Czy pracodawca ma obowiązek zapisać zatrudnionych obywateli Ukrainy do PPK

PROBLEM

Nasza spółka z o.o. z siedzibą w Rzeszowie zajmuje się realizacją inwestycji budowlanych na terenie całej Polski oraz za granicą. Zatrudniamy 150 pracowników (dane na czerwiec 2019 r.). Pracownicy to w większości obywatele Polski, ale także obywatele Ukrainy oraz Rosji. Jesienią będziemy wdrażać w firmie pracownicze plany kapitałowe. Czy system PPK obejmuje również cudzoziemców zatrudnionych na podstawie umów o pracę? Czy do PPK mogą przystąpić obywatele Ukrainy zatrudnieni na podstawie umów zlecenia? Od jakiej kwoty (wynagrodzenia) będzie obliczana składka na PPK tych osób?

RADA

UZASADNIENIE

Podmioty zatrudniające - m.in. pracodawcy i zleceniodawcy - mają obowiązek utworzenia PPK w terminach i na warunkach wskazanych w ustawie o PPK. Obecnie trwa okres przejściowy, podczas którego do systemu PPK są włączane kolejne grupy podmiotów zatrudniających. W najbliższym czasie, tj. od 1 lipca 2020 r., systemem PPK zostaną objęte firmy, które na 31 grudnia 2019 r. zatrudniały co najmniej 20 osób objętych obowiązkiem ubezpieczeń społecznych z tytułu tego zatrudnienia. Oprócz tego, na mocy ustawy o COVID-19, przesunięty został termin na wdrożenie PPK przez firmy, które podlegają ustawie o PPK od 1 stycznia 2020 r. - czyli dla podmiotów z grupy 50+. Na mocy art. 134 ust. 2 pkt 2 ustawy o PPK, podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób na dzień 30 czerwca 2019 r., mają obowiązek zawrzeć umowy:

• zarządzanie PPK - nie później niż 27 października 2020 r.,
• prowadzenie PPK - nie później niż 10 listopada 2020 r.

Pełny harmonogram włączania do systemu PPK poszczególnych podmiotów zawiera art. 134 ustawy o PPK.

Warunki uczestnictwa w PPK osób zatrudnionych będących cudzoziemcami. W przypadku cudzoziemców, o których mowa w problemie - czyli obywateli Ukrainy i Rosji zatrudnionych na podstawie umów o pracę - pracodawca (lub zleceniodawca) zasadniczo ma obowiązek zapisania takich osób do PPK, jeżeli spełniają oni ogólne warunki do zawarcia na ich rzecz umów o prowadzenie PPK.

Uczestnictwo cudzoziemców w PPK jest jednak uzależnione o tego, czy w Polsce pobierają oskładkowane wynagrodzenie, na jakiej podstawie są zatrudnieni oraz w jakim są wieku. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby, która:

• jest "osobą zatrudnioną" w rozumieniu ustawy o PPK, tzn.:

• jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę albo umowy zlecenia (lub innej umowy o tym charakterze), umowy agencyjnej, umowy o pracę nakładczą,
• jest członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
• jest członkiem rady nadzorczej,
• przebywa na urlopie wychowawczym lub pobiera zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;

• podlega z ww. tytułów obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (obowiązek ten zawsze będzie dotyczył pracowników, lecz np. w przypadku zleceniobiorców może być w określonych okolicznościach wyłączony);
• spełnia kryterium wieku (automatycznie do PPK zapisywane są osoby zatrudnione w wieku od 18 do 54 lat, osoby w wieku 55-69 lat muszą złożyć wniosek o zawarcie na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK, natomiast umów tych w ogóle nie zawiera się na rzecz osób, które ukończyły 70 lat);
• była zatrudniona w danym podmiocie zatrudniającym:

• łącznie przez co najmniej 3 miesiące przed datą zapisania do PPK (na warunkach ogólnych, na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PPK) lub
• na dzień ustalania stanu zatrudnienia przez podmioty zatrudniające włączane do systemu PPK, wskazany w art. 134 ust. 1 ustawy o PPK (w okresie przejściowym, na podstawie art. 134 ust. 2 ustawy o PPK);

• nie złożyła deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK do dnia zawarcia na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK.

Jeśli zatrudniona osoba spełnia wymienione warunki, to podmiot zatrudniający jest zobowiązany do zapisania takiej osoby do PPK - również w przypadku, gdy ta osoba jest cudzoziemcem.

Podstawa naliczania wpłat do PPK. Kwota wynagrodzenia, od którego będą obliczane wpłaty do PPK, to kwota wynagrodzenia brutto stanowiącego podstawę obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Natomiast sama wartość składki zostanie potrącona już z wynagrodzenia netto pracownika.

WAŻNE

Wpłaty do PPK finansowane przez podmiot zatrudniający i uczestnika PPK stanowią określony procent wynagrodzenia uczestnika.

PRZYKŁAD

Pracownik, obywatel Ukrainy (w wieku 34 lat), jest zatrudniony w przedsiębiorstwie usługowym nieprzerwanie od 1 stycznia 2018 r. Wykonuje prace remontowe na podstawie umowy o pracę i otrzymuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3500 zł brutto. Dodatkowo co miesiąc otrzymuje premię w wysokości 500 zł brutto z tytułu 100% frekwencji w pracy. Ponadto ma zapewniony pakiet medyczny o wartości 69 zł, który opłaca mu pracodawca. Pracodawca będzie wprowadzał system PPK jesienią 2020 r. Zakładając, że pracownik nie złoży deklaracji o rezygnacji z uczestnictwa w PPK, pracodawca ma obowiązek zawrzeć na jego rzecz umowę o prowadzenie PPK. Wynagrodzenie, od którego należy naliczać wpłaty do PPK (zarówno podstawowe, jak i dodatkowe), będzie stanowiło sumę wynagrodzenia zasadniczego, premii oraz wartości pieniężnej dodatków (np. pakietu medycznego), czyli wszystkich składników wynagrodzenia, które otrzymuje pracownik, a od którego są odprowadzane obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zasady finansowania wpłat do PPK. Przypomnijmy, że środki gromadzone w pracowniczych planach kapitałowych są finansowane przez:

• osobę zatrudnioną (uczestnika PPK),
• podmiot zatrudniający,
• państwo (środki pochodzą z Funduszu Pracy).

Podmioty uczestniczące w finansowaniu oszczędności gromadzonych na rachunku PPK uczestnika

* Zarabiający poniżej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia mogą deklarować wpłatę podstawową w obniżonej kwocie, od 0,5% wynagrodzenia.

Uczestnik PPK finansuje wpłatę podstawową zasadniczo w wysokości 2% wynagrodzenia (art. 27 ust. 1 ustawy o PPK). Jeśli jednak ze wszystkich źródeł osiąga wynagrodzenie nie wyższe niż 1,2-krotność minimalnego wynagrodzenia (w 2020 r. jest to kwota 3120 zł), może złożyć podmiotowi zatrudniającemu wniosek o obniżenie wpłaty podstawowej i ustalić ją w dowolnej wysokości w przedziale od 0,5% do 2% wynagrodzenia.

Uczestnik PPK może także zadeklarować dokonywanie wpłat dodatkowych do PPK w wysokości do 2% wynagrodzenia (art. 27 ust. 3 ustawy o PPK). Łącznie, w skali miesiąca, uczestnik PPK może zasilać swój rachunek PPK maksymalnie równowartością 4% wynagrodzenia.

Z kolei podmiot zatrudniający finansuje uczestnikowi PPK:

• wpłatę podstawową w wysokości 1,5% wynagrodzenia (wpłata obowiązkowa),
• wpłatę dodatkową - do wysokości 2,5% wynagrodzenia (wpłata dobrowolna).

Rachunek PPK uczestnika będzie zasilany środkami z Funduszu Pracy. Będą to:

• wpłata powitalna (jednorazowa) - w wysokości 250 zł, należna po 3 miesiącach uczestnictwa w PPK i opłaceniu wpłat podstawowych finansowanych przez uczestnika PPK za ten okres,
• dopłaty roczne - w wysokości 240 zł, należne w każdym roku, w którym uczestnik PPK osiągnie określoną wartość wpłat do PPK.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 ust. 1 pkt 18, pkt 21, pkt 40, art. 23, art. 25-28, art. 31-34, art. 134 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - Dz.U. z 2018 r. poz. 2215; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695

• rozporządzenie Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych - Dz.U. z 2019 r. poz. 1102

• § 1, § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

• art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875

dr Paulina Sołtys

radca prawny, doktor nauk prawnych z dziedziny prawo pracy, trener, szkoleniowiec z zakresu prawa pracy i zatrudniania cudzoziemców