Wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny w podstawie ekwiwalentu za urlop

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Składniki wynagrodzenia wliczane do podstawy ekwiwalentowej. Wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny dobowe są zmiennymi składnikami miesięcznymi, niezależnie od przyjętego w firmie okresu rozliczeniowego, i powinny być wypłacane w cyklach miesięcznych. Natomiast ewentualne dodatki za nadgodziny średniotygodniowe mogą być kwalifikowane jako miesięczne lub za okres dłuższy niż miesiąc - w przypadku przyjęcia przez pracodawcę okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesięczny. Ustalenie, czy wystąpiło przekroczenie normy średniotygodniowej w okresie rozliczeniowym, może nastąpić jedynie po zakończeniu tego okresu. W związku z tym dodatki za nadgodziny średniotygodniowe są wypłacane w terminie przypadającym po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Wynagrodzenie zwykłe wraz z dodatkami za pracę w nadgodzinach jest wliczane do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Uzupełnianie składników wynagrodzenia. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, z którego jest obliczana podstawa ekwiwalentu, wynagrodzenie zmienne faktycznie wypłacone mu w tym okresie należy podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Jest to proces uzupełniania składników i dotyczy zarówno tych o charakterze miesięcznym (jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy), jak i za okresy dłuższe niż miesiąc (jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 12 miesięcy).

Uzupełnienia należy dokonać również w odniesieniu do wynagrodzenia i dodatku za godziny nadliczbowe. Taka dodatkowa praca z zasady powinna być sporadyczna i nieregularna, dlatego można mieć wątpliwości, czy uzupełnianie tego rodzaju składnika jest prawidłowe. W okresie np. 3 miesięcy, który nie został w pełni przepracowany, praca nadliczbowa mogła wystąpić tylko raz. Trudno mieć zatem pewność, że gdyby nie absencje np. z powodu choroby, praca nadliczbowa zostałaby zlecona.

Rozporządzenie urlopowe w zakresie uzupełniania składników nie pomija jednak żadnego ich rodzaju, o ile dany składnik jest wliczany do podstawy ekwiwalentowej. Nie ma więc podstaw, aby wyłączyć z możliwości uzupełniania wynagrodzenie i dodatek za pracę nadliczbową.

WAŻNE!

Wynagrodzenia i dodatki za pracę nadliczbową podlegają uzupełnieniu przed wliczeniem ich do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w przypadku nieprzepracowania przez pracownika okresu 3 lub 12 miesięcy.

PRZYKŁAD

Umowa o pracę z pracownikiem zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy zostanie rozwiązana 31 października 2020 r. Przysługuje mu ekwiwalent za 60 godzin urlopu. Na jego wynagrodzenie składają się miesięczna stawka zasadnicza - 5800 zł oraz zmienne premie miesięczne. W okresie lipiec-wrzesień 2020 r. pracownik otrzymał premie w wysokościach odpowiednio: 550 zł, 1000 zł i 700 zł. We wrześniu 2020 r. wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych dobowych i otrzymał za nią wynagrodzenie oraz dodatki w łącznej kwocie 129,55 zł. W lipcu 2020 r. pracownik odebrał zasiłek opiekuńczy za 10 dni. Suma wypłaconych zmiennych składników wynagrodzenia w okresie od lipca do września 2020 r. wyniosła 2379,55 zł (550 zł + 1000 zł + 700 zł + 129,55 zł), a liczba przepracowanych dni - 55 z 65 dni do przepracowania.

Krok 1. Uzupełnienie premii i wynagrodzenia oraz dodatku za pracę nadliczbową:

• 2379,55 zł : 55 dni = 43,26 zł,

• 43,26 zł x 65 dni = 2811,90 zł.

Krok 2. Obliczenie podstawy ekwiwalentowej:

• wynagrodzenie zasadnicze w wysokości przysługującej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (październik 2020 r.): 5800 zł,

• średnie składniki zmienne: 2811,90 zł : 3 = 937,30 zł.

Podstawa jest sumą ww. składników: 5800 zł + 937,30 zł = 6737,30 zł.

Krok 3. Obliczenie ekwiwalentu za urlop:

• 6737,30 zł : 21,08 (współczynnik urlopowy dla pełnego wymiaru czasu pracy obowiązujący w 2020 r.) = 319,61 zł (stawka za dzień urlopu),

• 319,61 zł : 8 godz. = 39,95 zł (stawka za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu).

Ekwiwalent za urlop wyniesie 2397 zł (60 godz. x 39,95 zł = 2397 zł).

Prawo do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). Ekwiwalent należy ustalać, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi wyjątkami. Przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i ekwiwalentu wspólne jest przyjęcie do obliczeń wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniami wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego (czyli z pominięciem m.in. tzw. premii uznaniowych, nagród jubileuszowych, wynagrodzenia chorobowego, wynagrodzenia urlopowego i za przestój, trzynastek, jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie).

W odniesieniu do ekwiwalentu za urlop składniki wynagrodzenia wliczane do jego podstawy zostały pogrupowane na przysługujące:

• w stawce miesięcznej w stałej wysokości - należy je uwzględnić w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
• zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych wyżej - podlegają uwzględnieniu w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,
• zmienne za okresy dłuższe niż 1 miesiąc - należy je uwzględnić w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 80, art. 151, art. 151¹, art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• § 14-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

Izabela Nowacka

ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym, autor licznych publikacji z zakresu rozliczania płac

Czytaj także: "Znaczne wahania składników zmiennych wliczanych do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i ekwiwalentu pieniężnego" - na www.inforlex.pl/ewydania.