Koszty pracodawcy związane z powierzeniem pracy zdalnej w czasie epidemii

Kodeks pracy nie zawiera żadnych przepisów określających precyzyjnie zasady wykonywania pracy zdalnej, w szczególności ponoszenia kosztów związanych z taką formą świadczenia pracy. Pracodawcy korzystający coraz częściej z tej możliwości muszą posiłkować się wąską regulacją przewidzianą w ustawie o COVID-19. Mogą korzystać też w tym zakresie z uregulowań dotyczących telepracy.

Świadczenie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna) może zostać polecone pracownikowi, jeżeli:

• ma on umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i
• pozwala na to rodzaj pracy.

W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Praca w formie zdalnej może być powierzana pracownikom w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po jego odwołaniu (art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o COVID-19).

Ustalony przez pracodawcę okres wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może ulec zmianie w każdym momencie. Może być, w zależności od okoliczności, wydłużony lub skrócony. Pracodawca w każdym czasie ma prawo zrezygnować ze skierowania pracownika do wykonywania pracy zdalnej i zobowiązać go do wykonywania jej w stałym miejscu pracy.

Narzędzia i materiały zapewnione przez pracodawcę

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca (art. 3 ust. 4 ustawy o COVID-19). Nawet bez tego przepisu należy uznać, że co do zasady narzędzia i materiały do każdej pracy powinien zapewnić pracodawca, ponieważ wynika to z ogólnych zasad prawa pracy. Przewidują one bowiem, że pracodawca jest podmiotem organizującym pracę i to on ponosi ryzyko prowadzenia działalności. Mimo że przepisy ustawy o COVID-19 tego wyraźnie nie określają, należy uznać, że rodzaj materiałów i narzędzi potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej także określa pracodawca. Zasadniczo pracownik może więc co najwyżej zasugerować pracodawcy, jakie narzędzia są mu potrzebne do wykonywania pracy.

Zapewnienie pracownikom narzędzi i materiałów stanowiących własność pracodawcy do wykonywania pracy zdalnej wiąże się z ich powierzeniem pracownikowi. Należy zatem zwrócić uwagę, że do kosztów pracodawcy związanych z powierzeniem pracy zdalnej należy niekiedy zaliczyć utratę lub zniszczenie przekazanych narzędzi bądź materiałów, do których doszło w miejscu, gdzie pracownik wykonywał pracę zdalną. Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku ubezpieczenia powierzonego mienia, jak ma to miejsce przy telepracy. W przypadku zniszczenia lub utraty powierzonego mienia pracodawca będzie miał prawo dochodzić od pracownika odszkodowania (art. 124 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

W przypadku zniszczenia lub utraty mienia powierzonego pracownikowi wykonującemu pracę w formie zdalnej pracodawca będzie miał prawo dochodzić od pracownika odszkodowania.

Powierzając mienie, pracodawca powinien zadbać o jego odpowiednie zabezpieczenie. Jest to istotne także wtedy, gdy pracownik będzie korzystał z własnych urządzeń. W sytuacji gdyby np. został skradziony prywatny laptop pracownika, pracodawca może być narażony na utratę swoich danych lub tajemnic. Kwestie te powinny zostać ustalone z pracownikiem. Jeśli zabezpieczenie wiąże się z kosztami, np. zakupem sejfu, powinien ponieść je pracodawca W przypadku gdy pracodawca powierza pracownikowi szczególnie cenny sprzęt i pracownik zgłosi uzasadnione uwagi co do możliwości jego zabezpieczenia, pracodawca powinien ponownie rozważyć powierzenie temu pracownikowi pracy zdalnej. W takim bowiem przypadku brak reakcji pracodawcy na zastrzeżenia pracownika co do możliwości zabezpieczenia sprzętu może poważnie osłabiać szanse pracodawcy na wygranie sprawy o odszkodowanie, gdyby taki sprzęt został utracony.

Narzędzia i materiały nienależące do pracodawcy

Wyjątkowo przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę. Jest to dozwolone pod warunkiem, że umożliwia poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 3 ust. 5 ustawy o COVID-19).

Analiza wskazanego przepisu ustawy o COVID-19 prowadzi do wniosku, że chodzi przede wszystkim o narzędzie, jakim jest szeroko rozumiany sprzęt komputerowy i elektroniczny, włączając w to np. smartfony, tablety, drukarki. Wykonywanie pracy zdalnej polegającej np. na wytwarzaniu określonego rodzaju przedmiotów zasadniczo nie grozi pracodawcy ryzykiem braku poszanowania jego tajemnic czy informacji poufnych.

W przypadku gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić pracownikowi odpowiednich narzędzi, mogą wystąpić dwie sytuacje. Pierwsza będzie dotyczyć wykorzystania narzędzi należących do pracownika, druga - korzystania z narzędzi należących do podmiotu trzeciego - wynajmującego. Jeśli w tym drugim przypadku pracownik musi ponieść opłatę za udostępnienie takich narzędzi, nie powinien budzić wątpliwości fakt, że koszty takiego najmu czy innej formy udostępnienia narzędzi powinien ponieść pracodawca.

WAŻNE!

Podczas wykonywania pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi własnych lub wynajętych od podmiotu trzeciego.

Warto w tym miejscu zauważyć, że w związku z szerokim stosowaniem pracy zdalnej pojawiły się w ostatnim czasie wyspecjalizowane przedsiębiorstwa wynajmujące sprzęt do takiej pracy. Zatem nie zawsze stroną takiej umowy najmu musi być pracodawca. Nie ma też przeszkód, aby najemcą sprzętu był sam pracownik. W takiej sytuacji powinien on jednak uzyskać zgodę pracodawcy nie tylko na wykorzystanie sprzętu osoby trzeciej, ale i na refundację kosztów najmu sprzętu. Najlepszym rozwiązaniem w tej sytuacji jest zawarcie umowy, na podstawie której:

• pracodawca wyrazi zgodę na wykonywanie pracy zdalnej z użyciem narzędzi osoby trzeciej, a także
• strony ustalą zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika.

Należy przyjąć, że w tym zakresie strony powinny dokonać, do celów dowodowych, ustaleń w formie dokumentowej.

 PRZYKŁAD

Pracownicy nie dysponują odpowiednim sprzętem komputerowym do wykonywania pracy zdalnej, której potrzeba wprowadzenia pojawiła się w związku z nagłym wzrostem zakażeń COVID-19. Pracodawca nie ma na stanie firmowych laptopów ani możliwości zapewnienia ich w krótkim czasie wszystkim pracownikom. Będzie to możliwe w ciągu miesiąca. Wyspecjalizowana firma wynajmuje laptopy z oprogramowaniem w cenie 9 zł za godzinę. Pracodawca może zgodzić się na użytkowanie tego sprzętu i pokryć koszty jego wynajęcia, ograniczając czas najmu do jednego miesiąca, kiedy będzie już w stanie dostarczyć pracownikom zakupiony przez siebie sprzęt. Możliwy jest także zakup sprzętu przez pracownika na koszt pracodawcy, a następnie włączenie takiego sprzętu do majątku pracodawcy. W takim przypadku, po ustaniu pracy zdalnej, urządzenia te pracownik powinien zwrócić pracodawcy.

PRZYKŁAD

Pracodawca zlecił pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej wymagającej użytkowania komputera. Pracownik nie sprzeciwił się i nie zgłaszał potrzeby udostępnienia przez pracodawcę sprzętu służbowego. Następnie bez porozumienia z pracodawcą zakupił laptop i zażądał zwrotu kosztów zakupu od zatrudniającej go firmy. W tym przypadku nie ma podstaw do uwzględnienia żądania pracownika.

Koszty związane z użytkowaniem narzędzi nienależących do pracodawcy

Zasady wyposażenia pracownika w sprzęt do telepracy są uregulowane w sposób znacznie bardziej kompleksowy. Pracodawca musi nie tylko dostarczyć pracownikowi sprzęt, ale także go ubezpieczyć, zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie jego obsługi, chyba że strony dokonają innych ustaleń w umowie (czyli wykorzystanie przez pracownika własnego sprzętu) (art. 67¹¹ Kodeksu pracy). Natomiast problematyczne w przypadku pracy zdalnej jest to, kto przy zleceniu tej pracy ponosi koszty prądu, transferów internetowych czy materiałów eksploatacyjnych.

W odniesieniu do telepracowników pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu. W skład tych kosztów wchodzą zatem opłaty związane z dostępem do Internetu czy koszt energii elektrycznej. Ponadto w przypadku telepracy wprost dopuszczono określenie ekwiwalentu dla pracowników rekompensującego koszty eksploatacji własnego sprzętu. Przy kalkulowaniu ekwiwalentu należy uwzględnić:

• normy zużycia sprzętu,
• udokumentowane ceny rynkowe,
• ilość materiału zużytego na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

W przypadku pracy zdalnej nie ma nawet szczątkowych uregulowań w tym zakresie. Możliwe jest zatem co najwyżej posiłkowanie się w drodze analogii uregulowaniami dotyczącymi telepracy.

WAŻNE!

Pracodawca może wypłacać pracownikowi wykonującemu pracę w formie zdalnej ekwiwalent za używanie własnych narzędzi.

Aby mówić o zwrocie przez pracodawcę jakichkolwiek kosztów poniesionych przez pracownika, należy ustalić, czy:

• rzeczywiście powstały w związku z wykonywaniem pracy zdalnej oraz
• istnieje możliwość ustalenia ich wysokości.

W tym kontekście najprostsze do oceny byłoby wykazanie przez pracownika zużycia materiałów eksploatacyjnych, np. tonera czy tuszu do drukarki. Łatwo też ustalić, jaki jest koszt programu antywirusowego, jeśli pracodawca, wyrażając zgodę na pracę pracownika na własnym komputerze, zobowiązał go do zainstalowania komercyjnego, płatnego oprogramowania antywirusowego. Licencja programów darmowych zwykle pozwala na wykorzystywanie ich do użytku prywatnego. Dotyczy to jednak nie tylko programów zapewniających bezpieczeństwo w sieci, ale także popularnych programów biurowych. Pracodawca, zlecając pracownikowi pracę na jego własnym komputerze, powinien zatem albo dostarczyć mu odpowiednie oprogramowanie, albo zrefundować koszty zakupu takiego oprogramowania. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy pomimo wykorzystania przez pracownika własnych narzędzi nie powstaną dodatkowe koszty. Pracodawca musi też zatem uważać na pojawiające się w tym zakresie nadużycia ze strony pracowników.

PRZYKŁAD

Pracownik wykonuje pracę zdalną. Znaczna część jego obowiązków sprowadza się do rozmów telefonicznych z klientami. Pracownik zażądał od pracodawcy ryczałtu za połączenia telefoniczne wykonywane z prywatnego numeru pracownika w kwocie 50 zł miesięcznie. Jak się okazało, pracownik ma wykupiony już wcześniej prywatny abonament umożliwiający nielimitowane wykonywanie połączeń i wysyłanie SMS-ów, za który płaci 25 zł miesięcznie. Należy przyjąć, że pracownik nie ma podstaw do żądania od pracodawcy zwrotu kosztów abonamentu telefonicznego w wysokości 50 zł. Strony mogą jednak na podstawie przewidywanego czasu korzystania z telefonu w sprawach służbowych określić stosowny ryczałt. Przykładowo mogą ustalić, że pracownik wykorzystuje prywatny telefon przez 30% ogólnego używania w danym miesiącu przez wszystkie dni robocze. Zatem ryczałt należy obliczyć w następujący sposób: 25 zł x 30% = 7,50 zł. Pracownik ma prawo do ryczałtu za używanie prywatnego telefonu w wysokości 7,50 zł.

PRZYKŁAD

Pracownik w związku z wykonywaniem pracy zdalnej w okresie jesienno-zimowym zażądał od pracodawcy zapłaty dodatkowej kwoty wynikającej ze zwiększenia kosztów ogrzewania 200-metrowego domu. Wskazał przy tym, że przebywa w nim dłużej o kilka godzin każdego dnia. Żądanie takie byłoby bardzo trudne do udowodnienia. Niezależnie od tego, czy pracownik wykonuje pracę zdalną, czy tego nie robi, ogrzewa bowiem swój lokal w sezonie grzewczym.

PRZYKŁAD

Pracownik żąda zwrotu kosztów herbaty, kawy, wody mineralnej i posiłków, które spożywa w trakcie pracy zdalnej, w kwocie 30 złotych dziennie. Jeśli regulacje wewnątrzzakładowe nie przewidują, że pracodawca w takiej sytuacji refunduje pracownikom napoje i posiłki w miejscu pracy, nie ma podstaw, aby firma miała zwracać ich koszt podczas wykonywania pracy zdalnej.

PRZYKŁAD

Pracodawca zlecił pracownikowi pracę zdalną. Pracownik zgłosił pracodawcy, że może ją wykonywać w wynajmowanym mieszkaniu, ale nie ma w nim biurka, krzesła ani lampy. Pracodawca powinien zrefundować mu koszty zakupu wyposażenia stanowiska pracy w rozsądnych i uzgodnionych z pracownikiem granicach. W zasadzie nie może zmusić pracownika do poniesienia tych kosztów, chyba że pracodawca wie, iż oświadczenie pracownika jest nieprawdziwe.

Najczęściej podnoszonym problemem dotyczącym pracy zdalnej jest kwestia energii elektrycznej. Co do zasady koszty takie mogą rzeczywiście w tym czasie wzrosnąć. Jednak wykazanie przez pracownika, jaki był faktyczny koszt energii związany z wykonywaniem pracy w trybie zdalnym, może być problematyczne. Jest to utrudnione szczególnie wtedy, gdy praca zdalna nie jest wykonywana każdego dnia. Pracownicy wykonują pracę zdalną najczęściej na laptopie. Prąd może zużywać ewentualnie drukarka lub wykorzystywany częściej niż zwykle telefon. Nawet gdyby doliczyć, oprócz kosztów ładowania tych urządzeń, koszt prądu zużytego przez lampkę biurową, będą to zwykle wydatki znikome i raczej trudne do wyliczenia.

Przepisy prawa pracy nie regulują omawianych kwestii w odniesieniu do pracy zdalnej. Zatem należy stwierdzić, że nie ma przeszkód, aby na podstawie postanowień wewnątrzzakładowych lub indywidualnych uzgodnień z pracownikami wprowadzić ryczałt związany z użytkowaniem prywatnego sprzętu w czasie pracy zdalnej.

Należy przypomnieć, że przepisy podatkowe przewidują zwolnienie z opodatkowania, a przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego - z oskładkowania ekwiwalentów pieniężnych za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof, § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego i art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Co do zasady, w kontekście zarówno zwolnień podatkowych, jak i składkowych, orzecznictwo oraz stanowiska urzędowe wykluczają stosowanie w takim przypadku zwolnienia ryczałtu z podatku i składek. Nie oznacza to jednak, że nie można go przyznać pracownikom.

WAŻNE!

Za używanie prywatnego sprzętu w czasie pracy zdalnej i związanych z tym dodatkowych kosztów w postaci połączeń telefonicznych, internetowych czy zużycia energii można przyznać pracownikom ryczałt lub ekwiwalent.

Przy pracy zdalnej pojawia się też problem rozliczenia ryczałtu dla pracowników korzystających z pojazdu prywatnego do celów służbowych. Wykonywanie pracy zdalnej można zlecić pracownikom przez cały czas lub tylko w niektórych dniach w miesiącu. Skutkuje to tym, że nie zawsze mają oni potrzebę korzystania z pojazdu. Pracodawca mógłby wówczas ograniczyć swoje koszty związane z wypłacaniem ryczałtu za używanie pojazdu, który nie jest wykorzystywany. Najbezpieczniejszym w tym przypadku rozwiązaniem jest wprowadzenie zmiany do umowy o pracę lub innej umowy, na podstawie której pracownik wykorzystuje pojazd prywatny, pozbawiającej pracownika odpowiedniej części ryczałtu za okres, kiedy wykonuje on pracę zdalną. Nie będzie to dotyczyło każdego przypadku. Wykonywanie pracy zdalnej nie świadczy jeszcze o tym, że przy realizowaniu obowiązków służbowych pracownik nie wykorzystuje pojazdu.

Koszty przyjazdu w czasie pracy zdalnej do stałego miejsca wykonywania pracy

Istotne zagadnienie w kontekście pracy zdalnej stanowią koszty przyjazdu pracownika na teren zakładu pracy na wezwanie pracodawcy lub po odbiór materiałów i narzędzi do pracy w czasie pracy zdalnej. Poza bardzo nielicznymi firmami, które rekompensują pracownikom na podstawie wewnętrznych przepisów koszty dojazdów do pracy, nie byłoby podstaw do stwierdzenia, że koszty takie może ponosić pracodawca. W tym przypadku praca zdalna daje pracownikom wręcz przysporzenie związane z oszczędnościami poczynionymi przez brak wydatków na codzienne dojazdy do pracy. Pracownik nie ma zatem podstaw do żądania zwrotu kosztów przyjazdu do firmy na żądanie szefa w czasie pracy zdalnej.

Koszty szkoleń odbywanych w czasie pracy zdalnej

Zdarza się, że praca zdalna wymaga także przeszkolenia pracownika, szczególnie w zakresie obsługi oprogramowania, które umożliwi mu taką pracę. W przypadku telepracy obciążenie pracodawcy kosztami tego szkolenia jest wyraźnie przewidziane w Kodeksie pracy. Także w odniesieniu do pracy zdalnej, na podstawie ogólnych zasad prawa pracy, nie ulega wątpliwości, że koszt takiego szkolenia powinien ponieść pracodawca. W żadnym przypadku nie można obciążać takimi wydatkami pracownika. W praktyce, podobnie jak przy najmie sprzętu, nie można oczywiście wykluczyć porozumienia firmy i pracownika polegającego na tym, że pracownik sam zapłaci za tego typu szkolenie, zwykle odbywające się online, a pracodawca zrefunduje ten koszt.

Praca zdalna a wynagrodzenie pracownika

Praca zdalna, co do zasady, nie powinna natomiast wpłynąć na koszty pracodawcy związane z wynagrodzeniem pracownika. Taka sytuacja nie wymaga wprowadzenia zmian w umowie o pracę i nie wpływa zasadniczo na zakres obowiązków. W związku z tym pensja pracownika również nie ulega zmianie. Praca zdalna nie wyklucza jednak zobowiązania pracownika do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Może to podwyższyć koszty, ale według tych samych zasad, które obowiązują wtedy, gdy praca nadliczbowa jest wykonywana w siedzibie firmy lub innym miejscu prowadzenia działalności przez pracodawcę.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842

• art. 67¹, art. 124 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 21 ust. 1 pkt 9 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1565

• art. 4 pkt 9, art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1291

• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1398; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1875

• § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu