Jak należy prowadzić dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy obejmują ewidencję czasu pracy pracownika oraz jego wnioski, zgody i inne dokumenty związane z czasem pracy. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, obowiązujące od 1 stycznia 2019 r., zmieniło zasady ewidencjonowania czasu pracy. Nowy sposób ewidencjonowania czasu pracy należy stosować wobec pracowników zatrudnionych w 2019 r. Jednakże w przypadku pracowników, których stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie nowych przepisów, w pewnych sytuacjach możliwe jest stosowanie poprzednich przepisów.

Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą.

Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, formy i struktury organizacyjnej czy sektora własności. Zasada ta nie uległa zmianie po wejściu w życie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Karta ewidencji czasu pracy

Obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zawiera wzoru karty ewidencji czasu pracy. W praktyce każdy pracodawca musi samodzielnie opracować ją na swoje potrzeby. Przepisy nie zawierają również wskazań co do okresu, na jaki karta ewidencji czasu pracy ma być tworzona. Zwykle stosuje się karty miesięczne, kwartalne, roczne lub obejmujące okresy rozliczeniowe czasu pracy. Nie ma także regulacji dotyczących formy prowadzenia karty. Standardowo ma ona formę tabelaryczną.

Tworząc nowy wzór ewidencji czasu pracy, pracodawca powinien pamiętać, że obecnie jego zawartość jest nieco inna niż do końca 2018 r. Zmienił się bowiem katalog informacji, które powinny znaleźć się w ewidencji czasu pracy - porównanie ze stanem poprzednim przedstawia tabela.

Tabela. Zakres danych rejestrowanych w ewidencji czasu pracy przed zmianą i po zmianie przepisów

Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, w formie papierowej lub elektronicznej przy zachowaniu wymogów określonych rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. W dniach od 6 maja do 12 maja 2019 r. przepracował 2 godziny nadliczbowe oraz przebywał 1 dzień na zwolnieniu lekarskim. Jego ewidencja czasu pracy za ten okres wygląda następująco:

W5 - dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy

WN - niedziela wolna od pracy

CH - choroba pracownika

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 kodeksu pracy).

Pozostała dokumentacja związana z czasem pracy

W dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy, oprócz karty ewidencji czasu pracy, znajdują się:

• wnioski pracownika w sprawach związanych z czasem pracy. Przykładowo są to wnioski dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych lub ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,
• dokumenty związane z kwestiami powiązanymi z czasem pracy. Są to m.in. dokumenty dotyczące stosowania systemu zadaniowego czasu pracy i wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
• zgody pracownika, np. opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy.

Stosowanie nowych przepisów

Omawiane zasady ewidencjonowania czasu pracy należy stosować do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany, począwszy od 1 stycznia 2019 r.

W przypadku pracowników, których umowy o pracę trwały 1 stycznia 2019 r., przepisy nowego rozporządzenia stosuje się jedynie do dokumentacji gromadzonej od tego dnia. W stosunku do dokumentacji zgromadzonej do 31 grudnia 2018 r. stosuje się obowiązujące wówczas przepisy.

To nie jest jedyna sytuacja, gdy poprzednie przepisy stosuje się wobec pracowników, których stosunek pracy trwał 1 stycznia 2019 r. Przepisy te stosuje się także do kart ewidencji czasu pracy tych pracowników, prowadzonych w dniu 1 stycznia 2019 r., co oznacza, że nie trzeba ich uzupełniać np. w zakresie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Należy pamiętać, że okres, na który prowadzone są karty, zależy od pracodawcy. Jeżeli prowadzona 1 stycznia 2019 r. karta ewidencji czasu pracy obejmowała np. grudzień 2018 r. i styczeń 2019 r., wówczas karty obejmujące miesiące następujące po styczniu 2019 r. powinny już być zgodne z nowymi zasadami i zawierać nowe rubryki i dane. Podobnie jest z kartami ewidencji czasu pracy obejmującymi dłuższe okresy, np. półroczny od grudnia 2018 r. do maja 2019 r. - i w takim przypadku nowe zasady należy stosować od czerwca 2019 r.

Pracodawcy mogą też - ale nie muszą - dostosować do nowych przepisów zgromadzoną przed 1 stycznia 2019 r. dokumentację pracowników pozostających w tym dniu w stosunku pracy.

Podstawa prawna

• art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432

• § 6, § 19-21 rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Tomasz Kowalski

prawnik, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista w zakresie prawa pracy