10/2020 [dodatek: Ściąga dla kadrowego], data dodania: 30.09.2020 Ściąga. Kontrole pracodawców związane z epidemią COVID-19 - o czym trzeba pamiętać
Po okresie ograniczenia działalności kontrolnej ze względu na pandemię koronawirusa przez PIP, ZUS i urzędy pracy obecnie kontrole odbywają się praktycznie w pełnym zakresie. Są one jednak prowadzone z zastosowaniem procedur ograniczających ryzyko zakażenia wirusem COVID-19. Podczas kontroli PIP, ZUS i urząd pracy sprawdzą m.in. przestrzeganie przez pracodawców przepisów antykryzysowych.
1. Kontrole PIP
Państwowa Inspekcja Pracy przystąpiła do kontroli weryfikujących przestrzeganie przez pracodawców i pracowników zasad ochrony przez zakażeniami COVID-19. Kontrole są prowadzone przede wszystkim w sektorach i branżach, w których ryzyko rozprzestrzeniania się koronawirusa jest największe, a także w urzędach państwowych (zarówno administracji centralnej, jak i samorządowej).
● Zakres kontroli weryfikującej ochronę pracowników przed zakażeniem koronawirusem
Kontrole PIP mają na celu sprawdzenie, czy pracodawcy przestrzegają reżimu sanitarnego, tak aby możliwie jak najbardziej zminimalizować ryzyko zakażenia koronawirusem.
Tabela 1. Zakres kontroli PIP weryfikującej ochronę pracowników przed zakażeniem koronawirusem
| Co inspektorzy PIP weryfikują w trakcie kontroli, sprawdzając ochronę pracowników przed zakażeniem COVID-19 |
| Czy pracownicy mają zapewnione indywidualne środki ochrony w postaci np. maseczek, przyłbic, rękawiczek, kombinezonów |
| Czy pracownicy mają dostęp do środków odkażających, płynów do dezynfekcji rąk, a także innych środków higienicznych |
| Czy pracodawca zapewnił właściwy dystans między pracownikami oraz między pracownikami a klientami lub interesantami |
| Czy praca zdalna została wprowadzona przez pracodawców i funkcjonuje zgodnie z obowiązującymi przepisami |
| Czy pracodawcy dokonali oceny ryzyka zawodowego związanego z możliwością zakażenia koronawirusem przy wykonywanych pracach |
| Czy pracodawcy zastosowali odpowiednie środki profilaktyczne zapewniające zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników |
● Procedury kontroli PIP w okresie pandemii
Państwowa Inspekcja Pracy w okresie zagrożenia epidemiologicznego oraz stanu epidemii przyjęła specjalne procedury obowiązujące w trakcie czynności kontrolnych w zakładach pracy.
Tabela 2. Procedury ograniczające ryzyko zakażenia koronawirusem podczas kontroli PIP
| Inspektorzy | ● przed rozpoczęciem czynności kontrolnych (w sytuacji gdy nie wyklucza tego charakter kontroli) inspektor powinien podjąć próbę kontaktu telefonicznego z pracodawcą w celu ustalenia obowiązujących w zakładzie procedur dotyczących utrzymania reżimu sanitarnego; ● w czasie kontroli inspektor powinien respektować obowiązujące u pracodawcy ograniczenia i obowiązki związane z zapobieganiem rozprzestrzenianiu się koronawirusa, w tym także: - stosować wymaganą osłonę ust i nosa, - przestrzegać higieny rąk, - nie podawać dłoni na powitanie, - poddać się wymaganej dezynfekcji rąk czy obuwia, - zachowywać wymagany dystans w stosunku do osób przebywających w kontrolowanym podmiocie - minimum 2 m, - w miarę możliwości ograniczyć kontakt z osobami, z którymi spotyka się w czasie prowadzenia czynności kontrolnych |
| Dokumenty | ● dokumenty udostępnione inspektorowi pracy przez pracodawcę do kontroli poza terenem zakładu powinny być poddane 24-godzinnej kwarantannie w szczelnie zamykanych pojemnikach |
| Środki ochrony | ● PIP wyposaży swoich inspektorów w odpowiednio dobrane środki ochrony indywidualnej, które powinni stosować w trakcie kontroli |
| Miejsce kontroli | ● w trakcie kontroli w miarę możliwości inspektor powinien przeprowadzać czynności kontrolne w formie zdalnej (poza siedzibą pracodawcy), ● podczas prowadzenia czynności kontrolnych na terenie zakładu pracy inspektor powinien korzystać z wydzielonego pomieszczenia oraz ograniczyć do minimum czas tych czynności, a pracodawca powinien zapewnić takie pomieszczenie, ● inspektor nie przeprowadza czynności kontrolnych w domach osób wykonujących swoje obowiązki zawodowe zdalnie |
2. Kontrole przeprowadzane przez wojewódzkie urzędy pracy
● Kontrola dofinansowania wynagrodzeń
Dyrektor wojewódzkiego urzędu pracy (WUP) może przeprowadzać kontrole w okresie pobierania przez pracodawcę dofinansowania wynagrodzenia pracowników, jakie otrzymał z tego urzędu. Taka kontrola może być również przeprowadzona w okresie 3 lat po zakończeniu okresu pobierania świadczeń u podmiotów, które otrzymały tego rodzaju wsparcie z WUP.
Tabela 3. Podmioty objęte kontrolą WUP, jej zakres oraz sankcje za niepoddanie się kontroli
| Wybrane podmioty objęte kontrolą | Zakres kontroli | Sankcje z tytułu niepoddania się kontroli |
| ● przedsiębiorca w rozumieniu art. 4 ust. 1 lub 2 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, ● organizacja pozarządowa w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, tj. m.in. instytuty badawcze, banki i spółki prawa handlowego będące państwowymi lub samorządowymi osobami prawnymi, ● jednostka, o której mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, tj. m.in. spółdzielnie socjalne, kluby sportowe - u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych (spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym w wysokości co najmniej 15 lub 25) w następstwie wystąpienia COVID-19, lub ● państwowa albo prowadzona wspólnie z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego instytucja kultury, w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, u której wystąpił spadek przychodów w następstwie wystąpienia COVID-19, a także ● spółka wodna, o której mowa w ustawie z 20 lipca 2017 r. - Prawo wodne | Kontrola WUP dotyczy wydatkowania środków FGŚP na wypłatę świadczeń zgodnie z przeznaczeniem. W tym celu urząd pracy może żądać okazania wszelkiej dokumentacji z tym związanej oraz złożenia stosownych wyjaśnień. Do dokumentacji, której urząd może wymagać, należą w szczególności dane zawarte w oświadczeniach składanych z wnioskiem o dofinansowanie, tj. m.in. dokumenty potwierdzające sprzedaż, listy płac, wyciągi bankowe, listy obecności, zwolnienia lekarskie dotyczące pracowników i zleceniobiorców, w związku z którymi podmiot zatrudniający otrzymał pomoc. | Podmiot, który nie poddał się kontroli wskutek przeszkód leżących po jego stronie, ma obowiązek zwrotu na rachunek bankowy wojewódzkiego urzędu pracy, z którego otrzymał środki, całości otrzymanej pomocy wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. Odsetki liczone będą od dnia przekazania środków wykorzystanych niezgodnie z warunkami określonymi w ustawie o COVID-19. Zgodnie z wyjaśnieniami MRPiPS podmiot, który otrzymał wsparcie, nie będzie ponosił negatywnych skutków niemożności poddania się kontroli, jeżeli wpływ na to miały: ● okoliczności prawne (stany wyjątkowe, szczególne przepisy uniemożliwiające poddanie się kontroli - nie są to okoliczności faktyczne) oraz ● okoliczności faktyczne całkowicie niezależne od podmiotu (siła wyższa, inne wyjątkowe okoliczności związane z niemożliwym do przewidzenia rozwojem epidemii). |
● Kontrola pożyczek udzielonych na pokrycie bieżących kosztów działalności
Urzędy pracy będą kontrolować podmioty, które otrzymały jednorazową pożyczkę do wysokości 5000 zł na pokrycie bieżących kosztów prowadzenia działalności gospodarczej lub statutowej. Pożyczka ta może zostać umorzona. Do podmiotów tych należą prowadzący działalność przed 1 kwietnia 2020 r.:
- mikroprzedsiębiorcy, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, a także
- organizacje pozarządowe lub podmioty, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (aby ubiegać się o pożyczkę, przychód tych jednostek w poprzednim roku bilansowym nie może przekroczyć 100 000 zł).
Pożyczka wraz z odsetkami podlega umorzeniu, pod warunkiem że beneficjent pożyczki prowadził działalność przez okres 3 miesięcy od dnia jej udzielenia. Zasadniczo kontroli nie będą podlegać wydatki sfinansowane pożyczką.
Tabela 4. Procedura kontroli udzielonych pożyczek na podstawie Tarczy antykryzysowej
| Jak przebiega kontrola udzielonych pożyczek przez urząd pracy |
| 1. Do celów umorzenia pożyczki - weryfikacja bazy CEIDG lub KRS w celu potwierdzenia, czy podmiot w okresie 3 miesięcy od udzielenia pożyczki prowadził działalność. Jeżeli okres prowadzenia działalności był krótszy niż wymagany, urząd będzie dochodził zwrotu pożyczki wraz z odsetkami. |
| 2. Do celów ustalenia, czy pożyczka została wypłacona w prawidłowej wysokości - weryfikacja oświadczenia o wysokości łącznych przychodów osiągniętych w poprzednim roku bilansowym w przypadku organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Te podmioty mogą otrzymać pożyczkę w wysokości nieprzekraczającej 10 przychodów w poprzednim roku bilansowym. |
3. Kontrole ZUS
ZUS zapowiedział weryfikację zasadności udzielanych przez ten organ form pomocy firmom poszkodowanym w wyniku pandemii koronawirusa - zwolnienia ze składek za okres od marca do maja 2020 r. oraz świadczenia postojowego.
W praktyce weryfikacja ta będzie się odbywała głównie w formie postępowania administracyjnego (wyjaśniającego) oraz przez wymianę informacji pomiędzy ZUS i Krajową Administracją Skarbową (KAS). Większość danych niezbędnych do weryfikacji świadczeń jest w posiadaniu tych dwóch organów. ZUS i KAS wymienią niezbędne dane w trybie uproszczonym, drogą elektroniczną.
Niektóre okoliczności - np. faktyczną skalę ograniczenia działalności gospodarczej lub umowy cywilnoprawnej, wykazywaną w celu przyznania świadczenia postojowego - podmiot uprawniony będzie musiał wykazać i uzasadnić we własnym zakresie, jeżeli zażąda tego ZUS.
Wnikliwej weryfikacji podlegać może również spadek przychodów z działalności gospodarczej, ustalany na potrzeby postępowania o świadczenie postojowe. ZUS i KAS mogą sprawdzać, czy spadek przychodów był rzeczywisty, a nie wynikał np. wyłącznie z manipulowania terminami płatności faktur.
W każdym przypadku ZUS ma obowiązek poinformować płatnika o wszczęciu postępowania administracyjnego w jego sprawie.
● Kontrola w zakresie zwolnienia ze składek ZUS
Tabela 5. Kryteria przyznania ulgi oraz sposoby ich weryfikacji
| Kryterium udzielenia ulgi | Sposób weryfikacji przez ZUS | Działania podmiotu, który skorzystał z ulgi |
| 1 | 2 | 3 |
| Data zarejestrowania w ZUS płatnika składek | Dane zapisane w Kompleksowym Systemie Informatycznym (KSI) ZUS | ● Jeżeli dane przekazane do ZUS są zgodne ze stanem faktycznym - ulga jest należna (postępowanie zostaje zakończone). ● Jeżeli płatnik przekazał dane nieprawdziwe - składki za okres objęty zwolnieniem podlegają zwrotowi na podstawie decyzji wydanej przez ZUS (wraz z odsetkami za zwłokę). ● Jeżeli ZUS uzna ulgę za nienależną i zobowiąże płatnika do opłacenia składek, a płatnik nie zgadza się z tą decyzją - należy zawnioskować o ponowne rozpatrzenie sprawy do prezesa ZUS, natomiast w razie utrzymania niekorzystnej decyzji - odwołać się do sądu administracyjnego (niezbędne pouczenia znajdą się w decyzji). |
| Liczba osób zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych na dzień wskazany w ustawie o COVID-19 | ||
| Wysokość przychodu lub dochodu z działalności w pierwszym miesiącu wskazanym we wniosku o zwolnienie - dotyczy osób prowadzących działalność pozarolniczą, opłacających składki wyłącznie za siebie | Dane o przychodzie i dochodzie z działalności są w posiadaniu KAS. Na mocy ustawy o COVID-19 dane te są przekazywane do ZUS. | ● Jeżeli płatnik przekazał prawdziwe dane o przychodzie/dochodzie (i spełnia pozostałe kryteria - zob. powyżej) - ulga jest należna (postępowanie zostaje zakończone). ● Jeżeli płatnik przekazał nieprawdziwe dane o przychodzie/dochodzie - składki za okres objęty zwolnieniem podlegają zwrotowi na podstawie decyzji wydanej przez ZUS (wraz z odsetkami za zwłokę). ● Jeżeli ZUS uzna ulgę za nienależną i zobowiąże płatnika do opłacenia składek, a płatnik nie zgadza się z tą decyzją - należy zawnioskować o ponowne rozpatrzenie sprawy do prezesa ZUS, natomiast w razie utrzymania niekorzystnej decyzji - odwołać się do sądu administracyjnego (niezbędne pouczenia znajdą się w decyzji). |
● Kontrola w zakresie świadczenia postojowego
Tabela 6. Kryteria przyznania świadczenia postojowego oraz sposoby ich weryfikacji
| Kryterium udzielenia ulgi | Sposób weryfikacji przez ZUS | Działania podmiotu, który skorzystał z ulgi |
| Data rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej (przedsiębiorcy) lub data zawarcia umowy cywilnoprawnej (zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła) | Dane zapisane w Kompleksowym Systemie Informatycznym (KSI) ZUS - na podstawie informacji z CEIDG oraz na podstawie zgłoszeń płatników składek. W przypadku wykonawcy dzieła konieczna może okazać się weryfikacja daty zawarcia umowy (obecnie ZUS nie posiada danych o zawieranych umowach o dzieło). | ● Jeżeli dane przekazane do ZUS są prawdziwe - świadczenie postojowe jest należne (postępowanie zostaje zakończone). ● Jeżeli przedsiębiorca/wykonawca umowy cywilnoprawnej przekazał dane nieprawdziwe - świadczenie postojowe zostaje uznane za nienależne i podlega zwrotowi na podstawie decyzji wydanej przez ZUS (wraz z odsetkami za opóźnienie). ● Jeżeli ZUS uzna świadczenie postojowe za pobrane nienależnie i zobowiąże do jego zwrotu, a podmiot, który je pobrał, nie zgadza się z tą decyzją - należy odwołać się do sądu (niezbędne pouczenia znajdą się w decyzji). |
| Ograniczenie prowadzenia działalności gospodarczej (przestój w działalności) lub ograniczenia wykonywania umowy (przestój w wykonywaniu umowy cywilnoprawnej) - w następstwie epidemii COVID-19 | Dane ZUS w tym zakresie pochodzą wyłącznie z wniosku o ulgę - przez "przestój" należy rozumieć wszelkie okoliczności związane z COVID-19, które ograniczyły działalność przedsiębiorcy/wykonawcy umowy cywilnoprawnej (uwzględniając np. spadek przychodów, dochodów, obrotów, liczby klientów). | |
| Wysokość przychodu z miesiąca poprzedzającego miesiąc złożenia wniosku o świadczenie postojowe | Dane o przychodzie i dochodzie z działalności są w posiadaniu KAS. Na mocy ustawy o COVID-19 dane te są przekazywane do ZUS. | |
| Brak innego tytułu do ubezpieczeń społecznych | Dane zapisane w Kompleksowym Systemie Informatycznym (KSI) ZUS |
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 3, art. 15g-15ga, art. 15gg, art. 15zq, art. 15zx, art. 31zo, art. 31zu, art. 31zy10 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1493
● art. 11, art. 13, art. 23-30 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1251
● § 9 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 sierpnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii - Dz.U. z 2020 r. poz. 1356; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1573
