Kto ponosi odpowiedzialność za błąd w ewidencji VAT prowadzonej przez biuro rachunkowe

Od 1 października 2020 r. za każdy błąd w ewidencji (pliku JPK_VAT) grozi kara. Wprowadzono też dodatkowe sankcje karnoskarbowe za uchybienia związane z ewidencją dla celów VAT. Ponieważ w wielu przypadkach podatnicy powierzają prowadzenie ewidencji i wysyłkę JPK_VAT biurom rachunkowym, należy przypomnieć, kto poniesie odpowiedzialność, jeżeli błąd zostanie popełniony przez biuro.

Kwestią podstawową, którą zawsze trzeba przypominać, jest fakt, że korzystanie z usług biura rachunkowego nie zwalnia podatnika z odpowiedzialności za skutki popełnionych błędów. Zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej, to podatnik, a nie podmiot prowadzący jego księgi rachunkowe, odpowiada za zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem. Błędem powodującym taką odpowiedzialność może być np.:

• niedokonanie wpłat podatków w przepisanym terminie,
• zaniżenie zobowiązania podatkowego,
• zawyżenie zwrotów VAT,
• niepobranie lub pobranie, a następnie niewpłacenie pobranych podatków w związku z wykonywaniem funkcji płatnika (np. nieodprowadzone zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń wypłaconych pracownikom).

Zakres opowiedzialności biura rachunkowego

Odpowiedzialność podatnika nie oznacza, że biuro rachunkowe nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za skutki swoich nieprawidłowych działań. Biuro może ponieść odpowiedzialność:

• karną,

Zgodnie z treścią art. 77 pkt 1 ustawy o rachunkowości:

§

Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tym karom łącznie.

• karnoskarbową,

W myśl art. 9 Kodeksu karnego skarbowego:

§

§ 2. Każdy ze współsprawców wykonujących czyn zabroniony odpowiada w granicach swej umyślności lub nieumyślności, niezależnie od odpowiedzialności pozostałych sprawców. (…)

§ 3. Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

• cywilnoprawną (tu podstawę powództwa stanowi art. 471 Kodeksu cywilnego dotyczący odpowiedzialności kontraktowej).

Odpowiedzialność cywilnoprawna biura

Podatnik, którego księgowość jest prowadzona przez biuro rachunkowe, może się domagać odszkodowania za szkody (tj. mandaty, kary czy odsetki), jeśli te były skutkiem błędnego lub nierzetelnego wykonywania powierzonych czynności. Takie roszczenia dochodzone są zazwyczaj umownie, jednak w przypadku problemu z ustaleniem odpowiedzialności, roszczenia dochodzi się na drodze cywilnej. Zgodnie z treścią art. 471 Kodeksu cywilnego dłużnik (w tym przypadku biuro rachunkowe) obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Zatem dłużnik może się uwolnić od odpowiedzialności, tylko jeśli wykaże, że wykonał zobowiązanie, albo że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania nastąpiło nie z jego winy.

Można więc stwierdzić, że biuro rachunkowe odpowiada zarówno przed organami podatkowymi, jak i podatnikiem. Wszystko zależy od tego, czego dotyczył błąd i po czyjej stronie został popełniony.

Umowa z biurem rachunkowym a zakres odpowiedzialności

Odpowiedzialność biura rachunkowego zaczyna się z chwilą podpisania umowy o świadczenie usług. W związku z tym niezwykle ważną kwestią jest odpowiednie skonstruowanie umowy na świadczenie usług księgowych. Umowa wyznacza bowiem zakres obsługi, obowiązki oraz odpowiedzialność za niedopatrzenie lub błąd. Dokładne opisanie warunków współpracy leży nie tylko w interesie biura rachunkowego, ale również podatnika. Takie działanie zabezpiecza obie strony oraz reguluje całą współpracę.

Współpraca między podatnikiem a biurem

Od 1 października 2020 r. - w związku z wprowadzeniem obowiązku stosowania nowych oznaczeń w ewidencji VAT - współpraca między podatnikami a biurami rachunkowymi musi być zdecydowanie większa. Uzyskanie prawidłowych danych, które mają znaleźć się w nowych plikach JPK_VAT, jest bowiem możliwe wyłącznie dzięki odpowiedniemu przepływowi informacji z programów obsługi sprzedaży do programów finansowo-księgowych. Odpowiedzialność przy wypełnianiu plików JPK_VAT będzie więc spoczywać na podatniku oraz biurze rachunkowym w podobnych proporcjach. Jeśli błąd w pliku JPK_VAT będzie skutkiem pomyłki lub niedopatrzenia podatnika (np. na etapie wystawiania faktury), to odpowiedzialność za ten błąd poniesie podatnik. Biuro rachunkowe może jedynie zwrócić uwagę na popełniony błąd, ale jego skorygowanie będzie należało do podatnika. Jeśli błąd w JPK będzie wynikał z winy biura (czy też pomyłki lub niedopatrzenia), to biuro powinno pokryć wszystkie poniesione w związku z tym wydatki.

Wraz z wejściem w życie nowego pliku JPK_VAT, częstotliwość popełnianych błędów może się zwiększyć, zwłaszcza mając na uwadze złożoność nowych przepisów oraz liczne wątpliwości dotyczące ich stosowania.

Nowe sankcje za błędy w ewidencji

Wraz z nowymi obowiązkami w zakresie JPK, ustawodawca wprowadził dwie nowe sankcje:

• podatkową w postaci kary pieniężnej za każdy błąd w pliku JPK_VAT (art. 109 ust. 3h ustawy o VAT) oraz
• karną skarbową, dotyczącą przede wszystkim uchybień związanych z ewidencją dla celów VAT (art. 61a Kodeksu karnego skarbowego).

Kara pieniężna w wysokości 500 zł może być nałożona na podatnika za każdy błąd, który uniemożliwia przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji. Naczelnik urzędu skarbowego ma możliwość nałożenia tej kary, jeśli podatnik:

• mimo wezwania nie prześle ewidencji skorygowanej w zakresie błędów wskazanych w wezwaniu albo zrobi to po terminie wskazanym w ustawie,
• nie złoży wyjaśnień lub nie złoży ich we wskazanym w ustawie terminie,
• w złożonych wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu.

Na przesłanie skorygowanej ewidencji lub wyjaśnień, podatnik ma termin 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

Kary pieniężnej nie nakłada się na podatnika będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, który za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe. Kara pieniężna będzie musiała być uiszczona w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Zatem przepisy jasno wskazują, że opisanej karze podlega wyłącznie podatnik niebędący osobą fizyczną, a nie podmiot lub osoba, która dokonuje rozliczeń podatnika. Adresatem tych kar będą więc podatnicy, którzy następnie będą mogli wystąpić z roszczeniem o odszkodowanie do podmiotu (osoby), który odpowiada za rozliczenia.

UWAGA!

Nowa sankcja za każdy błąd w ewidencji JPK_VAT może być nakładana wyłącznie na podatnika. Nie może być nakładana na biuro rachunkowe.

Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w komunikacie z 30 września 2020 r. kara ma być nakładana na tych podatników, którzy:

MF

(...) poprzez celowe, uporczywe działania i wprowadzane błędy, będą uniemożliwiać weryfikację transakcji. (komunikat MF z 30 września 2020 r. pt. "Nowy JPK_VAT z deklaracją dla wszystkich przedsiębiorców").

MF przypomina przy tym, że kary te mają charakter fakultatywny i zapewnia, że będą nakładane w wyjątkowych sytuacjach.

Stanowisko MF można zrozumieć w ten sposób, że kary będą nakładane na podatników, którzy błędy popełniają świadomie, a w dodatku nie będą skorzy do korygowania JPK_VAT. Mimo zapewnień MF należy jednak wspomnieć, że z przepisów art. 109 ust. 3f-3h ustawy o VAT, nie wynika, by sankcje miały być nakładane tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Odpowiedzialność karnoskarbowa

Druga z wprowadzonych sankcji dotyczy odpowiedzialności karnoskarbowej. Ten rodzaj odpowiedzialności dotyczy konkretnych osób fizycznych. W tym przypadku to sprawca czynu, czyli osoba, która popełniła wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, ponosi za ten czyn odpowiedzialność.

Nowe przepisy (art. 61a Kodeksu karnego skarbowego) przewidują karę grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych za:

• nieprzesłanie ewidencji właściwemu organowi podatkowemu albo
• przesłanie nierzetelnej ewidencji.

W przypadkach mniejszej wagi, sprawca tych czynów podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Karą grzywny za wykroczenie skarbowe będzie również karana osoba, która :

• prześle ewidencję po terminie lub
• prześle wadliwą ewidencję.

Odpowiedzialność podatnika za przesłanie pliku JPK_VAT w nieprawidłowej formie

Ponadto z treści art. 56 § 4 Kodeksu karnego skarbowego wynika, że karą grzywny za wykroczenie skarbowe może być ukarany podatnik, który:

§

(...) mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu lub płatnikowi deklaracji lub oświadczenia lub wbrew obowiązkowi nie składa ich za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub składa je niezgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego.

Zatem podatnicy, którzy nie będą składać deklaracji VAT za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub będą je składać niezgodnie z obowiązującym wzorem nowego pliku JPK_VAT, będą popełniać wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny.

Zalecana weryfikacja umów

Biorąc pod uwagę opisane kary, biura rachunkowe, jak i podatnicy, powinni przygotować się do wypełniania nowych obowiązków. Nowe oznaczenia w ewidencji trzeba stosować już od 1 października, a nowy połączony plik JPK_VAT trzeba złożyć już w rozliczeniu za październik (do 25 listopada 2020 r.). Bez wątpienia najwięcej obowiązków dotyczy tu dodatkowych oznaczeń kodami faktur ujętych w ewidencji.

Dlatego biura powinny dążyć do tego, aby wspólnie z obsługiwanym przez biuro podatnikiem ustalić, w jakim stopniu nowe obowiązki będą dotyczyć podatnika, a które będą obciążać biuro. Wskazane jest przy tym potwierdzić ustalenia pisemnie, aby w przyszłości uniknąć nieporozumień przy ustalaniu odpowiedzialności za błędy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 26 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1325; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1423

• art. 77 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568

• art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. 2020 poz. 1740

• art. 9, art. 56 oraz art. 61a ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 19; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106

• art. 109 ust. 3f-3h ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1747

Bartosz Szefler

prawnik specjalizujący się w tematyce podatkowej, pracownik kancelarii prawno-podatkowej