1. Czym jest PPK, podstawy prawne funkcjonowania oraz terminy wdrażania

Pracownicze plany kapitałowe (PPK) to program przeznaczony dla pracowników, którzy chcieliby zaoszczędzić środki na później. Ustawodawca nie definiuje pojęcia "pracownicze plany kapitałowe" jako formy dodatkowego oszczędzania na emeryturę. Posługuje się pojęciem oszczędzania na przyszłość, a dokładnie na okres po osiągnięciu 60 roku życia, a także na inne cele przewidziane w przepisach, np. wypłatę środków na cele mieszkaniowe lub w przypadku poważnego zachorowania.

Funkcjonuje także instytucja zwrotu środków. Jest to gwarant prywatności środków, który pozwala uczestnikowi w dowolnym momencie na wycofanie całości środków zgromadzonych na rachunku PPK. Zasadniczy moment, kiedy będzie można skorzystać ze środków zgromadzonych na swoim rachunku PPK, to osiągnięcie 60 roku życia. Jest to granica ustalona bez względu na płeć uczestnika PPK (kobieta czy mężczyzna).

Co do zasady pracownicy stają się uczestnikami PPK poprzez automatyczny zapis. Mają jednak możliwość zrezygnowania lub ponownego zapisania się. Udział w PPK jest dobrowolny.

PPK to program współfinansowany z trzech źródeł.

1. przez pracodawcę,
2. przez pracownika,
3. ze środków publicznych.

W PPK nie ma udziału ZUS. Jest za to udział instytucji finansowych i elementu oszczędzania kapitałowego (środki są inwestowane na giełdzie).

Część środków (25%) ma być wypłacana jednorazowo, a pozostałe środki (75%) - w formie ratalnej co najmniej przez 120 miesięcy. Jest to model, który powinien zachęcić uczestników PPK do długoterminowego oszczędzania.

Obecnie trudno jest określić, czym jest PPK. Program ten należy zakwalifikować jako jedną z form dobrowolnego oszczędzania w ramach II filaru emerytalnego.

Należy odróżnić PPK od pracowniczych programów emerytalnych. Pracownicze programy emerytalne są tworzone dobrowolnie przez pracodawców. Charakteryzują się tym, że składki podstawowe zasadniczo wnoszą pracodawcy. Natomiast PPK zakładają wnoszenie wpłaty podstawowej współfinansowanej przez pracodawcę i pracownika. Każda inna forma oszczędzania, nawet zbliżona do tej instytucji, nie może być określana jako pracownicze plany kapitałowe lub skrótowo PPK. Nie należy mylić tych dwóch instytucji.

Proces tworzenia PPK składa się z następujących etapów: wybór instytucji finansowej oraz terminowe zawarcie umów składających się na PPK, tj. umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK. Wszystkie etapy są równie istotne, ale z różnych powodów.

 

1.1. Podstawy prawne funkcjonowania PPK (ustawy i rozporządzenia)

Podstawowym aktem prawnym regulującym PPK jest ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK). Ustawa ta weszła w życie 1 stycznia 2019 r., poza kilkoma przepisami (art. 23 ust. 5 i 6, art. 49 ust. 5 i 6, art. 77 ust. 3 pkt 4 oraz art. 124 pkt 4 lit. b), które wchodzą w życie w latach 2021-2023 w różnych datach.

Do ustawy o PPK w 2019 r. wydano 7 rozporządzeń wykonawczych.

 

Tabela 1. Podstawy prawne w zakresie tworzenia i funkcjonowania PPK

Akt prawny	Co reguluje
Ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych	Określa zasady gromadzenia środków w PPK, zawierania umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK, finansowania i dokonywania wpłat do PPK oraz dokonywania wypłat transferowych, wypłat i zwrotu środków zgromadzonych w PPK.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych	Zawiera wzór deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (załącznik) oraz szczegółowy zakres zawartych w niej danych.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 13 czerwca 2019 r. w sprawie sposobu ustalania stopy referencyjnej i szczegółowego sposobu obliczania wynagrodzenia za osiągnięty wynik, pobieranego przez towarzystwa funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwa emerytalne, pracownicze towarzystwa emerytalne lub zakłady ubezpieczeń, umieszczone w Ewidencji Pracowniczych Planów Kapitałowych	Określa zasady ustalania stopy referencyjnej i szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za osiągnięty wynik, przy uwzględnieniu efektywności dokonywanych inwestycji.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 marca 2019 r. w sprawie dokumentów dołączanych do oświadczenia o spełnianiu warunków koniecznych do umieszczenia w Ewidencji Pracowniczych Planów Kapitałowych	Określa dokumenty, które instytucja finansowa powinna dołączyć do oświadczenia o spełnianiu warunków koniecznych do umieszczenia w ewidencji PPK.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 21 marca 2019 r. w sprawie opłaty za prowadzenie Ewidencji Pracowniczych Planów Kapitałowych oraz realizację obowiązków, o których mowa w art. 8 ust. 4 i 5 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych	Wskazuje terminy uiszczania oraz wysokość i sposób obliczania opłaty miesięcznej wnoszonej przez wybraną instytucję finansową na rzecz PFR za prowadzenie ewidencji PPK oraz za weryfikację danych udostępnianych przez ZUS.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 22 lutego 2019 r. w sprawie wysokości opłaty za utworzenie i prowadzenie portalu PPK oraz wysokości stawki opłaty za udział w tym portalu	Określa wysokość opłaty wstępnej za utworzenie i prowadzenie portalu PPK oraz wysokość opłaty rocznej za udział w portalu PPK przez instytucje finansowe.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 21 sierpnia 2019 r. w sprawie sporządzania i przekazywania przez wybraną instytucję finansową informacji dotyczącej uczestnika pracowniczego planu kapitałowego, z którego rachunku ma zostać dokonana wypłata transferowa	Wskazuje sposób sporządzania informacji dotyczącej uczestnika PPK, z którego rachunku PPK ma zostać dokonana wypłata transferowa, tryb jej przekazywania oraz jej wzór (załącznik).
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 21 maja 2019 r. w sprawie określenia zakresu danych zawartych w dokumencie płatniczym przekazywanym przez instytucję finansową do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz sposobu i trybu przeliczania przekazanych kwot na podstawę wymiaru świadczenia	Określa szczegółowy zakres danych podawanych przez instytucję finansową na dokumencie płatniczym w przypadku przekazywania na rachunek bankowy wskazany przez ZUS niektórych operacji dokonywanych w ramach PPK.

 

Ponadto w celu gromadzenia i udzielania informacji o funkcjonowaniu PPK został utworzony specjalny portal PPK (art. 78-79 w rozdziale 11 ustawy o PPK) - www.mojeppk.pl. Na portalu PPK umieszczone są m.in.:

• prezentacje PPK towarzystw funduszy inwestycyjnych, PTE, pracowniczych towarzystw emerytalnych lub zakładów ubezpieczeń umieszczonych w ewidencji PPK oraz funduszy zdefiniowanej daty przez nie zarządzanych,
• informacje dla osób zatrudnionych, uczestników PPK oraz osób uprawnionych, a także innych osób, którym zgodnie z ustawą o PPK mogą zostać wypłacone środki zgromadzone na rachunkach PPK, na ich wniosek, o funkcjonowaniu PPK, w tym o warunkach uczestnictwa oraz uprawnieniach wynikających z uczestnictwa w PPK,
• informacje podmiotów zatrudniających o obowiązkach i uprawnieniach wynikających z funkcjonowania PPK,
• oferty instytucji finansowych, w tym warunki umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK, statuty (regulaminy), kluczowe informacje dla inwestorów, dokumenty zawierające kluczowe informacje lub inne materiały informacyjne dotyczące działalności towarzystw funduszy inwestycyjnych, PTE, pracowniczych towarzystw emerytalnych lub zakładów ubezpieczeń w zakresie PPK,
• oferty propagujące wiedzę o funkcjonowaniu PPK, w tym organizowanie szkoleń i konferencji na temat PPK.

 

1.1.1. PPK a prawo pracy

Co do zasady system PPK nie jest częścią prawa pracy. Nie jest częścią ani powszechnego prawa pracy, ani zakładowego prawa pracy w danym podmiocie zatrudniającym. Świadczą o tym zarówno przepisy samej ustawy o PPK, jak i inne rozwiązania systemowe dotyczące prawa pracy.

Przykładowo w ustawie o PPK elementami wskazującymi jednoznacznie na fakt, że PPK nie jest prawem pracy, są terminy przedawnienia roszczeń uczestnika PPK w stosunku do podmiotu zatrudniającego z tytułu braku lub nieprawidłowej wysokości dokonanej wpłaty do PPK. Roszczenia z tytułu wpłat ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne (art. 29 ust. 2 ustawy o PPK).

Innym potwierdzeniem tego, że PPK to nie prawo pracy, jest przepis dotyczący kwestii spornych. Spory ze stosunków prawnych dotyczące obowiązków wynikających z ustawy o PPK oraz umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK rozstrzygają sądy powszechne. Powództwo wytacza się przed sąd pierwszej instancji, w którego okręgu uczestnik PPK ma miejsce zamieszkania lub w którego okręgu znajduje się siedziba podmiotu zatrudniającego albo siedziba jego oddziału (art. 30 ust. 1 ustawy o PPK). Jak widać, nie jest to sąd pracy. Wynika to także z ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, która nie została znowelizowane na mocy ustawy o PPK. A zatem spory związane z PPK nie są sprawami z zakresu prawa pracy w rozumieniu obowiązujących przepisów.

 

1.1.2. PPK a zakładowe prawo pracy

System PPK nie jest częścią zakładowego prawa pracy w danym podmiocie zatrudniającym. Uczestnictwo oraz warunki PPK (np. w zakresie wysokości wpłat do PPK finansowanych przez podmiot zatrudniający) nie stanowią warunków pracy czy płacy danego pracownika uczestniczącego w PPK. Oznacza to np. brak konieczności indywidualnego wypowiadania pracownikom warunków wynagradzania w przypadku zaprzestania finansowania przez podmiot zatrudniający wpłat dodatkowych do PPK (do 2,5%), jeśli wpłaty te wynikają z umowy o zarządzanie PPK.

Jednak możliwa jest sytuacja, gdy na skutek działań pracodawcy (a także działającej u niego organizacji związkowej) PPK stanie się częścią zakładowego prawa pracy obowiązującego u danego pracodawcy. Wówczas zmiana warunków PPK na niekorzyść uczestnika PPK (np. zaprzestanie finansowanie wpłat dodatkowych do PPK przez pracodawcę), zapisanych w źródłach zakładowego prawa pracy, dla swej skuteczności wymagać będzie zmiany treści normatywnej przedmiotowych źródeł prawa pracy (np. regulaminu wynagradzania). Ponadto trzeba zmienić treść indywidualnych stosunków pracy. Można to zrobić w postaci odpowiedniej treści wypowiedzeń zmieniających czy porozumień zmieniających warunki umowy o pracę.

 

Przykład 1

Podmiot zatrudniający chce zrezygnować z finansowania za osoby zatrudnione wpłat dodatkowych do PPK. W jaki sposób może dokonać tej zmiany, aby była skuteczna?

 

W zależności od sposobu określenia wysokości dokonywania wpłat dodatkowych do PPK przez podmiot zatrudniający skuteczna zmiana zadeklarowanej wysokości wpłat może zostać dokonana w przypadku wpłat dodatkowych określonych w:

• umowie o zarządzanie PPK - można zmienić zapisy umowy; zmiany tej dokonuje podmiot zatrudniający w relacji z instytucją finansową,

• wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy - trzeba uzyskać zgodę strony społecznej bądź wypowiedzieć dany składnik wynagrodzeń.

 

1.2. Etapy i harmonogram tworzenia PPK

Obowiązek utworzenia PPK ma każdy podmiot zatrudniający. Definicję podmiotu zatrudniającego zawiera art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy o PPK. Zgodnie z tym przepisem przez podmiot zatrudniający rozumiemy: pracodawcę (w tym jednostki sektora finansów publicznych), nakładcę, rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych, zleceniodawcę oraz podmiot, w którym działa rada nadzorcza.

Termin utworzenia PPK przez dany podmiot zatrudniający uzależniony jest od jego wielkości, tj. liczby osób zatrudnionych. Nie dotyczy to jednak jednostek sektora finansów publicznych. Jednostki te są objęte PPK jako oddzielna kategoria podmiotów. W ich przypadku wielkość zatrudnienia nie stanowi kryterium, według którego będą objęte obowiązkiem stosowania przepisów ustawy (art. 137 ustawy o PPK).

 

Przez sektor finansów publicznych należy rozumieć całą administrację publiczną, tzw. budżetówkę. Wszystkie kategorie, które należą do sektora finansów publicznych, zostały wskazane w art. 9 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp). W skład sektora finansów publicznych wchodzą:

• organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały,
• jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki,
• związki metropolitalne,
• jednostki budżetowe,
• samorządowe zakłady budżetowe,
• agencje wykonawcze,
• instytucje gospodarki budżetowej,
• państwowe fundusze celowe,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
• uczelnie publiczne,
• Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,
• państwowe i samorządowe instytucje kultury,
• inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego.

Ustawa o PPK w szczególny sposób traktuje jednostki sektora finansów publicznych. Po pierwsze, zostaną one objęte obowiązkiem tworzenia PPK dopiero w turze IV, bez względu na wielkość. Jednostki te są zobowiązane tworzyć PPK w 2021 r. Inne podmioty tworzą PPK w latach 2019-2021, a konkretny termin uzależniony jest już od wielkości danego podmiotu zatrudniającego.

 

Pytanie

Kiedy PPK zostaną utworzone przez szkoły?

 

W przypadku szkół publicznych prowadzonych przez samorządy obowiązek wdrożenia PPK zaistnieje w 2021 r. Podmioty zatrudniające będące szkołami, przedszkolami oraz inne jednostki z obszaru edukacji mają obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK do 26 marca 2021 r., a umów o prowadzenie PPK - do 10 kwietnia 2021 r.

 

Pytanie

W jakim terminie do PPK powinny przystąpić podmioty wykonujące działalność leczniczą?

 

W przypadku podmiotów wykonujących działalność leczniczą kluczowym rozstrzygnięciem jest statut prawny podmiotu. Jeśli podmiot leczniczy:

• należy do sektora prywatnego - termin wdrożenia PPK jest zależny od liczby zatrudnionych,

• jest jednostką sektora finansów publicznych - wówczas wdrożenie PPK będzie miało miejsce do 26 marca 2021 r., a zapisanie do PPK osób zatrudnionych - do 10 kwietnia 2021 r.

1.2.1. Etapy tworzenia PPK

Przez samo utworzenie PPK w praktyce należy rozumieć co najmniej trzy obszary działań. Ich prawidłowe i terminowe przeprowadzenie przez podmiot zatrudniający oznaczać będzie wypełnienie obowiązków ustawowych. Te działania to:

1. 1. wyłonienie (we współpracy z reprezentacją osób zatrudnionych) instytucji finansowej, która będzie gromadziła środki w ramach PPK w danym podmiocie zatrudniającym,
   2. zawarcie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową,
   3. zawarcie umowy o prowadzenie PPK oraz zapisanie do PPK odpowiedniej grupy osób zatrudnionych.

Obowiązki te trzeba wypełnić rzetelnie i terminowo. Zaniechanie spełnienia tych wymogów dla podmiotu zatrudniającego może skończyć się sankcjami (patrz rozdział 7).

 

ETAP 1 Wyłonienie instytucji finansowej

W zakresie zarządzania i pomnażania środków uczestników PPK podmioty zatrudniające muszą obligatoryjnie korzystać z usług zewnętrznego podmiotu - instytucji finansowej. Jest to konstrukcja zasadniczo odmienna od przykładowo zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Środkami ZFŚS pracodawca zobowiązany jest zarządzać wewnętrznie. Wyłonienie instytucji finansowej jest obowiązkiem podmiotu zatrudniającego. Podmiot zatrudniający musi wybrać tylko jedną instytucję finansową, i to tylko taką, której fundusze zdefiniowanej daty znajdują się w ewidencji PPK.

Na koniec września 2020 r. w ewidencji PPK znajdowało się 20 podmiotów zarządzających instytucjami finansowymi.

 

Słowniczek

Instytucja finansowa - fundusz inwestycyjny zarządzany przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych umieszczone w ewidencji PPK, fundusz emerytalny zarządzany przez powszechne towarzystwo emerytalne albo pracownicze towarzystwo emerytalne umieszczone w ewidencji PPK lub zakład ubezpieczeń umieszczony w ewidencji PPK.

Fundusze zdefiniowanej daty - fundusz inwestycyjny, fundusz emerytalny lub ubezpieczeniowy fundusz kapitałowy, który automatycznie zmienia politykę inwestycyjną w czasie wraz z wiekiem uczestnika PPK.

 

ETAP 2 Zawarcie umowy o zarządzanie PPK

Podmiot zatrudniający ma obowiązek terminowego zawarcia umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową. Umowa o zarządzanie PPK jest swoistą konstytucją PPK. Określa najważniejsze parametry danego PPK, w tym m.in.:

• nazwy funduszy zdefiniowanej daty dostępne w ramach danego PPK,
• wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający,
• okres wypowiedzenia umowy o zarządzanie PPK.

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową powinno nastąpić w postaci elektronicznej. Treść umowy należy zapisać na trwałym nośniku. W praktyce niektóre podmioty zarządzające oferujące PPK dopuszczają także zawieranie takich umów w formie papierowej. Wówczas w praktyce postać elektroniczna oznacza przesłanie na odpowiednie adresy poczty elektronicznej skanów podpisanych umów.

Jeśli podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązków dotyczących umowy o zarządzanie PPK, może ponieść sankcje (art. 106 ustawy o PPK). Dotkliwe kary grzywny mogą zostać nałożone za:

• niezawarcie umowy o zarządzanie PPK,
• nieterminowe zawarcie umowy o zarządzanie PPK, czyli opóźnienie się z zawarciem umowy (nawet za niewielkie przekroczenie terminu).

Aby uniknąć ryzyka otrzymania kary, podmiot zatrudniający musi spełnić wszystkie wymogi w odpowiednim terminie wynikającym z ustawy o PPK. Jednostki sektora finansów publicznych powinny zawrzeć umowę o zarządzanie PPK między 1 stycznia a 26 marca 2021 r., nie później niż w tej ostatniej dacie.

 

W przypadku instytucji samorządowych wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa może, w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami podlegającymi danej JST, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK. Wybór powinien się odbyć w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych działających w jednostkach organizacyjnych objętych wyborem.

Dokonanie wyboru instytucji finansowej przez organ wykonawczy JST w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami organizacyjnymi danej JST, jest działaniem fakultatywnym. Organ wykonawczy JST może się na to zgodzić, ale nie musi. Przykładowo gdy wypłata wynagrodzeń czy też obsługa kadrowa realizowana jest poza szkołą, zasadne jest także uwspólnienie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK. Jednak obowiązek wdrożenia PPK spoczywa na podmiocie zatrudniającym (np. przedszkolu, szkole, ośrodku pomocy społecznej, samorządowym zakładzie budżetowym).

 

ETAP 3 Zawarcie umowy o prowadzenie PPK

W zakresie prawidłowej sekwencji tworzenia PPK podmiot zatrudniający ma obowiązek terminowego zawarcia umowy o prowadzenie PPK.

Ustawa o PPK przewiduje minimalny, 10-dniowy okres dni roboczych między zawarciem umowy o zarządzanie PPK a zawarciem umowy o prowadzenie PPK. Oznacza to, że jeśli przykładowo umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta w ostatnim możliwym terminie (dla jednostek sektora finansów publicznych jest to 10 kwietnia 2021 r.), wówczas ostatecznym terminem na zawarcie umowy o zarządzanie PPK w jednostce jest 26 marca 2021 r. Data ta spełnia wymóg 10 dni roboczych poprzedzających dzień zawarcia umowy o prowadzenie PPK.

W przypadku umowy o prowadzenie PPK ustawodawca przewidział kary z tytułu nieterminowego zawarcia takiej umowy (art. 107 pkt 1 ustawy o PPK). Wykroczenie to jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 1 mln zł. Aby uniknąć ryzyka poniesienia sankcji, podmiot zatrudniający musi spełnić wszystkie wymogi w odpowiednim terminie wynikającym z ustawy o PPK. Jednostki sektora finansów publicznych powinny zawrzeć umowę o zarządzanie PPK między dniem 1 stycznia a 10 kwietnia 2021 r., nie później niż w tej ostatniej dacie i nie wcześniej niż 10 dni roboczych po dniu zawarcia umowy o prowadzenie PPK. W praktyce więc możliwe jest przykładowo zawarcie umowy o zarządzanie PPK w takim podmiocie w styczniu 2021 r., a umowy o prowadzenie PPK w pierwszej dekadzie kwietnia 2021 r. Wówczas działanie to będzie w pełni zgodne z prawem.

Do umowy o prowadzenie PPK należy przygotować stosowny załącznik - listę uczestników PPK, czyli osób zatrudnionych, które na skutek zawarcia umowy o prowadzenie PPK, stają się uczestnikami PPK.

 

1.2.1.1. Przykładowy projekt utworzenia PPK w jednostce sektora finansów publicznych

Tak jak w przypadku wielu innych działań podejmowanych przez jednostkę sektora finansów publicznych także utworzenie PPK powinno być traktowane jako projekt, który ma przynieść określone efekty. Takim wymiernym i mierzalnym efektem będzie uczestnictwo w PPK określonej grupy osób zatrudnionych w danej jednostce. Dlatego warto ten projekt zaplanować, rozpisać na etapy, zaangażować odpowiednie zasoby, a następnie przystąpić do jego realizacji.

Oczywiście każda jednostka ma swoją specyfikę oraz indywidualne uwarunkowania. Jednak na bazie praktycznych doświadczeń największych pracodawców w Polsce, którzy tworzyli PPK w 2019 r., warto zbudować własny plan utworzenia PPK. Przedstawiamy przykładowe podejście, które powinno być odpowiednio modyfikowane w zależności od indywidualnej charakterystyki danej jednostki.

Proponujemy następujące etapy projektu tworzenia PPK.

 

Krok 1 Zorganizowanie zespołu projektowego PPK

W ramach danej jednostki warto powołać zespół wielodyscyplinarny do spraw wdrożenia PPK. Inicjatorem powołania tego zespołu może być kierownik jednostki lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie kadr. Zespół powinien składać się przykładowo z przedstawicieli pracowników sprawujących funkcje kadrowe, finansowe i informatyczne oraz z prawników. Zespół ten mógłby prowadzić projekt utworzenia PPK. Liczebność zespołu należy dostosować do skali działania oraz stopnia skomplikowania danej jednostki. Może to być niewielki, 2- lub 3-osobowy zespół, ale najczęściej jest to kilkuosobowy kolektyw. W jednostkach największych pod względem liczby pracowników oraz skomplikowania struktury organizacyjnej zespół ten może być nawet kilkusetosobowy.

 

W celu przeprowadzenia procesu wdrożenia PPK kierownik jednostki może powołać zespół wdrożeniowy. Zespół ten może składać się z przedstawicieli działów: kadr, płac, zamówień publicznych, prawnego czy informatyki. Zespół może przeprowadzić procedurę przetargową oraz rekomendować instytucję finansową, z którą zawarta zostanie umowa o zarządzanie PPK. Z kolei udział przedstawicieli poszczególnych jednostek organizacyjnych ułatwi prawidłowe skonstruowanie procesów obsługi PPK wewnątrz całego podmiotu.

Możliwe jest także zaproszenie do zespołu wdrożeniowego przedstawicieli związków zawodowych, którzy, uczestnicząc w wyborze instytucji finansowej, będą mieli możliwość pozytywnego oddziaływania na decyzję podmiotu zatrudniającego. Przełoży się to na zawarcie porozumienia o wyborze instytucji finansowej.

 

Krok 2 Zaplanowanie szczegółowego planu utworzenia PPK

Wyłoniony zespół projektowy powinien szczegółowo zaplanować działania w zakresie tworzenia PPK, m.in.:

• wskazać w miarę dokładny harmonogram,
• ustalić podział odpowiedzialności między poszczególnych członków zespołu,
• zidentyfikować poszczególne obszary ryzyk (np. w obszarze IT, procesu składania dokumentów do pracodawcy czy relacji z osobami zatrudnionymi), w tym przygotować szczegółowy harmonogram projektu utworzenia PPK w danej jednostce.

 

Krok 3 Wyrównanie w zespole wiedzy merytorycznej o PPK

Członkowie zespołu projektowego PPK często mają wiedzę o PPK na zróżnicowanym poziomie merytorycznym. Warto zatem na samym początku projektu zapewnić odpowiednie wyrównanie wiedzy, np. udział w zewnętrznych szkoleniach. Tego typu szkolenie można otrzymać bezpłatnie od trenerów rządowej strony www.mojeppk.pl, brokerów lub od potencjalnych usługodawców: towarzystw funduszy inwestycyjnych, powszechnych towarzystw emerytalnych czy zakładów ubezpieczeń. Możliwe jest również skorzystanie ze szkoleń organizowanych na zasadach komercyjnych przez doradców czy jednostki naukowe.

 

Krok 4 Identyfikacja oraz określenie roli partnerów społecznych

Niezwykle istotną rolą w zakresie PPK oraz jego sukcesu w danej jednostce jest kwestia współpracy oraz zaangażowania partnerów społecznych, w tym w szczególności związków zawodowych, w tworzenie PPK. Trzeba podjąć decyzję, jaka to ma być rola i na czym ma polegać.

Tam, gdzie nie ma związków zawodowych, miejsce związków zawodowych zajmuje reprezentacja osób zatrudnionych. Reprezentację pracowników należy wyłonić w trybie przyjętym w jednostce (u danego pracodawcy).

 

Krok 5 Procedura zakupowa wyboru dostawcy PPK

Jednym z najważniejszych zadań (jeśli nie najważniejszym), jakie stoją przed jednostką w zakresie PPK, jest przeprowadzenie zgodnego z prawem procesu wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK. Proces ten musi:

• uwzględniać wskazane w ustawie o PPK kryteria wyboru,
• być odpowiednio udokumentowany,
• być w pełni zgodny z obowiązującymi w danej jednostce procedurami zakupowymi.

Wybór usługodawcy PPK oraz zawarcie umowy o zarządzanie PPK zostały wyłączone przez ustawodawcę z procedury przewidzianej w Prawie zamówień publicznych.

 

Krok 6 Porozumienie z partnerem społecznym

Obowiązkiem spoczywającym na każdym pracodawcy tworzącym PPK, w tym także na jednostce, jest to, aby wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK odbył się we współpracy z partnerem społecznym. W tym zakresie pracodawcę obowiązują następujące przepisy ustawy o PPK:

• art. 7 ust. 3 - nakazuje wybrać instytucję finansową na miesiąc przed ostatecznym terminem na zawarcie umowy o zarządzanie PPK w porozumieniu z partnerem społecznym,
• art. 7 ust. 5 - zezwala pracodawcy na samodzielne podjęcie decyzji o wyborze instytucji finansowej w okresie ostatniego miesiąca przed ostatecznym (wynikającym z przepisów) terminem na zawarcie umowy o zarządzanie PPK.

Partner społeczny nie może zablokować decyzji pracodawcy o wyborze instytucji finansowej. Jego rola w istocie jest konsultacyjna.

 

Krok 7 Negocjacje oraz zawarcie umowy o zarządzanie PPK

Terminowe zawarcie umowy o zarządzanie PPK jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy. Jednostki sektora finansów publicznych powinny zawrzeć taką umowę między 1 stycznia a 26 marca 2021 r. Zawarcie umowy należy poprzedzić odpowiednimi negocjacjami, tak aby zostały odpowiednio zabezpieczone interesy jednostki sektora finansów publicznych.

 

Krok 8 Wdrożenie komunikacyjne i administracyjne PPK

W zależności od uwarunkowań w danej jednostce trzeba zaplanować i przeprowadzić odpowiednią akcję komunikacyjną.

Pracodawca jest zobowiązany spełnić pewne obowiązki informacyjne jeszcze przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK. Powinien np.:

• poinformować osoby zatrudnione będące w wieku od 55 do 69 lat o możliwości przystąpienia przez nich do PPK,
• przekazać uczestnikom PPK informacje o możliwości zadeklarowania wpłat dodatkowych, a w przypadku osób zarabiających poniżej 1,2-krotności płacy minimalnej - o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej do PPK do 0,5% wynagrodzenia.

Obowiązki informacyjne leżą również po stronie instytucji finansowej w stosunku do uczestników PPK. Po zawarciu umowy o prowadzenie PPK to instytucja finansowa obowiązana jest skontaktować się z uczestnikiem PPK oraz przedstawić mu warunki oszczędzania.

Doświadczenie pokazuje, że dobre efekty w zakresie wysokiej partycypacji w PPK osób zatrudnionych daje kampania komunikacyjna prowadzona przez pracodawcę w ścisłej współpracy z instytucją finansową.

Niezwykle istotną kwestią, która musi zostać przeprowadzona we współpracy z wybranym usługodawcą, jest odpowiednie wdrożenie administracyjne PPK (obieg dokumentów, procedury współpracy, podział zadań).

 

Krok 9 Zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Drugą i ostatnią umową, jaką należy zawrzeć w ramach PPK, jest umowa o prowadzenie PPK. Umowę o prowadzenie PPK zawiera z instytucją finansową podmiot zatrudniający, ale robi to w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Wówczas pracownicy formalnie stają się przez to stronami tej umowy. Także w tym przypadku ustawodawca przewidział dla jednostek sektora finansów publicznych ostateczny termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK - jest to 10 kwietnia 2021 r.

W formie załącznika do umowy o prowadzenie PPK należy sporządzić listę uczestników PPK.

 

Krok 10 Naliczenie pierwszych wpłat do PPK

Zawarcie umowy o prowadzenie PPK powoduje powstanie stosunków uczestnictwa w PPK. Od pierwszej wypłaty wynagrodzenia dla uczestników PPK pracodawca jest zobowiązany naliczyć kwoty wpłat do instytucji finansowej.

 

Krok 11 Odprowadzanie wpłat do PPK

Naliczone w listach płac kwoty wpłat do PPK należy odprowadzić na rachunek instytucji finansowej, z którą jednostka zawarła umowę o prowadzenie PPK.

 

 

1.2.2. Kto może nie tworzyć PPK

Czy każdy podmiot zatrudniający (każda jednostka sektora finansów publicznych) musi utworzyć PPK? Otóż obowiązek wdrożenia PPK dotyczy wszystkich podmiotów zatrudniających. Wystarczy zatrudniać jednego pracownika, aby wymagane było zawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową.

Możliwość zwolnienia z wdrożenia PPK istnieje tylko w sytuacji, gdy podmiot zatrudniający na dzień rozpoczęcia stosowania przepisów ustawy o PPK ma Pracowniczy Program Emerytalny o składce co najmniej 3,5% oraz 25% partycypacji osób uprawnionych. Nie dotyczy to jednostek sektora finansów publicznych.

 

1.2.3. Harmonogram tworzenia i funkcjonowania PPK

Dla jednostek sektora finansów publicznych ustawa o PPK wprost wskazuje dwa istotne terminy (art. 137):

• 1 stycznia 2021 r. - termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK,
• 10 kwietnia 2021 r. - ostateczny termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK.

Ponadto istotny dla jednostek jest 30 listopada 2020 r. jako ostateczny termin na zawarcie porozumienia z reprezentacją pracowników.

Z perspektywy jednostek sektora finansów publicznych, gdzie sposób procedowania w tego typu projektach jest znacznie bardziej złożony i wymaga przygotowania wielu dokumentów, realizację projektu PPK powinno rozpocząć się jak najwcześniej.

Kwestią sporną jest termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Literalnie czytając przepisy ustawy o PPK, należy stwierdzić, że jednym i jedynym dniem, w którym pracodawcy w sektorze finansów publicznych będą mogli zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, jest 1 stycznia 2021 r. Do czasu wydania Poradnika termin nie został doprecyzowany, tak żeby nie było żadnych wątpliwości, kiedy powinno to nastąpić.

 

Schemat. Najważniejsze daty w zakresie PPK w 2020 r. i 2021 r.

 

Podsumowanie

Pracownicze plany kapitałowe (PPK) to powszechny system oszczędzania dla pracowników realizowany przy współpracy z pracodawcami oraz państwem. Trzeba odróżnić PPK od pracowniczych programów emerytalnych.

Jednostki sektora finansów publicznych muszą wdrożyć przepisy o PPK od 1 stycznia 2021 r.

Proces tworzenia PPK składa się z kilku etapów: wybór instytucji finansowej, zawarcie umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK.

Warto, aby jednostka zbudowała własny plan utworzenia PPK. Kierownik jednostki może powołać zespół wdrożeniowy.

 

 

2. Wybór usługodawcy PPK

Pierwszym, bardzo istotnym, etapem wprowadzenia PPK w podmiocie zatrudniającym jest wybór instytucji finansowej. Jak ważne jest to przedsięwzięcie, świadczą choćby dwie kwestie:

1. co do zasady wybór instytucji finansowej jest długotrwały - łączący na wiele lat trzy strony, tj.:

• osoby zatrudnione (pracowników),
• podmiot zatrudniający (jednostkę),
• instytucję finansową;

2. etap wyboru instytucji finansowej pośrednio decyduje o powodzeniu całego przedsięwzięcia w skali danego podmiotu zatrudniającego oraz rzutuje na ewentualne wyniki inwestycyjne bezpośrednio przekładające się na oszczędności współuczestników PPK.

W ustawie o PPK są zawarte wskazówki co do sposobu postępowania przez podmiot zatrudniający w pewnych obszarach wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK. Sama ustawa nie zawiera jednak jednego (względnie kilku alternatywnych) algorytmu działania do zastosowania przez każdą jednostkę sektora finansów publicznych, według którego dokonywałaby wyboru instytucji finansowej. Praktyka PPK tworzonych w 2019 r. przez największych pracodawców niepublicznych wskazuje, że największą uwagę powinno się poświęcić m.in. na należyte:

• zastosowanie wskazanych w treści przepisów ustawy o PPK kryteriów wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK,
• przeprowadzenie procedury konsultacyjnej z działającymi w danej jednostce organizacjami związkowymi albo niezwiązkową reprezentacją osób zatrudnionych.

Ważne jest również odpowiednie wdrożenie administracyjne i komunikacyjne PPK.

 

2.1. Rola i odpowiedzialność pracodawcy w kwestii wyboru usługodawcy PPK

Podmiot zatrudniający ma obowiązek wyboru instytucji finansowej (art. 7 ust. 3 ustawy o PPK). Decyzję tę powinien podjąć w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w jednostce. Jeśli taka nie funkcjonuje, wybór należy skonsultować z reprezentacją pracowników wyłonioną w sposób zwyczajowy u danego pracodawcy.

Ustawodawca z jednej strony przyznał podmiotowi zatrudniającemu, w zakresie dokonania wyboru, samodzielne uprawnienie stanowiące. Jednocześnie wskazał wytyczne, jakimi należy kierować się przy podejmowaniu decyzji o wyborze instytucji finansowej. Są to wytyczne dwojakiego rodzaju:

1. próba zasięgnięcia przez podmiot zatrudniający opinii podmiotu trzeciego,
2. rekomendacje co do samych kryteriów wyboru instytucji finansowej przez podmiot zatrudniający.

Ustawodawca w art. 7 ust. 3 wskazał główne determinanty, którymi powinien kierować się podmiot zatrudniający przy podejmowaniu decyzji o wyborze konkretnej instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Nie jest to jednak katalog zamknięty. Ustawodawca posłużył się sformułowaniem "w szczególności". Wskazuje to jednoznacznie, że poza determinantami zawartymi w treści przepisu mogą istnieć także inne conditium, którymi będzie kierował się podmiot zatrudniający, podejmując decyzję.

 

2.2. Trzy ustawowe kryteria wyboru usługodawcy - jak je rozumieć i jak stosować

Przy wyborze instytucji finansowej podmiot zatrudniający powinien stosować ustawowe kryteria wyboru usługodawcy. W ustawie o PPK wymienione są trzy główne dyrektywy. Zgodnie z nimi podmiot zatrudniający powinien ocenić:

1. proponowane przez instytucje finansowe warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
2. efektywność w zarządzaniu aktywami,
3. doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi.

 

2.2.1. Ocena warunków zarządzania środkami gromadzonymi w ramach PPK przez instytucje finansowe

W przepisach nie zostało jednoznacznie określone, co należy rozumieć przez warunki zarządzania. Takiego pojęcia nie definiowała także ustawa o PPK. Ustawodawca wprowadził dodatkowo jedno pojęcie - "warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty" (art. 10 ust. 4 ustawy o PPK). Natomiast w treści art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawodawca zdefiniował gromadzenie środków jako przyjmowanie:

• wpłat podstawowych,
• wpłat dodatkowych do PPK,
• wpłaty powitalnej,
• dopłat rocznych do PPK,
• wypłat transferowych,
• wpłat dokonywanych w ramach konwersji lub zamiany, lub środków przekazanych przez likwidatora,

a także zyski z inwestowania środków zgromadzonych w PPK.

Uregulowania te wprowadzają pewną nielinearność pojęciową i brak uporządkowania. Jednak podmiot zatrudniający powinien dokonywać oceny wysokości kosztów związanych z zarządzaniem PPK przez daną instytucję finansową, politykę inwestycyjną poszczególnych funduszy i subfunduszy oraz wszelkie rozwiązania związane z operacjami dokonywanymi w ramach PPK, np. w zakresie terminów czy obciążeń kosztowych i administracyjnych.

Pracodawca przy ocenie warunków zarządzania środkami gromadzonymi w ramach PPK przez instytucje finansowe powinien zwrócić uwagę w szczególności na:

• wysokość wynagrodzenia za zarządzanie PPK,
• wysokość wynagrodzenia za wynik osiągany przez instytucję finansową,
• koszty działania funduszu zdefiniowanej daty,
• wysokość opłaty za zmianę funduszu zdefiniowanej daty przez uczestnika.

 

2.2.2. Ocena efektywności w zarządzaniu aktywami przez instytucje finansowe

Przez efektywność należy rozumieć działanie, którego celem jest osiągnięcie jak najlepszego rezultatu (wyniku inwestycyjnego) przy wykorzystaniu określonej ilości zasobów. Wynik inwestycyjny powinien być osiągnięty przez dany fundusz czy subfundusz przy porównywalnym poziomie ryzyka inwestycyjnego w określonym czasie.

W przypadku funduszy inwestycyjnych i emerytalnych, w ramach których będą zarządzane (inwestowane) środki PPK, należy zwrócić uwagę, że istnieje wiele mierników poziomu efektywności funduszy inwestycyjnych czy emerytalnych, zwanych wskaźnikami efektywności.

Ustawodawca nie ustanowił żadnej jednolitej metody oceny. Ograniczył się jedynie do kierunkowego wskazania, jako jednej z determinant wyboru instytucji finansowej, właśnie efektywności w zarządzaniu. Nie ograniczono przy tym zakresu czasowego oceny, za jaki powinna być brana pod uwagę przedmiotowa efektywność, ani też nie zdefiniowano innych mierników oceny efektywności.

Pracodawca przy ocenie efektywności w zarządzaniu aktywami przez instytucje finansowe powinien zwrócić w szczególności uwagę na:

• wyniki funduszy osiągane w okresie ostatnich 3, 5, 10 lat,
• ryzyko inwestycyjne,
• procedury doboru instrumentów finansowych.

 

2.2.3. Ocena doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi

Nie ma szczegółowo określonych wytycznych w przepisach, co należy rozumieć przez doświadczenie. Można przyjąć, że przez doświadczenie należy rozumieć:

1. czas zarządzania przez daną instytucję finansową funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi,
2. oferowanie przez daną instytucję finansową w dotychczasowej działalności produktów zbliżonych do funduszy zdefiniowanej daty - m.in. tych, w ramach których możliwe jest gromadzenie przez uczestników dodatkowych oszczędności emerytalnych.

Odnośnie do pierwszej kwestii ustawodawca przewidział minimalny 3-letni okres posiadania przez daną instytucję finansową doświadczenia w zarządzaniu funduszami jako jeden z warunków dopuszczenia danej instytucji finansowej do ewidencji PPK (art. 59 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK). A zatem treść ustawy sama implikuje, że wszystkie instytucje finansowe oferujące PPK muszą wykazać się co najmniej 3-letnią historią działalności oraz zarządzania funduszami. Podmiot zarządzający będzie porównywał okresy dłuższe niż wymienione 3 lata.

Pracodawca przy ocenie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi powinien zwrócić w szczególności uwagę na:

• wartość aktywów w zarządzaniu,
• doświadczenie w zarządzaniu PPE,
• powiązania i współpracę z podmiotami działającymi globalnie.

 

2.3. Inne kryteria wyboru usługodawcy - interes osób zatrudnionych

Oprócz oceny proponowanych przez instytucję finansową warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, efektywności w zarządzaniu aktywami oraz doświadczenia w zarządzaniu funduszami podmiot zatrudniający przy wyborze instytucji finansowej powinien brać pod uwagę jeszcze inne aspekty.

 

2.3.1. Interes osób zatrudnionych

Podmiot zatrudniający przy wyborze instytucji finansowej powinien kierować się jeszcze najlepiej rozumianym interesem osób zatrudnionych. Ustawa o PPK nie zawiera definicji pojęcia "najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych". Mając na uwadze przyjętą przez ustawodawcę konstrukcję prawną instytucji finansowej zarządzającej PPK, którą mogą stanowić towarzystwa funduszy inwestycyjnych, można podeprzeć się przepisami ustawy z 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi. Artykuł 3 ust. 3 tej ustawy stanowi, że:

§

Fundusz inwestycyjny prowadzi działalność, ze szczególnym uwzględnieniem interesu uczestników, przestrzegając zasad ograniczania ryzyka inwestycyjnego określonych w ustawie.

 

Przytoczona zasada prawna powinna pomóc w podejmowaniu decyzji o wyborze instytucji finansowej.

Podmiot zatrudniający powinien zwrócić uwagę na:

• zasady obsługi pracodawcy i pracowników,
• liczbę placówek oraz sposoby kontaktu z instytucją finansową,
• dodatkowe korzyści dla uczestników PPK oferowane przez instytucję finansową.

 

2.3.2. Gwarantowane warunki zarządzania w ramach danego PPK

Przy wyborze instytucji finansowej dodatkowo istotny jest art. 7 ust. 6 ustawy o PPK. Wprowadza on bardzo ważną zasadę w zakresie określenia gwarantowanych warunków zarządzania w ramach danego PPK - minimalnego standardu dla ofert składanych w danym postępowaniu. Gwarantuje on, że postanowienia umowy o zarządzanie PPK nie mogą być mniej korzystne niż warunki oferowane przez instytucję finansową na portalu PPK na dzień zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Podany przepis ma charakter gwarancyjny dla podmiotów zatrudniających oraz uczestników PPK, że podjęta przez podmioty zatrudniające decyzja o wyborze oferty określonej instytucji finansowej będzie oparta na możliwie najlepszych i jednolitych warunkach oferowanych przez dany podmiot.

 

2.3.3. Reżim ustawowy prowadzenia PPK

Istotnym warunkiem prowadzenia procedury wyboru instytucji finansowej jest to, że ustawodawca wyłączył ten obowiązek z zakresu stosowania przepisów o zamówieniach publicznych (art. 120 ustawy o PPK). Wyłączenie to nie zwalnia jednak z konieczności stosowania przepisów innych ustaw i nie zmienia faktu, że jednostki sektora finansów publicznych gospodarują środkami publicznymi. Tym bardziej nawet zwolnienie z obowiązku przestrzegania określonej formalnej procedury prawa zamówień publicznych w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej danym PPK nie zwalnia jednostki z zachowania szczególnej staranności oraz transparentności w zakresie tego procesu. Wysoki poziom wymagań związanych z przeprowadzeniem wyboru wynika z tego, że decyzja o wyborze konkretnej instytucji finansowej jest podejmowana co do zasady na lata i dotyczy środków finansowych ogromnych rozmiarów. Środki te są finansowane z budżetu danej jednostki organizacyjnej, a wpłaty pochodzą również z kieszeni samych pracowników tej jednostki.

 

2.4. Reprezentacja osób zatrudnionych i jej rola w wyborze usługodawcy PPK

Ze względu na fakt, że to pracownicy będą faktycznymi beneficjentami PPK, ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie rozwiązań angażujących przedstawicieli pracowników w proces wyboru instytucji finansowej oraz samą obsługę PPK. Jednak szczegółowe rozwiązania określające rolę zakładowych organizacji związkowych oraz niezwiązkowej reprezentacji osób zatrudnionych różnią się od siebie.

 

2.4.1. Zasada partycypacji pracowniczej w PPK

Jednym z podstawowych założeń PPK jest partycypacja pracowników w tym świadczeniu. Partycypacja ta przejawia się w różnych aspektach. Nie ogranicza się wyłącznie do kwestii finansowej (współfinansowania wpłaty podstawowej do PPK). Ma także miejsce na etapie wyboru instytucji finansowej, z którą zostaną zawarte umowy o zarządzanie PPK oraz o prowadzenie PPK. W przypadku umowy o prowadzenie PPK partycypacja pracowników nie ma charakteru bezpośredniego. Ma jedynie charakter pośredni. Interes pracowników powinni reprezentować ich przedstawiciele. W zależności od sytuacji w danym podmiocie zatrudniającym będą to:

• zakładowa organizacja związkowa,
• reprezentacja osób zatrudnionych wyłoniona w sposób przyjęty w danym podmiocie zatrudniającym.

PPK muszą zostać utworzone zarówno u tych pracodawców, u których działają organizacje związkowe, jak i u tych pracodawców, u których takich organizacji nie ma. W podmiotach zatrudniających, gdzie nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, obowiązkiem pracodawcy jest doprowadzenie do powstania takiej reprezentacji osób zatrudnionych, aby możliwe było wykonanie przez pracodawcę ciążącego na nim obowiązku konsultacyjnego. Wymóg ten wynika pośrednio z ustawy o PPK.

 

2.4.2. Sytuacja pracodawców, u których działają związki zawodowe

Pracodawcy, u których działa jeden związek zawodowy, są w znacznie łatwiejszej sytuacji niż pozostali. W ich przypadku wyłącznie ta jedna organizacja związkowa ma uprawnienia wynikające z ustawy o PPK do brania udziału w wyborze instytucji finansowej, która będzie zarządzała danym PPK.

Jeżeli jednak u danego pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, uprawnienia w zakresie brania udziału w wyborze instytucji finansowej zarządzającej PPK przysługują każdej z tych organizacji. Nie ma tu znaczenia:

• liczba zrzeszonych w niej osób mających zdolność koalicyjną,
• czy jest to organizacja zakładowa czy międzyzakładowa.

Ponadto z punktu widzenia ustawy o PPK nie ma znaczenia posiadanie bądź nieposiadanie przez daną organizację związkową przymiotu reprezentatywności w rozumieniu przepisów powszechnie obowiązujących (art. 25³ ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych; dalej: ustawa o związkach zawodowych).

Ustawa o PPK nakłada na pracodawcę czasowy obowiązek zawarcia porozumienia w sprawie wyboru instytucji finansowej zarządzającej danym PPK (art. 7 ust. 3). W związku z tym pracodawca ma obowiązek współdziałania z każdą zakładową organizacją związkową, tak aby osiągnąć konsensus z każdą z osobna lub ze wszystkimi razem zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w tym podmiocie zatrudniającym.

 

2.4.3. Sytuacja pracodawców, u których nie działają związki zawodowe

W podmiotach zatrudniających, w których nie ma działających organizacji związkowych, z mocy prawa reprezentację dla celów PPK stanowią osoby zatrudnione. Reprezentację tę wyłania się w trybie przyjętym w danej jednostce.

Przepisy nie regulują w żaden sposób ani trybu wyłonienia reprezentacji, ani jej liczebności. Ustawodawca ograniczył się jedynie do sformułowania "wyłoniona". Ustalenie trybu pozostawia podmiotowi zatrudniającemu. W praktyce oznacza to, że reprezentacją osób zatrudnionych dla celów PPK może być dowolnie wskazane gremium przedstawicielskie. Dowolność ta będzie ograniczona warunkiem możliwości udokumentowania trybu tego wyłonienia oraz udowodnienia, że wolą osób zatrudnionych było właśnie to, aby określone gremium stanowiło reprezentację osób zatrudnionych.

 

Na podstawie doświadczeń największych podmiotów zatrudniających, które wdrażały PPK w drugiej połowie 2019 r., można wskazać, że stosowane były skutecznie różnorakie sposoby wyłonienia reprezentacji osób zatrudnionych. W praktyce stosowane są:

• pracochłonne wybory powszechne,
• głosowania za pośrednictwem poczty elektronicznej, czasami np. jedynie rozszerzające uprawnienia dla już funkcjonującego gremium.

 

2.4.4. Zakres przedmiotowy uprawnień reprezentacji osób zatrudnionych w PPK

Przepisy ustawy o PPK przewidują stosunkowo skromne (niewielkie zakresowo) uprawnienia dla przedstawicielstw osób zatrudnionych w zakresie PPK. Są to zasadniczo takie same uprawnienia zarówno dla związkowej, jak i niezwiązkowej reprezentacji osób zatrudnionych. Zakładowa organizacja związkowa de facto ma szersze uprawnienia niż reprezentacja niezwiązkowa. W praktyce polega to przede wszystkim na możliwości uzgodnienia z pracodawcą przez związek zawodowy zmian w zakresie PPK dotyczących zakładowego prawa pracy w danym podmiocie zatrudniającym. Uprawnienia reprezentacji osób zatrudnionych w zakresie PPK można ustalić na podstawie ustawy o PPK (patrz ramka).

 

Trzy rodzaje uprawnień reprezentacji osób zatrudnionych w zakresie PPK

1. Zaangażowanie w proces wyboru instytucji finansowej zarządzającej danym PPK - art. 7 ustawy o PPK.

2. Pośrednie uprawnienie do negocjowania w treści źródeł zakładowego prawa pracy w zakresie wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający (dotyczy tylko związkowej reprezentacji osób zatrudnionych) - art. 26 ustawy o PPK.

3. Możliwość współdecydowania o utworzeniu w miejsce PPK innego świadczenia emerytalnego - pracowniczego programu emerytalnego zgodnego z ustawą z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (dalej: ustawa o PPE) - art. 133 ustawy o PPK.

 

2.4.5. Rola reprezentacji osób zatrudnionych w wyborze instytucji finansowej

Podmiot zatrudniający jest zobowiązany, a zarazem uprawniony do wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzać środkami gromadzonymi w ramach danego PPK. Zadanie to trzeba zrealizować terminowo. Odpowiednie spełnienie tego wymogu zostało obwarowane sankcjami. Na podmiot zatrudniający mogą zostać nałożone kary z tytułu nieterminowego zawarcia umowy o zarządzanie PPK (art. 106 ustawy o PPK).

Biorąc pod uwagę dosłowne brzmienie art. 7 ust. 3 ustawy o PPK, który stanowi, że (…) podmiot zatrudniający, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, wybiera instytucję finansową, należy zauważyć, że wyłączną kompetencję do dokonania wyboru instytucji finansowej ma podmiot zatrudniający. Wybór ten powinien jedynie następczo potwierdzić porozumieniem z przedstawicielami osób zatrudnionych. Z takiego ukształtowania przepisów wynika, że rola organizacji związkowej czy niezwiązkowej reprezentacji osób zatrudnionych w ramach PPK nie ma charakteru aktywnego czy inicjującego. Ma jedynie charakter sui generis kontrolny, następczy czy weryfikacyjny nad procedurą wyboru wszczynaną przez podmiot zatrudniający. To ostatecznie podmiot zatrudniający (pracodawca) wybiera podmiot, z którym będzie chciał się związać umową o zarządzanie PPK, a następnie podejmuje próbę potwierdzenia tego wyboru. Oczywiście podmiot zatrudniający może zawsze w szerszy sposób zaangażować w wybór instytucji finansowej reprezentację osób zatrudnionych. Może np. włączyć ją do komisji przeprowadzającej postępowanie w sprawie wyboru instytucji finansowej zarządzającej danym PPK.

 

2.4.6. Rola konsultacyjna, nie zaś stanowiąca

Podmiot zatrudniający ma obowiązek przeprowadzenia procesu konsultacji podjętej przez niego decyzji o wyborze instytucji finansowej z przedstawicielami osób zatrudnionych (art. 7 ust. 3 i 5 ustawy o PPK). Konsultacja ta ma dwa etapy.

Etap 1 - pracodawca składa reprezentacji osób zatrudnionych ofertę zawarcia porozumienia w sprawie wyboru instytucji finansowej zarządzającej danym PPK. Jeżeli reprezentacja wyrazi zgodę, wówczas następuje zawarcie przedmiotowego porozumienia.

Etap 2 - jeśli jednak nie zostanie osiągnięte porozumienie między podmiotem zatrudniającym a reprezentacją osób zatrudnionych, to podmiot zatrudniający musi samodzielnie podjąć decyzję o wyborze instytucji finansowej. Przesłankami umożliwiającymi samodzielne przeprowadzenie wyboru przez podmiot zatrudniający instytucji finansowej są:

• brak zgody reprezentacji osób zatrudnionych na ofertę porozumienia przedstawioną przez podmiot zatrudniający,
• upływ czasu, gdyż samodzielne działanie podmiotu zatrudniającego możliwe jest dopiero na miesiąc przez ostatecznym terminem na zawarcie umowy o zarządzanie PPK.

W przypadku jednostek sektora finansów publicznych obowiązują daty podane w tabeli 2.

 

Tabela 2. Obowiązki podmiotu zatrudniającego

Termin	Obowiązek
Od 1 stycznia 2021 r.	Rozpoczęcie stosowania ustawy o PPK, możliwość zawierania porozumień w zakresie wyboru instytucji finansowej między podmiotem zatrudniającym a reprezentacją osób zatrudnionych
Od 26 lutego 2021 r.	Termin, od którego podmiot zatrudniający może samodzielnie podejmować decyzję o wyborze instytucji finansowej (bez względu na stanowisko przedstawicieli osób zatrudnionych) oraz zawierać umowy o zarządzanie PPK
26 marca 2021 r.	Ostateczny termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK bez ryzyka sankcji z tytułu nieterminowego zawarcia tej umowy

 

W przypadku PPK ustawodawca przyznał reprezentacji osób zatrudnionych kompetencje de facto konsultacyjne, a nie stanowiące. Żadna reprezentacja osób zatrudnionych (czy to związkowa, czy niezwiązkowa) nie jest w stanie zablokować decyzji podjętej przez podmiot zatrudniający.

 

2.4.7. Forma konsultacji z reprezentacją osób zatrudnionych

Ustawodawca nie uregulował w żaden szczególny sposób ani trybu, ani formy konsultacji przeprowadzanej przez podmiot zatrudniający z przedstawicielami osób zatrudnionych w zakresie procedury wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK. W tej sytuacji podmiot zatrudniający powinien stosować się do dotychczasowej praktyki - do swoich wewnętrznych polityk i kodeksów oraz innych procedur. Powinien przy tym przestrzegać przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

W praktyce może to przebiegać następująco → pracodawca wybiera instytucję finansową, a następnie przedstawia reprezentacji osób zatrudnionych ofertę zawarcia porozumienia potwierdzającego dokonany przez niego wybór. Może to przybrać formę pisemnego porozumienia. Takie porozumienie powinno zawierać:

• opis ogólny procedury wyboru,
• potwierdzenie, że wybór dokonany przez pracodawcę miał miejsce zgodnie z przepisami ustawy o PPK.

Dla celów dowodowych porozumienie z reprezentacją pracowników należy zawrzeć na piśmie.

 

2.4.8. Potencjalne uregulowanie wpłat dodatkowych pracodawcy do PPK

Reprezentacja osób zatrudnionych może mieć także wpływ na niektóre zmienne PPK. Konkretnie chodzi o kwestię wprowadzenia wpłat dodatkowych do PPK finansowanych przez podmiot zatrudniający, a także wysokość tych wpłat. Wpłaty dodatkowe do PPK są dobrowolne zarówno dla podmiotu zatrudniającego, jak i dla samego uczestnika PPK. Ustawa o PPK wyraźnie wprowadza limit wpłat dodatkowych (art. 26 ust. 2 i art. 27 ust. 3 ustawy o PPK). Wpłaty dodatkowe finansowane przez:

• podmiot zatrudniający - nie mogą wynosić więcej niż 2,5% wynagrodzenia uczestnika PPK,
• uczestnika PPK - nie mogą być wyższe niż 2% jego wynagrodzenia.

W zakresie ustalania zasad i wysokości wpłaty dodatkowej finansowanej przez podmiot zatrudniający rola związków zawodowych działających w danym podmiocie jest ograniczona. Uprawnień takich nie ma również niezwiązkowa reprezentacja osób zatrudnionych.

Wpłata dodatkowa do PPK finansowana przed podmiot zatrudniający w wysokości do 2,5% wynagrodzenia uczestnika PPK może być uregulowana w treści umowy o zarządzanie PPK zawieranej między tym podmiotem zatrudniającym a instytucją finansową zarządzającą danym PPK. Może być też podana w źródle zakładowego prawa pracy obowiązującym w danym podmiocie zatrudniającym. Źródłem prawa w takim zakresie może być wyłącznie regulamin wynagradzania lub zakładowy układ zbiorowy pracy. Treść tego dokumentu musi być uzgadniana z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u danego pracodawcy. Oznacza to konieczność uzyskania przez pracodawcę realnego porozumienia w zakresie odpowiedniej treści zakładowego źródła prawa pracy z organizacjami związkowymi działającymi w tym podmiocie.

 

2.4.9. Możliwość współdecydowania o nietworzeniu PPK

Istotnym uprawnieniem reprezentacji osób zatrudnionych w odniesieniu do PPK jest możliwość pośredniego współdecydowania o braku tworzenia PPK w danym podmiocie zatrudniającym. Może to nastąpić jedynie w sytuacji, gdy u danego pracodawcy zostanie utworzony pracowniczy program emerytalny, zgodny z przepisami ustawy o PPE i będzie to PPE spełniające określone parametry. Utworzenie takiego PPE wymaga, w pierwszej kolejności, zawarcia tzw. umowy zakładowej. Stronami umowy są pracodawca i działająca u niego organizacja związkowa lub reprezentacja pracowników wyłoniona dla celów powstania PPE (podobnie jak w PPK w sposób przyjęty u pracodawcy). Jeśli PPE będzie spełniał kryteria wskazane w ustawie o PPK (tj. składka podstawowa finansowana w tym PPE przez pracodawcę będzie wynosiła co najmniej 3,5% wynagrodzenia uczestników PPE oraz jeśli w tym PPE będzie uczestniczyło co najmniej 25% osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym), to będzie zwalniał podmiot zatrudniający z obowiązku tworzenia PPK, w tym z obowiązku zawierania umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK (art. 13 ust. 2 ustawy o PPK). W przypadku jednostek sektora finansów publicznych zwolnienie to będzie skuteczne jedynie wtedy, gdy dany PPE będzie funkcjonował w podmiocie zatrudniającym przed 1 stycznia 2021 r., tj. przed dniem rozpoczęcia stosowania przez te jednostki ustawy o PPK.

 

Specyfika sektora finansów publicznych powoduje, że liczba organizacji związkowych może być ograniczona lub osoby zatrudnione nie będą miały w danym podmiocie zatrudniającym prawa koalicji. Ograniczenia w możliwości utworzenia związku zawodowego dotyczą osób pełniących służbę oraz zatrudnionych w Policji, Straży Granicznej, Służbie Więziennej, Państwowej Straży Pożarnej i Najwyższej Izbie Kontroli. Tam, gdzie ograniczenia prawa koalicji nie występują, ostatnie zmiany w ustawie o związkach zawodowych powodują, że związki zawodowe mają szanse w pełni reprezentować interesy osób zatrudnionych. Konsekwencją tego może być duża aktywność związków zawodowych w prowadzonych w sektorze finansów publicznych postępowaniach w sprawie wyboru instytucji finansowej. Jednocześnie można się powołać na już zdobyte doświadczenia w samorządowych spółkach zatrudniających powyżej 250 osób, gdzie związki zawodowe wykazywały duże zainteresowanie wprowadzaniem PPK w ich zakładach pracy.

 

2.5. Oferty usługodawców PPK dostępne na portalu www.mojeppk.pl

Podstawowym źródłem informacji o podmiotach oferujących prowadzenie PPK jest strona mojeppk.pl (www.mojeppk.pl). Ze strony tej wynika, że obecnie jest 20 oferentów, którzy chcą prowadzić PPK w różnych formach.

Przy samym wyborze instytucji finansowej konieczna jest jednak analiza nie tylko ofert dotyczących prowadzenia PPK, ale też innych dokumentów, takich jak:

• prospekt informacyjny,
• statut funduszu inwestycyjnego.

Dokumenty te są źródłem informacji odnośnie do szczegółowych warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK.

 

Każda instytucja finansowa zobowiązana jest oferować co najmniej 8 funduszy zdefiniowanej daty o zróżnicowanych datach. Rok w nazwie funduszu odpowiada dacie rocznej, w której uczestnik PPK, a także dwa roczniki młodsze i dwa roczniki starsze kończą 60 rok życia. Oferenci stosują dwa rodzaje zróżnicowania stawek opłat za zarządzanie dla poszczególnych funduszy zdefiniowanej daty, tj. zróżnicowanie jednolitej stawki dla wszystkich uczestników danego funduszu zdefiniowanej daty:

1. między poszczególnymi funduszami,
2. w różnych okresach (latach).

Przy wyborze instytucji finansowej szczególną uwagę należy zwrócić m.in. na koszty zarządzania, doświadczenie w zakresie prowadzenia oraz wielkość zarządzanych aktywów.

Zestawienie wybranych parametrów ofert instytucji finansowych zawiera tabela 3.

 

Tabela 3. Wybrane parametry ofert instytucji finansowych

Lp.	Instytucja finansowa	Koszty zarządzania*	Doświadczenie	Wielkość zarządzanych aktywów
1.	Aegon PTE S.A.	0,31%	Prowadziło OFE	14 mld zł
2.	Aviva Investors TFI S.A.	0,31%	126 PPE oraz kilkaset umów ubezpieczenia na życie w ramach grupy Aviva o wartości 1,1 mld zł	12,7 mld (wraz z portfelami 18,2 mld)
3.	Axa TFI S.A.	0,35%	Dotychczas oferowało IKE i IKZE	Fundusze 2,1 mld zł (łącznie z portfelami AXA Życie i klientów instytucjonalnych)
4.	BNP Paribas TFI S.A.	0,30%	Prowadziło IKE, IKZE, PPE	2,4 mld zł
5.	BPS TFI S.A.	0,3%	Brak danych za wcześniejsze okresy (własna witryna TFI informuje o założeniu największego międzyzakładowego PPE oraz informuje o prowadzeniu obecnie IKE i IKZE)	0.3 mld zł
6.	Compensa TUnŻ S.A.	0,40%	IKZE	Ubezpieczeniowe Fundusze Gwarancyjne własne - ok. 0,6 mld zł
7.	Esaliens TFI S.A.	0,43%	IKE, IKZE, PPE i inne programy emerytalne (u 100 pracodawców, łącznie 2,7 mld)	Fundusze 2,9 mld zł (z portfelami 4.2 mld zł)
8.	Generali Investment TFI S.A.	0,40%	87 PPK w zarządzaniu	10,6 mld zł
9.	Investors TFI S.A.	0,42%	IKE, 34 programy PPE oraz 11 programów niespełniających wymogów ustawowych	Fundusze 9 mld zł
10.	Millennium TFI S.A.	0,30%	IKE	4,6 mld zł
11.	Nationale-Nederlanden PTE S.A.	0,39%	OFE, IKE i IKZE	Zgromadzone w OFE 41,3 mld zł
12.	NN Investment Partners TFI S.A.	0,36%	IKE, IKZE, PPE (ok. 300 programów)	15,4 mld zł (łącznie z klientami inst. 18,7 mld zł)
13.	Pekao TFI S.A.	0,31%	IKE, IKZE, PPE oraz PPO	Fundusze 20,4 mln
14.	PFR TFI S.A.	0,36%	Brak danych	Ok. 7 mld zł
15.	PKO TFI S.A.	0,33%	IKE, IKZE, PPE (ponad 100 programów) oraz PPO	Fundusze 34,8 mld zł
16.	Pocztylion-Arka PTE S.A.	0,34%	OFE, IKE	Zgromadzone w OFE 2,8 mld zł
17.	Santander TFI S.A.	0,31%	IKE, PPE (3 programy)	Fundusze 15,8 mld zł
18.	Skarbiec TFI S.A.	0,40%	IKE, IKZE, PPE	Fundusze 3,7 mld zł
19.	TFI Allianz Polska S.A.	0,29%	IKE, IKZE PPE (ponad 80 programów wspólnie z Allianz Życie)	Fundusze 3,3 mld zł
20.	TFI PZU S.A.	0,31%	IKE, IKZE, PPE (300 programów)	20,7 mld zł

^* Są to dane udostępnione na stronie www.mojeppk.pl na 30 września 2020 r. (wartości średnie). Podane dane nie uwzględniają promocji stosowanych przez instytucje finansowe okresowo oraz stosowane dla poszczególnych klientów.

 

Kosztem zarządzania jest pobierane przez instytucję finansową wynagrodzenie za zarządzanie gromadzonymi w PPK środkami.

Większość oferentów różnicuje wysokość opłat między poszczególnymi funduszami oraz w czasie. Zasadą jest, że fundusze o mniejszej ekspozycji na papiery udziałowe są tańsze niż fundusze o zauważalnym poziomie inwestycji w akcje. W większości przypadków oferenci zaproponowali wynagrodzenie za osiągnięty wynik 0,1% w skali roku pod warunkiem osiągnięcia dodatniej stopy zwrotu przez fundusz. Ponadto część oferentów stosuje czasowe promocje w postaci zwolnienia z pobierania wynagrodzenia przez pierwsze 12 lub 18 miesięcy.

Obecnie oferowane opłaty za prowadzenie PPK mieszczą się w zakresie minimum 0,29% do maksymalnie 0,43%. Należy jednocześnie zwrócić uwagę, że tylko jedna instytucja oferuje prowadzenie PPK w zamian za opłaty w wysokości 0,50%, czyli maksymalną opłatę, którą przewiduje ustawa o PPK. Obecnie nie wydaje się możliwe, aby średnia opłata za prowadzenie PPK spadła poniżej 0,3%. Mając na uwadze średnie wartości opłat za zarządzanie PPK oraz ograniczenie ustawowe, a także uwzględniając średnie wartości opłat za zarządzanie stosowane przez TFI w stosunku do funduszy inwestycyjnych oferowanych indywidualnym inwestorom w ramach PPK, opłaty te są wyjątkowo korzystne dla uczestników PPK i stawiają ich w lepszej pozycji niż osoby samodzielnie inwestujące swoje oszczędności w fundusze inwestycyjne.

 

Ważnym kryterium wyboru instytucji finansowej w ramach PPK jest efektywność w zarządzaniu aktywami. Dane porównywane w tabeli 3 dotyczą zarządzania istniejącymi już funduszami za różne okresy i w zakresie stosowania zróżnicowanej polityki inwestycyjnej, która odpowiada niektórym planowanym strategiom inwestycyjnym w ramach PPK. Dotychczas osiągane wyniki inwestycyjne w żadnym stopniu nie gwarantują ich powtarzalności w przyszłości. Mogą być jednak pewnym prognostykiem, probierzem kompetencji i trafności podejmowanych w przeszłości decyzji inwestycyjnych. Narzędziem do określenia tych parametrów będzie sposób zachowywania się instytucji w porównywalnych warunkach oraz test powtarzalności wyników.

 

Przez doświadczenie w zarządzaniu funduszami należy rozumieć powadzenie przez instytucje finansowe takich produktów emerytalnych, jak:

• Otwarte Fundusze Emerytalne (OFE),
• Indywidualne Konta Emerytalne (IKE),
• Indywidualne Konta Zabezpieczenia Emerytalnego (IKZE),

oraz prowadzenie Pracowniczych Programów Emerytalnych (PPE) i tworzonych na podstawie innych ustaw Pracowniczych Programów Oszczędnościowych (PPO).

Zestawienie dotyczące prowadzenia tego rodzaju produktów zawiera tabela 3.

 

Kolejnym wskaźnikiem jest wielkość zarządzanych aktywów. Po wdrożeniu PPK w mniejszych podmiotach może nastąpić znaczący wzrost wielkości obracanych aktywów.

Zestawienie wielkości zarządzanych aktywów instytucji finansowych zawiera tabela 3.

 

Instytucje finansowe w swoich ofertach mają również wsparcie procesu wdrażania PPK. Jest to istotne dla jednostki wdrażającej PPK. Oferowane wsparcie może spowodować, że proces wdrażania PPK przebiegnie w sposób niepowodujący większych reperkusji w działaniu podmiotu zatrudniającego. Oferenci proponują działania:

• administracyjne,
• z zakresu IT,
• komunikacyjne.

Działania administracyjne oraz IT mają znaczenie, biorąc pod uwagę stan zaawansowania podmiotu zatrudniającego w tworzenie PPK (własne przygotowanie na ten proces) oraz możliwe wyzwania, a także brak decyzji w zakresie np. sposobu obsługi administracyjnej PPK (np. API czy aplikacja web).

Natomiast działania komunikacyjne powinny być oceniane pod względem: treści, możliwości zróżnicowania działań w stosunku do poszczególnych grup pracowników, zasięgu tych działań, częstotliwości, oferowanych kanałów informowania.

 

Z przeglądu ofert PPK wynika, że - w zależności od instytucji finansowej - oferty mogą być różne - mniej lub bardziej rozbudowane. Rozbudowane oferty zakładają m.in. działania podane w ramce.

 

Wsparcie dla pracodawców oferowane przez instytucje finansowe

1. Wspólne ustalenie harmonogramu prac wdrożenia PPK.

2. Pomoc w rozmowach z reprezentacją pracowników lub związkami zawodowymi.

3. Aktywny udział w procesie przygotowania dokumentacji niezbędnej do utworzenia programu, w szczególności przygotowania umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK.

4. Udostępnienie pracodawcy aplikacji do obsługi PPK.

5. Szkolenia dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie PPK po stronie pracodawcy - zgodnie z harmonogramem ustalonym z pracodawcą.

6. Pomoc w obsłudze aplikacji: zarządzanie dostępami i danymi, przygotowanie plików transmisji danych i składek itp.

7. Umożliwienie bieżącego raportowania.

8. Pomoc w czynnościach cyklicznych takich jak ponowny autozapis do PPK.

9. Usprawnienie działań związanych z wypłatami z programu na cele mieszkaniowe i w przypadku poważnego zachorowania.

 

Podobnie w zakresie komunikacyjnym w rozbudowanych ofertach można się spodziewać różnych zapewnień instytucji finansowej (patrz ramka).

 

Kluczowe zadania pracodawców

1. Przeprowadzenie akcji informacyjnej dla pracowników.

2. Sporządzenie pakietu informacyjnego (w formie elektronicznej i na życzenie pracodawcy także papierowej) dla pracowników. Pakiet zawiera:

• proponowane warunki oszczędzania w ramach PPK wraz z opisem procesu inwestycyjnego,

• dane dotyczące efektywności w zarządzaniu aktywami w ramach funduszy inwestycyjnych,

• posiadane doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi.

3. Pomoc dedykowanego specjalisty w trakcie wdrażania PPK.

4. Przygotowanie instrukcji dla pracowników z zakresu obsługi internetowej platformy do zarządzania środkami w PPK.

5. Wsparcie dla pracowników poprzez:

• okresowe dyżury dedykowanego opiekuna,

• coroczne spotkania podsumowujące funkcjonowanie programu w jednostce, w tym przygotowanie okresowego komentarza do wyników inwestycyjnych osiąganych przez fundusze zarządzane w ramach PPK,

• przygotowywanie stosownych materiałów informacyjnych,

• utworzenie dedykowanej infolinii do obsługi uczestników PPK zarządzanego przez oferujące TFI - uczestnicy PPK mogą mieć dostęp do aplikacji umożliwiającej wgląd do informacji na temat ich środków on-line oraz składanie szerokiej gamy dopuszczalnych dyspozycji zmian bez udziału pracodawcy.

 

Skromniejsze oferty przewidują działania na mniejszą skalę. Mają wspólne niektóre elementy, często nie aż tak rozbudowane.

Instytucje finansowe w różny sposób prezentują się na stronie mojeppk.pl. Niekiedy prezentacja instytucji finansowej jest bardzo lakoniczna i zawiera wyłącznie statut funduszy zdefiniowanej daty. Są również oferty pozwalające na zwiększenie zasobu wiedzy w zakresie PPK. Prezentują szczegółowe działania instytucji dotyczące wsparcia uczestników PPK oraz podmiotów zatrudniających we wdrażaniu programu, wzory dokumentów, prospekty informacyjne i innego rodzaju materiały informacyjne.

Analiza materiałów umieszczonych na utworzonym portalu PPK wskazuje, że instytucje finansowe nie przykładają większej wagi do tego kanału informowania o swojej ofercie. Przeciętny odbiorca treści zamieszczonych na stronie mojeppk.pl w przypadku większości oferujących nie jest w stanie uzyskać informacji pozwalających na porównanie ofert prowadzenia PPK względem przesłanek ustawowych, nie mówiąc o jakiejkolwiek szczegółowej analizie innych warunków. Taki stan nie jest do zaakceptowania w sytuacji, gdy założeniem programu jest jego powszechność oraz fakt, że do zakładania PPK będą przystępowały podmioty o niższym stopniu zorganizowania (małe jednostki), które nie dysponują odpowiednimi zasobami analitycznymi. Rozwiązaniem byłoby określenie w drodze rozporządzenia wzoru oferty umieszczanej na stronie mojeppk.pl. Z pewnością spowodowałoby to ujednolicenie informacji w tym zakresie. Takich przepisów jednak dotychczas nie wprowadzono.

 

2.6. Propozycja procedury wyboru usługodawcy wraz z propozycją przygotowania zapytania ofertowego

Proces wyboru instytucji finansowej powinien być transparentny. Musi być oparty na ustawowych kryteriach wyboru usługodawcy PPK. W tym celu warto przygotować 4-etapową formułę wyłonienia zarządzającego aktywami PPK.

W pierwszym etapie należy przeanalizować rynek usługodawców oraz wskazać podmioty, do których skierowane zostanie zapytanie ofertowe.

Drugim etapem jest skonstruowanie zapytania ofertowego oraz przesłanie go do wskazanych instytucji finansowych. Zapytanie ofertowe powinno obejmować:

• tryb udzielenia zamówienia,
• warunki udziału w postępowaniu,
• opis przedmiotu zamówienia,
• termin związania ofertą oraz termin realizacji zamówienia,
• opis sposobu przygotowania oferty,
• miejsce i termin składania ofert,
• wybór zamawiającego,
• inne postanowienia regulowane przez wewnętrzne procedury zamawiającego.

Kolejny etap to zebranie. Po ich porównaniu warto przeprowadzić spotkania negocjacyjne z instytucjami finansowymi. Podczas tych spotkań można uzyskać więcej informacji o ofertach usługodawców, a także o możliwościach wsparcia przy tworzeniu PPK. W spotkaniach mogą uczestniczyć także przedstawiciele osób zatrudnionych, którzy na podstawie rzetelnie przedstawionych informacji będą mogli podjąć decyzję o oszczędzaniu w ramach PPK.

Ostatnim etapem jest dokonanie wyboru instytucji finansowej spośród oferentów, którzy zostali najwyżej ocenieni i przeszli do etapu spotkań negocjacyjnych.

 

2.7. Procedura wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK a Prawo zamówień publicznych

Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi, których łączna cena nie może być określona, jest wartość miesięczna zamówienia pomnożona przez 48 - w przypadku zamówień udzielanych na czas nieoznaczony lub oznaczony dłuższy niż 48 miesięcy (art. 35 ust. 3 pkt 2 nowego Prawa zamówień publicznych).

 

Jednak ustawa o PPK nie zabrania zawarcia umowy o zarządzanie PPK na inny okres. Na podstawie tych przepisów należałoby ustalić wartość zamówienia dla procedury wdrażania PPK, uwzględniając czas, na jaki zawarta może zostać umowa o zarządzanie PPK, np. 36 miesięcy. Wówczas wskaźnik obliczenia wartości przedmiotu zamówienia będzie wynosił 36.

 

Podsumowanie

Pierwszym etapem wprowadzania PPK w jednostce jest wybór instytucji finansowej.

Przy wyborze instytucji finansowej szczególną uwagę należy zwrócić m.in. na koszty zarządzania, doświadczenie w zakresie prowadzenia oraz wielkość zarządzanych aktywów. Trzeba mieć też na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych, a także to, że jednostki sektora finansów publicznych gospodarują środkami publicznymi.

Wyboru instytucji finansowej jednostka powinna dokonać w porozumieniu z przedstawicielami osób zatrudnionych.

Podmiot zatrudniający może w każdej chwili zmienić instytucję finansową, która zarządza PPK.

 

 

3. Umowy składające się na PPK

PPK jako forma grupowego oszczędzania środków na przyszłą emeryturę ma charakter złożony. Pod względem prawnym PPK wymagają zawarcia dwóch umów - chronologicznie:

• pierwszej - umowa o zarządzanie PPK,
• drugiej - umowa o prowadzenie PPK mającą skutki dla pracowników.

Dopiero zawarcie tych dwóch umów oznacza powstanie u pracodawcy tej formy oszczędzania na przyszłe emerytury. Jednocześnie powoduje to spełnienie obowiązku ustawowego utworzenia PPK, który jest sankcjonowany w przepisach karnych ustawy o PPK.

 

3.1. Umowa o zarządzanie PPK

Umowa o zarządzanie PPK jest najważniejszą i podstawową umową zawieraną w ramach PPK (art. 7 ustawy o PPK). Stronami umowy o zarządzanie PPK są:

• podmiot zatrudniający,
• fundusze zdefiniowanej daty reprezentowane przez instytucję finansową.

O ile jasne jest, kogo rozumiemy przez pojęcie "podmiot zatrudniający", o tyle "instytucją finansową" może być towarzystwo funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwo emerytalne, pracownicze towarzystwa emerytalne albo zakład ubezpieczeń. A zatem umowa o zarządzanie PPK może być umową:

• ubezpieczenia,
• o wnoszenie wpłat pracowników do funduszu inwestycyjnego,
• o wnoszenie wpłat do funduszu emerytalnego - pracowniczego lub powszechnego.

Istotną cechą umów zawartych z towarzystwami funduszy inwestycyjnych, powszechnymi lub pracowniczymi towarzystwami emerytalnymi jest to, że przepisy regulujące te formy instytucji finansowych zakładają rozdzielność prawną między danym funduszem rozumianym jako odrębna osoba prawna a towarzystwem zarządzającym tym funduszem, który stanowi również odrębną osobę prawną. Fundusz emerytalny lub fundusz inwestycyjny, mimo że posiadają osobowość prawną, są wyłącznie masą majątkową - sumą aktywów (akcji spółek, obligacji, gotówki).

W przypadku upadłości towarzystw zarządzających funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi aktywa wchodzące w portfele inwestycyjne tych funduszy nie wchodzą w skład masy upadłości. Inaczej przedstawia się sytuacja prawna w przypadku zawarcia umowy o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń (wtedy umowa będzie miała formę umowy ubezpieczenia), gdyż wszystkie środki zgromadzone w tak prowadzonym PPK będą należały do jednej masy majątkowej zakładu ubezpieczeń. Powoduje to, że środki zgromadzone w tej formie przy ewentualnej upadłości będą należały do masy upadłości zakładu ubezpieczeń.

 

Umowa o zarządzanie PPK może zostać zawarta z podmiotami, które zostały wpisane na postawie art. 10 ustawy o PPK do ewidencji PPK. Jedynie te podmioty mają uprawnienie do zawierania umów o zarządzanie PPK. Tym samym istnieje tu pewne ograniczenie ustawowe w zakresie wyboru instytucji finansowej mającej zarządzać PPK, a następnie prowadzić PPK w danym podmiocie zatrudniającym.

 

Jedynym sposobem zawarcia umowy o zarządzanie PPK jest postać elektroniczna pozwalająca na utrwalenie jej na trwałym nośniku (art. 7 ust. 2 ustawy o PPK). Za trwały należy uznać taki nośnik, który pozwala na odtworzenie jego treści w niezmienionej formie w każdym czasie. Jednocześnie nośnik ten powinien uniemożliwiać jakiekolwiek ingerencje w treść dokumentu - w tym przypadku umowy. Zawarcie umowy w tej formie należałoby udokumentować poprzez wykonanie wydruków, zrzutów ekranowych, fotografii. Na potrzeby ewentualnej kontroli trzeba je umieścić w plikach nieedytowalnych.

 

Przy umowach o zarządzanie PPK obowiązuje zasada ich zawierania z funduszami zdefiniowanej daty zarządzanymi przez jedno towarzystwo funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwo pracownicze, pracownicze towarzystwo emerytalne albo zakład ubezpieczeń. Oznacza to, że umowa o zarządzanie PPK może być zawierana z uprawnioną instytucją finansową, która będzie działała w imieniu kilku funduszy zdefiniowanej daty. Jednocześnie z art. 9 ust. 2 ustawy o PPK wynika zasada prowadzenia przez podmiot zatrudniający jednego PPK. Ustawodawca wskazał, że podmiot zatrudniający, który został przekształcony lub połączony, wchodzi w uprawnienia dotychczasowego pracodawcy. Oznacza to, że jest obowiązany zawrzeć w terminie 7 dni od dnia tego przekształcenia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych z tą samą instytucją finansową, z którą zawarta została przez ten podmiot zatrudniający umowa o zarządzanie PPK. Dlatego należy przyjąć, że istnienie dwóch PPK w jednym podmiocie zatrudniającym jest wykluczone.

 

Ustawa o PPK zawiera enumeratywne wyliczenie elementów, które powinna określać umowa o zarządzanie PPK (art. 10). Ustawodawca posługuje się sformułowaniem "w szczególności". Oznacza to, że podany katalog ma charakter otwarty i pozwala na pewną dowolność. A zatem umowa o zarządzanie PPK może regulować też inne ważne dla jej stron kwestie. Jednak postanowienia te nie mogą być sprzeczne z przepisami ustawy o PPK.

 

Tabela 4. Zawartość umowy o zarządzanie PPK - zgodnie z art. 10 ustawy o PPK

Elementy umowy	Objaśnienie
Strony umowy	Umowa o zarządzanie PPK powinna określać jej strony. Stronami są podmiot zatrudniający oraz odpowiednie fundusze zdefiniowanej daty, z którymi zostaje zawarta umowa. Z powodów czysto praktycznych zasadne jest, aby - oprócz samej firmy (nazwy) instytucji finansowej - w treści umowy wskazać jej siedzibę oraz adres do doręczeń. Może to mieć istotne znaczenie w razie konieczności prowadzenia postępowania sądowego między podmiotem zatrudniającym a instytucją finansową, dotyczącego postanowień przedmiotowej umowy o zarządzanie PPK.
Nazwa funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową	W tej części wymienia się nazwy funduszy, np. Fundusz 2025, Fundusz 2030, Fundusz 2035 itp.
Warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK	Trzeba określać warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Ustawodawca nie wskazał wprost, co należy rozumieć przez przedmiotowe warunki oraz tryb zawierania umów o prowadzenie PPK. Można przyjąć, że chodzi tu o uregulowanie oraz rozwinięcie w treści umowy o zarządzanie PPK przepisów ustawy regulujących zawieranie umów o prowadzenie PPK.
Warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty	Należy określić, w jaki sposób gromadzone i inwestowane będą środki w ramach PPK.
Warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu	Instytucja finansowa powinna określić sposób dokonywania wypłaty środków zgromadzonych w PPK.
Wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych	Tu powinna znaleźć się deklaracja podmiotu zatrudniającego wskazująca wysokość wpłat dodatkowych do PPK finansowanych przez pracodawcę.
Sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat	Trzeba określić procedury przy deklarowaniu wpłat dodatkowych przez uczestników PPK.
Maksymalna wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, jeśli są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy	Należy określić wysokość wynagrodzenia, jakie może pobierać TFI, PTE albo zakład ubezpieczeń za zarządzanie środkami gromadzonymi w ramach PPK.
Warunki zmiany umowy	Trzeba zawrzeć postanowienia wskazujące procedurę zmiany umowy o zarządzanie PPK oraz możliwość jej aneksowania.
Warunki i okres wypowiedzenia umowy	Należy wskazać warunki wypowiedzenia umowy oraz określić okres wypowiedzenia.
Warunki dokonywania konwersji lub zamiany	Instytucja finansowa powinna określić sposób zmiany zarządzania środkami w ramach PPK.

 

Ustawodawca wskazał dodatkowe wymogi w stosunku do umowy o zarządzanie PPK zawieranej z zakładem ubezpieczeń. Do takiej umowy trzeba dołączyć:

• regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego,
• ogólne warunki ubezpieczenia.

Poza tym w umowie o zarządzanie PPK należy określić wysokość sumy ubezpieczenia oraz wysokość składki ochronnej. Umowa powinna przewidywać również brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty, będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym, w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

 

 

Jeśli chodzi o termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK, to kwestia ta budzi wątpliwości. Artykuł 137 ustawy o PPK (zdanie pierwsze) brzmi:

§

W przypadku podmiotów zatrudniających będących jednostkami wchodzącymi w skład sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869, z późn.zm.), obowiązek, o którym mowa w art. 8 ust. 1, powstaje w dniu 1 stycznia 2021 r.

 

A zatem kiedy pracodawca będący jednostką sektora finansów publicznych powinien zawrzeć umowę o zarządzanie PPK?

Jak widać, art. 137 ustawy o PPK zawiera odesłanie do art. 8 ust. 1 tego aktu. Przepis ten stanowi:

§

Podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK, zgodnie z art. 16.

 

Powstaje tu ważne, kolejne pytanie: jak należy rozumieć zwrot "przez obowiązek, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o PPK" w odniesieniu do terminu zawarcia umowy o zarządzanie PPK?

Nie ulega wątpliwości, że obowiązek, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o PPK, to obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Z kolei zestawiając ten zapis z treścią art. 137 ustawy o PPK, który jednoznacznie wskazuje dzień 1 stycznia 2021 r. jako termin powstania obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK, należy stwierdzić, że jednak z treści przepisów ustawy o PPK wynika literalnie, iż podmioty sektora finansów publicznych powinny spełnić obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK nie tylko i wyłącznie w dniu 1 stycznia, lecz począwszy od 1 stycznia 2021 r., a nie później niż 26 marca 2021 r.

 

W przypadku nieterminowego zawarcia umowy o zarządzanie PPK ustawodawca przewidział wyjątkowo dotkliwe kary.

 

Umowę o zarządzanie PPK można wypowiedzieć (art. 12 ustawy o PPK). Podmiot zatrudniający może wypowiedzieć umowę z każdą instytucją finansową, nawet instytucją wyznaczoną, z którą z mocy ustawy ma obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Ustawodawca wprost wskazuje, że podmioty zatrudniające mają względną swobodę w kształtowaniu relacji z instytucjami finansowymi w zakresie długości współpracy. Jednak obowiązuje konieczności przestrzegania innych przepisów ustawy o PPK dotyczących instytucji, z którymi można zawrzeć umowę o zarządzanie PPK oraz okresu wypowiedzenia. Jednocześnie przejściowo dopuszcza się posiadanie dwóch umów o zarządzanie - nowej i wypowiadanej.

W przypadku wypowiedzenia umowy o zarządzanie PPK podmiot zatrudniający, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o zarządzanie PPK z inną, nową instytucją finansową, powinien:

• zawrzeć w imieniu i na rzecz danej osoby zatrudnionej w podmiocie zatrudniającym umowę o prowadzenie PPK, jeżeli dana osoba zatrudniona miała zawartą umowę o prowadzenie PPK w przeddzień zawarcia nowej umowy o zarządzanie PPK,
• poinformować osobę zatrudnioną, w imieniu i na rzecz której zawarł on umowę o prowadzenie PPK, o spoczywającym na podmiocie zatrudniającym obowiązku złożenia w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jej rachunku PPK, prowadzonym przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana, na rachunek prowadzony przez inną (nową) instytucję finansową.

Następnie w terminie 7 dni osoba zatrudniona może poinformować w formie pisemnej podmiot zatrudniający o braku zgody na złożenie wniosku o wypłatę transferową. Jeśli osoba zatrudniona:

• nie złoży odpowiedniego wniosku - podmiot zatrudniający powinien złożyć, za pośrednictwem podmiotu zarządzającego inną instytucją finansową, wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na rachunku PPK prowadzonym dla osoby zatrudnionej przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana przez podmiot zatrudniający, na jej rachunek PPK, prowadzony przez nową instytucję finansową,
• nie zgadza się na złożenie wniosku - środki zgromadzone w PPK pozostają na rachunku prowadzonym przez instytucję finansową dotychczas zarządzającą,
• nie zgłasza swojego sprzeciwu - jej środki zostają przekazane w ramach wypłaty transferowej do nowej instytucji finansowej.

 

3.2. Umowa o prowadzenie PPK

Podpisanie umowy o zarządzanie PPK w kolejnym etapie prowadzi do zawarcia drugiej umowy - umowy o prowadzenie PPK.

Podmiot zatrudniający powinien zatem zawrzeć w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w podmiocie zatrudniającym umowę o prowadzenie PPK (art. 14 ustawy o PPK). Umowa o prowadzenie PPK powinna być zawarta z instytucją finansową, z którą uprzednio podpisana była umowa o zarządzanie PPK.

 

Ważne z punktu widzenia osób zatrudnionych jest to, że przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający może poinformować potencjalnych uczestników PPK o:

• warunkach uczestnictwa w PPK,
• obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK.

Natomiast instytucja finansowa, z którą została zawarta umowa o prowadzenie PPK, ma obowiązek poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK, w tym o:

• możliwości konwersji i zamiany warunków uczestnictwa w PPK,
• obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK.

 

Do umowy o prowadzenie PPK trzeba dołączyć listę osób będących uczestnikami PPK. Lista ta stanowi załącznik do umowy. Zmiana załącznika nie stanowi zmiany umowy o prowadzenie PPK. Przy zawieraniu umowy o prowadzenie PPK trzeba zatem określić osoby, na których rzecz umowa ta jest zawierana. Ustawodawca przewidział w tym zakresie dwa kryteria:

1. wieku uczestnika PPK,
2. stażu pracy.

Ze względu na wiek pracowników ustawodawca podzielił ich na trzy grupy: 18-54 lata, 55-69 lat, więcej niż 70 lat. Warunki, jakie powinny spełniać osoby zatrudnione zakwalifikowane do poszczególnych grup, zawiera tabela 5. Przy przekroczeniu cezur wieku ulegają zmianie obowiązki i uprawnienia osoby zatrudnionej oraz odpowiadające im obowiązki podmiotu zatrudniającego.

 

Tabela 5. Wiek a obowiązek zapisania do PPK

Grupa	Przedział wiekowy	Objaśnienia
Grupa I	18-54 lata	Umowę o prowadzenie PPK zawiera się obowiązkowo, jeśli pracownicy nie złożą deklaracji o rezygnacji.
Grupa II	55-69 lat	Umowę o prowadzenie PPK zawiera się tylko na wniosek osoby zatrudnionej.
Grupa III	Więcej niż 70 lat	W przypadku grupy osób, które na pierwszy dzień zatrudnienia ukończyły 70 rok życia, umów o prowadzenie PPK dla nich nie zawiera się (art. 15 ust. 1 ustawy o PPK).

 

Jak należy rozumieć pojęcie "pierwszy dzień zatrudnienia"? Przez pierwszy dzień zatrudnienia należy rozumieć pierwszy dzień obligatoryjnego stosowania przez dany podmiot zatrudniający obowiązków wynikających z ustawy o PPK wskazanych w art. 134 ust. 1. Dla jednostek sektora finansów publicznych jest to 1 stycznia 2021 r. Po 1 stycznia 2021 r. jako pierwszy dzień zatrudnienia osoby zatrudnionej w podmiocie zatrudniającym należy traktować dzień rozpoczęcia świadczenia pracy na podstawie umowy o pracę, wskazany w tej umowie.

