Czy dopuszczalne jest zlecanie wcześniejszego rozpoczynania pracy przez okres kilku miesięcy

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Zlecanie pracy w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalne w razie wystąpienia:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska,
• konieczności usunięcia awarii,
• szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 151 § 1 Kodeksu pracy).

Szczególne potrzeby pracodawcy nie mogą być wynikiem stałych, powtarzalnych sytuacji związanych z organizacją pracy, ale powinny dotyczyć pewnych konkretnych sytuacji uzasadniających zwiększone zapotrzebowanie na pracę. Są to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością (wyrok SN z 26 maja 2000 r., I PKN 667/99, OSNP 2001/22/662).

W opisanej w pytaniu sytuacji dodatkowa, 2-godzinna praca byłaby zlecana przez okres kilku miesięcy o stałej, z góry ustalonej porze. Zakładany okres z góry zaplanowanej, regularnie powtarzalnej dodatkowej pracy jest długi, szczególnie jeżeli ma to dotyczyć jednego pracownika, a nie kilku osób naprzemiennie. Nasuwa to wątpliwości, czy są to potrzeby pracodawcy "szczególne", a nie takie, które wymagają rozplanowania pracy w oparciu o normy czasu pracy. Jeżeli pracodawca wie z wyprzedzeniem o konieczności świadczenia pracy w ten sposób, ma ona być wykonywana regularnie w tych samych dniach i godzinach, i do tego nie jednorazowo, ale w sposób powtarzalny, przez czas obejmujący część roku, to polecenie pracy nadliczbowej nie powinno być rozwiązaniem stosowanym w tym zakresie. Jeśli konieczne jest dostosowanie sposobu świadczenia pracy przez pracownika do zaistniałej potrzeby, to powinno ono nastąpić w ramach norm czasu pracy i zgodnie z obowiązującymi systemami czasu pracy.

WAŻNE (!)

Nie stanowi szczególnej potrzeby pracodawcy umożliwiającej zlecenie nadgodzin konieczność wykonania dodatkowej pracy, o której pracodawca wie z wyprzedzeniem, świadczonej regularnie w stałych godzinach, przez dłuższy czas.

W omawianej sytuacji zgoda pracownika nie wpływa na niedopuszczalność pracy w godzinach nadliczbowych.

Praca w niedzielę. Ograniczenie dla organizacji wcześniejszego rozpoczynania pracy w kolejne, następujące po sobie w dłuższym czasie poniedziałkowe poranki stanowi praca w niedzielę i obostrzenia związane z taką pracą.

Za pracę w niedzielę uważa się wykonywanie obowiązków służbowych przypadające na godziny od 6.00 rano w niedzielę do 6.00 rano w poniedziałek (art. 151⁹ § 2 Kodeksu pracy). Zatem poniedziałkowa praca pomiędzy godzinami 5.00 a 6.00 jest pracą w niedzielę.

Ma to znaczenie w opisanej w pytaniu sytuacji, ponieważ pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Zasada ta nie dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych w weekendowym systemie czasu pracy (praca świadczona jedynie w piątki, soboty, niedziele i święta) oraz pracowników instytucji kultury, którzy mogą pracować w niedziele bez tego ograniczenia. Innych wyłączeń przepisy nie przewidują. Nie jest więc możliwe, czy to w ramach nadgodzin, czy na skutek zmian rozkładu czasu pracy, zlecenie wykonywania pracy we wcześniejszych godzinach w każdy poniedziałek, jeśli przypadają one na godziny pracy zaliczane do niedzieli, tj. między 5.00 a 6.00 rano. Oznacza to, że w minimum jeden poniedziałek na cztery pracownik powinien zacząć pracę najwcześniej o godzinie 6.00 (art. 151¹² Kodeksu pracy).

PIP

Art. 151¹² Kodeksu pracy nie precyzuje, jak liczyć te cztery tygodnie. Można więc przyjąć, że rytm, w jakim podwładnemu będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym. Natomiast z uwagi na to, że ten przepis nie określa początku czterotygodniowego okresu, w jakim ma przypadać wolna niedziela, pracodawca wywiąże się z tego wymogu, jeśli w każdym dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy (pismo GIP z 4 sierpnia 2009 r., nr GPP-459-4560-49/09/PE/RP).

Prawo pracy pozwala jednak pracodawcy na zmianę godzin granicznych niedzieli poprzez wpisanie innych godzin w regulacjach wewnętrznych. W ten sposób pracodawca może ustalić początek i koniec niedzieli np. na godzinę 5.00 rano w niedzielę i godzinę 5.00 rano w poniedziałek. Taka zmiana pozwoli rozwiązać problem obowiązku zachowania minimum jednej wolnej niedzieli na cztery.

Zmiana systemu czasu pracy. Pracownik, który ma planowo pracować po 10 godzin w poniedziałki, z uwagi na ograniczenie w zleceniu godzin nadliczbowych do sytuacji nieprzewidzianych i wyjątkowych, powinien być objęty równoważnym systemem czasu pracy. System ten przewiduje bowiem możliwość planowania zwiększonej liczby godzin pracy w ciągu doby, co nie jest dopuszczalne w systemie podstawowym pozwalającym na zaplanowanie maksymalnie 8 godzin pracy dziennie. Należy jednak wziąć pod uwagę, że system równoważny nadal ogranicza planowanie czasu pracy maksymalnie na 40 godzin średniotygodniowo w okresie rozliczeniowym.

Zmiana systemu czasu pracy wiąże się z koniecznością wprowadzenia zmian do wewnętrznych regulacji prawa pracy (np. regulaminu pracy, a u pracodawcy, który nie wydaje regulaminu - obwieszczenia o czasie pracy).

Przykład

Pracodawca podał do wiadomości pracowników zmianę regulaminu pracy, w której wskazano m.in.:

1. Po § X dodaje się § X1 w brzmieniu: "Za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną pomiędzy godziną 5.00 w niedzielę rano a godziną 5.00 w poniedziałek rano.

2. Na stanowisku starszego magazyniera obowiązuje równoważny system czasu pracy.

3. Zmiana regulaminu wchodzi w życie 2 tygodnie po ogłoszeniu w sposób przyjęty u pracodawcy, tj. 30 września 2020 r.

Po takiej zmianie regulaminu praca od godziny 5.00 w poniedziałki nie byłaby pracą w niedzielę, a planowanie 10 godzin pracy w poniedziałki zgodne z wydłużoną normą czasu pracy w systemie równoważnym.

Dopuszczalne jest także wprowadzenie zmiany systemu czasu pracy poprzez zmianę umowy o pracę, co potwierdził Sąd Najwyższy w swoim wyroku:

SN

Nie ma przeszkód, aby w umowie o pracę (albo w drodze odrębnego porozumienia między pracodawcą i pracownikiem) ustalić organizację pracy (system lub rozkład czasu pracy). Postanowienie takie może mieć charakter istotnego elementu indywidualnego stosunku pracy, a w konsekwencji jego zmiana będzie wymagała porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego (wyrok SN z 17 lipca 2009 r., I BP 6/09, OSNP 2011/5-6/72).

Podstawa prawna:

art. 129, art. 133 § 3, art. 135 § 1, art. 142, art. 151 § 1, art. 151⁹, art. 151¹² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji