Czy można zmienić grafik czasu pracy z powodu kwarantanny pracownika bez zachowania procedur przewidzianych w regulaminie pracy

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Pracodawca jest zobowiązany sporządzać rozkłady czasu pracy pracowników co do zasady na cały przyjęty u niego okres rozliczeniowy, ewentualnie na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc (art. 129 § 3 Kodeksu pracy).

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują natomiast kwestii, czy już ustalony rozkład czasu pracy (grafik) może być przez pracodawcę zmodyfikowany. Zgodnie z praktyką jest to możliwe na zasadach określonych w przepisach wewnątrzzakładowych, np. układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Postanowienia te powinny wskazywać, jakie obiektywne przyczyny uprawniają pracodawcę do zmiany ustalonych już grafików i w jakim terminie pracodawca może to uczynić.

Przyczyny zmiany grafiku. Możliwość zmiany grafiku w celu ustalenia zastępstwa za innego pracownika, nieobecnego w pracy z powodu kwarantanny w związku z COVID-19, zależy od treści konkretnych regulacji wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy.

Prawdopodobne jest, że przypadek nieobecności z powodu kwarantanny nie został tam wprost unormowany, ponieważ w Polsce stan epidemii w ostatnich latach nie był ogłaszany, a zatem nie zdarzały się przypadki kierowania pracowników na kwarantannę. Natomiast w praktyce jedną z najczęściej uwzględnianych w regulacjach wewnątrzzakładowych przyczyn umożliwiających pracodawcy zmianę grafików jest nieobecność w pracy innego pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim. Z uwagi na fakt, że pracownik poddany kwarantannie w związku z chorobą zakaźną ma prawo do wynagrodzenia chorobowego (art. 92 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy), analogicznie jak w przypadku choroby, można przyjąć, że w celu zapewnienia zastępstwa za pracownika przebywającego na kwarantannie pracodawca może zastosować takie same rozwiązania jak w celu zastąpienia pracownika korzystającego ze zwolnienia lekarskiego z powodu choroby. Zatem jeżeli regulacje wewnątrzzakładowe przewidują możliwość zmiany grafiku spowodowanej nieobecnością w pracy innego pracownika z powodu choroby, to można przyjąć, że analogiczne uprawnienie do zmiany grafiku pracy przysługuje pracodawcy także w razie nieobecności innego pracownika z powodu kwarantanny.

W praktyce pracodawcy często wskazują też w regulaminie jako powód dopuszczający zmianę grafiku nieobecność w pracy pracownika, bez wskazywania przyczyny tej nieobecności. W takiej sytuacji nieobecność z powodu kwarantanny jest uzasadnieniem do zmiany grafiku.

W przepisach wewnątrzzakładowych pracodawca samodzielnie decyduje także, w jakim terminie można zmienić grafik. Najczęściej stosowanym w praktyce rozwiązaniem jest regulacja wskazująca, że zmiany grafiku można dokonać najpóźniej z 24-godzinnym wyprzedzeniem. W sytuacji takiego ograniczenia czasowego pracodawca nie ma możliwości zmiany grafiku, jeśli do rozpoczęcia pracy zostało mniej niż 24 godziny.

Zastąpienie nieobecnego pracownika. Wyjściem z sytuacji, w której ktoś musi wykonać pracę za nieobecnego pracownika, a regulacje wewnątrzzakładowe nie pozwalają na zmianę grafiku, jest polecenie wykonania dodatkowej pracy innemu pracownikowi z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 151 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Takiemu pracownikowi (czy też takim pracownikom, jeżeli praca zostanie rozdzielona na kilka osób) zawsze będzie przysługiwało normalne wynagrodzenie za każdą z dodatkowych godzin pracy, jakie przepracuje. Ponadto jeżeli wykonywanie tej dodatkowej pracy spowodowało u pracownika (pracowników) przekroczenie dobowej lub średniotygodniowej normy czasu pracy, będzie mu przysługiwała dodatkowo także rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151¹ i 151² Kodeksu pracy).

WAŻNE(!)

Pracownika nieobecnego z powodu kwarantanny można zastąpić innym pracownikiem po wydaniu mu polecenia pracy nadliczbowej.

Rozliczenie godzin nadliczbowych przepracowanych w zastępstwie innego pracownika. Za pracę w godzinach nadliczbowych przepracowanych w wyniku polecenia zastąpienia innego pracownika, będących przekroczeniem dobowych norm czasu pracy, przysługuje dodatek w wysokości:

• 100% wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy (zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy), a także w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto (zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy),
• 50% wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż wyżej określony.

Także za każdą godzinę pracy nadliczbowej wynikającej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia (chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych na dobę).

Alternatywą dla wypłacenia pracownikowi ww. dodatku jest udzielenie mu w zamian za pracę nadliczbową czasu wolnego od pracy. Wówczas czas wolny jest udzielany:

• w tym samym wymiarze co praca nadliczbowa - jeżeli jest on udzielany na pisemny wniosek pracownika,
• w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych - jeżeli jest on udzielany bez pisemnego wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, a ponadto jego udzielenie nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Podstawa prawna:

art. 92 § 1 pkt 1, art. 129 § 3, art. 151 § 1 pkt 1, art. 151¹, art. 151² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki

Czytaj także: "Jakie elastyczne rozkłady czasu pracy może stosować pracodawca" - na www.inforlex.pl/ewydania.