 

W przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę okres zatrudnienia ustala się od dnia rozpoczęcia pracy. Przystąpienie do PPK następuje po 3-miesięcznym okresie zatrudnienia w ramach danego podmiotu zatrudniającego. Przy czym okres ten oblicza się w ciągu 12 ostatnich miesięcy.

 

Przykład 2

Jednostka zatrudnia nowego pracownika 13 lipca 2021 r. Oznacza to, że 3-miesięczny staż pracy zostanie osiągnięty 12 października 2021 r.

Obowiązkiem pracodawcy będzie zapisanie tego pracownika do PPK do 10 listopada 2021 r.

 

W przypadku innych tytułów zatrudnienia niż umowa o pracę jako pierwszy dzień zatrudnienia należy przyjąć dzień rozpoczęcia świadczenia pracy na podstawie umowy łączącej osobę zatrudnioną z podmiotem zatrudniającym, za który to dzień osoba zatrudniona otrzymuje wynagrodzenie, od którego naliczane są obowiązkowo składki na ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe.

 

W przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie umowy zlecenia podmiot zatrudniający obowiązany jest zgłosić go do ubezpieczeń emerytalnego i rentowego, co wskazuje na czas podlegania ubezpieczeniom. Jeśli jest to obowiązkowy tytuł, wówczas zatrudniony rozpoczyna okres zatrudnienia uwzględniany do PPK.

Należy jednak pamiętać, że przystąpienie do PPK następuje po 3-miesięcznym okresie zatrudnienia w ramach danego podmiotu zatrudniającego, przy czym okres ten oblicza się w ciągu 12 ostatnich miesięcy.

 

Umowa o prowadzenie PPK powinna zawierać i regulować między stronami kwestie wskazane w art. 20 ustawy o PPK. Jak widać w tabeli 6, są to w większości te same elementy, które znajdują się w umowie o zarządzanie PPK.

 

Tabela 6. Zawartość umowy o prowadzenie PPK - zgodnie z art. 20 ustawy o PPK

Elementy umowy	Objaśnienie
Strony umowy, w tym wybrana instytucja finansowa	Umowa o prowadzenie PPK powinna określać jej strony. Stronami są uczestnik PPK oraz fundusze zdefiniowanej daty reprezentowane przez TFI, PTE albo zakład ubezpieczeń.
Dane identyfikujące uczestnika PPK	Należy podać dane pozwalające na ustalenie tożsamości uczestnika PPK.
Sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat	Trzeba określić procedury przy deklarowaniu wpłat dodatkowych przez uczestników PPK.
Nazwa funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową	W tej części wymienia się nazwy funduszy, np. Fundusz 2025, Fundusz 2030, Fundusz 2035 itp.
Warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty	Należy określić, w jaki sposób gromadzone i inwestowane będą środki w ramach PPK.
Sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty	Trzeba ustalić procedury określające sposób alokacji środków w ramach PPK będących wyrazem woli uczestnika PPK.
Sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty	Należy wskazać zasady i procedury, jak uczestnik PPK może dokonać zmiany funduszu zdefiniowanej daty.
Warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu	Należy ustalić procedury przy deklarowaniu wypłat środków gromadzonych przez uczestników PPK.
Sposób składania dyspozycji	Należy ustalić procedury składania dyspozycji przez uczestników PPK.
Zakres, częstotliwość i forma informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK	Trzeba wskazać sposób oraz okres, w jakim uczestnik PPK będzie otrzymywał informacje o swoich środkach gromadzonych w ramach PPK.
Maksymalna wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, jeśli są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy	Należy podać wysokość wynagrodzenia, jakie może pobierać TFI, PTE albo zakład ubezpieczeń za zarządzanie środkami gromadzonymi w ramach PPK.

 

Tak jak przy umowie o zarządzanie PPK, tak i dla umowy o prowadzenie PPK ustawodawca wskazał dodatkowe elementy w przypadku zawierania jej z zakładem ubezpieczeń. W takiej umowie trzeba wskazać także:

• wysokość sumy ubezpieczenia,
• wysokość składki ochronnej (z zastrzeżeniem art. 49 ust. 2 ustawy o PPK, tj. przepisów o obliczaniu i pobieraniu wynagrodzenia),
• zastrzeżenie, że nie ma możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

 

Jedna osoba zatrudniona może posiadać większą liczbę umów o prowadzenie PPK (w różnych instytucjach finansowych).

 

Przykład 3

Jeśli osoba zatrudniona (główna księgowa) ma więcej niż jednego pracodawcę, może mieć więcej niż jedną umowę o prowadzenie PPK. Z każdego tytułu obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego i rentowego można posiadać osobny tytuł do oszczędzania w ramach PPK.

Główna księgowa jest zatrudniona w urzędzie. Jednocześnie wykonuje pracę na uczelni wyższej w charakterze wykładowcy. Osoba ta będzie uczestnikiem PPK z obu tytułów - dwóch planów kapitałowych.

 

Ustawodawca daje możliwość kumulowania środków gromadzonych w ramach PPK na zasadzie przekazywania ich do PPK prowadzonego u nowego podmiotu zatrudniającego. Przepis ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego (art. 19 ustawy o PPK). To od indywidualnej decyzji uczestnika PPK zależy, czy środki zgromadzone przez niego w PPK prowadzonych w jego dotychczasowych podmiotach zatrudniających mają zostać przekazane do PPK prowadzonego w nowym podmiocie zatrudniającym.

 

Zawarcie umowy o prowadzenie PPK oznacza zapisanie pracowników do PPK. Od tego momentu trzeba rozpocząć obowiązek naliczania wpłat do PPK. Dla pracodawcy wiąże się to z obciążeniami wynikającymi z wpłat nałożonych ustawowo.

 

Jeśli chodzi o termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK, to w przypadku jednostek sektora finansów publicznych jest to najpóźniej 26 marca 2021 r.

 

3.3. Inne dokumenty dotyczące umów w zakresie PPK

Na treść umów o PPK składają się również inne dokumenty. Rodzaje tych dokumentów wraz z objaśnieniem są podane w tabeli 7.

 

Tabela 7. Dokumenty składające się na PPK

Rodzaj dokumentu	Objaśnienia
Dopełniające treść umów o zarządzanie PPK i o prowadzenie PPK	Regulaminy, ogóle warunki ubezpieczeń, statuty funduszy inwestycyjnych, regulaminy ubezpieczeniowych funduszy kapitałowych, regulaminy korzystania z zasobów instytucji finansowej w zakresie rozliczania wpłat wnoszonych do PPK
Związane z obsługą uczestników PPK	Regulaminy: obsługi telefonicznej, serwisów obsługi elektronicznej, korzystania z aplikacji na urządzenia mobilne, obsługi uczestników PPK przez dostawców usług zewnętrznych dla instytucji finansowych
Składane przez uczestników PPK	Załączniki do poszczególnych umów oraz wzory dokumentów wydane na podstawie delegacji ustawowych, a które stanowią załącznik do rozporządzeń (obecnie dotyczy to tylko deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK)
Indywidualne dokumenty	Stanowią załączniki do umów lub regulaminów, które indywidualnie kształtują warunki uczestnictwa w PPK, np. umożliwiające obniżenie wpłaty podstawowej dla pracownika zarabiającego do 1,2 wysokości minimalnego wynagrodzenia

 

Regulaminy, ogóle warunki ubezpieczeń, statuty funduszy inwestycyjnych, regulaminy ubezpieczeniowych funduszy kapitałowych szczegółowo doprecyzowują zagadnienia związane np. z polityką inwestycyjną poszczególnych funduszy zdefiniowanej daty (choć ta jest ukierunkowana przepisami ustawy). Dokumenty te uzupełniają i wyczerpują treść umowy.

Pozostałe regulaminy związane z obsługą uczestników PPK mają znaczenie w kontekście wyboru poszczególnych instytucji finansowych. Pozwalają na ocenę łatwości korzystania z poszczególnych instrumentów do obsługi uczestnika PPK. Ocena ta powinna znaleźć się w zbiorze ocen decydujących o ostatecznym wyborze instytucji finansowej. Kwestia ta może decydować o poziomie partycypacji pracowników w danym podmiocie zatrudniającym.

 

3.4. Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK

Dokumentację związaną z wdrożeniem PPK, a także naliczeniem wpłat do PPK, należy przechowywać przez okres umożliwiający przekazanie dokumentów dla celów dowodowych. Okres przedawnienia roszczeń z tytułu wpłat do PPK wynosi 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne. A zatem podmiot zatrudniający powinien przechowywać dokumentację przynajmniej przez ten czas.

Ustawodawca nie określił precyzyjnego okresu przechowywania dokumentacji związanej z PPK. Warto jednak odnotować, że archiwum podmiotu zatrudniającego (zarówno stacjonarne, jak i wirtualne) jest jedyną formą odtworzenia informacji o podstawie wymiaru wpłat czy wniosków uczestnika PPK dotyczących pozostawania w PPK, a także innych dyspozycji.

 

Roszczenia z tytułu wpłat przedawniają się po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne. Nie mają w tym miejscu zastosowania przepisy k.p., które stanowią o 3-letnim okresie przedawnienia.

PPK mimo swojej nazwy skierowane są także do osób wykonujących umowy cywilnoprawne oraz do innych grup osób obowiązkowo podlegających ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. A zatem miejscem przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK nie powinny być akta osobowe pracowników. Powinny to być oddzielnie przeznaczone do tego zbiory podmiotu zatrudniającego. Oprócz dokumentów, których ustawodawca wymaga w formie pisemnej (tj. deklaracja o rezygnacji z wpłat do PPK oraz sprzeciw dokonania wypłaty transferowej), inna dokumentacja - jeśli to możliwe i uzasadnione - może być przechowywana w formie elektronicznej.

 

Podsumowanie

Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest zawarcie dwóch umów:

1. o zarządzanie PPK - jest to podstawowa umowa, która reguluje zasady współpracy pracodawcy i instytucji finansowej,

2. o prowadzenie PPK - uczestnik PPK na podstawie tej umowy gromadzi i pomnaża środki w PPK, a także ma możliwość ich wypłacenia.

Umowa o prowadzenie PPK powinna być zawarta z instytucją finansową, z którą uprzednio podpisana była umowa o zarządzanie PPK. Do tej umowy trzeba dołączyć listę osób będących uczestnikami PPK.

Umowa o zarządzanie PPK może zostać zawarta z podmiotami, które zostały wpisane na postawie art. 10 ustawy o PPK do ewidencji PPK.

Uczestnik PPK może być stroną wielu umów o prowadzenie PPK jednocześnie. Natomiast podmiot zatrudniający współpracuje zawsze tylko z jedną instytucją finansową.

 

 

4. Zapisywanie osób zatrudnionych i zasilenia do PPK

W przypadku PPK ustawodawca przyjął zasadę obowiązkowego tworzenia PPK dla podmiotów zatrudniających oraz zasadę dobrowolnego uczestnictwa w PPK osób zatrudnionych. A zatem kogo można zapisać do PPK, a kogo trzeba?

Podmiot zatrudniający zobowiązany jest nie tylko do utworzenia PPK, lecz także do częściowego finansowania środków gromadzonych przez uczestnika w PPK. Ustawodawca przewidział kilka rodzajów zasileń PPK.

 

4.1. Zapisanie osób zatrudnionych do PPK

Lista uczestników PPK stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK. Jeśli dana osoba zatrudniona znajduje się na takiej liście, oznacza to, że staje się uczestnikiem PPK prowadzonego przez dany podmiot zatrudniający. Konsekwencją powstania stosunku uczestnictwa w PPK jest przede wszystkim powstanie obowiązku naliczania i odprowadzania odpowiednich wpłat do PPK.

 

4.1.1. Zasada dobrowolnego uczestnictwa w PPK

O ile tworzenie PPK jest zasadniczo obligatoryjne dla podmiotów zatrudniających, o tyle w przypadku samych osób zatrudnionych uczestnictwo w PPK ma charakter dobrowolny. Osoba zatrudniona może, ale nie musi, być uczestnikiem PPK. Aktywne uczestnictwo w PPK (dokonywanie wpłat, otrzymywanie wpłat od podmiotu zatrudniającego oraz zasileń ze środków publicznych) jest uprawnieniem osoby zatrudnionej, a nie jej obowiązkiem. Osoba zatrudniona powinna podjąć decyzję samodzielnie i nieskrępowanie. Z tym zastrzeżeniem, że ustawodawca w dosyć specyficzny sposób chce zachęcić osoby zatrudnione do uczestnictwa w PPK. Wprowadził tzw. mechanizm automatycznego zapisu. Konstrukcja mechanizmu przyjęta w ustawie o PPK opiera się na trzech przesłankach wskazanych w ramce. Ich spełnienie warunkuje uczestnictwo w PPK.

 

Trzy przesłanki zapisania pracownika do PPK

1. 1. Odpowiedni tytuł prawny łączący osobę zatrudnioną z podmiotem zatrudniającym (np. umowa o pracę).

   2. Odpowiedni staż zatrudnienia przez osobę zatrudnioną w podmiocie zatrudniającym.

   3. Wiek danej osoby zatrudniającej na dzień zawarcia umowy o prowadzenie PPK.

 

Stosunek uczestnictwa w PPK powstanie w przypadku odpowiedniego spełnienia przez daną osobę zatrudnioną podanych w ramce trzech przesłanek (wszystkich).

 

4.1.2. Tytuł prawny do uczestnictwa w PPK

W przypadku PPK uczestnikiem PPK może stać się wyłącznie tzw. osoba zatrudniona. Definicja jest zawarta w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK. Przez osobę zatrudnioną rozumie się sześć kategorii osób:

1. pracownicy, o których mowa w art. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, dalej: k.p. (czyli osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę; nie ma tu znaczenia, czy jest to zatrudnienie na pełen etat, 1/2 czy 1/4 etatu), z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa w art. 11b ustawy o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego, oraz z wyjątkiem młodocianych w rozumieniu art. 190 § 1 k.p.;
2. osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18 rok życia, o których mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 303 § 1 k.p.;
3. członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w art. 138 i art. 180 Prawa spółdzielczego;
4. osoby fizyczne, które ukończyły 18 rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (dalej k.c.) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz rzadziej spotykani członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji;
5. członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tej funkcji;
6. wszystkie ww. osoby (poza pkt 5), ale przebywające na urlopach wychowawczych albo pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Jednak kluczową kwestią dla faktu bycia osobą zatrudnioną w rozumieniu ustawy o PPK jest nie tylko wypełnianie definicji w zakresie tytułu prawnego zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, ale także to, aby z tytułu zatrudnienia podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, w rozumieniu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Tylko takie osoby są osobami zatrudnionymi w rozumieniu przepisów ustawy o PPK. Tym samym tylko takie osoby wypełniają pierwszą z przesłanek podanych w ramce. Zastrzeżenie to jest szczególnie ważne w przypadku umów zlecenia (zleceniobiorców).

 

4.1.3. Staż zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym

Uczestnik PPK musi posiadać odpowiedni staż zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym. Staż ten dotyczy wszystkich kategorii osób zatrudnionych. Nie ma tu znaczenia tytuł prawny łączący daną osobę zatrudnioną z podmiotem zatrudniającym (np. umowa o pracę, umowa zlecenia) ani wiek. Staż jest równy dla wszystkich osób zatrudnionych. Wynosi 3 miesiące.

Takie określenie przez ustawodawcę stażu, od którego posiadania przez osobę zatrudnioną uzależniona jest możliwość uczestnictwa w PPK, może powodować pewne trudności. Chodzi o to, że inaczej liczy się miesiące w przypadku umów o pracę (zgodnie z k.p.), a inaczej w przypadku umów zlecenia (zgodnie z k.c.). Szczególnych trudności może nastręczać przypadek zbiegu tytułu zatrudnienia, np. dana osoba zatrudniona przepracuje 2 tygodnie na podstawie umowy zlecenia, a następnie zostanie z nią zawarta umowa o pracę na 3-miesięczny okres próbny.

 

4.1.4. Wiek osoby zatrudnionej

Kluczowe znaczenie dla powstania stosunku uczestnictwa w PPK ma wiek przyszłego uczestnika PPK. Wiek jest ważny zwłaszcza z z perspektywy mechanizmu automatycznego zapisu do PPK. W tym obszarze ustawodawca podzielił wszystkie osoby zatrudnione (bez względu na tytuł prawny ich zatrudnienia) na trzy grupy:

1. osoby w wieku od 18 do 54 lat,
2. osoby w przedziale wiekowym od 55 do 69 lat,
3. osoby, które już osiągnęły 70 rok życia.

Wiek danej osoby zatrudnionej ma znaczenie dla możliwości oraz trybu stania się uczestnikiem PPK.

 

4.1.4.1. Automatyczny zapis do PPK osób w wieku 18-54 lata

W przypadku osób najmłodszych, czyli tych w wieku od 18 do 54 lat, zapisanie ich do PPK (rozumiane jako wpisanie danych danej osoby do załącznika do umowy o prowadzenie PPK) odbywa się automatycznie. Oczywiście jeśli dana osoba spełnia pozostałe dwie przesłanki uczestnictwa w PPK. Nie ma potrzeby jakiejkolwiek aktywności ze strony danej osoby zatrudnionej.

Jeśli więc osoba zatrudniona, legitymująca się co najmniej 3-miesięcznym stażem pracy w podmiocie zatrudniającym, nie złoży swojemu podmiotowi zatrudniającemu (pracodawcy) pisemnej deklaracji o rezygnacji z wpłat do PPK, to podmiot ten z mocy prawa zobowiązany będzie, w dniu zawierania po raz pierwszy umowy o prowadzenie PPK, zapisać taką osobę do PPK. Jej dane identyfikacyjne powinien umieścić w treści załącznika do umowy o prowadzenie PPK. W ten sposób powstanie stosunek uczestnictwa w PPK.

Natomiast w sytuacji gdy u pracodawcy prowadzącego już PPK zatrudnia się nowa osoba, to należy ją zapisać do PPK po spełnieniu przesłanki 3-miesięcznego okresu zatrudnienia (art. 16 ust. 1 ustawy o PPK). Wówczas tak samo umieszcza się dane nowej osoby w załączniku do umowy o prowadzenie PPK (aktualizacja załącznika).

 

Przykład 4

W dniu 11 lipca 2021 r. jednostka zatrudnia nowego pracownika w wieku 44 lat. Taka osoba osiągnie 3-miesięczny staż pracy 10 października 2021 r. Oznacza to, że najpóźniej 10 listopada 2021 r. jednostka powinna zapisać tego pracownika do PPK, chyba że złoży on pracodawcy deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

 

4.1.4.2. Zapisanie do PPK na wniosek osób w wieku 55-69 lat

Podmiot zatrudniający zapisuje osoby będące w wieku od 55 do 69 lat do PPK (wpisuje dane tych osób do załącznika do umowy o prowadzenie PPK) wyłącznie na wniosek złożony przez daną osobę. Ustawodawca nie określił przy tym ani szczególnej formy, w jakiej dana osoba zatrudniona powinna złożyć przedmiotowy wniosek, ani szczegółowej treści tego wniosku.

Jeśli pracodawca prawidłowo wykona złożony wniosek, to w konsekwencji konieczne będzie dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia przysługującego danej osobie zatrudnionej od podmiotu zatrudniającego. W celach dowodowych wniosek ten powinien mieć formę pisemną lub inną, ale pozwalającą na łatwe udowodnienie przez podmiot zatrudniający istnienia tytułu do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia osoby zatrudnionej.

Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie i stosowanie w danym podmiocie zatrudniającym jednolitej treści wniosku. Przy czym jego zawartość nie powinna pozostawiać wątpliwości w kwestii oświadczenia woli składanego przez osobę zatrudnioną oraz świadomości konsekwencji stania się przez nią uczestnikiem PPK. Ustawodawca nie ogranicza osób w wieku od 55 do 69 roku życia w zakresie czasowej możliwości złożenia podmiotowi zatrudniającemu wniosku o uczestnictwo w PPK. Podmiot zatrudniony może wnioskować w każdym czasie, pod warunkiem że osoba zatrudniona spełnia pozostałe przesłanki uczestnictwa w PPK w danym podmiocie zatrudniającym.

 

Wzór. Wniosek o uczestnictwo w PPK osoby zatrudnionej w wieku 55-69 lat

.....................................

(miejscowość i data)

.................................................

(imię - imiona i nazwisko)

.................................................

(adres zamieszkania)

.................................................

(adres zamieszkania c.d.)

.................................................

(nr telefonu i adres poczty elektronicznej)

.................................................

(PESEL; data urodzenia, gdy nie ma PESEL)

.................................................

(seria i nr dowodu osobistego/paszportu albo innego

dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku

osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego)

 

 

........................................................

(pracodawca prowadzący PPK)

 

Wniosek o przystąpienie do PPK

 

Na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342) wnioskuję o zawarcie przez Pracodawcę w moim imieniu i na moją rzecz umowy o prowadzenie PPK z instytucją finansową prowadzącą PPK u Pracodawcy.

 

Oświadczam, że na dzień złożenia niniejszego wniosku ukończyłem/am 55 rok życia i nie ukończyłem/am 70 roku życia, ponadto legitymuję się 3-miesięcznym stażem pracy w podmiocie zatrudniającym, w którym chcę przystąpić do PPK (w ostatnich 12 miesiącach), zgodnie z art. 15 ust. 3 ww. ustawy.

.................................

(podpis)

 

 

4.1.4.3. Sytuacja osób w wieku od 70 roku życia

Ustawodawca nie przewiduje, aby osoby, które osiągnęły już wiek 70 lat, mogły być uczestnikami PPK. Nie są one zapisywane z automatu, nie mogą też wnioskować o uczestnictwo w PPK.

Jeśli osoba w wieku od 70 lat zgłosi się do swojego podmiotu zatrudniającego z żądaniem (wnioskiem, dyspozycją) wpisania jej do załącznika do umowy o prowadzenie PPK, to podmiot zatrudniający musi odmówić takiemu żądaniu. Gdyby podmiot zatrudniający zapisał 70-latka do PPK, naruszyłby tym samym przepisy ustawy o PPK. Naraziłby się na odpowiedzialność przewidzianą w tej ustawie.

Wiek osoby zatrudnionej określa się na dzień ewentualnego zawarcia w jej imieniu i na jej rzecz przez podmiot zatrudniający umowy o prowadzenie PPK. Natomiast przypadek osiągnięcia wieku lat 70 przez osobę już będącą uczestnikiem PPK (która została zapisana do PPK automatycznie albo na swój wniosek) nie oznacza konieczności ani nawet możliwości zaprzestania jej uczestnictwa w PPK. Zakaz wprowadzony przez ustawodawcę dla 70-latków dotyczy przystąpienia do PPK. Nie ma natomiast przeszkód w kontynuacji oszczędzania rozpoczętego przed osiągnięciem wieku 70 lat.

 

4.2. Naliczanie wpłat do PPK u pracodawcy

Jakie rodzaje wpłat do PPK przewidział ustawodawca? Jakie są różnice między wpłatami do PPK pracodawcy czy uczestnika a zasileniami ze środków publicznych?

 

4.2.1. Rodzaje wpłat do PPK

W przypadku PPK podmiot zatrudniający zobowiązany jest nie tylko do utworzenia PPK rozumianego jako zawarcie umów składających się na PPK (umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK), ale także do częściowego finansowania środków gromadzonych przez uczestnika w PPK.

Ustawodawca przewidział kilka rodzajów zasileń PPK, w tym cztery rodzaje wpłat. Dany podmiot zatrudniający rozlicza je wewnętrznie. Dzielą się one na wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający oraz te finansowane przez samego uczestnika PPK, a także na wpłaty podstawowe (obligatoryjne) oraz wpłaty dodatkowe (dobrowolne).

 

Schemat. Cztery rodzaje wpłat do PPK

 

4.2.1.1. Wpłata podstawowa podmiotu zatrudniającego

W każdym podmiocie zatrudniającym, także w tym należącym do sektora finansów publicznych, wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5% wynagrodzenia danego uczestnika PPK.

Wpłata ta ma charakter obligatoryjny nie tylko dla podmiotu zatrudniającego, ale także dla uczestnika PPK. Uczestnik PPK nie może zrezygnować z otrzymywania tej wpłaty do PPK. Podstawą naliczenia wpłaty jest wynagrodzenie otrzymywane od podmiotu zatrudniającego przez uczestnika PPK.

 

4.2.1.2. Wpłata dodatkowa podmiotu zatrudniającego

Podmiot zatrudniający finansuje także wpłatę dodatkową. Ma ona charakter dobrowolny. Co do zasady podmiot zatrudniający nie ma obowiązku zapewniania takiej wpłaty w ramach danego PPK.

Podmiot zatrudniający może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Przedmiotowa wpłata może być różnicowana między uczestnikami PPK ze względu na:

• długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym,
• postanowienia regulaminu wynagradzania lub zakładowego układu zbiorowego pracy, obowiązujących w danym podmiocie zatrudniającym.

W każdym czasie podmiot zatrudniający może zmienić wysokość wpłaty dodatkowej lub zrezygnować z jej dokonywania. Wówczas musi wprowadzić zmiany w umowie o zarządzanie PPK. Nowa wysokość wpłaty dodatkowej obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła zmiana.

 

4.2.1.3. Wpłata podstawowa uczestnika PPK

Uczestnik PPK musi finansować tzw. wpłatę podstawową uczestnika PPK. Jest to jego zobowiązanie. Taki wymóg wynika wprost z faktu pozostawania w stosunku uczestnictwa w PPK.

Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK wynosi zasadniczo 2% wynagrodzenia uczestnika. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest możliwość finansowania przez uczestnika PPK wpłaty podstawowej do PPK w obniżonej wysokości. Jednak nie może ona wynosić mniej niż 0,5% wynagrodzenia uczestnika PPK. Warunkiem umożliwiającym skorzystanie przez uczestnika PPK z takiej obniżonej kwoty wpłaty do PPK jest to, aby jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekraczało kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. Minimalne wynagrodzenie w 2021 r. zostało ustalone w wysokości 2800 zł. A zatem próg będzie wynosił 3360 zł.

Wpłata podstawowa w obniżonej wysokości jest uprawnieniem uczestnika PPK. W każdej chwili może on zmienić wysokość wpłaty. Może też z niej zrezygnować. Uczestnik PPK może złożyć odpowiednie oświadczenie podmiotowi zatrudniającemu. Zmieniona wysokość wpłaty dodatkowej lub rezygnacja z jej dokonywania obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym uczestnik PPK złożył zmianę deklaracji.

 

Wzór. Wniosek o obniżenie wpłaty podstawowej do PPK

.....................................

(miejscowość i data)

.................................................

(imię - imiona i nazwisko)

.................................................

(adres zamieszkania)

.................................................

(adres zamieszkania c.d.)

.................................................

(nr telefonu i adres poczty elektronicznej)

.................................................

(PESEL; data urodzenia, gdy nie ma PESEL)

.................................................

(seria i nr dowodu osobistego/paszportu albo innego

dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku

osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego)

 

 

........................................................

(pracodawca prowadzący PPK)

 

........................................................

(fundusz zdefiniowanej daty)

 

Wniosek o obniżenie wpłaty podstawowej do PPK

 

Na podstawie art. 27 ust. 2 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342) wnioskuję o obniżenie wysokości mojej wpłaty podstawowej do poziomu … % (nie niższej niż 0,5% i nie wyższej niż 2%) mojego wynagrodzenia.

 

Oświadczam, że moje wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w ……. (nazwa miesiąca, w którym uczestnik składa deklarację) nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia¹⁾.

.................................

(podpis)

WYJAŚNIENIA

Obniżenie wysokości wpłaty podstawowej nastąpi od miesiąca następującego po miesiącu, w którym została złożona niniejsza deklaracja, o ile pracodawca pozytywnie zweryfikuje, że uczestnik osiąga wynagrodzenie nieprzekraczające 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia.

Obniżenie wysokości wpłaty podstawowej uczestnika jest ważne bezterminowo.

Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że uczestnik osiągał w którymkolwiek miesiącu, w którym wysokość wpłat podstawowych finansowanych przez tego uczestnika PPK wynosiła mniej niż 2% jego wynagrodzenia, uczestnik straci prawo do otrzymania dopłaty rocznej w wysokości 240 zł za rok, w którym nastąpiło takie przekroczenie.

 

 

------

¹⁾W 2021 r. 1,2-krotność minimalnego wynagrodzenia stanowi 3360 zł brutto.

 

4.2.1.4. Wpłata dodatkowa uczestnika PPK

Uczestnik PPK finansuje także wpłatę dodatkową uczestnika PPK. Ma ona charakter dobrowolny. Jej wnoszenie jest uprawnieniem uczestnika PPK, a nie jego obowiązkiem.

Ustawodawca określił maksymalny pułap wpłaty dodatkowej uczestnika PPK na poziomie 2% jego wynagrodzenia. Uczestnik PPK może indywidualnie kreować tę wpłatę. Nie ma przy tym żadnego ograniczenia.

 

4.2.2. Podstawa naliczenia wpłat do PPK

Podstawą naliczenia wszystkich wpłat do PPK jest wynagrodzenie uczestnika PPK otrzymywane od podmiotu zatrudniającego. Definicję wynagrodzenia dla celów PPK zawiera art. 2 pkt 40 ustawy o PPK. Zgodnie z tym przepisem:

§

Przez wynagrodzenia należy rozumieć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy, oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

 

W praktyce taka definicja oznacza, że wpłaty do PPK należy naliczać od wszystkich składników wynagrodzenia wypłacanych uczestnikowi PPK przez jego podmiot zatrudniający, jeśli składniki te są podstawą naliczenia składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne.

Wpłaty do PPK należy naliczyć od kwot:

• wynagrodzenia zasadniczego,
• dodatków,
• premii,
• bonusów,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Wpłaty do PPK nie nalicza się np. od nagrody jubileuszowej, która jest nieoskładkowana.

Wszystkie wpłaty finansowane przez uczestnika PPK trzeba potrącić z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu. Natomiast wpłat finansowanych przez podmiot zatrudniający nie wlicza się do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

 

4.3. Zasilenia do PPK ze środków publicznych

System PPK opiera się na zasadzie współfinansowania z trzech źródeł:

1. wpłaty pochodzące ze środków własnych uczestników PPK (potrącenia z wynagrodzenia),
2. wpłaty finansowane z dodatkowych środków wykładanych przez pracodawców,
3. zasilenia ze środków publicznych.

W tym ostatnim przypadku mowa jest o dwóch różnych instytucjach, tj.:

1. wpłacie powitalnej,
2. dopłacie rocznej.

Mają one dużo podobieństw. Zauważalne są także różnice. Cechą wspólną jest niewątpliwie to, że obydwa te zasilenia są finansowane ze środków Funduszu Pracy, a więc z funduszu, który powstaje w głównej mierze ze składek wnoszonych przez pracodawców, z tym że jest on zarządzany przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego. Natomiast różnice dotyczą przede wszystkim jednorazowości lub powtarzalności danego świadczenia oraz warunków jego otrzymania przez uczestników PPK.

 

4.3.1. Wpłata powitalna do PPK

Pierwszym rodzajem zasilenia ze środków publicznych do PPK jest tzw. wpłata powitalna. Została ona uregulowana przez ustawodawcę w art. 31 ustawy o PPK. Wpłata powitalna ma charakter jednorazowy - jeden uczestnik PPK (jedna osoba fizyczna) może otrzymać wyłącznie jedną wpłatę powitalną, bez względu na to, w ilu PPK będzie uczestniczyć.

Ustawodawca zdecydował się na kwotowe określenie wysokości wpłaty powitalnej. Wpłata ta jest równa co do wartości dla wszystkich uczestników PPK - wynosi 250 zł. Aby uczestnik PPK otrzymał 250 zł, na jego rachunek muszą zostać wniesione wpłaty podstawowe finansowane przez tego uczestnika PPK co najmniej za 3 pełne miesiące. Jest to jedyny warunek. Ustawodawca nie wymaga przy tym żadnej minimalnej wartości kwotowej z tytułu wpłat podstawowych finansowanych przez uczestnika PPK. Jednak z uwagi na przyjętą w ustawie konstrukcję tylko aktywne uczestnictwo w PPK (rozumiane jako dokonywanie w jakiejkolwiek wysokości wpłat podstawowych do PPK przez uczestnika PPK) zapewni mu otrzymanie wpłaty powitalnej.

Kwota 250 zł trafi na rachunek uczestnika PPK bez pośrednictwa jego pracodawcy. Przekazanie wpłaty powitalnej powinno nastąpić w terminie 30 dni po zakończeniu kwartału, w którym uczestnik PPK spełnił wymóg 3 miesięcy dokonywania wpłat. Jeśli uczestnik PPK ma kilka rachunków PPK u różnych pracodawców, to wpłata powitalna trafi tylko na jeden z nich (zawarty najpóźniej).

 

4.3.2. Dopłata roczna do PPK

Drugim rodzajem zasileń ze środków publicznych w przypadku PPK są tzw. dopłaty roczne. Ustawodawca zapisał w ustawie o PPK sztywną kwotę 240 zł jako wartość przysługującą uczestnikowi PPK z tytułu regularnego oszczędzania środków w ramach PPK.

Dopłata roczna mimo podobieństw z wpłatą powitalną w zakresie źródła finansowania (Fundusz Pracy) oraz sposobu jej dystrybucji (poza pracodawcą) różni się znacząco od wpłaty powitalnej do PPK. Najważniejsza różnica to powtarzalność dopłaty rocznej. Uczestnik PPK może ją uzyskać wiele razy - w praktyce za każdy rok kalendarzowy, w którym na jego rachunek dokonywane są wpłaty. Natomiast druga istotna różnica dotyczy konieczności spełnienia przez uczestnika PPK przesłanek warunkujących możliwość uzyskania dopłaty rocznej do PPK.

 

4.3.2.1. Warunki otrzymania dopłaty rocznej

Dopłata roczna do PPK przysługuje uczestnikowi PPK za każdy rok kalendarzowy gromadzenia środków w ramach PPK. Jednak uczestnik PPK musi spełnić warunek. Otóż na rachunek prowadzony przez instytucję finansową w danym roku musi wpłynąć określona kwota. Dla otrzymania 240 zł dopłaty rocznej:

suma kwot wszystkich uznań musi być równa co najmniej kwocie wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku kalendarzowym.

 

W 2021 r., przy minimalnym wynagrodzeniu za pracę w wysokości 2800 zł, suma 6-miesięcznych wpłat podstawowych w wysokości 3,5% (1,5% od podmiotu zatrudniającego + 2% od uczestnika PPK) wynagrodzenia uczestnika PPK wynosi 588 zł. Do kwoty dokonanych w danym roku kalendarzowym wpłat, uprawniającej do otrzymania dopłaty rocznej, wlicza się wszystkie wpłaty finansowane zarówno przez podmiot zatrudniający (wpłata podstawowa oraz wpłata dodatkowa), jak i przez samego uczestnika PPK (wpłata podstawowa oraz wpłata dodatkowa).

Ustawodawca postanowił, że za dany rok kalendarzowy uczestnik PPK może nabyć prawo tylko do jednej dopłaty rocznej - niezależnie od liczby prowadzonych dla niego rachunków PPK. W sytuacji gdy uczestnik PPK jest stroną więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK, dopłatę roczną ewidencjonuje się na rachunku PPK prowadzonym na podstawie umowy o prowadzenie PPK zawartej w jego imieniu i na jego rzecz najpóźniej. Natomiast jeśli tego samego dnia zawarto w imieniu uczestnika PPK i na jego rzecz więcej niż jedną umowę o prowadzenie PPK, dopłatę ewidencjonuje się na rachunku PPK, na którym wartość zgromadzonych środków jest większa.

Ustawodawca rozróżnia dwie kategorie uczestników PPK z punktu widzenia wielkości obligatoryjnie dokonanych wpłat. Warunkuje to otrzymanie kwoty dopłaty rocznej. Są to uczestnicy PPK opłacający wpłatę podstawową w:

1. standardowej wysokości (2% wynagrodzenia uczestnika PPK),
2. obniżonej wysokości (minimum 0,5% wynagrodzenia uczestnika PPK).

W tym drugim przypadku dopłata roczna do PPK przysługuje pod warunkiem, że kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający oraz uczestnika PPK w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej 25% kwoty wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku. W 2021 r., przy minimalnym wynagrodzeniu za pracę w wysokości 2800 zł, suma 25% kwoty 6-miesięcznych wpłat podstawowych w wysokości 3,5% wynagrodzenia uczestnika PPK wynosi 147 zł.

 

4.3.3. Kwestie obciążeń publicznoprawnych

Zarówno wpłata powitalna do PPK w wysokości 250 zł, jak i dopłata roczna do PPK w wysokości 240 zł są finansowane ze środków Funduszu Pracy. Nie są rozliczane przez podmioty zatrudniające. Kwoty tych zasileń trafiają bezpośrednio na rachunek uczestnika PPK prowadzony przez instytucję finansową. Podmiot zatrudniający nie pośredniczy w żaden sposób w przekazywaniu wpłaty powitalnej i dopłaty rocznej. Nie jest za to w żaden sposób odpowiedzialny. Oznacza to również, że nie uwzględnia ich w rozliczeniach oraz dokumentacji dotyczącej danin publicznoprawnych związanych z zatrudnieniem danego uczestnika PPK w tym podmiocie zatrudniającym (podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne).

Kwoty zasileń ze środków publicznych nie stanowią dochodu uczestnika PPK ze stosunku zatrudnienia (np. umowy o pracę czy umowy zlecenia) łączącego tego uczestnika z podmiotem zatrudniającym. Zarówno wpłata powitalna do PPK, jak i dopłata roczna do PPK nie są opodatkowane czy obciążone żadnymi innymi daninami publicznoprawnymi. W przypadku wpłaty powitalnej 250 zł oraz dopłaty rocznej 240 zł kwota netto zasilenia rachunku uczestnika PPK jest równa kwocie brutto.

 

4.4. Zleceniobiorcy w PPK (specyfika)

Założeniem PPK jest wprowadzenie powszechnego systemu dodatkowego gromadzenia kapitału. Możliwość uczestnictwa w PPK mają zatem osoby zatrudnione nie tylko na podstawie umów o pracę, ale także na podstawie innych tytułów zatrudnienia, w tym przykładowo umów zlecenia.

W praktyce zleceniobiorcy - obok pracowników - mogą być najliczniejszą grupą uczestników PPK. Ten rodzaj stosunku prawnego (umowa zlecenia) jest oferowany przez pracodawców dość powszechnie.

 

4.4.1. Przesłanki uczestnictwa zleceniobiorców w PPK

Zleceniobiorcy podlegają reżimowi ustawy o PPK. Jednak nie każdy zleceniobiorca jest osobą zatrudnioną w rozumieniu ustawy o PPK. Aby od danej umowy zlecenia mogły być naliczone wpłaty do PPK, umowa ta musi być objęta obowiązkowym tytułem do naliczenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych. Dopiero taka umowa powoduje, że dany zleceniobiorca jest osobą zatrudnioną w rozumieniu ustawy o PPK, a co za tym idzie - jeśli zostają spełnione inne przesłanki - musi zostać zapisany do PPK (stać się uczestnikiem PPK). Następnie z tego stosunku uczestnictwa w PPK trzeba naliczać wpłaty do PPK.

Przesłanki uczestnictwa zleceniobiorców w PPK są takie jak w przypadku innych grup osób zatrudnionych. Jest to więc przede wszystkim:

• wiek danego zleceniobiorcy,
• staż zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym.

 

Przykład 5

Zleceniobiorca w wieku lat 25 zostanie zapisany automatycznie do PPK po upływie 3 miesięcy trwania umowy zlecenia.

Zleceniobiorca w wieku lat 65, który wcześniej pracował w danym podmiocie zatrudniającym na podstawie umowy o pracę, ale rozwiązał umowę o pracę w związku ze skorzystaniem z uprawnień emerytalnych, a następnie zawarł ze swoim byłym pracodawcą umowę zlecenia, zostanie zapisany do PPK praktycznie od pierwszego dnia swojego zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia w tym podmiocie zatrudniającym.

 

Zleceniobiorca staje się uczestnikiem PPK z dniem zapisania go do PPK. Jego dane umieszcza się na liście stanowiącej załącznik do umowy o prowadzenie PPK zawieranej w danym podmiocie zatrudniającym.

 

4.4.2. Prawa i obowiązki zleceniobiorców w PPK

Uczestnikowi PPK, który jest zleceniobiorcą, przysługują takie same uprawnienia jak w przypadku innych uczestników PPK zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym na podstawie innych tytułów prawnych. Spoczywają na nim także takie same obowiązki.

W szczególności zleceniobiorca uczestniczący w PPK ma takie same uprawnienia w zakresie zarówno wszelkich wpłat uczestnika PPK oraz podmiotu zatrudniającego, jak i otrzymania zasileń ze środków publicznych, tak jak przykładowo pracownicy uczestniczący w PPK. Ewentualne różnice mogą jednak wynikać ze źródeł zakładowego prawa pracy obowiązujących w danym podmiocie zatrudniającym. Źródła te ze swej istoty nie obejmują innych kategorii osób zatrudnionych niż pracownicy.

Zleceniobiorcy mają tożsame uprawnienia w PPK z innymi grupami osób zatrudnionych, np. w zakresie polityki inwestycyjnej czy zasad wycofania środków z PPK.

 

4.5. Rezygnacja z uczestnictwa oraz z wpłat do PPK

Tworzenie i prowadzenie PPK jest obligatoryjne dla podmiotów zatrudniających. Ale w przypadku osób zatrudnionych uczestnictwo w PPK, rozumiane jako aktywne zasilanie rachunku prowadzonego w ramach PPK, jest dobrowolne. Jest to dobrowolność w dwóch przypadkach:

1. osoby zatrudnione mogą zrezygnować z uczestnictwa w PPK, zanim staną się uczestnikami PPK (art. 16 ust. 1 ustawy o PPK),
2. ci, którzy już staną się uczestnikami PPK, mogą zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK.

 

4.5.1. Rezygnacja z uczestnictwa w PPK przez osobę zatrudnioną

Sposób rezygnacji z uczestnictwa w PPK, tj. doprowadzenie do niepowstania stosunku uczestnictwa w PPK przez osobę zatrudnioną, zależy od wieku uczestnika PPK.

 

Osoba zatrudniona w danym podmiocie, będąca w wieku od 18 do 54 lat, może nie zgodzić się na jej automatyczne zapisanie do PPK. W tym celu musi założyć swojemu podmiotowi zatrudniającemu odpowiednie oświadczenie. Taka rezygnacja ma formę pisemnej deklaracji rezygnacji na wzorze ustalonym w odpowiednim rozporządzeniu. Wzór deklaracji jest określony w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (dalej: rozporządzenie w sprawie rezygnacji z PPK). Taki sam dokument składają i osoby zatrudnione, i uczestnicy PPK.

Deklaracja zawiera dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia.

 

Wzór. Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK

Deklarację należy wypełnić wielkimi literami i złożyć podmiotowi zatrudniającemu.

1. Dane dotyczące uczestnika PPK
Imię (imiona)
Nazwisko
Numer PESEL, a w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL - data urodzenia
Seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego
2. Nazwa podmiotu zatrudniającego
3. Oświadczenie uczestnika PPK
Oświadczam, że rezygnuję z dokonywania wpłat do PPK oraz posiadam wiedzę o konsekwencjach złożenia niniejszej deklaracji, w tym: 1) nieotrzymania wpłaty powitalnej w wysokości 250 zł, należnej uczestnikom PPK (dotyczy uczestnika PPK, który nie nabył uprawnienia do wpłaty powitalnej przed złożeniem deklaracji); 2) nieotrzymywania dopłat rocznych do PPK w wysokości 240 zł, należnych uczestnikom PPK po spełnieniu warunków określonych w art. 32 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (j.t.Dz.U. z 2020 r. poz. 1342); 3) nieotrzymywania wpłat podstawowych finansowanych przez podmiot zatrudniający w wysokości 1,5% wynagrodzenia.       .................................................................... (data i podpis uczestnika PPK)     .................................................................................... (data złożenia deklaracji podmiotowi zatrudniającemu)

 

Na osobie zatrudnionej będącej w wieku od 55 do 69 lat nie spoczywa żaden obowiązek składania swojemu podmiotowi zatrudniającemu jakiegokolwiek oświadczenia, w wyniku którego osoba ta stanie się uczestnikiem PPK. Uczestnictwo w PPK dla osoby zatrudnionej jest całkowicie dobrowolne. W praktyce status osoby zatrudnionej istnieje w dwóch przypadkach:

1. 1. tworzenia PPK przez dany podmiot zatrudniający, co w przypadku jednostek sektora finansów publicznych oznacza okres między 1 stycznia 2021 r. a 10 kwietnia 2021 r., który jest ostatnim terminem na zawarcie umowy o prowadzenie PPK w tych podmiotach,
   2. podjęcia nowego zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym przez okres pierwszych 3 miesięcy takiego zatrudnienia.

W żadnym z podanych przypadków osoba zatrudniona nie stanie się uczestnikiem PPK. Jednak może ona zawsze dobrowolnie, w każdym czasie, złożyć swojemu podmiotowi zatrudniającemu oświadczenie, którego skutkiem będzie zapisanie tej osoby do PPK - powstanie stosunek uczestnictwa, a w konsekwencji zostanie rozpoczęte naliczanie i odprowadzanie wpłat do PPK.

 

4.5.2. Rezygnacja z wpłat do PPK przez uczestnika PPK

Stosunek uczestnictwa w PPK powstaje wraz z zapisaniem danej osoby zatrudnionej przez jej podmiot zatrudniający do PPK. W praktyce oznacza to wpisanie danych danej osoby zatrudnionej do załącznika do umowy o prowadzenie PPK. Z tą chwilą osoba zatrudniona staje się uczestnikiem PPK.

Gromadzenie środków w ramach PPK ma dobrowolny charakter. A zatem uczestnik PPK może w każdym czasie zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK (art. 23 ust. 2 ustawy o PPK). Aby rezygnacja była skuteczna, uczestnik PPK musi złożyć podmiotowi zatrudniającemu stosowny dokument. Rezygnacja ma formę pisemnej deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Deklaracja zawiera dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia. Wzór deklaracji określa załącznik do rozporządzenia w sprawie rezygnacji z PPK. Taki sam dokument składają i osoby zatrudnione, i uczestnicy PPK.

Konsekwencją złożenia takiej deklaracji przez uczestnika PPK jest zaprzestanie naliczania, potrącania i odprowadzania wszystkich wpłat do PPK finansowanych zarówno przez samego uczestnika PPK, jak i przez jego podmiot zatrudniający.

 

Podsumowanie

Uczestnictwo w PPK osób zatrudnionych ma charakter dobrowolny. Pracownicy mogą, ale nie muszą, być uczestnikami PPK.

W przypadku osób w wieku od 18 do 54 lat zapisanie ich do PPK odbywa się automatycznie (z możliwością rezygnacji).

Natomiast w przypadku osób będących w wieku od 55 do 69 lat podmiot zatrudniający zapisuje je do PPK wyłącznie na wniosek złożony przez daną osobę.

Osoby, które osiągnęły już wiek 70 lat, nie są zapisywane z automatu, nie mogą też wnioskować o uczestnictwo w PPK.

Ustawodawca przewidział kilka rodzajów zasileń PPK, w tym cztery rodzaje wpłat.

 

 

5. Obsługa PPK

Obsługa PPK w zdecydowanej większości zadań została powierzona instytucjom finansowym, z którymi pracodawca będzie zawierał umowę o zarządzanie PPK oraz umowę o prowadzenie PPK. W przypadku tej drugiej umowy pracodawca jest tylko pośrednikiem, ponieważ zawiera ją w imieniu i na rzecz uczestników PPK.

Zadanie pracodawcy w zakresie obsługi PPK - poza tworzeniem PPK i bieżącą obsługą administracyjną - zostało przekazane instytucjom finansowym. Ważnym obowiązkiem pracodawcy, którego będzie musiał pilnować i przestrzegać, jest kwestia terminowych wpłat do PPK. Tylko pracodawcy wiedzą, w jakiej wysokości należy naliczyć i odprowadzić wpłaty do PPK. Nikt poza pracodawcą, a już na pewno nie instytucja finansowa, nie ma wiedzy, w jakiej wysokości należy dokonywać wpłat za uczestników PPK.

Uczestnicy PPK będą mogli składać wiele dyspozycji związanych z akumulacją bądź wypłatą środków w ramach PPK. W zależności od rodzaju dyspozycji będą je składać albo do pracodawcy, albo do instytucji finansowej.

 

5.1. Współpraca pracodawcy z instytucją finansową na etapie funkcjonowania PPK

Faktyczna współpraca pracodawcy z instytucją finansową rozpoczyna się w momencie przekazania listy uczestników PPK w dniu zawarcia umowy o prowadzenie PPK. W przypadku jednostek sektora finansów publicznych nastąpi to najpóźniej 10 kwietnia 2021 r. Oczywiście będzie to formalny i praktyczny moment współpracy na etapie funkcjonowania PPK. Pierwszym etapem będzie wybór instytucji finansowej i zawarcie umowy o zarządzanie PPK.

W momencie przekazania przez pracodawcę listy uczestników (może to nastąpić albo bezpośrednio przez wgranie pliku za pomocą systemu kadrowo-płacowego, albo przez proste przesłanie pliku Excel) instytucja finansowa będzie miała obowiązek nadania uczestnikom numerów identyfikacyjnych. Dzięki tym numerom będą oni identyfikowalni w systemie PPK. Jeżeli chodzi o zakres danych uczestnika, jaki obowiązuje w PPK, to ustawa o PPK w art. 2 ust. 1 pkt 3 wprost określa, co identyfikuje każdego uczestnika PPK. Jest to:

• imię (imiona),
• nazwisko,
• adres zamieszkania,
• adres do korespondencji,
• numer telefonu,
• adres poczty elektronicznej,
• PESEL lub data urodzenia - w przypadku osób nieposiadających PESEL,
• seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość - w przypadku osób, które nie mają obywatelstwa polskiego.

W praktyce u pracodawców, u których PPK funkcjonuje już od 2019 r., pojawiły się wątpliwości, czy wszystkie dane powinny być obligatoryjnie przekazywane przez pracodawcę do instytucji finansowej. Wielu pracodawców nie miało niektórych z ww. danych - przede wszystkim prywatnych numerów telefonów i adresów mailowych swoich pracowników. Ustawa o PPK co prawda nie wskazuje, że należy przekazać prywatne adresy mailowe i numery telefonów, ale warto wskazać, że nie jest rekomendowane przekazywanie adresów służbowych, ponieważ oszczędzanie w PPK co do zasady będzie trwało dłużej niż stosunek zatrudnienia. W takiej sytuacji uczestnik nie miałby dostępu do swoich danych w momencie zakończenia stosunku zatrudnienia. A zatem obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie tych danych, które ma. Jeśli nie będzie wśród nich prywatnego numeru telefonu i adresu mailowego, należy pozostawić puste miejsce.

 

Ważnym obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie instytucji finansowej o fakcie złożenia przez uczestnika PPK deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracodawca ma na to 7 dni od dnia złożenia przez uczestnika PPK tego dokumentu. Ustawa o PPK nie wskazuje, w jakiej formie należy tego dokonać. To w umowie między pracodawcą a instytucją finansową powinna być ustalona forma przekazania tej informacji.

 

Instytucja finansowa będzie miała obowiązek poinformowania pracodawcy o fakcie rozpoczęcia wycofywania środków po osiągnięciu przez uczestnika 60 roku życia. Taką informację instytucja finansowa będzie musiała przekazać w terminie 3 dni. Jest to ważna informacja dla pracodawcy, ponieważ rozpoczęcie wycofywania środków powoduje, że nie można już wnosić wpłat za takiego uczestnika.

 

Najważniejszym obowiązkiem na etapie funkcjonowania PPK jest terminowe naliczanie, pobieranie i odprowadzanie wpłat uczestników do instytucji finansowej. Pracodawcy mają czas do 15 dnia kolejnego miesiąca (licząc od miesiąca, w którym wpłata do PPK została pobrana z wynagrodzenia uczestnika PPK).

 

Przykład 6

Pracodawca wypłaca swoim pracownikom wynagrodzenie za lipiec - 28 lipca 2021 r.

Wpłaty do instytucji finansowej pracodawca powinien przekazać do 15 sierpnia 2021 r.

 

Ustawa o PPK tego nie zabrania, dlatego dla sprawnego funkcjonowania programu PPK rekomendowane jest przekazywanie wpłat do instytucji finansowej między 1 a 15 dniem miesiąca. Pracodawca będzie przekazywał wraz z listą uczestników jeden zbiorczy przelew. Przelew można wykonać w sposób tradycyjny. Nie obowiązuje tu żaden specjalny druk, tak jak w przypadku składek do ZUS czy zaliczek na podatek dochodowy do urzędu skarbowego. Natomiast na liście płac wskazana będzie wysokość wpłat każdego z uczestników PPK. To obowiązkiem instytucji finansowej będzie odpowiednie zaksięgowanie kwot na rachunkach uczestników PPK.

Praktyka pokazuje, że jeśli między przelewem a listą wpłat będzie różnica chociażby jednego grosza, to instytucja finansowa będzie wyjaśniała taki błąd z pracodawcą, tak żeby w odpowiedni sposób zaksięgować całość środków na rachunkach uczestników PPK. Co ważne, pracodawcy będą musieli skrupulatnie informować, z jakich źródeł pochodzą wszystkie wpłaty. Będzie to szczególnie istotne dla wszystkich uczestników w momencie, gdy będą chcieli skorzystać z instytucji zwrotu.

 

5.2. Korekty i rozliczenia za okresy wsteczne

Ustawa o PPK w swojej treści nie omawia i nie porusza tematu korekt czy źle naliczonych wpłat do PPK.

Praktyka i rozmowy z instytucjami finansowymi pokazują, że nie ma jeszcze wypracowanego wspólnego modelu, w jakim będą dokonywane wszelkiego rodzaju korekty. Należy się spodziewać, że wraz z rozwojem PPK i częstszymi sytuacjami związanymi ze źle naliczonymi wpłatami do PPK pojawi się więcej wytycznych i wspólnych rozwiązań.

 

5.3. Uprawnienia uczestnika PPK

Uczestnik PPK może składać różnego rodzaju dyspozycje. Może je składać do:

• podmiotu zatrudniającego,
• instytucji finansowej.

 

5.3.1. Dyspozycje składane podmiotowi zatrudniającemu

Uczestnik PPK ma możliwość składania dyspozycji do pracodawcy w pięciu następujących sytuacjach:

1. deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
2. deklaracja o obniżeniu wpłaty podstawowej do PPK,
3. deklaracja o dokonywaniu wpłat dodatkowych do PPK,
4. deklaracja o ponownym przystąpieniu do PPK,
5. oświadczenie o posiadanych rachunkach w PPK.

 

Tabela 8. Dyspozycje składane podmiotowi zatrudniającemu

Rodzaj dyspozycji	Objaśnienia
Deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK	Dla osób zatrudnionych bądź uczestników PPK (w wieku 18-54 lata) został określony wzór deklaracji, na podstawie której można zrezygnować z uczestnictwa w PPK. Ten sam wzór stosują zarówno osoby zatrudnione - przed zawarciem na ich rzecz i w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, jak i uczestnicy PPK. Ustawa określa wprost, że deklarację należy złożyć w formie pisemnej. Pracodawca ma obowiązek przyjąć taką deklarację i wpisać datę, kiedy ją przyjął. Jest to ważne, ponieważ deklaracja jest skuteczna od miesiąca, w którym została złożona. Z tej samej deklaracji rezygnacji można korzystać co 4 lata, kiedy będzie miał miejsce ponowny, automatyczny zapis wszystkich osób, które zrezygnowały z uczestnictwa w PPK, począwszy od 1 kwietnia 2023 r. W przypadku jednostek sektora finansów publicznych pierwsze złożone deklaracje będą ważne przez około 2 lata.
Deklaracja o obniżeniu wpłaty podstawowej do PPK	Każdy uczestnik PPK, który otrzymuje wynagrodzenie ze wszystkich źródeł w wysokości niższej niż 120% minimalnego wynagrodzenia, będzie mógł obniżyć swoją podstawową wpłatę do PPK z 2% do minimum 0,5%. Pracodawca musi wówczas zweryfikować, czy uczestnik rzeczywiście otrzymuje wynagrodzenie niższe niż 120% wynagrodzenia minimalnego. Jeśli tak, to ze skutkiem od następnego miesiąca będzie potrącał niższą wpłatę podstawową (zgodnie z dyspozycją złożoną przez uczestnika do pracodawcy). W sytuacji gdy uczestnik PPK w którymś z kolejnych miesięcy przekroczy próg 120% minimalnego wynagrodzenia, pracodawca będzie miał obowiązek potrącenia pełnej wpłaty podstawowej w wysokości 2%. Uczestnik PPK może w dowolnym momencie zrezygnować z obniżonej wysokości wpłaty podstawowej. Może również zmienić w deklaracji wysokość obniżonej wpłaty podstawowej. Deklaracja jest ważna do odwołania jej przez uczestnika.
Deklaracja o dokonywaniu wpłat dodatkowych do PPK	Każdy uczestnik PPK, w dowolnym momencie uczestnictwa, ma możliwość zadeklarowania chęci wnoszenia do PPK wpłat dodatkowych. Nie może jednak zadeklarować więcej niż 2% swojego wynagrodzenia. Oznacza to, że wraz z wpłatą podstawową będzie wnosił do PPK 4% swojego wynagrodzenia. Podobnie jak w przypadku obniżenia wpłaty podstawowej uczestnik PPK precyzuje, w jakiej wysokości będzie chciał wnosić do PPK dodatkowe środki. Określa je zawsze procentowo. Nowe wielkości mają zastosowanie ze skutkiem od kolejnego miesiąca, w którym uczestnik PPK złożył deklarację o dokonywaniu wpłat dodatkowych do PPK. W dowolnym momencie uczestnik PPK ma możliwość zmiany wysokości wpłaty dodatkowej, podobnie jak możliwość rezygnacji z jej wnoszenia, ze skutkiem od kolejnego miesiąca.
Deklaracja o ponownym przystąpieniu do PPK	Ustawa o PPK przewiduje automatyczny zapis wszystkich pracowników w wieku 18-54 lata. Jeżeli ktoś nie chce uczestniczyć w PPK i zrezygnuje, składając stosowną deklarację, istnieje możliwość ponownego zapisania się przed 2023 r. (później w 2027 r., w 2031 r. itd.). Taka dyspozycja może zostać złożona przez osobę zatrudnioną w każdym momencie. Pracodawca musi to uwzględnić. Ustawa zastrzega dla tej czynności formę pisemną. Złożenie takiej deklaracji będzie skuteczne od kolejnego miesiąca, w którym uczestnik PPK złożył deklarację o ponownym przystąpieniu do PPK.
Oświadczenie o posiadanych rachunkach w PPK	W momencie gdy uczestnik PPK zmienia pracodawcę i zostanie uczestnikiem PPK po raz kolejny, będzie miał możliwość złożenia u pracodawcy oświadczenia, w którym wskaże, gdzie (w jakich instytucjach finansowych) w jego imieniu były zawarte umowy o prowadzenie PPK. Jeżeli złoży takie oświadczanie i nie zostanie wyrażony sprzeciw, pracodawca dokona wypłaty transferowej środków ze starego PPK (poprzedni pracodawca) do swojego PPK, tak aby środki uczestnika były inwestowane w ramach jednej instytucji finansowej. Uczestnik nie musi się na to godzić i może nadal gromadzić środki np. w 3 różnych instytucjach finansowych.

 

5.3.2. Dyspozycje składane instytucji finansowej

Uczestnik PPK zdecydowaną większość dyspozycji składa do instytucji finansowej, m.in.:

• wskazanie osób upoważnionych do otrzymania środków po śmierci uczestnika PPK,
• wniosek o dokonanie deklaracji zwrotu,
• wniosek o dokonanie wypłaty środków w przypadku poważnego zachorowania,
• wniosek o dokonanie wypłaty transferowej,
• wniosek o dokonanie wypłaty środków na cele mieszkaniowe,
• wniosek o dokonanie wypłaty po osiągnięciu 60 roku życia, w tym świadczenia małżeńskiego,
• deklaracja o zmianie danych osobowych uczestnika PPK,
• deklaracja zmiany funduszu zdefiniowanej daty.

 

Tabela 9. Dyspozycje składane instytucji finansowej

Rodzaj dyspozycji	Objaśnienia
Wskazanie osób upoważnionych do otrzymania środków po śmierci uczestnika PPK	Jedną z pierwszych dyspozycji, jakie uczestnik PPK będzie składał do instytucji finansowej (jeśli taka będzie jego wola - jest to możliwość, a nie obowiązek), jest wskazanie osoby bądź osób, które po śmierci uczestnika PPK nabędą prawo do jego środków. Jest to szczególna sytuacja, w której dziedziczone będą środki zgromadzone przez uczestnika PPK na swoim koncie. Uczestnik PPK w dowolnym momencie może zmienić dyspozycję. Może upoważnić inne osoby albo zmienić stosunek, w jakim upoważnione osoby otrzymają środki.
Wniosek o dokonanie deklaracji zwrotu	Uczestnik PPK, korzystając z gwarancji prywatnego charakteru środków gromadzonych w ramach PPK, może w dowolnym momencie dokonać zwrotu całości środków, które znajdują się na jego rachunku. Chcąc skorzystać z takiego rozwiązania, musi złożyć dyspozycję do instytucji finansowej. Instytucja ta przed zwrotem środków będzie musiała dokonać kilku potrąceń z rachunku uczestnika PPK. Z części finansowanej przez uczestnika musi potrącić podatek od zysków kapitałowych. Natomiast z części finansowanej przez pracodawcę: 30% środków - trafi do ZUS jako składka emerytalna zapisana na koncie uczestnika należna za miesiąc, w którym dokonano zwrotu, 70% środków - po potrąceniu podatku od zysków kapitałowych trafi do uczestnika PPK. Dopłaty ze środków publicznych - wpłata powitalna i dopłaty roczne - trafią do systemu. Uczestnik PPK nie otrzyma tych środków. Uczestnik PPK ze zwrotu może korzystać wielokrotnie. Za każdym razem może wypłacić całość środków. W praktyce może to oznaczać, że co miesiąc uczestnik będzie wypłacał aktualny stan rachunku.
Wniosek o dokonanie wypłaty środków w przypadku poważnego zachorowania	Uczestnik w dowolnym momencie może wypłacić do 25% środków zgromadzonych na swoim rachunku w przypadku poważnego zachorowania swojego, swojego dziecka lub swojego małżonka. Poważne zachorowanie zostało zdefiniowane w ustawie o PPK. W tym celu uczestnik PPK składa dyspozycję do instytucji finansowej. Do wniosku dołącza zaświadczenie lekarskie o wystąpieniu u niego danej jednostki chorobowej. Uczestnik PPK może korzystać z takiej wypłaty wielokrotnie. Zawsze jednak wypłaca do 25% środków, które w danym momencie znajdują się na jego rachunku w instytucji finansowej.
Wniosek o dokonanie wypłaty transferowej	Uczestnik może w dowolnym momencie skorzystać z wypłaty transferowej środków. Jest to przekazanie zawsze całości środków z jednego rachunku na drugi (ustawa o PPK przewiduje 7 sytuacji), bez dodatkowych kosztów czy potrąceń. W takiej sytuacji składa odpowiedni wniosek do instytucji finansowej. Założeniem tego rodzaju wypłaty środków jest przekazanie ich do innej instytucji finansowej albo na inny produkt z III filara (IKE). Wypłaty transferowej dokonuje się: na inny rachunek PPK, na rachunek terminowej lokaty oszczędnościowej uczestnika PPK, po osiągnięciu przez niego 60 roku życia, na rachunek lokaty terminowej uczestnika PPK prowadzony w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, po osiągnięciu przez niego 60 roku życia, na IKE małżonka zmarłego uczestnika PPK lub na IKE osoby uprawnionej, na rachunek w PPE prowadzony dla małżonka zmarłego uczestnika PPK lub dla osoby uprawnionej, do zakładu ubezpieczeń prowadzącego działalność określoną w dziale I załącznika do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, na rachunek terminowej lokaty oszczędnościowej lub na rachunek lokaty terminowej małżonka lub byłego małżonka uczestnika PPK.
Wniosek o dokonanie wypłaty środków na cele mieszkaniowe	Uczestnik do osiągnięcia 45 roku może złożyć do instytucji finansowej wniosek, na mocy którego zawrze z instytucją finansową umowę o wypłacie do 100% środków zgromadzonych na swoim rachunku z przeznaczeniem na cele mieszkaniowe - zakup mieszkania albo nieruchomości. Jest to szczególny rodzaj pożyczki samemu sobie. Uczestnik na podstawie umowy zawartej z instytucją finansową określa, w jakim terminie zwróci wypłacone środki (na swój własny rachunek w PPK). Spłata musi się rozpocząć najpóźniej po 5 latach od dnia wycofania środków, a zakończyć - po 15 latach od dnia wycofania środków.
Wniosek o dokonanie wypłaty po osiągnięciu 60 roku życia, w tym świadczenia małżeńskiego	W momencie gdy uczestnik PPK osiągnie 60 rok życia (bez względu na płeć), ma możliwość (ale nie obowiązek) złożenia wniosku o wypłatę środków zgromadzonych na rachunku PPK. Oznacza to, że mężczyźni mogą wypłacać środki jednocześnie pracując (wiek emerytalny dla mężczyzn wynosi 65 lat). Gdy instytucja finansowa otrzyma taką dyspozycję uczestnika PPK, musi poinformować pracodawcę o fakcie złożenia takiej dyspozycji w ciągu 3 dni roboczych. Wówczas pracodawca nie będzie dokonywał już nowych wpłat. Nie ma górnej granicy wieku, w której uczestnik musi złożyć taki wniosek. Może być np. 87-letnim uczestnikiem PPK i nadal oszczędzać. Jednym z wyjątków od klasycznej wypłaty środków jest wniosek o wypłatę środków w ramach świadczenia małżeńskiego. W takiej sytuacji uczestnik PPK wraz z małżonkiem (pod warunkiem że oszczędzają w tej samej instytucji finansowej i oboje osiągnęli 60 rok życia) mogą wycofać środki w ramach świadczenia małżeńskiego.
Deklaracja o zmianie danych osobowych uczestnika PPK	Uczestnik PPK jest zobowiązany niezwłocznie - nie później niż w terminie 30 dni od dnia zaistnienia zmiany danych identyfikujących - poinformować o takim fakcie instytucję finansową. Ustawa nakłada na uczestnika PPK obowiązek w tym zakresie. Oznacza to, że to po jego stronie będzie leżała wina, jeśli np. instytucja finansowa prześle informacje związane z PPK np. na poprzedni adres mailowy.
Deklaracja zmiany funduszu zdefiniowanej daty	Uczestnik PPK w dowolnym momencie oszczędzania może złożyć dyspozycję zmiany funduszu zdefiniowanej daty. Może to dotyczyć zarówno środków znajdujących się już na rachunku (tych, które są już inwestowane), jak i nowych środków, które dopiero będą wpłacane na rachunek uczestnika PPK z wpłat pracodawcy. Co do zasady większość instytucji oferuje nielimitowaną liczbę zmian funduszu zdefiniowanej daty (w ramach oszczędzania). Jednym z warunków może być konieczność określenia 10% aktywów jako minimum, które można będzie przenieść z jednego funduszu do drugiego.

 

Podsumowanie

Pracodawca ma obowiązek dokonywania wpłat do PPK. Nikt poza nim nie wie, w jakiej wysokości należy naliczyć i odprowadzić wpłaty do PPK. Musi to robić terminowo. Ma na to czas do 15 dnia kolejnego miesiąca (licząc od miesiąca, w którym wpłata do PPK została pobrana z wynagrodzenia uczestnika PPK).

Uczestnik PPK może składać różnego rodzaju dyspozycje. Może je składać do podmiotu zatrudniającego lub instytucji finansowej.

 

 

6. Możliwości wypłaty środków z PPK

Ustawa o PPK przewiduje wiele możliwości skorzystania ze środków. Można z nich skorzystać zarówno na etapie akumulacji, jak i na etapie po osiągnięciu 60 roku życia. Środki zgromadzone stanowią prywatną własności uczestników PPK, z zastrzeżeniem instytucji zwrotu i potrąceń wynikających z wypłaty środków w ramach tej formy (art. 3 ust. 2 ustawy o PPK).

Zasadniczym momentem, gdy uczestnicy PPK będą mogli skorzystać z całości swoich środków, jest osiągnięcie przez nich 60 roku życia. Ponadto środki gromadzone w PPK będą podlegały dziedziczeniu albo na zasadach określonych w ustawie o PPK, albo na zasadach ogólnych wynikających z k.c. Ostatnią sytuacją, w której będzie można skorzystać z wypłaty środków, jest ich wypłata po orzeczeniu rozwodu bądź unieważnienia małżeństwa.

 

6.1. Etap akumulacji

Na etapie akumulacji uczestnik PPK może skorzystać ze swoich środków w następujących sytuacjach:

• wypłata do 25% środków w przypadku poważnego zachorowania,
• wypłata na cele mieszkaniowe (pokrycie wkładu własnego przy zaciągnięciu kredytu hipotecznego),
• wypłata transferowa, z której uczestnicy PPK będą korzystali najczęściej podczas zmiany pracodawcy.

Ostatnia możliwość wycofania środków to instytucja zwrotu, czyli gwarant prywatności środków gromadzonych w PPK.

 

6.1.1. Wypłata środków w przypadku poważnego zachorowania

Ustawa o PPK przewiduje możliwość wycofania do 25% środków zgromadzonych na rachunku uczestnika PPK w sytuacji, gdy uczestnik, jego dziecko lub jego współmałżonek poważnie zachorują. Ustawodawca nie określił wieku, do osiągnięcia którego będzie można skorzystać z tego rodzaju wypłaty środków. Oznacza to, że kluczowe w tej sytuacji będzie pokrewieństwo, a nie wiek dziecka.

Tego rodzaju wypłata jest bezzwrotna. Można z niej skorzystać wielokrotnie - zawsze w przypadku wystąpienia poważnego zachorowania.

Ustawodawca zdefiniował pojęcie poważnego zachorowania. Zasadniczo wyszczególnił dwie jego kategorie (art. 2 ust. 1 pkt 23 ustawy o PPK).

 

Tabela 10. Kategorie zachorowań uprawniające do wypłaty środków z PPK

Kategoria zachorowań	Potwierdzenie zachorowania
U dorosłej osoby: amputacja kończyny, bakteryjne zapalenie mózgu lub opon mózgowo-rdzeniowych, wirusowe zapalenie mózgu, choroba Alzheimera, choroba Leśniowskiego-Crohna, choroba neuronu ruchowego (stwardnienie zanikowe boczne), choroba Parkinsona, dystrofia mięśniowa, gruźlica, niewydolność nerek, stwardnienie rozsiane, choroba wywołana przez ludzki wirus upośledzenia odporności (HIV), kardiomiopatia, nowotwór złośliwy, toczeń trzewny układowy, udar mózgu, utrata mowy, słuchu lub wzroku, wrzodziejące zapalenie jelita grubego lub zawał serca	Do wypłaty środków z PPK wystarczające będzie przedstawienie instytucji finansowej zaświadczenia dowolnego lekarza. Lekarz musi potwierdzić, że osoba uprawniona zachorowała na jedną z podanych chorób. Ustawodawca nie zdefiniował, jaki lekarz powinien wystawić takie zaświadczenie. Oznacza to, że każdy, kto jest lekarzem, będzie miał uprawnienie do wystawienia takiego zaświadczenia.
Wystąpienie niepełnosprawności lub orzeczonej niezdolności do pracy (całkowita niezdolność do pracy w rozumieniu ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustalona w formie orzeczenia przez lekarza orzecznika lub komisję lekarską ZUS na okres co najmniej 2 lat albo umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności w rozumieniu ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, ustalony w formie orzeczenia przez zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności na okres co najmniej 2 lat).	Do potwierdzenia, że wystąpiło poważne zachorowanie, niezbędne będzie przedłożenia zaświadczenia lekarskiego od lekarza orzecznika ZUS albo lekarza orzekającego o niepełnosprawności. Posiadając takie zaświadczenie uczestnik PPK otrzyma maksymalnie 25% środków zgromadzonych na rachunku PPK.

 

W zależności od decyzji uczestnika środki mogą zostać wypłacone jednorazowo bądź ratalnie.

 

6.1.2. Wypłata środków na cele mieszkaniowe

Drugą możliwością skorzystania ze środków zgromadzonych na rachunku uczestnika PPK jest wypłata środków na pokrycie wkładu własnego przy kredycie hipotecznym na zakup mieszkania lub nieruchomości.

Ustawodawca postanowił umożliwić uczestnikowi wycofanie całości środków z koniecznością ich zwrócenia na rachunek uczestnika PPK. Mechanizm polega na tym, że uczestnik PPK będzie zawierał umowę z instytucją finansową, na mocy której otrzyma swoje środki z przeznaczeniem na cele mieszkaniowe. Będzie jednak musiał je zwrócić najpóźniej po 15 latach od dnia ich wypłaty.

W pierwszej kolejności uczestnik złoży wniosek do instytucji finansowej, w której ma rachunek PPK. Następnie między nim a instytucją finansową zostanie zawarta umowa o wypłatę tych środków. Pracodawca nie uczestniczy w tych procesie. Praktyka pokazuje, że instytucje finansowe przygotowały proste, kilkustronicowe wzory umów, tak żeby usprawnić cały proces i nie zniechęcać uczestników do skorzystania z tej formy wycofania środków.

Uczestnik PPK, który będzie chciał skorzystać z tego rodzaju świadczenia, może to zrobić najpóźniej tylko do ukończenia 45 roku życia, tak żeby w maksymalnym terminie w wieku 60 lat zwrócić całość środków na swój rachunek.

W pierwszych latach funkcjonowania programu nie należy się spodziewać dużego zainteresowania tą formą wypłaty środków. Natomiast w przyszłości, kiedy aktywa uczestników PPK będą już spore, może to być forma wycofania środków, która będzie stanowiła zachętę do gromadzenia oszczędności w ramach PPK.

Wszelkiego rodzaju wypłaty środków, przede wszystkim na etapie akumulacji, nie są rozwiązaniem słusznym z perspektywy długoterminowego oszczędzania na okres po 60 roku życia. W momencie gdy w wieku 30/45 lat uczestnik PPK zdecyduje się na wypłatę całości środków, jego aktywa w szczycie aktywności zawodowej nie będą zasilane comiesięcznymi zyskami, tylko obowiązkiem uczestnika będzie spłacanie pożyczki, którą sam sobie wypłacił.

Gdy uczestnik nie zwróci środków, pojawi się konieczność zapłaty podatku dochodowego od niezwróconej części środków.

 

6.1.3. Wypłata transferowa

Ustawa o PPK przewiduje możliwość transferu środków między różnymi formami II i III filaru emerytalnego. Uczestnik PPK najczęściej będzie wykorzystywał pierwszą z wymienionych sytuacji - transfer środków na inny rachunek PPK. Będzie mógł skorzystać z tego rodzaju wypłaty środków w sytuacji, gdy:

1. równolegle ma kilka rachunków PPK i chce gromadzić środki w ramach jednego rachunku PPK,
2. zmienia pracodawcę i zgodnie ze swoją dyspozycją będzie chciał gromadzić środki w ramach jednej instytucji finansowej.

W drugim wariancie będzie mógł dokonać wypłaty transferowej przy udziale pracodawcy (art. 19 ustawy o PPK). Jednak co do zasady wniosek o dokonanie wypłaty transferowej uczestnik PPK będzie składał bezpośrednio do instytucji finansowej.

Wypłaty transferowej dokonuje się:

• na inny rachunek PPK,
• na rachunek terminowej lokaty oszczędnościowej uczestnika PPK, po osiągnięciu przez niego 60 roku życia,
• na rachunek lokaty terminowej uczestnika PPK prowadzony w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, po osiągnięciu przez niego 60 roku życia,
• na IKE małżonka zmarłego uczestnika PPK lub na IKE osoby uprawnionej,
• na rachunek w PPE prowadzony dla małżonka zmarłego uczestnika PPK lub dla osoby uprawnionej,
• do zakładu ubezpieczeń prowadzącego działalność określoną w dziale I załącznika do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej,
• na rachunek terminowej lokaty oszczędnościowej lub na rachunek lokaty terminowej małżonka lub byłego małżonka uczestnika PPK.

W przypadku wypłaty transferowej zawsze przekazuje się całość środków z jednego rachunku na drugi rachunek w ramach II bądź III filaru emerytalnego.

 

6.1.4. Instytucja zwrotu środków PPK

Ustawa o PPK w art. 3 ust. 2 gwarantuje prywatny charakter środków, z zastrzeżeniem przepisów o zwrocie. Uczestnik PPK w dowolnym momencie oszczędzania, do ukończenia 60 roku życia, ma możliwość wypłaty całości środków zgromadzonych na swoim rachunku.

Należy odróżnić instytucję zwrotu od deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. W przypadku deklaracji rezygnacji uczestnik nie wypłaca środków zgromadzonych na swoim rachunku PPK, tylko zawiesza zasilenia comiesięcznymi wpłatami. W momencie złożenia wniosku o zwrot środków z PPK pracodawca nadal będzie zasilał rachunek uczestnika comiesięcznymi wpłatami. W skrajnym przypadku uczestnik PPK może co miesiąc dokonywać zwrotu swoich środków. Konsekwencją zwrotu jest zrobienie kilku potrąceń ze środków uczestnika.

W pierwszej kolejności ze środków wnoszonych do PPK przez pracodawcę (co najmniej 1,5% wpłata podstawowa) instytucja finansowa dokonuje potrącenia 30% środków do ZUS. Będzie to zapisane jako składka emerytalna za miesiąc, w którym dokonujemy zwrotu. Natomiast z pozostałych 70% środków finansowanych przez pracodawcę instytucja finansowa potrąci podatek od zysku kapitałowego. Pozostałe środki przekaże do dyspozycji uczestnika PPK.

W drugiej kolejności ze środków wnoszonych do PPK w ramach wpłat uczestnika (co do zasady co najmniej 2% wpłaty podstawowej) instytucja finansowa dokona tylko potrącenia podatku od zysku kapitałowego (19%). Natomiast pozostałe środki zostaną przekazane do dyspozycji uczestnika PPK.

W trzeciej kolejności instytucja finansowa przekaże wszystkie środki, które zostały wpłacone na rachunek uczestnika ze środków publicznych (250 zł wpłata podstawowa i wszystkie dopłaty roczne w wysokości 240 zł). Zgodnie z założeniem ustawodawcy środki przekazywane do PPK ze środków publicznych (Funduszu Pracy) są przeznaczone na okres po 60 roku życia. Oznacza to, że uczestnik PPK, który dokonuje zwrotu, nie nabywa prawa do otrzymania tych środków.

 

6.2. Etap po osiągnięciu 60 roku życia

Po osiągnięciu 60 roku życia uczestnik PPK (bez względu na płeć) będzie mógł rozpocząć wycofywanie środków zgromadzonych na rachunku PPK. Jest to jego możliwość, a nie obowiązek.

 

6.2.1. Wycofanie środków z PPK

Uczestnik PPK może gromadzić środki (zasilać comiesięcznymi wpłatami rachunek w PPK) w wieku 65, 75, a nawet 85 lat, jeśli nie złoży wcześniej dyspozycji wypłaty środków zgromadzonych na swoim rachunku.

Praktyka PPE pokazała, że mając alternatywę - wypłata w formie jednorazowej vs. wypłata ratalna, większość uczestników decydowała się na jednorazową wypłatę środków. W związku z tym w zakresie PPK obowiązuje inny model wypłaty środków:

• do 25% środków - uczestnik PPK może wypłacić jednorazowo,
• 75% środków - uczestnik PPK może wypłacić w co najmniej 120 miesięcznych ratach.

Jednocześnie ustawodawca wprowadził możliwość wypłaty środków w większej liczbie rat. Nie wiąże się to z żadnymi dodatkowymi podatkami. Natomiast w sytuacji gdy uczestnik chciałby wypłacić środki w mniejszej liczbie rat, to ma taką możliwość. Jednak to wiąże się już z obowiązkiem zapłacenia zryczałtowanego podatku w wysokości 19%. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy wysokość pierwszej raty jest niższa niż 50 zł. Wówczas instytucja finansowa wypłaca uczestnikowi całość środków jednorazowo - bez żadnych dodatkowych potrąceń. Wysokość rat w PPK jest podobna, ale nie taka sama. Ustawodawca nakłada na instytucje finansowe obowiązek inwestowania środków i spieniężania ich części w każdym miesiącu.

 

Jeśli pracownik jednostki ma dwóch pracodawców (dyrektora szkoły podstawowej i dyrektora zespołu szkół zawodowych) i u jednego z nich zgłosi chęć wycofania środków z PPK, to u drugiego nadal mogą być naliczane wpłaty do PPK.

 

6.2.2. Świadczenie małżeńskie

Ustawa o PPK przewiduje specjalną możliwość wycofania środków dla małżonków. Jeśli małżonkowie pozostają w związku małżeńskim, oboje ukończyli 60 rok życia i oszczędzają w tej samej instytucji finansowej, mają możliwość złożenia wniosku o dokonanie wypłaty całości środków w ramach świadczenia małżeńskiego.

Jest to szczególny rodzaj wypłaty. Polega na połączeniu rachunków dwóch uczestników PPK i stworzeniu jednego rejestru małżeńskiego, z którego przez co najmniej 120 miesięcy będą dokonywane wypłaty środków na wskazany przez małżonków rachunek bankowy. W sytuacji gdy jeden z małżonków umrze przed wypłatą ostatniej raty, drugi z nich będzie otrzymywał świadczenie w niezmienionej wysokości aż do wypłacenia ostatniej raty. Jest to wyjątek od zasady dziedziczenia.

 

6.2.3. Wpłata do zakładu ubezpieczeń na świadczenie okresowe bądź dożywotnie

Ostatnią możliwością wycofania środków jest wpłata środków do zakładu ubezpieczeń, który wykupi stan rachunku uczestnika PPK i będzie wypłacał pewnego rodzaju rentę - terminową bądź dożywotnią.

Jest to forma wycofania środków, która na dzień 8 października 2020 r. nie jest oferowana przez żaden z zakładów ubezpieczeń ze względu na fakt, że tego rodzaju produkt jest bardzo drogi. Należy się spodziewać, że w przyszłości zakłady ubezpieczeń będą proponowały tego rodzaju ofertę.

 

6.3. Dysponowanie środkami PPK w przypadku rozwodu

Ustawa o PPK przewiduje, że w sytuacji gdy uczestnik PPK będzie się rozwodził albo unieważni małżeństwo, w wyniku czego nastąpi podział majątku, to były już współmałżonek będzie mógł skorzystać ze środków uczestnika PPK w części zgodnej z orzeczonym podziałem majątku.

W takim przypadku ustawa o PPK przewiduje, że były już współmałżonek otrzyma część środków, które przypadają uczestnikowi PPK w proporcji zgodnej z orzeczonym podziałem majątku. Co do zasady uczestnicy PPK (jeśli oboje byli już współmałżonkowie mieli rachunki PPK) wymienią się stanem swoich rachunków PPK.

W pierwszej kolejności ustawodawca przewidział możliwość transferu środków z jednego rachunku PPK na drugi rachunek. W takiej sytuacji środki są przekazywane w całości, bez żadnych potrąceń podatkowych bądź składkowych. W drugim wariancie, gdy jeden z byłych współmałżonków nie ma rachunku PPK, istnieje możliwość zwrotu środków w formie pieniężnej. Będzie się to jednak wiązało z koniecznością dokonania potrąceń analogicznych do klasycznego zwrotu z art. 105 ustawy o PPK. Wówczas w tym wariancie instytucja finansowa dokona potrąceń z części, a nie z całości środków zgromadzonych na rachunku uczestnika PPK.

Ostatnia możliwość uzyskania środków z rachunku byłego już współmałżonka to dokonanie wypłaty transferowej na lokatę bankową. Jest to jednak szczególny rodzaj lokaty bankowej. Jej posiadacz będzie mógł korzystać ze środków w systemie ratalnym przez co najmniej 120 miesięcy. Jest to jednak rozwiązanie tylko dla osób, które zdecydowały się na rozwód po osiągnięciu 60 roku życia.

 

6.4. Dziedziczenie środków PPK

Środki gromadzone na rachunku uczestnika PPK podlegają dziedziczeniu. Ustawodawca przewidział możliwość wskazania (bezpośrednio do instytucji finansowej) osoby bądź osób, które będą upoważnione do dziedziczenia środków (można upoważnić tylko osoby fizyczne) po śmieci uczestnika PPK. Uczestnik PPK może wskazać jedną osobę bądź kilka osób. Powinien przy tym określić, w jakich częściach dziedziczą osoby (w wariancie wskazania kilku osób). Jeśli uczestnik PPK tego nie zawrze w treści deklaracji, osoby uprawnione otrzymają środki uczestnika PPK w częściach równych.

Uczestnik PPK w dowolnym momencie może:

• zmienić swoją dyspozycję,
• wskazać inną osobę bądź inne osoby,
• zrezygnować ze wskazywania jakiejkolwiek osoby.

Osoba uprawniona po śmierci uczestnika PPK zgłasza się do instytucji finansowej z wnioskiem o wypłatę środków. W zależności od wniosku osoby uprawnionej środki uczestnika PPK podlegają wypłacie transferowej do PPK, IKE lub PPE tej osoby albo zwraca się je w formie pieniężnej. Jak widać, ustawodawca preferuje zasilenie innego rachunku uczestnika w ramach II (PPK i PPE) bądź III filaru (IKE). Jeżeli osoba uprawniona będzie preferowała wypłatę środków w formie pieniężnej, to obowiązkiem instytucji finansowej będzie dokonanie takiej dyspozycji. Ustawodawca posługuje się w tym temacie pojęciem zwrotu. Nie należy tego zwrotu utożsamiać z instytucją zwrotu (z dokonywaniem potrąceń). W przypadku dysponowania środkami po śmierci uczestnika PPK i wycofania ich w formie pieniężnej instytucja nie dokonuje potrąceń, o których mowa w art. 105 ustawy o PPK. Zgodnie z treścią art. 85 ust. 1:

§

Jeżeli w chwili śmierci uczestnik PPK pozostawał w związku małżeńskim, wybrana instytucja finansowa dokonuje wypłaty transferowej połowy środków zgromadzonych na rachunku PPK zmarłego uczestnika PPK na rachunek PPK, IKE lub PPE małżonka zmarłego uczestnika PPK, w zakresie, w jakim środki te stanowiły przedmiot małżeńskiej wspólności majątkowej.

 

Oznacza to, że ustawa o PPK zabezpiecza małżonka zmarłego uczestnika PPK, ponieważ otrzyma on połowę środków zgromadzonych na rachunku swojego zmarłego współmałżonka.

W momencie gdy uczestnik nie wskazał żadnych osób, które miałyby otrzymać środki po jego śmierci, środki trafią do masy spadkowej i będą dziedziczone zgodnie z przepisami k.c. - w ramach dziedziczenia testamentowego lub beztestamentowego. Natomiast gdy żaden ze spadkobierców nie zgłosi się do instytucji finansowej, środki trafią do gminy ostatniego miejsca pobytu zmarłego uczestnika PPK.

 

Podsumowanie

Uczestnik PPK ma wiele możliwości skorzystania ze środków PPK.

Docelowo uczestnicy PPK będą mogli skorzystać z całości swoich środków zgromadzonych na rachunku PPK po osiągnięciu przez nich 60 roku życia.

Jest także możliwość wycofania środków zgromadzonych na rachunku uczestnika PPK.

 

 

7. Kary w zakresie PPK

Ustawodawca przewidział sankcje karne za niezrealizowanie obowiązków wynikających z ustawy o PPK.

W przypadku nieterminowego wdrożenia PPK (tj. niezawarcia we wskazanym w przepisach terminie umowy o zarządzanie PPK) podmiot zatrudniający naraża się na grzywnę w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego. Oznacza to, że już samo opóźnienie jednostki we wdrożeniu PPK wiąże się z groźbą otrzymania grzywny.

Terminowość wdrożenia PPK przez jednostki będzie weryfikować Polski Fundusz Rozwoju. Instytucja ta przy wykorzystaniu danych pochodzących z ewidencji PPK uzyska informacje o jednostkach, które nie wywiązały się z nałożonych na nie obowiązków.

 

W ustawie o PPK wskazano także sankcje za niewykonywanie cyklicznych obowiązków związanych z obsługą planu. Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest:

• zawieranie w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie,
• terminowe dokonywania wpłat do PPK,
• zgłaszanie wymaganych ustawą danych oraz udzielanie wyjaśnień w sprawach dotyczących PPK,
• prowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.

Nierealizowanie tych zadań wiąże się z sankcją grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 mln zł. Obowiązki związane z obsługą PPK należą do podmiotów zatrudniających i to one są zobowiązane do cyklicznej obsługi.

 

Aby wdrożenie PPK powiodło się, a oszczędzanie stało się powszechne, ustawodawca przewidział, że wszelkie formy zniechęcania do oszczędzania będą penalizowane. Artykuł 108 ustawy o PPK stanowi:

§

Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego lub działająca z inicjatywy tego podmiotu, nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

 

Użyte sformułowanie "nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK" odnosi się zarówno do wnoszenia nowych wpłat do PPK, jak i do rezygnacji i wypłaty wszystkich środków. A zatem podmiot zatrudniający nie powinien w żaden sposób wpływać na decyzje uczestników PPK w zakresie dokonywania wpłat czy innych uprawnień uczestników PPK. Przewidziana za ten czyn kara ma mieć charakter odstraszający przed podejmowaniem działań, które mogą doprowadzić do rezygnowania z oszczędzania w PPK. Działaniami, które można uznać za nieprawidłowe, są:

• zachęcanie pracowników do złożenia deklaracji o rezygnacji,
• uzależnienie innych benefitów pracowniczych od faktu oszczędzania w PPK.

 

Podsumowanie

Za niezrealizowanie obowiązków wynikających z ustawy o PPK pracodawcy grożą sankcje karne. Dotkliwe kary grzywny mogą zostać nałożone za:

• niezawarcie umowy o zarządzanie PPK,

• nieterminowe zawarcie umowy o zarządzanie PPK, czyli opóźnienie się z zawarciem umowy (nawet za niewielkie przekroczenie terminu).

Aby uniknąć ryzyka otrzymania kary, podmiot zatrudniający musi spełnić wszystkie wymogi w odpowiednim terminie wynikającym z ustawy o PPK.

Karane mają być także wszelkie formy zniechęcania do oszczędzania, w tym nakłanie osoby zatrudnionej lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

 

 

8. Plan finansowy, klasyfikacja budżetowa, ewidencja i sprawozdawczość w zakresie PPK

Nowe obowiązki w zakresie PPK będą mieli do wypełnienia także pracownicy księgowości. Wskazany jest podział obowiązków dotyczący prowadzenia spraw związanych z PPK między komórkę kadr i komórkę księgowości.

Rozliczenia w ramach PPK należy ująć przede wszystkim w planie finansowym - począwszy od 2021 r. Następnie trzeba będzie odpowiednio naliczać wpłaty do PPK oraz ujmować je w księgach rachunkowych - we właściwej podziałce klasyfikacji budżetowej i na właściwych kontach (bilansowych i pozabilansowych). Stan rozliczeń jednostki z instytucją zarządzającą PPK trzeba będzie również wykazać w sprawozdawczości.

 

8.1. Podział obowiązków dotyczący prowadzenia spraw związanych z PPK między komórkę kadr i komórkę księgowości

W systemie kontroli zarządczej wskazany jest podział obowiązków w zakresie prowadzenia spraw związanych z PPK między komórkę kadr i komórkę księgowości (analogicznie do obowiązków związanych z ustalaniem i naliczaniem wynagrodzeń oraz sporządzaniem list płac). Dobrze jest przy tym opracować formularze pism składanych przez pracowników - obowiązujących w jednostce, w tych przypadkach, gdy formularze te nie zostały wprowadzone ustawowo.

W tabeli 11 przedstawiono przykładowy podział obowiązków w tym zakresie. Jednostki mogą wprowadzić inne rozwiązania - i nie będzie to nieprawidłowe, jeśli zostanie zachowany podział kluczowych obowiązków.