Czy wysyłać w potwierdzeniu salda również prośbę o potwierdzenie salda zobowiązań

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości narzuca obowiązek (art. 26 uor) zinwentaryzowania należności na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Inwentaryzacja taka jest przeprowadzana drogą uzyskania od kontrahenta potwierdzenia wysokości salda kwoty wymagającej zapłaty (a więc z ewentualnymi odsetkami). Taką inwentaryzację można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt. 1 uor). Tym samym dla jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym, potwierdzania salda można zacząć już 1 października i zakończyć 15 stycznia.

Przy inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda istotne jest jednak to, że ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek uzgodnienia stanu rozrachunków jedynie na wierzyciela (czyli jednostkę, która ma należność od innej jednostki). Ustawodawca zakłada bowiem, że w sytuacji, gdy wszyscy wierzyciele wyślą potwierdzenie sald należności, wówczas nie tylko wszystkie należności, ale też zobowiązania z kontrahentami zostaną wiarygodnie potwierdzone (zinwentaryzowane). W praktyce jednak trudno oczekiwać, że tak się stanie (tj., że wszyscy dostawcy poproszą swoich dłużników o potwierdzenia sald). Wynikać to może np. z posiadanych w księgach rachunkowych błędnych stanów rozrachunków z kontrahentami, lub celowego nieprzestrzegania obowiązku zinwentaryzowania należności, gdyż np. należności dotyczą drobnych kwotowo zakupów. Powstanie wówczas sytuacja, gdzie jednostka będzie miała w swoich księgach rachunkowych zobowiązania, w odniesieniu do których nie otrzymano prośby o uzgodnienie salda. W przypadku gdy jednostce zależy na niebudzącym wątpliwości zweryfikowaniu oprócz swoich należności również zobowiązań, może wysyłać do kontrahentów także prośbę o potwierdzenia salda zobowiązań. Ustawa o rachunkowości nie zabrania tego typu uzgodnienia swoich zobowiązań w ramach przeprowadzanej inwentaryzacji. Prośba taka może być wysłana w sytuacji, gdy jednostka jest zarówno wierzycielem, jak i dłużnikiem danego kontrahenta, oraz wtedy, gdy jest jedynie dłużnikiem. Jeśli jednak jednostka (wierzyciel) wyśle prośbę o potwierdzenie salda zobowiązań, wskazane jest, by informacja o tym znalazła się w protokole z weryfikacji zobowiązań. Należy bowiem przypomnieć, że podstawową metodą inwentaryzacji zobowiązań jest inwentaryzacja drogą weryfikacji (określona w art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Taka weryfikacja jest dokonywana przez dział księgowości na podstawie zestawienia sald zobowiązań widniejących na kontach zespołu 2 "Rozrachunki i roszczenia". Polega ona na sprawdzeniu stanu tych zobowiązań i porównaniu tego stanu z posiadanymi dokumentami (najczęściej fakturami nieuregulowanymi na dzień bilansowy). Weryfikację taką potwierdza protokół weryfikacji poszczególnych kont lub zespołów kont. Właśnie w takim protokole należy umieścić wzmiankę o tym, że jakieś zobowiązanie zostało potwierdzone w drodze wysłania prośby o potwierdzenie salda.

Przykładowy protokół z weryfikacji wraz ze wzmianką o potwierdzeniu salda zobowiązań

…………………………………….

(nazwa i adres jednostki)

PROTOKÓŁ WERYFIKACJI

salda konta 202 "Rozrachunki z dostawcami" na 31 grudnia 2019 r.

W dniu 10 stycznia 2020 r. zweryfikowano saldo konta 202 "Rozrachunki z dostawcami"

drogą porównania danych ewidencji księgowej z danymi wynikającymi z posiadanej dokumentacji,

a także ich analizy i weryfikacji według stanu na 31 grudnia 2019 r.

Zespół weryfikacyjny w składzie:

1. …………………………………………
2. ………………………………………….
3. ………………………………………….

zweryfikował saldo konta w kwocie 27 476,34 (słownie dwadzieścia siedem tysięcy czterysta siedemdziesiąt sześć i 34 grosze)

i stwierdza, że wynika ono z zapisów prawidłowo udokumentowanych, sprawdzonych i zatwierdzonych dokumentów.

Saldo jest realne i prawidłowo ustalone. Zweryfikowane saldo obejmuje:

Uwagi:

Saldo MA konta 202-64 "Rozrachunki z firmą ASD" zostało uzgodnione w drodze potwierdzenia salda.

Druk "Potwierdzenia salda" zobowiązań wobec spółki ASD stanowi załącznik do niniejszego protokołu.

Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego:

1. ………………………………
2. ……………………………….
3. ……………………………….

Podpis głównego księgowego: Podpis kierownika jednostki:

…………………………………………… ……………………………………………

Podstawa prawna:

• art. 26 ust. 1 pkt 3, art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ost.zm. Dz.U z 2019 r. poz. 1680

Irena Pazio

główna księgowa, praktyk, ma certyfikat Ministra Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych