PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Wysokość tych należności, w tym diet, reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). Kwoty i zasady obliczania diet zawarte w przytoczonym rozporządzeniu mają zastosowanie nie tylko w sferze budżetowej, ale również u pracodawców prywatnych, jeżeli ci ostatni nie określili wysokości diet w:

• regulaminie wynagradzania albo
• układzie zbiorowym pracy, albo
• umowie o pracę; ta możliwość dotyczy przypadków, gdy u pracodawcy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy i nie musi on ustalać regulaminu wynagradzania (art. 77⁵ § 3 i 5 Kodeksu pracy).

Jeżeli pracodawca prywatny określił wysokość diet należnych pracownikowi w jednym z ww. dokumentów, to diety określone w ten sposób nie mogą być niższe niż te wynikające z rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy).

Z pytania wynika, że Czytelnik zamierza zawrzeć w umowie z jednym z pracowników zapisy dotyczące wysokości diet z tytułu odbywanych przez niego podróży służbowych. Diety zostaną ustalone w stałej kwocie, niezależnej od państwa, do którego uda się pracownik i będą wyższe od tych, które wynikają z rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Z przywołanych przepisów Kodeksu pracy wynika, że takie postępowanie jest dopuszczalne. Zatem Czytelnik może w umowie o pracę zawartej z pracownikiem, o którym mowa w pytaniu, ustalić należne mu diety w sposób indywidualny.

Rozliczenie diet ustalonych w indywidualny sposób w kosztach pracodawcy

Zgłoszone wątpliwości dotyczą również możliwości rozliczania indywidualnie ustalonych diet w kosztach podatkowych. Katalog wydatków, których podatnik nie może zaliczać do kosztów podatkowych, zawiera art. 23 ust. 1 updof. Wśród tych wydatków ustawodawca nie wymienił wydatków z tytułu diet należnych pracownikom z tytułu odbywanych podróży służbowych. W związku z tym - niezależnie od tego, czy ich wysokość jest ustalana z pracownikiem indywidualnie, np. w umowie o pracę, czy też wynika z rozporządzenia w sprawie podróży służbowych - jeśli tego rodzaju wydatki zostaną poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, to mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.

Z pytania wynika, że pracownik, z którym Czytelnik zamierza zawrzeć umowę, w której w sposób indywidualny ustali wysokość diet, ma odbywać podróże do innych krajów UE w celu pozyskania nowych rynków zbytu dla produkowanych towarów. W związku z tym z całą pewnością wydatki, jakie zostaną poniesione na wypłatę diet dla tego pracownika, będą miały związek z uzyskiwanymi przez niego przychodami i będą mogły być przez niego w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Takie stanowisko potwierdzają również organy podatkowe (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 lipca 2020 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.123.2020.1.AM. Interpretacja ta dotyczy podatnika CIT, ale z uwagi na tożsamość przepisów w tym zakresie zachowuje aktualność w przedstawionym w pytaniu stanie faktycznym).

Podstawa prawna:

• art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1492

• § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

Katarzyna Wojciechowska

prawnik, ekspert w zakresie podatków dochodowych, redaktor "MONITORA księgowego"