Czy biuro rachunkowe może składać do KRS sprawozdanie finansowe klienta

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 69 ust. 1 uor), że:

Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 - także sprawozdanie z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Oznacza to, że nawet gdy księgi rachunkowe są prowadzone usługowo przez biuro rachunkowe, to osobą , która jest uprawniona i zarazem zobowiązana do złożenia rocznego sprawozdania finansowego do KRS, jest zawsze kierownik jednostki (a nie biuro rachunkowe prowadzące danej jednostce księgi).

W tabeli przedstawiamy, kto jest uznawany, według ustawy o rachunkowości, za kierownika jednostki w zależności od formy prawnej jednostek zobowiązanych do składania swojego sprawozdania finansowego w KRS.

Tabela. Kierownik jednostki w jednostkach zobowiązanych do składania sprawozdania finansowego do KRS

Fakt bycia kierownikiem jednostki i związany z tym obowiązek złożenia we właściwym rejestrze sądowym rocznego sprawozdania finansowego nie oznacza , że dokumenty te muszą być koniecznie przez nich zgłaszane do KRS. Należy bowiem wiedzieć, że ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym w wersji obowiązującej od 1 kwietnia 2019 r. przewiduje możliwość złożenia dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości ( tj. sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania, odpisu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku/pokryciu straty a także sprawozdania z działalności) przez:

• osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze przedsiębiorców, wpisaną jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurenta, syndyka, zarządcę w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidatora,
• posiadającego pełnomocnictwo adwokata, radcę prawnego lub prawnika zagranicznego o ile jego PESEL jest ujawniony przez Naczelną Radę Adwokacką i Krajową Radę Radców Prawnych.

Oznacza to, że sprawozdanie finansowe za rok 2019 (wraz z pozostałą dokumentacją) mogą złożyć do repozytorium także inne osoby niż wyszczególniony wcześniej "kierownik jednostki". Złożenie takie może wykonać prokurent (ujawniony w rejestrze przedsiębiorców), jak również radca prawny, adwokat czy prawnik zagraniczny (patrz. art. 19 e ustawy o KRS). Warunkiem koniecznym w przypadku ostatnich trzech jest

• ujawnienie ich PESEL w systemie informatycznym prowadzonym przez Naczelną Radę Adwokacką i Krajową Radę Radców Prawnych, a ponadto
• posiadanie pełnomocnictwa do dokonania zgłoszenia w KRS.

Spełniając te warunki, mogą złożyć sprawozdanie do KRS używając do tego swojego e-podpisu (kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego bądź osobistego).

Jak biuro rachunkowe może pomóc w złożeniu do KRS sprawozdania finansowego

Biuro rachunkowe - jako podmiot świadczący usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych - może przede wszystkim zadbać, by:

• klient wiedział, że skuteczne złożenie sprawozdania finansowego (wraz z dodatkową dokumentacją) jest możliwe tylko przez określone osoby,
• klient wiedział, że te osoby muszą posiadać e-podpis (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany bądź podpis osobisty),
• klient miał świadomość, że podczas wyboru opcji podpisu należy rozważyć to w jaki sposób plik ten będzie składany do repozytorium (w momencie pisania niniejszego materiału, w opcji S24 tj. opcji płatnej - nie można złożyć sprawozdań podpisanych inaczej niż podpisem zewnętrznym kwalifikowanym; szerzej na temat w raporcie "MONITOR księgowego" nr 3/2020 r. "E-sprawozdanie - problemy praktyczne"),
• przetestować wcześniej złożenie sprawozdania finansowego do KRS (https://ekrs.ms.gov.pl/home) sprawdzając czy nie pojawią się ewentualne błędy (tj. że sprawozdanie zostało zweryfikowane pod względem kompletności i formalnej poprawności - jak to zrobić patrz "MONITOR księgowego" nr 3/2020 r. "E-sprawozdanie - problemy praktyczne" ),
• klient miał pewność, że jeśli wystąpi problem techniczny z podpisaniem przez uprawnioną do tego osobę wysyłki do KRS sprawozdania finansowego to zespół biura rachunkowego pomoże technicznie w tym procesie, sprawdzając jednocześnie czy sprawozdanie finansowe zostało skutecznie złożone w KRS.

UWAGA (!)

Pandemia koronawirusa przesunęła graniczny termin zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego dla większości jednostek o 3 miesiące . Z tego względu przesunięty jest również graniczny termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS z 15 lipca 2020 r. na 15 października 2020 r. Dotyczy to podatników CIT wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, podatników CIT stosujących MSR-y oraz spółek osobowych prawa handlowego wpisanych do rejestru KRS.

Podstawa prawna

• art. 3 ust. 1 pkt 6, art. 69 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020r. poz. 568

• art. 19e ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1500; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1798

Paweł Muż

ekonomista, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista ds. rachunkowości