek o zwolnienie ze składek - w wymiarze 100% lub 50% - należnych za okres od marca do maja 2020 r. jest jednym z najczęściej składanych wniosków o ulgę w ramach tarczy antykryzysowej.

Zarówno przepisy dotyczące tej ulgi, jak i sam formularz wniosku o jej udzielenie ulegały kolejnym modyfikacjom. Ostatnia zmiana wynika z nowelizacji specustawy o COVID-19 i obowiązuje od 18 kwietnia br. Na mocy tej nowelizacji wprowadzono kolejne formy wsparcia dla przedsiębiorców, w tym rozszerzono krąg podmiotów uprawnionych do skorzystania ze zwolnienia z opłacania składek ZUS.

ZUS od dłuższego czasu informuje, że we wnioskach o zwolnienie ze składek płatnicy popełniają liczne błędy, które utrudniają i przedłużają postępowanie w sprawie ulgi, a czasami wręcz uniemożliwiają rozpatrzenie wniosku. Błędy dotyczą najczęściej wniosków papierowych. Wnioski elektroniczne, które zostały złożone za pośrednictwem platformy PUE ZUS - ograniczają możliwość popełnienia błędu, ponieważ dane płatnika są w nich pobierane bezpośrednio z bazy danych prowadzonej przez ZUS.

Poniżej przedstawiamy krok po kroku instrukcję wypełniania formularza wniosku o zwolnienie ze składek RDZ. Wniosek ten jest przeznaczony dla wszystkich grup podmiotów, które mogą ubiegać się o zwolnienie ze składek ZUS, niezależnie od wymiaru, w jakim przysługuje zwolnienie (50% lub 100% rozliczonych składek).

Nagłówek formularza RDZ

W nagłówku formularza RDZ płatnik znajdzie jego pełną nazwę (Wniosek o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek za marzec-maj 2020 r.) oraz 9-punktową instrukcję jego wypełnienia.

Przed wypełnieniem wniosku należy zapoznać się z przedstawionymi tu wskazówkami - ZUS szczególnie podkreśla konieczność podania prawidłowego adresu do korespondencji, ponieważ jego brak utrudnia późniejszy kontakt z płatnikiem w razie konieczności uzupełnienia lub skorygowania wniosku.

Dane wnioskodawcy (część I formularza RDZ)

Wypełniając formularz należy podać aktualne i kompletne dane płatnika, który ubiega się o udzielenie zwolnienia. Każdy płatnik składek powinien podać swój NIP i REGON. Numer PESEL podaje tylko osoba fizyczna uprawniona do ulgi, jeżeli nie ma nadanych numerów NIP i REGON. Osoby fizyczne ubiegające się o ulgę podają swoje imię i nazwisko, a także nazwę skróconą przedsiębiorcy, natomiast osoby prawne (albo inne jednostki organizacyjne) - wskazują nazwę skróconą przedsiębiorstwa.

Bardzo ważną sprawą jest podanie prawidłowych identyfikatorów - pomyłka jest możliwa szczególnie w przypadku wspólników, np. spółek cywilnych lub spółek osobowych.

PRZYKŁAD

Karol B. jest wspólnikiem spółki jawnej, która zatrudnia 4 pracowników i 3 zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych. Karol B. jest płatnikiem składek wyłącznie na własne ubezpieczenia. Składa wniosek RDZ we własnym imieniu, z własnymi danymi identyfikacyjnymi, w części II wniosku zaznaczając pole wyboru nr 3 - osoba prowadząca pozarolniczą działalność opłacająca składki wyłącznie za siebie. Zwolnienie ze składek na własne ubezpieczenia uzyska po spełnieniu m.in. warunku nieprzekroczenia progu przychodowego.

Spółka jawna, której wspólnikiem jest m.in. Karol B., składa odrębny wniosek RDZ - z własnymi danymi identyfikacyjnymi, w części II wniosku zaznaczając pole wyboru nr 1 - płatnik składek zgłaszający do ubezpieczeń społecznych mniej niż 50 osób (ulga będzie przysługiwała spółce w wymiarze 100% zwolnienia, ponieważ zgłasza do ubezpieczeń do 9 osób).

Należy pamiętać o podaniu aktualnych danych adresowych, a także danych do szybkiego kontaktu z ZUS - numeru telefonu oraz adresu e-mail. Jednostki ZUS obsługują obecnie tysiące wniosków o udzielenie różnego rodzaju ulg. Im sprawniej będzie przebiegać komunikacja z tym organem, tym szybciej płatnik może liczyć na korzystne dla siebie rozstrzygnięcie sprawy.

Treść wniosku (część II formularza RDZ)

Kolejna część formularza RDZ służy do przekazania najważniejszych informacji, które pozwolą udzielić płatnikowi zwolnienia, a także ustalić, w jakim wymiarze ono mu przysługuje.

Najpierw płatnik wskazuje, które miesiące, w jego indywidualnym przypadku, ma obejmować zwolnienie. Najczęściej wniosek będzie obejmował pełny okres od marca do maja 2020 r. Wówczas należy zaznaczyć pole wyboru w 3 miejscach: marzec 2020 r.; kwiecień 2020 r.; maj 2020 r. Warto przypomnieć, że obecnie ulga przysługuje za pełny okres zwolnienia (w tym za marzec 2020 r.), również w sytuacji, gdy płatnik uprawniony do skorzystania z ulgi dokonał płatności składek ZUS za marzec 2020 r.

W nielicznych przypadkach może zdarzyć się, że zwolnienie obejmie krótszy okres.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca opłacający składki tylko na własne ubezpieczenia chce skorzystać ze zwolnienia ze składek na podstawie tarczy antykryzysowej. W marcu 2020 r. jego przychód z działalności przekroczył jednak kwotę graniczną 15 681 zł. Z kolei w kwietniu 2020 r. jego przychody uległy znacznemu obniżeniu i nie przekroczyły wskazanego progu. W tej sytuacji płatnik ten złożył do ZUS wniosek o zwolnienie z opłacania 100% składek za kwiecień i maj 2020 r. We wniosku RDZ zaznaczył pole wyboru tylko w dwóch miejscach: kwiecień 2020 r.; maj 2020 r. Takie działanie było prawidłowe.

PRZYKŁAD

Osoba prowadząca działalność pozarolniczą chce skorzystać ze zwolnienia z opłacania składek za marzec i kwiecień 2020 r. Od 1 maja 2020 r. działalność została zawieszona. Składając wniosek RDZ płatnik powinien w nim wskazać, że ubiega się o zwolnienie z opłacania składek należnych za marzec i kwiecień 2020 r., zaznaczając tylko odpowiadające tym miesiącom pola.

Po wskazaniu okresu zwolnienia, o który ubiega się płatnik, należy określić, do której grupy uprawnionych podmiotów jest zaliczany. Informacje te pozwolą na ustalenie, czy ulga jest w ogóle należna, a jeżeli tak - to w jakim wymiarze.

I tak, wniosek składa się:

• jako płatnik składek - w punkcie 1 pole wyboru zaznaczają 2 grupy podmiotów:

- płatnicy składek zgłaszający do ubezpieczeń społecznych od 1 do 9 ubezpieczonych (przysługuje im zwolnienie ze 100% należności) oraz

- płatnicy składek zgłaszający do ubezpieczeń społecznych od 10 do 49 ubezpieczonych (przysługuje im zwolnienie z 50% należności), z wyłączeniem spółdzielni socjalnych (którym przysługuje 100% zwolnienie).

Do liczby ubezpieczonych nie wlicza się pracowników młodocianych.

We wniosku nie przewidziano odrębnego miejsca na wskazanie, do której z ww. grup zalicza się płatnik. Liczba ubezpieczonych będzie ustalana na podstawie danych zapisanych na koncie płatnika w kompleksowym systemie informatycznym ZUS;

• jako płatnik składek będący spółdzielnią socjalną - w punkcie 2 pole wyboru zaznaczają płatnicy składek będący spółdzielnią socjalną (przysługuje im zwolnienie ze 100% należności, niezależnie od liczby zatrudnianych osób);
• jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność opłacająca składki wyłącznie za siebie - w punkcie 3 pole wyboru zaznaczają osoby fizyczne, które są płatnikami składek wyłącznie na własne ubezpieczenia, np. przedsiębiorcy, wspólnicy spółek osobowych, wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o. (przysługuje im zwolnienie ze 100% należności).

Płatnik składek, który zaznaczył pole wyboru w punkcie 3 musi także wskazać wysokość przychodu uzyskanego z działalności pozarolniczej. W przypadku osób opłacających składki tylko za siebie ulga przysługuje, jeżeli przychód z działalności nie przekracza 15 681 zł. Pod uwagę bierze się przychód tylko z pierwszego miesiąca, którego dotyczy zwolnienie. Na prawo do ulgi nie wpływa:

- przychód uzyskany w miesiącach wcześniejszych niż objęte wnioskiem,

- przychód uzyskany w kolejnych wnioskowanych miesiącach,

- różnica przychodów w okresach sprzed epidemii i późniejszych;

• jako osoba duchowna opłacająca składki wyłącznie za siebie i/lub za inne osoby duchowne - w punkcie 4 pole wyboru zaznaczają płatnicy składek - duchowni (przysługuje im zwolnienie ze 100% należności).

Dodatkowe informacje dotyczące podmiotu (część III formularza RDZ)

Zwolnienie ze składek jest pomocą publiczną w rozumieniu przepisów unijnych. Pomoc ta podlega określonym ograniczeniom podmiotowym, a jej udzielanie jest ograniczone szczegółowymi limitami.

Trzecia część formularza RDZ wymaga od płatnika m.in. odpowiedzi na pytania o jego ogólną sytuację ekonomiczną oraz o zakres pomocy publicznej, z której dotychczas korzystał. Punkty do wypełnienia w tej części są opisane we wniosku bardzo szczegółowo. Wnioskujący płatnik powinien dokładnie sprawdzić, na które z nich musi udzielić odpowiedzi, a które w ogóle go nie dotyczą.

W części III wniosku płatnik podaje:

• w punkcie 1 - czterocyfrowy kod klasy działalności według PKD (należy wskazać klasę działalności, w związku z którą płatnik ubiega się o pomoc; jeżeli jej ustalenie nie jest możliwe - należy podać klasę PKD tej działalności, która generuje największy przychód);
• w punkcie 2 - informacje dotyczące sytuacji ekonomicznej podmiotu, któremu ma być udzielona pomoc publiczna, czyli wnioskowana ulga polegająca na zwolnieniu ze składek. Należy zaznaczyć jedno pole wyboru w każdym punkcie - A, B oraz C, w zależności od sytuacji indywidualnej płatnika:

- "Tak" - jeżeli wskazane w punkcie kryterium jest w jego przypadku spełnione,

- "Nie" - jeżeli wskazane kryterium nie jest spełnione lub

- "nie dotyczy" - jeżeli wskazane kryterium w ogóle nie ma do niego zastosowania;

• w punkcie 3 - informacje, czy wnioskujący płatnik otrzymał już inną pomoc rekompensującą negatywne konsekwencje ekonomiczne z powodu COVID-1. W przypadku zaznaczenia pola "Nie" kolejne pozycje tej części wniosku pozostawia się puste. W przypadku zaznaczenia pola "Tak" należy wypełnić kolejne pozycje, wskazując:

- wartość pomocy (wyrażoną w PLN),

- rodzaj i formę pomocy (np. dotacja, gwarancja),

- nazwę podmiotu udzielającego pomocy.

Data wypełnienia i podpis

Jednym z najczęściej popełnianych błędów we wniosku RDZ jest brak własnoręcznego podpisu osoby składającej wniosek (płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej), jeżeli jest on składany w formie papierowej. Niepodpisany wniosek nie może zostać rozpatrzony, dlatego trzeba koniecznie pamiętać o wypełnieniu tej pozycji formularza.

Należy także wskazać datę wypełnienia wniosku. Jeżeli płatnik korzysta z wniosku zamieszczonego na stronie ZUS, data wypełnienia będzie we wniosku uzupełniona automatycznie. Przed zamknięciem pliku pojawi się komunikat przypominający o konieczności podpisania wniosku.

Forma przekazania wniosku

ZUS informuje, że płatnicy składek często składają wniosek RDZ w nieprawidłowy sposób i przekazują w formie, która nie pozwala na jego rozpatrzenie. Najczęściej popełnianym błędem w tym zakresie jest składanie wniosku drogą elektroniczną jako skan, zdjęcie czy wypełniony plik Word lub PDF, przesłany e-mailem (np. na adres COT ZUS). Jest to postępowanie błędne.

WAŻNE!

Skany, zdjęcia czy wypełnione pliki Word lub PDF, przesłane e-mailem, nie są przez ZUS traktowane jak wnioski i nie będą przez ten organ rozpatrywane.

Wniosek RDZ można prawidłowo przekazać do ZUS na dwa sposoby - w formie papierowej albo w formie elektronicznej.

Jeżeli płatnik chce przekazać wniosek o zwolnienie ze składek RDZ w formie papierowej, wówczas musi wypełnić (ręcznie albo na komputerze) formularz RDZ pobrany np. ze strony ZUS, wypełniony wniosek własnoręcznie podpisać, a następnie przekazać do ZUS:

• za pośrednictwem poczty (najlepiej listem poleconym) albo
• wrzucając do skrzynki podawczej w najbliższej jednostce ZUS (przekazanie wniosku następuje bez kontaktu z pracownikiem organu).

Z kolei płatnik, który chce przekazać wniosek RDZ drogą elektroniczną, wypełnia formularz RDZ dostępny na platformie usług elektronicznych ZUS (PUE ZUS), a następnie przekazuje go:

• drogą elektroniczną przez PUE ZUS albo
• drogą elektroniczną przez PUE ZUS za pośrednictwem strony www.gov.pl.

Jak widać, przekazanie wniosku RDZ "drogą elektroniczną" odbywa się wyłącznie przez PUE ZUS i nie jest w ogóle dostępne dla płatników, którzy na tej platformie nie mają założonego profilu informacyjnego.

Wniosek RDZ o zwolnienie ze składek za okres od marca do maja 2020 r. należy przekazać do ZUS najpóźniej 30 czerwca 2020 r.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 31zo-31zp ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695

Joanna Stolarska

prawnik, ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, były wieloletni pracownik ZUS