Czy udział w wyjeździe szkoleniowym należy potraktować jako podróż służbową

PROBLEM

UZASADNIENIE

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). W wyroku z 30 maja 2001 r. (I PKN 424/00, OSNP 2003/7/172) Sąd Najwyższy wskazał, że:

(…) podróżą służbową jest wykonywanie zadania służbowego określonego przez pracodawcę poza miejscowością w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika - w kraju lub za granicą.

Kluczowym elementem mającym decydujące znaczenie w zakresie kwalifikacji danego wyjazdu w kategoriach podróży służbowej jest wykonywanie podczas takiego wyjazdu zadań służbowych - umówionej pracy, a nie każdej czynności, która może mieć większy lub mniejszy związek z pracą. Należy zatem przyjąć, że podczas delegacji służbowej pracownik wykonuje swoją pracę (zadania służbowe), tyle że w innym miejscu niż to, które jest jego stałym miejscem pracy.

Odnosząc się do wskazanego w pytaniu problemu, należy w pierwszej kolejności stwierdzić, że zasadą jest odróżnienie wyjazdów szkoleniowo-konferencyjnych od podróży służbowych. Z reguły wyjazd na szkolenie czy konferencję, które mają na celu podniesienie kwalifikacji zawodowych, nie odbywa się na podstawie wydanego uprzednio polecenia pracodawcy (polecenie wyjazdu służbowego), tylko następuje z inicjatywy i za zgodą pracodawcy. Podczas wyjazdu szkoleniowego pracownik nie wykonuje, co do zasady, umówionej pracy, tylko podnosi swoje kwalifikacje czy uzupełnia umiejętności. Uwzględniając te wyjaśnienia, należy stwierdzić, że organizacja wyjazdu szkoleniowo-konferencyjnego nie musi się wiązać z koniecznością wystawiania pracownikom poleceń wyjazdu służbowego (delegacji) ani z wypłatą należności z tytułu podróży służbowych.

UWAGA!

Uwzględniając fakt, że wyjazd na szkolenie nie jest kwalifikowany w kategoriach podróży służbowych, nie mają do niego zastosowania przepisy normujące zasady rozliczania podróży służbowych.

 Niezależnie od tego część pracodawców decyduje się na stosowanie zasad rozliczania podróży służbowych przy rozliczaniu wyjazdów na szkolenia czy konferencje.

W pewnych warunkach wyjazd szkoleniowo-konferencyjny będzie mógł być kwalifikowany w kategoriach podróży służbowej. Jednak aby taka kwalifikacja była możliwa, powinny być spełnione następujące przesłanki:

• pracownicy powinni otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,
• wyjazd służbowy musi wiązać się z wykonywaniem zadania służbowego - co zwykle oznacza świadczenie umówionej pracy,
• zadanie służbowe powinno być wykonywane poza obrębem miejscowości, w której pracodawca ma swoją siedzibę, lub poza stałym, określonym w umowie miejscem pracy pracownika.

Jeśli te warunki będą spełnione łącznie, wówczas można uznać, że wyjazd szkoleniowo-konferencyjny odbywa się w warunkach podróży służbowej.

Przykład

Pracodawca organizuje wyjazd szkoleniowo-konferencyjny, podczas którego będą omawiane zagadnienia z zakresu komunikacji między pracownikami, co w konsekwencji ma przełożyć się na lepszą efektywność w pracy. Szkolenia będą prowadzone przez pracownika działu HR zatrudnionego, podobnie jak pozostali pracownicy, w siedzibie pracodawcy, która jest stałym miejscem pracy pracowników firmy. Pracownik przeprowadzający szkolenie ma w zakresie swoich obowiązków organizowanie i przeprowadzanie podobnych szkoleń również w siedzibie pracodawcy. W tym przypadku należy przyjąć, że kwalifikacja wyjazdu szkoleniowego w kategoriach podróży służbowej będzie możliwa wyłącznie w przypadku pracownika organizującego i prowadzącego wyjazdowe szkolenie. Pracownik ten będzie wykonywał umówione zadanie służbowe, jakim jest prowadzenie szkolenia poza miejscowością stałej pracy. W przypadku pozostałych osób trudno mówić o wykonywaniu zadania służbowego. Jest to podnoszenie kwalifikacji w zakresie problematyki omawianej na szkoleniu.

Traktując wyjazd szkoleniowy w kategoriach delegacji, należy uznać, że pracodawca ma obowiązek wypłacenia świadczeń związanych z podróżą służbową. W przypadku niezakwalifikowania wyjazdu w kategoriach podróży służbowej istnieje nie tyle obowiązek, ile dobrowolna możliwość wypłaty świadczeń - zgodnie z przyjętymi w zakładzie pracy uregulowaniami lub w drodze indywidualnych ustaleń między pracodawcą a pracownikami.

Warto zaznaczyć, że odnośnie do omawianego problemu można spotkać się z opinią, zgodnie z którą sam fakt wydania pracownikowi polecenia wyjazdu na szkolenie czy konferencję stanowi okoliczność przesądzającą o konieczności kwalifikowania takiego wyjazdu w kategoriach wyjazdu służbowego, ze wszystkimi konsekwencjami. W takim przypadku uznaje się, że jednostronne zobowiązanie pracodawcy powoduje, iż taki wyjazd nabiera cech podróży służbowej w kwestiach rozliczeniowych, niezależnie od tego, czy pracownicy w ramach wyjazdu będą wykonywać pracę (np. szkolić pozostałych), czy będą jedynie uczestniczyć w szkoleniu jako słuchacze.

W przypadku gdy istnieją przesłanki uznania - w stosunku do poszczególnych osób - wyjazdu szkoleniowego za podróż służbową, przy zachowaniu wcześniej opisanych warunków, wówczas należy pamiętać o obowiązku rozliczenia takiego wyjazdu. Zasadą jest rozliczanie podróży służbowych zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Regulacja ta ma obligatoryjne zastosowanie do pracodawców publicznych, w przypadku pozostałych - istnieje możliwość jej stosowania, o ile taki pracodawca nie wprowadził własnych rozwiązań.

Podstawa prawna:

• art 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. z 2018 r. poz. 108; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357

• § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy