PIT-11 - jak wypełnić informację podatkową za rok 2020

Od 18 listopada 2020 r. obowiązuje nowy wzór informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) oznaczonej jako wersja 26. Informację według tego wzoru należy wypełnić dla przychodów, dochodów (strat) uzyskanych (poniesionych) od 1 stycznia 2020 r. Pracodawcy najczęściej wystawiają ją dla podatników będących pracownikami lub osobami zatrudnionymi na podstawie umów cywilnoprawnych. W każdym przypadku PIT-11 dotyczy przychodów osoby fizycznej. Jeżeli przed 18 listopada 2020 r. podatnik i właściwy urząd skarbowy otrzymali PIT-11 na poprzednim formularzu (w wersji 25), nie należy składać tej informacji ponownie tylko ze względu na zmianę formularza.

W porównaniu z poprzednią wersją PIT-11 w obecnej doprecyzowano przypisy objaśniające sposób wypełnienia niektórych pozycji tej informacji (w tym w zakresie dotyczącym tzw. ulgi dla młodych), a także zaktualizowano podstawę prawną powołaną w tym formularzu.

Obowiązek sporządzenia PIT-11

Podmiotami, które mają obowiązek sporządzenia PIT-11, są:

• płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych,
• niebędący płatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych: rolnicy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej.

Do grupy płatników podatku należą w szczególności:

• płatnicy stypendiów dla uczniów i studentów,
• zakłady pracy z tytułu wypłacanych: przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, a w spółdzielniach pracy - dokonujący wypłat z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej,
• płatnicy dokonujący wypłat z tytułu działalności wykonywanej osobiście, w tym z umów zlecenia i o dzieło,
• podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką lub staż uczniowski,
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną, dokonujące na rzecz członków spółdzielni lub ich domowników wypłat z tytułu dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, a także uzyskiwanych od spółdzielni przez te osoby zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,
• organy egzekucyjne (m.in. komornicy) lub podmioty niebędące następcą prawnym zakładu pracy, przejmujące jego zobowiązania wynikające ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy.

Dane składającego i informacje porządkowe

Rys. 1

Informację PIT-11 rozpoczyna część, w której należy podać podstawowe dane dotyczące wystawiającego informację oraz samej informacji.

Tabela 1. Dane podstawowe

PRZYKŁAD

Spółka akcyjna zatrudniała pracownika do 30 czerwca 2020 r. Na jego wniosek sporządziła i przesłała PIT-11 w lipcu 2020 r. Informację w tym samym czasie otrzymał też właściwy dla pracownika urząd skarbowy. Spółka zatrudniła ponownie tę osobę w grudniu 2020 r. W tym przypadku w PIT-11 w pozycji "Nr informacji" musi podać "02". Przy założeniu, że w grudniu 2020 r. spółka przesłała za pracownika drugą informację obejmującą dochody uzyskane w grudniu, nie musi sporządzać PIT-11 i wykazywać w niej zsumowanych dochodów za 2020 r.

Miejsce i cel składania informacji (część A)

Rys. 2

Miejsce złożenia PIT-11 jest uzależnione od rodzaju obowiązku podatkowego, jakim objęty jest podatnik (np. pracownik czy zleceniobiorca).

Tabela 2. Ustalanie właściwości miejscowej urzędu skarbowego

Informację PIT-11 składaną za dany rok zarówno po raz pierwszy, jak i kolejny, o ile nie jest to korekta, należy oznaczyć jako złożenie informacji. W przeciwnym razie, a więc gdy składający chce poprawić błędnie wypełnioną część uprzednio złożonej informacji PIT-11, musi zaznaczyć pozycję korekta informacji.

Dane identyfikacyjne składającego (część B)

Rys. 3

W tej części PIT-11 należy wskazać dane dotyczące podmiotu składającego PIT-11.

Tabela 3. Dane szczegółowe składającego wykazywane w PIT-11

Dane podatnika (część C)

Rys. 4

W tej części PIT-11 należy podać dane identyfikacyjne podatnika, którymi są:

• rodzaj obowiązku podatkowego:

• identyfikator podatkowy

• zagraniczny numer identyfikacyjny, rodzaj numeru identyfikacyjnego i kraj jego wydania - te pozycje dotyczą podatników-nierezydentów (z ograniczonym obowiązkiem podatkowym). W takim przypadku należy określić w PIT-11 numer służący identyfikacji dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych uzyskany w państwie, w którym podatnik ma miejsce zamieszkania, czyli alternatywnie:

• numer identyfikacyjny TIN (numer ubezpieczenia społecznego, który jest nadawany w chwili urodzenia lub przyjazdu do Finlandii - w przypadku imigrantów - przez Centrum Ewidencji Ludności Finlandii),
• numer ubezpieczeniowy,
• paszport,
• urzędowy dokument stwierdzający tożsamość,
• inny rodzaj identyfikacji podatkowej,
• inny dokument stwierdzający tożsamość;

• dane szczegółowo identyfikujące podatnika (nazwisko, imię, data urodzenia) i dane adresowe (miejsce zamieszkania). Do celów podatkowych istotny jest adres zamieszkania. Na podstawie tego adresu ustalany jest właściwy dla podatnika urząd skarbowy.

Informacja o kosztach uzyskania przychodów ze stosunku pracy i pokrewnych (część D)

Rys. 5

W tej części należy określić wysokość kosztów uzyskania zastosowanych do przychodów pochodzących z zatrudnienia pracowniczego w jednym zakładzie pracy (w razie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, obowiązanym do wystawienia PIT-11 za okres przed przejściem i po przejściu jest wyłącznie nowy pracodawca). Można zaznaczyć tylko jedną pozycję. Nie jest to tylko formalność. Podane w informacji podatkowej koszty uzyskania przychodów powinny być bowiem ograniczone do wysokości podanej w poniższej tabeli. Chodzi tu przede wszystkim o podatników, którzy otrzymują przychody z więcej niż jednego stosunku pracy zawartego z tym samym pracodawcą. W ich przypadku stosowanie kosztów uzyskania przychodów do każdego ze stosunków pracy w tej samej wysokości może spowodować przekroczenie ustawowego limitu.

PRZYKŁAD

W 2020 r. spółka zatrudniała pracownika na podstawie dwóch umów o pracę w wymiarze po 1/2 etatu - na czas określony (zastępstwo) i na czas nieokreślony. Do każdego przychodu z tytułu tego zatrudnienia spółka stosowała zwykłe koszty uzyskania przychodów (po 250 zł miesięcznie). W tym przypadku, mimo że koszty mogłyby wynieść 6000 zł (250 zł x 12 miesięcy x 2 stosunki pracy), należało je ograniczyć do rocznej kwoty wynoszącej 4500 zł.

Można przyjąć, że okoliczność, dla której koszty uzyskania przychodów zostały zastosowane w danej wysokości, składający PIT-11 powinien określić na 31 grudnia 2020 r. Jeżeli PIT-11 został wystawiony wcześniej, decydująca powinna być wysokość kosztów, do której podatnik był uprawniony w ostatnim dniu zatrudnienia.

W sytuacji gdy wykazaniu w PIT-11 podlegają przychody podatnika do ukończenia 26 lat, zwolnione w całości z podatku, pozycji dotyczącej wysokości zastosowanych kosztów uzyskania przychodów nie należy zaznaczać.

Tabela 4. Wysokość kosztów uzyskania przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej

Dochody podatnika, pobrane zaliczki i składki (część E)

Rys. 6

W tej części PIT-11 należy wykazać wysokość przychodów pochodzących ze źródeł w niej określonych, tj. w szczególności:

• ze stosunku pracy, stosunku służbowego i spółdzielczego oraz z pracy nakładczej,
• działalności wykonywanej osobiście, w tym z umowy zlecenia i o dzieło,
• z praw autorskich,
• z innych źródeł niż ww., do których należą zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez zakład pracy, należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, należności za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym lub skazanym, świadczenia wypłacone z Funduszu Pracy i FGŚP, należności wynikające z umowy aktywizacyjnej, a także kwotę stypendium dla uczniów i studentów przekraczającą 3800 zł (kwotę zwolnioną z podatku).

Przychody

Kwota przychodów wykazana w kolumnie b Przychód nie może uwzględniać przychodów zwolnionych z podatku na podstawie przepisów ustawy o pdof oraz przychodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Natomiast dochody zwolnione z podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych należy wykazać w kolumnie e Dochód zwolniony od podatku. Zasadą jest, że ten sam dochód może być opodatkowany tylko w jednym państwie.

Koszty uzyskania przychodów

W kwocie kosztów uzyskania przychodów należy wykazać koszty faktycznie uwzględnione przy poborze zaliczek na podatek.

Tabela 5. Przykładowe przychody i wysokość maksymalnych kosztów uzyskania przychodów

Zaliczka pobrana przez płatnika

W przypadku gdy zakład pracy pobierał zaliczki na podatek zarówno od należności ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i pracy nakładczej, jak i od zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, łączną kwotę zaliczek pobranych z tych źródeł należy wykazać tylko raz. Kwotę tę płatnik może wykazać w kolumnie f Zaliczka pobrana przez płatnika właściwej dla:

• wiersza 1: Należności ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, wypłacone przez zakład pracy, o którym mowa w art. 31 ustawy, oraz płatników, o których mowa w art. 42e ust. 1 ustawy, z wyjątkiem należności wykazanych w wierszu 2,
• odpowiednio wiersza 2: Należności z tytułów wymienionych w wierszu 1, otrzymane przez podatników do ukończenia 26. roku życia - jeżeli taki podatnik złożył płatnikowi wniosek o naliczanie zaliczek w trakcie roku lub nastąpiło przekroczenie kwoty wolnej, albo
• wiersza 8: Inne źródła.

Składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne

Rys. 7

Odliczeniu:

• od podstawy opodatkowania - podlegają składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane ze środków podatnika) naliczone od przychodu opodatkowanego,
• od podatku - podlega składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru naliczona od przychodu opodatkowanego.

Wymienione odliczenie dotyczy też składek zapłaconych w roku podatkowym ze środków podatnika na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne i obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne podatnika lub osób z nim współpracujących, zgodnie z przepisami dotyczącymi obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego obowiązującymi w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, lub w Konfederacji Szwajcarskiej.

Tak obliczone i pobrane (zapłacone) składki na ww. ubezpieczenia należy wykazać w PIT-11.

Przychody podatników do ukończenia 26 lat

W 2020 r. podatnicy w wieku do 26 lat osiągający przychody:

• ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz
• umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof,

mogli korzystać ze zwolnienia podatkowego tych przychodów do kwoty rocznej wynoszącej 85 528 zł. Stosowanie zwolnienia przez płatnika nie wymaga żadnego oświadczenia podatnika - jest automatyczne.

Podatnicy z tej grupy mieli też prawo złożyć płatnikowi pisemny wniosek o pobór zaliczek w 2020 r. bez stosowania zwolnienia od podatku w trakcie roku.

Przychody tych osób zarówno zwolnione z podatku, jak i opodatkowane podlegają wykazaniu w PIT-11. Dotyczy to również naliczonych od tych przychodów składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także ewentualnie pobranego podatku.

Wiersze 2 i 6 w części E, tj. odpowiednio:

• Należności z tytułów wymienionych w wierszu 1, otrzymane przez podatników do ukończenia 26. roku życia, tj. Należności ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, wypłacone przez zakład pracy, o którym mowa w art. 31 ustawy, oraz płatników, o których mowa w art. 42e ust. 1 ustawy (chodzi tu o organ egzekucyjny lub podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy, przejmujący jego zobowiązania wynikające ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy),
• Należności z tytułu wymienionego w wierszu 5, otrzymane przez podatników do ukończenia 26. roku życia, tj. Należności z tytułu umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8 ustawy

wypełnia się, jeśli w trakcie roku płatnik pobierał od tych przychodów zaliczki na podatek:

• w związku ze złożeniem przez podatnika oświadczenia o rezygnacji ze stosowania w trakcie roku zwolnienia od podatku lub
• z powodu przekroczenia limitu zwolnienia od podatku (powyżej 85 528 zł), gdy zwolnienie było stosowane w trakcie roku.

W tych wierszach (2 i 6) należy odpowiednio wykazać przychody uzyskane przez podatników do ukończenia 26 lat wraz z kwotą kosztów uzyskania przychodów oraz sumą zaliczek na podatek pobranych przez płatnika. Przychody ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych uzyskane przez podatnika po dniu ukończenia 26 roku życia płatnik wykazuje w wierszu 1, a odpowiednio przychody z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, płatnik wykazuje w wierszu 5 części E PIT-11.

PRZYKŁAD

Pracownik w wieku 24 lat zatrudniony od 1 stycznia 2019 r. i wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 6500 zł korzystał w 2020 r. ze zwolnienia z podatku przychodów osiąganych ze stosunku pracy. Na początku grudnia 2020 r. otrzymał nagrodę za szczególne osiągnięcia w pracy w wysokości 2-krotności wynagrodzenia zasadniczego. Za 2020 r. jego łączny przychód wyniósł 91 000 zł. Pracownik ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodów (250 zł) i złożył PIT-2 (43,76 zł).

Składki naliczone od przychodu zwolnionego z podatku (85 528 zł) wyniosły:

• na ubezpieczenia społeczne: 11 725,89 zł,

• na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 6642,19 zł.

Składki naliczone od przychodu opodatkowanego 5472 zł (91 000 zł - 85 528 zł) wyniosły:

• na ubezpieczenia społeczne: 750,21 zł,

• na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 424,96 zł,

• na ubezpieczenie zdrowotne (7,75%): 365,94 zł.

Płatnik pobrał zaliczkę na podatek w wysokości 351 zł.

W PIT-11 za 2020 r. należy wykazać ww. dane w następujący sposób:

Informacja o wysokości przychodów z innych źródeł (art. 20 ust. 1 ustawy o pdof)

Rys. 9

Część F informacji PIT-11 jest przeznaczona dla podmiotów niebędących płatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym rolników.

Jako przychód podlegający wykazaniu w informacji podatkowej zostało umieszczone już we wzorze PIT-11 wynagrodzenie z tytułu umowy o pomocy przy zbiorach.

Za przychody z innych źródeł, oprócz ww., uznawane są m.in.: zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, niektóre dotacje (subwencje), dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i art. 17 ustawy o pdof, tj. m.in. niebędące przychodami ze stosunku pracy i pokrewnych, z samodzielnej działalności czy działalności gospodarczej. Najczęściej wykazaniu przez podmioty zatrudniające podlegają zasiłki pieniężne wypłacone zleceniobiorcom. Od przychodu z tego tytułu podmiot wypłacający nie pobiera podatku. Osoba, która otrzymała ten rodzaj świadczenia, ma obowiązek doliczyć go przy sporządzaniu zeznania rocznego do pozostałych przychodów i od sumy tych przychodów obliczyć podatek.

Podpisy płatnika i osoby sporządzającej PIT-11

Rys. 10

Część H informacji wypełniają składający będący płatnikami podatku, np. zakłady pracy, od wypłaconych wynagrodzeń. Natomiast część I informacji wypełniają składający niebędący płatnikami, którzy wypełnili część F.

Terminy składania

Informację PIT-11 za 2020 r. należy złożyć:

• do 1 lutego 2021 r. - właściwemu dla podatnika, według miejsca zamieszkania na ostatni dzień grudnia 2020 r., urzędowi skarbowemu,
• do 1 marca 2021 r. - podatnikowi.

W obu przypadkach terminy te ulegają przesunięciu na najbliższy dzień roboczy ze względu na to, że upływają w niedzielę (31 stycznia i 28 lutego 2021 r.).

Wyjątkowo przed ww. terminami PIT-11 należy sporządzić:

• podatnikowi - w terminie 14 dni od złożenia pisemnego wniosku o wydanie informacji, w przypadku gdy w trakcie roku podatkowego ustał obowiązek poboru zaliczki przez płatników będących m.in. zakładami pracy czy zleceniodawcami,
• do dnia zaprzestania działalności - w przypadku gdy składający zaprzestali działalności przed końcem stycznia lub odpowiednio przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym.

Sposób złożenia PIT-11

Urząd skarbowy przyjmuje PIT-11 wyłącznie elektronicznie, bez względu na liczbę podatników, za których informacja jest sporządzana. Zasadniczo informację PIT-11 należy podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym. W przypadku gdy informację tę sporządza osoba fizyczna, może ona podpisać ją np. kwotą przychodu z zeznania rocznego. Ten sposób nie ma jednak zastosowania do innych podmiotów sporządzających PIT-11.

Informację PIT-11 można również elektronicznie przesłać podatnikowi, np. w e-mailu. Potwierdzają to m.in. wyroki: Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 r. (I SA/Po 486/10) i Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 10 września 2018 r. (I SA/Kr 537/18):

WSA w Poznaniu w wyroku z 22 października 2010 r. uznał, że:

WSA

Brak jest przeszkód prawnych dla uznania, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym pod adres podatnika (pracownika) podany w tym celu, pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji.

Natomiast WSA w Krakowie w wyroku z 10 września 2018 r. potwierdził, że:

WSA

(…) opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została sporządzona przez upoważniony podmiot. Jednocześnie podkreślić należy, że płatnika będzie obciążało udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje.

Płatnicy przekazują podatnikom informacje PIT-11 najczęściej osobiście lub za pośrednictwem tradycyjnej poczty na ich adres korespondencyjny. Informacje podatkowe należy w takim przypadku wysłać listem poleconym. Przepisy nie wymagają, aby doręczać je za potwierdzeniem odbioru. Zobowiązują jedynie sporządzającego PIT-11 do złożenia tego dokumentu podatnikowi według obowiązującego wzoru i w ustawowym terminie. Należy przypomnieć, że nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów. Jednak wskazana regulacja nie będzie miała w tej sytuacji zastosowania.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 3 ust. 1-2a, art. 18, art. 21 ust. 1 pkt 148, art. 22 ust. 2, ust. 9 pkt 5, art. 26 ust. 1, art. 27b ust. 1-2, art. 31, art. 32 ust. 1f, art. 33, art. 35 ust. 1 pkt 8, ust. 10, art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2255

• § 1-3 i załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 21 października 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych - Dz.U. z 2020 r. poz. 1940

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10)

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 10 września 2018 r. (sygn. akt I SA/Kr 537/18)

Bożena Goliszewska-Chojdak

ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym