Okres przechowywania dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności socjalnej

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Przetwarzanie danych na potrzeby działalności socjalnej. Prowadzenie przez pracodawcę działalności socjalnej wymaga przetwarzania danych osobowych w niezbędnym zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy, w tym ustawy o zfśs. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs uzależnione są od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ustawy o zfśs). Tego rodzaju ustalenia wymagają zatem przetwarzania danych osobowych członków rodziny pracownika, w tym danych wrażliwych dotyczących szeroko rozumianej sytuacji zdrowotnej.

Do przetwarzania danych osobowych, i tym samym okresu przechowywania dokumentacji zawierającej takie dane, mają zastosowanie przepisy RODO. Rozporządzenie to zawiera wskazania dotyczące legalnego przetwarzania danych osobowych. Przez pojęcie przetwarzania należy rozumieć m.in. takie operacje na danych osobowych, jak zbieranie, organizowanie, przechowywanie, usuwanie oraz niszczenie. Aby mówić o legalnym przetwarzaniu danych osobowych, należy odwołać się do art. 5 RODO. Zgodnie z tym przepisem dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Ta zasada oznacza, że administrator danych nie powinien ich przetwarzać (w tym przechowywać) przez czas nieoznaczony. Nakłada to na administratora obowiązek monitorowania przetwarzania danych, aby uniemożliwić ich wykorzystywanie w okresie wykraczającym poza cele, dla których dane te zostały zebrane.

Ustawa o zfśs zawiera regulację szczególną względem RODO, zgodnie z którą pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Okresy przechowywania danych osobowych na potrzeby zfśs. Obowiązujące przepisy nie wskazują konkretnych okresów, przez które pracodawca jako administrator zfśs ma prawo legalnie przetwarzać dane osobowe zawarte w dokumentach gromadzonych na potrzeby działalności socjalnej. Uwzględniając to, można uznać, że okres przetwarzania danych, przechowywania tego rodzaju dokumentów powinien być limitowany okresem przedawnienia wynoszącym zwykle 3 lata od dnia wymagalności roszczenia (czyli tyle, ile wynosi okres przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy - art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Należy uznać, że okres przechowywania dokumentów zgromadzonych na potrzeby prowadzenia działalności socjalnej wynosi 3 lata od dnia wymagalności świadczenia, o które ubiegała się osoba uprawniona.

Jednak nie w każdej sytuacji będzie istniała podstawa do przetwarzania danych osobowych i zarazem posiadania dokumentów przez wyżej wskazany okres. W sytuacji gdy nie ma sporu między pracodawcą a pracownikiem w zakresie przyznania z funduszu konkretnego świadczenia i zostało ono przyznane, wówczas brak jest przesłanek dla kontynuowania przetwarzania danych zgromadzonych na potrzeby przyznania tego konkretnego świadczenia.

W sytuacji gdy przed upływem okresu przedawnienia (3-letni okres od dnia wymagalności roszczenia) zostało wszczęte postępowanie sądowe, wówczas okres przechowywania dokumentów ulegnie wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

O okresie i zasadności przechowywania dokumentów związanych z przyznawaniem i realizacją świadczeń socjalnych decyduje pracodawca jako administrator zfśs. Obowiązkiem pracodawcy jako administratora danych jest dokonywanie nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu, gromadzonych na potrzeby działalności socjalnej (art. 8 ust. 1d ustawy o zfśs). Należy pamiętać, że maksymalny okres między poszczególnymi przeglądami wynoszący 12 miesięcy nie jest równoznaczny z czasem, w którym dane osobowe powinny być przetwarzane na potrzeby działalności socjalnej.

Z całą pewnością na okres przechowywania dokumentacji, w tym przetwarzania danych osobowych związanych z działalnością socjalną, nie ma wpływu ewentualna przyszła (czyli niepewna) kontrola np. PIP.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzący działalność socjalną przeprowadza coroczne przeglądy danych osobowych oraz dokumentów powstałych na potrzeby prowadzonej działalności w ramach zfśs. Pracodawca zadecydował, że przechowywanie dokumentów związanych z działalnością socjalną będzie realizowane zgodnie z terminami przewidzianymi dla przechowywania i archiwizowania dokumentacji pracowniczej na wypadek, gdyby o dokumenty związane z działalnością socjalną upomniał się inspektor pracy. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe w kontekście ogólnych przepisów i zasad przetwarzania danych osobowych, o których mowa w RODO, a także uwzględniając szczególne przepisy wynikające z ustawy o zfśs. Zarówno przepisy RODO, jak i przepisy ustawy o zfśs nie uzależniają okresu przetwarzania danych w związku z działalnością socjalną pracodawcy od ewentualnej, i tym samym niepewnej, kontroli PIP.

Usunięcie danych zgromadzonych na potrzeby zfśs. Upływ okresu uprawniającego pracodawcę do przetwarzania danych osobowych na potrzeby działalności socjalnej zobowiązuje pracodawcę jako administratora danych do ich usunięcia, co w praktyce wiąże się ze zniszczeniem dokumentów będących nośnikami danych. Przepisy nie zobowiązują pracodawcy do korzystania w tym celu z usług wyspecjalizowanej firmy. W zależności od konkretnego przypadku pracodawca jako administrator danych osobowych może więc zdecydować, czy będzie samodzielnie niszczył dokumenty, czy powierzy to firmie zewnętrznej.

Niszczenie danych polega na tym, żeby nie mogły one zostać odtworzone po zakończeniu procesu niszczenia.

Jeżeli pracodawca zdecyduje, że dokumenty związane z działalnością socjalną zniszczy we własnym zakresie, musi pamiętać, że czynności te mogą być przeprowadzone wyłącznie przez osoby upoważnione. W ramach prowadzonej działalności specjalnej przetwarzane są bowiem również dane osobowe dotyczące stanu zdrowia, a więc kategorii szczególnej, podlegające specjalnej ochronie. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w ramach działalności socjalnej, wśród których mogą znaleźć się dane dotyczące stanu zdrowia, powinno być wydane przez pracodawcę w formie pisemnej.

Natomiast pracodawca, który podejmie decyzję o powierzeniu procesu niszczenia dokumentów firmie zewnętrznej, powinien jako administrator danych zawrzeć z taką firmą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070

• art 22¹ § 4, art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 4-5, art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - Dz.U.UE.L z 2016 r. Nr 119, str. 1; ost.zm. Dz.U.UE.L z 2018 r. Nr 127, str. 2

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych