Jaka jest rola ewidencji czasu pracy przy ustalaniu wynagrodzenia osób przyjmujących zlecenia lub świadczących usługi

Od 1 stycznia 2019 r. minimalna stawka godzinowa osób wykonujących pracę na podstawie umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług wynosi 14,70 zł. Strony w treści umowy powinny określić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Służy do tego ewidencja czasu pracy. Na jej podstawie zleceniodawca sprawdza, czy urzędowa stawka godzinowa została zachowana, szczególnie przy systemie wynagradzania innym niż godzinowy.

Minimalna stawka godzinowa

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje minimalna stawka godzinowa w stosunku do przyjmujących zlecenie lub świadczących usługi osób fizycznych:

• wykonujących działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce albo w państwch niebędących członkami Unii Europejskiej lub państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego, niezatrudniających pracowników lub niezawierających umów ze zleceniobiorcami albo
• niewykonujących działalności gospodarczej

- wykonujących umowy zlecenia (art. 734 Kodeksu cywilnego) lub umowy o świadczenie usług (art. 750 Kodeksu cywilnego) na rzecz przedsiębiorcy lub na rzecz innej jednostki organizacyjnej, w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności.

Wysokość wynagrodzenia z powyższych umów powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była ona niższa niż wysokość aktualnie obowiązującej minimalnej stawki godzinowej. Jeśli wynagrodzenie z umowy nie pozwoli osiągnąć wykonawcy zarobku, który w przeliczeniu na jedną godzinę da co najmniej minimalną stawkę, będzie mu przysługiwało wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem minimalnej stawki godzinowej (art. 8a ust. 2 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; dalej: ustawa o minimalnym wynagrodzeniu).

Stawka godzinowa ma zastosowanie niezależnie od sposobu ustalania wynagrodzenia. Zatem dotyczy ona zarówno wynagrodzenia w stawce godzinowej (wtedy nie może być ona niższa niż 14,70 zł w 2019 r.), jak i akordowej czy kwotowej (miesięczna, tygodniowa, dzienna).

Sposób potwierdzania przepracowanych godzin

W przypadku umów zlecenia lub o świadczenie usług strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania prac będących przedmiotem kontraktu (art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Celem takiego wymogu jest sprawdzenie, czy została zapewniona stawka godzinowa na minimalnym poziomie. Oznacza to, że zleceniobiorca (usługodawca) musi prowadzić ewidencję przepracowanego czasu.

Jednak ustawa o minimalnym wynagrodzeniu nie określa, jak w praktyce ma się to odbywać. Ta kwestia pozostaje do uzgodnienia między stronami. Dla celów dowodowych najlepsza jest forma pisemna (papierowa). Sposób potwierdzania liczby godzin może być różnie nazywany - jako zestawienie, rejestr, ewidencja itp. Może również zostać sporządzony w sposób bardziej lub mniej szczegółowy. Najważniejsze, by z zapisu przepracowanych godzin możliwe było obliczenie wysokości stawki godzinowej w celu porównania jej z kwotą minimalną. W przypadku wynagrodzenia godzinowego ewidencja pozwoli obliczyć pełne wynagrodzenie, przy pozostałych systemach - dzięki odnotowanemu czasowi pracy - zarobioną lub ustaloną w umowie stawkę można przeliczyć na jedną godzinę. Bez ewidencji nie można byłoby wyodrębnić stawki godzinowej i porównać jej z minimalną.

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca ma w umowie określone wynagrodzenie w wysokości 1000 zł miesięcznie. W styczniu 2019 r. - zgodnie z ewidencją czasu pracy - wykonywał zlecenie przez 80 godzin. Za styczeń nie może otrzymać umówionego 1000 zł, gdyż stawka godzinowa przy tej liczbie godzin spadła poniżej minimalnej stawki godzinowej wynoszącej 14,70 zł:

1 000 zł : 80 godz. = 12,50 zł < 14,70 zł

Zleceniobiorcy należy wypłacić o 176 zł więcej czyli 1176 zł:

14,70 zł x 80 godz. = 1176 zł lub:

14,70 zł - 12,50 zł = 2,20 zł x 80 godz. = 176 zł; 1000 zł + 176 zł = 1176 zł.

Należy podkreślić, że zleceniobiorców nie obowiązują dobowe czy tygodniowe normy czasu pracy jak pracowników. Nie oblicza się im wymiaru czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego. Ewidencja polega tu jedynie na zapisie liczby godzin, które wykonawca poświęcił na prawidłowe wykonanie zleconych zadań.

Tabela lub oświadczenie

Przepracowane godziny można potwierdzać np. przez:

• złożenie oświadczenia o łącznej liczbie godzin wykonania zlecenia w okresie trwania całej umowy zawartej na okres krótszy niż miesiąc (np. umowa zlecenia na dwa tygodnie; oświadczenie o liczbie zrealizowanych godzin w tym czasie) lub w danym miesiącu przed wypłatą wynagrodzenia, przy umowach na okres dłuższy niż jeden miesiąc; można również w oświadczeniu potwierdzić, że w danym okresie nie została przekroczona liczba godzin wskazana w treści umowy cywilnej jako maksymalna, nienaruszająca przy wynagrodzeniu zryczałtowanym minimalnej stawki godzinowej;

Przykładowy wzór oświadczenia o liczbie godzin wykonywania zlecenia w danym miesiącu

• wypełnienie tabeli uwzględniającej wszystkie dni miesiąca i zaznaczeniem, w które dni i przez ile godzin praca była wykonywana;

Przykładowy wzór ewidencji godzin wykonywania zlecenia w danym miesiącu

• zaznaczenie obecności wykonawcy w danym dniu przez wpisanie na listę godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy nad zleceniem - w przypadku gdy miejsce wykonywania zlecenia znajduje się w siedzibie zleceniodawcy;
• ujęcie liczby godzin w rachunku wystawianym przez zleceniobiorcę;
• ujęcie liczby godzin prac zleconych na fakturze lub w dopiętej do niej specyfikacji - w przypadku gdy wykonawcą jest osoba samozatrudniona, tj. prowadząca jednoosobowo działalność gospodarczą, niezatrudniająca nikogo.

Należy pamiętać, że przy umowach długoterminowych (na okres dłuższy niż jeden miesiąc) wynagrodzenie wynikające ze stawki minimalnej ma być dokonywane co najmniej raz w miesiącu. Stąd też zestawienie godzin powinno obejmować okresy nie dłuższe niż miesiąc.

PRZYKŁAD

W umowie zlecenia zawartej 2 stycznia 2019 r. na rok strony uzgodniły wynagrodzenie w wysokości 1000 zł miesięcznie z zastrzeżeniem, że w każdym miesiącu liczba godzin wykonywania prac nie przekroczy 68. Wynagrodzenie jest płatne miesięcznie, w terminie 10 dni od dnia przedłożenia przez wykonawcę oświadczenia potwierdzającego, że górny limit godzin w miesiącu poprzednim nie został naruszony lub o liczbie faktycznie przepracowanych godzin. Zleceniobiorca, w razie takiej potrzeby, może bowiem zwiększyć liczbę godzin określoną w umowie, po zawiadomieniu o tym zleceniodawcy.

Gdy brak postanowień umownych

W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, zleceniobiorca (świadczący usługi) przedkłada informację o liczbie takich godzin, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Informację należy przedłożyć w formie:

• pisemnej,
• elektronicznej,
• dokumentowej.

Wszystkie trzy formy dla czynności prawnej definiuje Kodeks cywilny.

Potwierdzanie godzin w formie pisemnej oznacza, że zleceniobiorca po prostu składa na dokumencie zawierającym treść oświadczenia woli i własnoręczny podpis.

Dla zachowania formy elektronicznej konieczne jest opatrzenie oświadczenia woli bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 78¹ Kodeksu cywilnego).

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77² Kodeksu cywilnego). W praktyce oznacza to, że można potwierdzić liczbę godzin np. e-mailowo, z adresu zawierającego imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie woli, lub w wiadomości SMS, z imieniem i nazwiskiem nadawcy.

Podstawa prawna:

art. 73 § 1, art. 77², art. 78, art. 78¹, art. 734, art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny- j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1025; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2073

art. 1 pkt 1a i pkt 1b, art. 8a ust. 2-3, art. 8b ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - j.t. Dz.U. z 2018 r., poz. 2177

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, prowadzi portal kadrowo-płacowy