9/2020, data dodania: 20.08.2020 Czy można zmienić długość okresu rozliczeniowego przed jego zakończeniem
PROBLEM
Pracownicy naszej firmy pracują w równoważnym systemie czasu pracy z 4-miesięcznym okresem rozliczeniowym (praca zależna od pogody). Planujemy zmianę okresów rozliczeniowych w 2 pionach naszej firmy. Chcemy je wydłużyć do 8 miesięcy. Obecnie okres rozliczeniowy w jednym pionie kończy się 31 sierpnia 2020 r., a w drugim - 30 września 2020 r. Zmianę okresu rozliczeniowego chcielibyśmy wprowadzić w obu pionach od 1 listopada 2020 r. Czy możemy dokonać takiej zmiany w trakcie okresu rozliczeniowego, czy koniecznie musimy to zrobić, gdy okres rozliczeniowy się skończy? Ewentualnie jeśli dokonamy zmiany w trakcie okresu rozliczeniowego, jak rozliczyć czas pracy pracowników?
RADA
Przepisy wprost nie regulują trybu zmiany okresu rozliczeniowego. W praktyce prawa pracy w tym zakresie są prezentowane dwa stanowiska. Zgodnie z pierwszym z nich zmiana długości okresu rozliczeniowego może nastąpić dopiero po zakończeniu i rozliczeniu bieżącego okresu. Drugie, dominujące stanowisko, dopuszcza dokonanie takiej modyfikacji poprzez skrócenie trwającego okresu rozliczeniowego i wprowadzenie bezpośrednio po nim nowego okresu. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się co do zasady w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).
Zmiana długości okresu rozliczeniowego. Przepisy prawa pracy nie zawierają regulacji wskazujących wprost na termin, w którym jest dopuszczalne dokonanie zmiany okresu rozliczeniowego czasu pracy, w tym jego wydłużenie. W związku z tym dopuszczalne jest dokonanie modyfikacji okresu rozliczeniowego czasu pracy:
- po upływie bieżącego okresu rozliczeniowego lub
- skracając bieżący okres rozliczeniowy i bezpośrednio po jego skróceniu wprowadzając jego nową długość.
Przykład
Pracodawca chce wydłużyć 4-miesięczny okres rozliczeniowy do 8 miesięcy od 1 listopada 2020 r. Obecnie 4-miesięczny okres rozliczeniowy kończy się 31 sierpnia 2020 r. w jednym pionie i 30 września 2020 r. w drugim pionie. Pracodawca ma dwie możliwości przeprowadzenia takiej zmiany.
WARIANT I
W pierwszym pionie po zakończeniu bieżącego okresu rozliczeniowego należy wprowadzić okres rozliczeniowy przejściowy 2-miesięczny od 1 września 2020 r. do 31 października 2020 r.
W drugim pionie po zakończeniu bieżącego okresu rozliczeniowego należy wprowadzić okres rozliczeniowy przejściowy 1-miesięczny od 1 października 2020 r.
WARIANT II
W pierwszym pionie należy skrócić okres rozliczeniowy trwający od 1 września do 31 grudnia 2020 r. do 2 miesięcy, czyli do 31 października 2020 r., a następnie od 1 listopada 2020 r. wprowadzić 8-miesięczny okres rozliczeniowy.
W drugim pionie należy skrócić okres trwający od 1 października 2020 r. do 31 stycznia 2021 r. do 1 miesiąca, czyli do 31 października 2020 r., a następnie od 1 listopada 2020 r. wprowadzić 8-miesięczny okres rozliczeniowy.
Rozliczenie czasu pracy w przypadku skrócenia okresu rozliczeniowego. W przypadku skrócenia okresu rozliczeniowego w jego trakcie pracodawca powinien dokonać pełnego rozliczenia czasu pracy pracowników dla skróconego okresu. W związku z brakiem uregulowania tej kwestii w Kodeksie pracy w przypadku wcześniejszego zakończenia okresu rozliczeniowego należy posiłkować się przepisami o rozliczeniu czasu pracy w razie zakończenia umowy o pracę w trakcie okresu rozliczeniowego (art. 1516 Kodeksu pracy). Zgodnie z nimi w takiej sytuacji pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, prawo do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1511 § 1 Kodeksu pracy), jeżeli w okresie od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy pracował w wymiarze godzin przekraczającym normy czasu pracy. Zatem analogicznie należy poza normalnym wynagrodzeniem wypłacić dodatek za godziny nadliczbowe od początku okresu rozliczeniowego do dnia jego wcześniejszego zakończenia.
Przykład
U pracodawcy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy obejmujący miesiące od sierpnia do października 2020 r.. Pracodawca zaplanował pracownikowi pracę w następującym wymiarze:
-
w sierpniu 2020 r. - 160 godzin,
-
we wrześniu 2020 r. - 176 godzin,
-
w październiku 2020 r. - 176 godzin.
W sierpniu br. pracownik świadczył jednak pracę w wymiarze 168 godzin - dodatkowo 8 godzin w dniu rozkładowo wolnym od pracy, za który miał otrzymać inny dzień wolny w październiku 2020 r.
Pracodawca skrócił okres rozliczeniowy do 2 miesięcy, skracając tym samym trwający okres rozliczeniowy do 30 września 2020 r. W związku z tym jest zobowiązany rozliczyć czas pracy pracownika w przedziale czasu od 1 sierpnia do 30 września 2020 r. Zatem oprócz wynagrodzenia za pracę wykonaną we wrześniu 2020 r. pracownik otrzyma wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem za 8 godzin dodatkowej pracy wykonanej w sierpniu 2020 r.
Rozliczenie może przysporzyć szczególnych trudności w przypadku nierównomiernego rozkładu godzin zaplanowanych do przepracowania w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego czasu pracy. Niewykluczona jest sytuacja, gdy u pracownika świadczącego pracę zgodnie z prawidłowo zaplanowanym rozkładem czasu pracy, ze względu na skrócenie okresu rozliczeniowego, wystąpi praca w godzinach nadliczbowych. Dodatkowo w związku z utrudnieniem zweryfikowania rodzaju tych godzin, co do zasady, pracodawcy będą zobowiązani do uznania ich za przekraczające normę przeciętnie tygodniową. W takim przypadku nie będzie istniała możliwość odniesienia ich wprost do stworzonego wcześniej harmonogramu czasu pracy, który przewidywał godziny do przepracowania w całym okresie rozliczeniowym czasu pracy.
Aby zatem ustalić, czy doszło do przekroczenia obowiązujących norm czasu pracy w skróconym okresie rozliczeniowym, pracodawca powinien:
Krok 1. Obliczyć wymiar czasu pracy pracownika, przypadający do przepracowania w nowym okresie rozliczeniowym czasu pracy
Krok 2. Zsumować liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika w tym okresie
Krok 3. Ustalić liczbę godzin nadliczbowych powstałych w związku z wykonywaniem pracy powyżej dobowej normy czasu pracy (w przypadku gdy zaplanowano pracę do 8 godzin) lub powyżej wydłużonego wymiaru czasu pracy
Krok 4. Od liczby godzin przepracowanych w skróconym okresie odjąć wymiar godzin przypadających do przepracowania oraz liczbę godzin nadliczbowych, wynikających z przekroczenia "dobowego".
Krok 5. Liczba godzin, które pozostały po dokonaniu wyliczenia z kroku 4, będzie odpowiadała liczbie godzin nadliczbowych powstałych w związku ze świadczeniem przez pracownika pracy powyżej przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.
Przykład
U pracodawcy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy obejmujący miesiące od kwietnia do czerwca 2020 r.. Pracodawca zaplanował pracownikowi pracę w następującym wymiarze:
-
w kwietniu 2020 r. - 184 godziny,
-
w maju 2020 r. - 160 godzin,
-
w czerwcu 2020 r. - 152 godziny.
Dodatkowo pracownik przez 4 dni w kwietniu 2020 r., w których miał zaplanowaną pracę w wymiarze 12 godzin, pracował po 13 godzin.
Pracodawca od 1 czerwca 2020 r. zmienił okres rozliczeniowy czasu pracy na 4-miesięczny, skracając trwający okres do 2 miesięcy. Rozliczenie czasu pracy w skróconym okresie rozliczeniowym czasu pracy obejmującym kwiecień i maj 2020 r. wygląda następująco:
Krok 1. Obliczenie wymiaru czasu pracy
● 8 tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym x 40 godzin = 320 godzin,
● 320 godzin + 24 godziny (8 godzin x 3 dni pozostałe do końca okresu rozliczeniowego, przypadające od poniedziałku do piątku tj. 27, 28 i 29 maja) = 344 godziny,
● 344 godziny - (8 godzin x 2 dni świąt przypadających w innym dniu niż niedziela) = 328 godzin.
Krok 2. Ustalenie liczby przepracowanych godzin
328 godzin + 4 godziny nadliczbowe = 332 godziny
Krok 3. Ustalenie liczby godzin nadliczbowych przypadających powyżej dobowej normy czasu pracy
4 godziny nadliczbowe (4 dni x 1 godzina).
Krok 4. Ustalenie liczby godzin nadliczbowych przypadających powyżej przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy
348 godziny - 328 godzin - 4 godziny nadliczbowe dobowe = 16 godzin nadliczbowych średniotygodniowych.
Długość okresu rozliczeniowego w systemie równoważnym. W stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie równoważnego czasu pracy można stosować okresy rozliczeniowe:
- 1-miesięczne,
- przedłużone, nie więcej jednak niż do 3 miesięcy, w szczególnie uzasadnionych przypadkach,
- przedłużone, nie więcej jednak niż do 4 miesięcy, przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych.
Dodatkowo w każdym systemie czasu pracy, w tym również w systemie równoważnego czasu pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy (art. 129 § 2 Kodeksu pracy).
Możliwość wprowadzenia wydłużonego okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy w systemie równoważnego czasu pracy została także przewidziana w tzw. Tarczy antykryzysowej (art. 15zf pkt 2 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, dalej ustawa o COVID-19).
Tabela. Zasady wprowadzania wydłużonego maksymalnie do 12 miesięcy okresu rozliczeniowego
| ZASADY WPROWADZANIA WYDŁUŻONEGO OKRESU ROZLICZENIOWEGO | ||
| Podstawa prawna | art. 129 § 2 Kodeksu pracy | art. 15zf pkt 2 ustawy o COVID-19 |
| Przesłanki wydłużenia okresu rozliczeniowego | Jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad odnoszących się do ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. | U pracodawcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 i który nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 r. |
| Tryb wprowadzenia wydłużonego okresu rozliczeniowego | 1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo 2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe | W porozumieniu z: 1) organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo 2) organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych - jeżeli u pracodawcy nie działają reprezentatywne zakładowe organizacje związkowe zrzeszające co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo 3) zakładową organizacją związkową - jeżeli u pracodawcy działa jedna organizacja związkowa, albo 4) przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. |
| Kopię porozumienia pracodawca przekazuje właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia. | ||
Podstawa prawna:
-
art. 129-130, art. 135, art. 150-1511, art. 1516 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320
-
art. 15zf pkt 2 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. z 2020 r. poz. 1106
Beata Tofiluk
specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka wielu publikacji z tej tematyki
