Czy biuro rachunkowe musi oznaczać kody GTU za klientów

Problem

Klient naszego biura prowadzi działalność polegającą na sprzedaży różnych części do specjalistycznych maszyn, często jest to połączone ze świadczeniem różnych, bardzo nietypowych usług. Oczekuje od nas, że będziemy za niego przyporządkowywać kody GTU do transakcji. Jednak jest to dla nas niewykonalne, gdyż nie posiadamy wiedzy technicznej, aby rozszyfrować, czym jest dana część czy urządzenie oraz na czym polega każda usługa świadczona przez klienta na warunkach indywidualnie określonych z jego kontrahentem. Klient odmawia współpracy w tym zakresie. Umowa nie zawiera uregulowań nakładających na biuro rachunkowe obowiązku ustalania kodu GTU. Czy mimo wszystko mamy obowiązek oznaczania tych kodów? Jak powinniśmy się zabezpieczyć przed takimi żądaniami?

Rada

Nie, biuro rachunkowe nie ma obowiązku oznaczania kodów GTU w takim przypadku za swojego klienta. Księgowa nie musi znać skomplikowanego nazewnictwa technicznego czy branżowego, które znajduje się w opisie faktury. Należy jednak poinformować klientów, że taki obowiązek istnieje i przesłać im informację o tym, czego dany kod dotyczy. Warto także wprowadzić do umów zapis nakładający na przedsiębiorcę obowiązek opisywania faktur kodami GTU.

Uzasadnienie

Ustawodawca nałożył obowiązek oznaczania niektórych transakcji kodem GTU w nowym JPK_V7. Niewątpliwie wskazanie transakcji, do której należy przyporządkować dany kod GTU, nie zawsze jest łatwe dla księgowej.

Wprowadzenie zapisu do umowy

Księgowa z biura rachunkowego nie musi znać skomplikowanego nazewnictwa technicznego czy branżowego, które znajduje się w opisie faktury. To klient zna swoje powiązania, koligacje rodzinne, wie, co sprzedaje, jakie usługi świadczy oraz w jaki sposób je wykonuje.

W związku z tym warto wprowadzić do umów z kontrahentami postanowienie nakładające na klienta biura rachunkowego obowiązek opisywania faktur kodami GTU lub obowiązek współdziałania z biurem rachunkowym w zakresie opisywania faktur kodami GTU.

Jednak nawet zastosowanie tego typu zapisów nie oznacza, że biuro rachunkowe całkowicie przerzuci odpowiedzialność na klienta za prawidłowe zastosowania kodów w ewidencji i JPK. Znalazłyby się pewnie sądy, które uznałyby, że obowiązek po tej stronie ciąży na biurze rachunkowym, bez względu na to, czy wyżej wymieniony zapis widnieje w umowie czy też nie. Najczęściej to właśnie biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła pliki JPK_VAT, a powinno to robić zgodnie z przepisami prawa. Także część praktyków prawa mogłaby przyjąć, iż taki zapis w umowie pozostaje w sprzeczności z dobrymi obyczajami czy zasadami współżycia społecznego. Nie zwalnia więc to biura od odpowiedzialności za prawidłowe sporządzanie ewidencji i plików JPK.

Należy jednak stwierdzić, że biuro rachunkowe, dokonując zapisów w ewidencji VAT czy sporządzając plik JPK, opiera się na dokumentach przedstawionych przez klienta. Nie można twierdzić, że biuro jest zobligowane do badania stanu faktycznego, będącego podstawą wykonywanych usług, np. do weryfikacji, czy rzeczywiście dana usługa była świadczona lub towar dostarczony. Opiera się w tym zakresie na dokumentach pozyskanych od klienta. Biorąc to pod uwagę, biuro rachunkowe ma prawo oczekiwać od klienta udzielenia informacji o tym, czy dana faktura powinna być oznaczona kodem GTU. Jest to bowiem niezbędne do prawidłowego wykonania usługi. Nie oznacza to oczywiście, że biuro rachunkowe może przyjąć całkowicie bierną postawę w tej kwestii. Powinno przynajmniej poinformować swoich klientów, że taki obowiązek istnieje i przesłać im informację o tym, czego dany kod dotyczy. Klient nie musi znać przepisów podatkowych, ale powinien mieć świadomość, że bez informacji od niego biuro może wadliwie dokonywać zapisów w ewidencji (np. nie oznaczać transakcji wymaganym kodem) i nieprawidłowo wypełniać dokumenty JPK_V7.

Podsumowując, wprowadzenie do umowy zapisu o obowiązku oznaczania faktur kodami GTU przez klienta niekoniecznie zwolni biuro z odpowiedzialności za prawidłowe wykonanie usługi. Kwestia ta nie jest przesądzona. Pierwsze sprawy z tym związane wskażą, jaką linię orzeczniczą przyjmą sądy w tym zakresie.

Brak odpowiedniego zapisu w umowie

Nawet jeżeli w umowie o świadczenie usług księgowych brak jest zapisu nakładającego na klienta obowiązek oznaczenia faktury kodem GTU czy współpracy przy jego ustaleniu, nie oznacza to, że całe zadanie i związana z tym odpowiedzialność spadnie na biuro rachunkowe, a klient może przyjąć całkowicie bierną postawę.

Zgodnie z art. 354 § 2 Kodeksu cywilnego (dalej: Kc) wierzyciel (w tym przypadku klient biura rachunkowego) zobowiązany jest do współdziałania w wykonaniu zobowiązania. W pierwszej kolejności wierzycielowi stawiany jest obowiązek lojalności w zakresie współdziałania z drugą stroną stosunku prawnego. Wynika z tego, że wierzyciel musi respektować uzasadniony interes dłużnika, a w szczególności winien powstrzymać się od działań utrudniających lub uniemożliwiających spełnienie świadczenia przez dłużnika.[1]

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 19 kwietnia 2018 r., sygn. akt I CSK 765/17, stwierdził, że:

 (…) w zależności od okoliczności konkretnego przypadku wierzyciel w różnej postaci powinien współdziałać z dłużnikiem, aby dłużnik mógł wywiązać się z ciążącego na nim zobowiązania. Naruszenie tego obowiązku natomiast może w konkretnych okolicznościach zostać ocenione nie tylko jako sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, lecz również sprzeczne z prawem.(…)

Uchylanie się przez wierzyciela (klienta) od niezbędnego nieraz współdziałania może prowadzić do zniesienia odpowiedzialności dłużnika (biura rachunkowego) z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania[2]. Zatem biuro rachunkowe, w sytuacji braku niezbędnego współdziałania ze strony przedsiębiorcy, nie ponosiłoby odpowiedzialności za brak oznaczenia lub niewłaściwe wskazanie kodu GTU.

Współdziałanie po stronie przedsiębiorcy, korzystającego z usług biura rachunkowego, polegałoby w szczególności na:

• terminowym dostarczaniu dokumentów do biura rachunkowego,
• niezwłocznym udzielaniu wyjaśnień, czy idąc o wiele dalej,
• oznaczeniu faktury kodem GTU, gdy księgowa nie jest w stanie tego określić na podstawie prostej informacji itp.

W niektórych przypadkach, gdy sytuacja jest szczególnie skomplikowana, obowiązek współdziałania klienta należałoby rozciągnąć na zamówienie przez niego na własny koszt opinii wydanej przez specjalistę, który ustaliłby ewentualną konieczność posługiwania się kodem GTU. Niewątpliwie sprzeczne z zasadami współżycia społecznego i dobrymi obyczajami byłoby żądanie klienta, który wymagałby, aby biuro ponosiło taki wydatek, nieproporcjonalny do wynagrodzenia za usługi księgowe. Takie stanowisko klienta mogłoby zaburzać zasadę ekwiwalentności świadczeń (usługa księgowa jest ekwiwalentem zapłaty za nią), zwłaszcza, gdy biuro rachunkowe przy zawarciu umowy nie było w stanie przewidzieć, że ustawodawca wprowadzi obowiązek stosowania kodów GTU w pliku JPK_V7. Sąd Najwyższy stwierdził, że ekwiwalentność świadczeń stron w umowie obligacyjnej powinna być oceniana w chwili zawarcia umowy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 8 lipca 2016 r., sygn. akt I CSK 570/15, I CSK 570/15).

Wzajemność umów - dodatkowe wynagrodzenie

Należy pamiętać, że umowa o świadczenia usług księgowych jest tzw. umową wzajemną. Cechą umów wzajemnych, w rozumieniu art. 487 § 2 Kc, jest to, aby świadczenie jednej ze stron było w sensie ekonomicznym odpowiednikiem świadczenia drugiej strony. Każda ze stron zobowiązuje się przy tym dlatego, że otrzyma świadczenie wzajemne drugiej strony. Umowa wzajemna jest umową causalną (tzn. ważność jej zależy od prawnie istotnej przyczyny jej zawarcia), zaś przyczyną, dla której jedna ze stron zobowiązuje się, jest zapewnienie sobie zobowiązania drugiej strony do spełnienia przez nią świadczenia, np. zapłaty wynagrodzenia za usługi księgowe adekwatnego do obowiązków, które strony ustaliły przy zawarciu umowy (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 3 października 2012 r., sygn. akt VI ACa 195/12). Wobec tego wykładnia obowiązków i uprawnień stron takiej umowy musi zawsze uwzględniać zasadę ekwiwalentności świadczeń i nie powinna nakładać na biuro rachunkowe takich obowiązków, które naruszałyby tę zasadę.

Stanowi to także podstawę do tego, żeby twierdzić, iż w przypadku znacznego nakładu pracy ze strony biura rachunkowego przy ustalaniu właściwych kodów GTU, klient powinien liczyć się z obowiązkiem zapłaty za to dodatkowego wynagrodzenia, które jednak nie zostało określone w umowie o świadczenie usług księgowych. Wobec tego podstawą jego ustalenia mógłby być stosowany odpowiednio - na mocy art. 750 Kc - przepis art. 735 § 2 Kc. Stanowi on, że w przypadku umowy zlecenia, jeżeli nie ma obowiązującej taryfy, a nie umówiono się co do wysokości wynagrodzenia, należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy.

Oczywiście biuro rachunkowe powinno powiadomić przedsiębiorcę o tym, że w związku ze znacznym nakładem dodatkowej pracy oczekiwałoby wynagrodzenia za nią, tak, żeby klient mógł wyrazić akceptację wynagrodzenia lub odmówić zapłaty i przyjąć na siebie te obowiązki.

Zabezpieczenie interesów biura

Biuro rachunkowe w celu zabezpieczenia swoich interesów powinno rozesłać do swoich klientów informację o tym, że weszły w życie przepisy o kodach GTU, a w związku z tym wymagana jest współpraca ze strony przedsiębiorców, której brak może spowodować konsekwencje negatywne dla klienta.

Inną formą podniesienia poziomu bezpieczeństwa biura byłoby przesyłanie do klienta pliku JPK-V7 po zaksięgowaniu jego dokumentów, ale przed wysyłką do urzędu skarbowego. Plik powinien być wysłany z informacją o tym, żeby klient zapoznał się z jego treścią i wniósł ewentualne uwagi dotyczące zastosowania kodów GTU (lub ich braku) w terminie np. do 24 dnia danego miesiąca. Format pliku musi być taki, żeby można było go odczytać w łatwo dostępnych programach (np. w pdf., doc. itp.).

Podsumowując, należy stwierdzić, że kwestia odpowiedzialności w związku nieprawidłowym zastosowaniem przepisów o kodach GTU nie jest wprost określona i dużo będzie zależało od pierwszych wyroków sądów w tej materii. Każdy stan faktyczny powinien być rozpoznawany indywidualnie. Przykładowo, inaczej należy oceniać sytuację, w której adwokat wysłał do księgowej fakturę za usługę prawną i nie oznaczył jej kodem GTU ani nie udzielił informacji w tym zakresie od dokumentacji przesłanej przez firmę sprzedającą części do różnych nietypowych maszyn. W przypadku prawnika łatwe jest ustalenie, iż mamy do czynienia z usługą doradczą i brak oznaczenia tego w pliku JPK obciążałby biuro rachunkowe, natomiast w drugim przypadku niekoniecznie tak musiałoby być, gdyż nie można wymagać od księgowej skomplikowanej wiedzy techniczno-branżowej.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 354 § 2, art. 487 § 2, art. 735 § 2, art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740

• art. 99 ust. 13b, art. 109 ust. 14 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1747

• § 10 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2019 r. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127

POSTANOWIENIA I WYROKI PRZYTOCZONE W ARTYKULE:

• postanowienie Sądu Najwyższego z 19 kwietnia 2018 r., sygn. akt I CSK 765/17

• wyrok Sądu Najwyższego z 8 lipca 2016 r., sygn. akt I CSK 570/15, I CSK 570/15

• wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 3 października 2012 r., sygn. akt VI ACa 195/12

Marcin Szabłowski

adwokat