12/2020 [dodatek: Ściąga księgowego], data dodania: 30.11.2020 Ściąga. Obowiązki głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji
W inwentaryzacji, na różnych jej etapach, uczestniczą różne osoby, którym przepisy wewnętrzne przyznają różne obowiązki i uprawnienia. Do osób tych należą m.in. główny księgowy oraz pracownicy księgowości.
| Lp. | Obowiązek | v |
I. Obowiązki ogólne z zakresu inwentaryzacji | ||
| 1. | Przeanalizować zapisy polityki rachunkowości w części dotyczącej inwentaryzacji aktywów i pasywów (zakładowy plan kont - ujmowanie i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych na kontach syntetycznych, instrukcja inwentaryzacyjna - postanowienia ogólne dotyczące inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów; instrukcja magazynowa - inwentaryzacja zapasów materiałów, towarów i produktów; instrukcja gospodarowania majątkiem trwałym - inwentaryzacja środków trwałych, instrukcja kasowa - inwentaryzacja środków pieniężnych) pod kątem: | |
| a) | zgodności z obowiązującymi przepisami (uor, przyjętymi przez jednostkę: KSR 11, Stanowiskiem w sprawie inwentaryzacji zapasów, Stanowiskiem w sprawie rozrachunków z kontrahentami), | |
| b) | dostosowania do potrzeb jednostki, w tym do faktycznych wymagań i możliwości oprogramowania finansowo-księgowego, używanego do wspomagania informatycznego spisów z natury oraz uzgodnień sald i weryfikacji sald, | |
| c) | potrzeby wprowadzenia kont analitycznych do konta 240, służących do rozliczania różnic inwentaryzacyjnych dla aktywów spisywanych z natury (środki trwałe, rzeczowe środki obrotowe, środki pieniężne w kasach), co najmniej w podziale np. na:
| |
| 2. | W razie konieczności zmian polityki rachunkowości - przygotować projekty zarządzeń kierownika jednostki w sprawie jej nowelizacji. | |
| 3. | Przygotować projekt zarządzenia kierownika jednostki w sprawie harmonogramu inwentaryzacji aktywów i pasywów wszystkimi trzema metodami (spis z natury, potwierdzenie sald, weryfikacja sald), na najdłuższy okres, w jakim muszą być spisywane z natury składniki majątkowe jednostki (4-letni lub 2-letni). Zadbać o to, aby była zachowana częstotliwość i terminy inwentaryzacji poszczególnych aktywów i pasywów, określone w uor. | |
| 4. | Przygotować projekt zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji rocznej, w tym zadbać o to, aby terminy inwentaryzacji poszczególnych aktywów i pasywów: | |
| a) | były zgodne z terminami wymaganymi przez przepisy, | |
| b) | przewidywały wystarczający czas na wycenę i rozliczenie wyników inwentaryzacji. | |
| 5. | Sprawdzić, czy pracownikom księgowości przypisano imiennie obowiązki w zakresie:
Jeśli nie - przygotować projekty zmian ich zakresów czynności (upoważnień imiennych). Przekazać je do wdrożenia kierownikowi jednostki. | |
| 6. | Sprawdzić i zatwierdzić PK - "Polecenia księgowania" dotyczące ujęcia w księgach rachunkowych wyników inwentaryzacji i ich rozliczenia. | |
| 7. | Dopilnować, aby zapisy wynikające z PK, dotyczące ujęcia i rozliczenia wyników inwentaryzacji, zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych najpóźniej pod datą 31 grudnia roku, za który była przeprowadzana ta inwentaryzacja. | |
II. Obowiązki ogólne z zakresu inwentaryzacji w stanie pandemii (COVID-19) | ||
| 1. | Śledzić na bieżąco zmiany przepisów związane ze stanem epidemii (COVID-19), w zakresie ewentualnej zmiany terminów przeprowadzania inwentaryzacji za 2020 r. | |
| 2. | Na bieżąco informować kierownika jednostki o zakłóceniach mających wpływ na terminowe rozliczanie wyników spisów z natury oraz przeprowadzanie i rozliczanie uzgodnień sald i weryfikacji sald. | |
| 3. | W razie potrzeb wynikających z absencji pracowników lub zapewnienia bezpiecznych warunków pracy dla pracowników księgowości wnioskować do kierownika jednostki o: | |
| a) | zmianę metody inwentaryzacji ze spisów z natury na weryfikację sald (w porozumieniu z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej), | |
| b) | przesunięcie terminów inwentaryzacji składników aktywów i pasywów wykonywanych wszystkimi trzema metodami (spis z natury, uzgodnienia sald, weryfikacja sald) w granicach wyznaczonych przepisami uor, z uwzględnieniem ewentualnych zmian terminów ustawowych, wynikających z przepisów szczególnych związanych ze stanem epidemii (COVID-19), | |
| c) | tymczasowe zasilenie komórki księgowości pracownikami innych komórek organizacyjnych, których zadaniem po ich przeszkoleniu przez głównego księgowego byłoby wspomaganie przeprowadzania uzgodnień sald i weryfikacji sald. | |
III. Spis z natury | ||
| 1. | Zakupić druki akcydensowe stosowane przy wycenie i rozliczaniu wyników z natury:
(jeśli jednostka nie ma możliwości wydrukowania ich z oprogramowania finansowo-księgowego). | |
| 2. | Nadzorować na bieżąco wycenę wyników spisu z natury, specyfikację różnic inwentaryzacyjnych i rozliczanie kompensat niedoborów z nadwyżkami. | |
| 3. | Sprawdzić i zatwierdzić pod względem formalno-rachunkowym: | |
| a) | wyniki wyceny (cena, wartość) ujęte na arkuszach spisu z natury, | |
| b) | zestawienia zbiorcze arkuszy spisu z natury, | |
| c) | zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, | |
| d) | zestawienia kompensat różnic inwentaryzacyjnych. | |
| 4. | Sprawdzić pod względem zgodności z przepisami z zakresu rachunkowości propozycje komisji inwentaryzacyjnej co do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zawarte w protokole rozliczenia inwentaryzacji. | |
| 5. | W przypadku przeprowadzania spisów z natury według stanu na inny dzień niż 31 grudnia roku obrotowego: | |
| a) | sprawdzić, czy do księgowości zostały przekazane wszystkie dowody zbycia i nabycia składników majątkowych, dotyczące operacji wykonanych w okresie od zakończenia spisu do ostatniego dnia roku obrotowego, | |
| b) | sprawdzić, czy dowody te zostały prawidłowo zadekretowane i ujęte w księgach rachunkowych zgodnie z dekretacją, | |
| c) | ustalić stan składników majątkowych na 31 grudnia, po dodaniu do wyników spisu wszystkich przychodów i odjęciu od nich wszystkich rozchodów z operacji wykonanych w okresie od zakończenia spisu do ostatniego dnia roku obrotowego. | |
| 6. | Przekazać kierownikowi jednostki wszystkie uwagi na temat prawidłowości przebiegu wyceny i rozliczania wyników spisu z natury, w tym dotyczące trudności czy opóźnień wynikających z: | |
| a) | nieprawidłowego udokumentowania wyników spisu, w taki sposób, że ich wycena jest niemożliwa lub bardzo utrudniona, | |
| b) | nieprawidłowo postawionych przez komisję inwentaryzacyjną wniosków w sprawie zakwalifikowania niedoborów i szkód do usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych lub w sprawie kompensat niedoborów i nadwyżek. | |
IV. Uzgodnienia sald z kontrahentami | ||
| 1. | Zakupić druki akcydensowe wezwań do uzgodnień sald (jeśli jednostka nie ma możliwości wydrukowania ich z oprogramowania finansowo-księgowego). | |
| 2. | Przy wspomaganiu uzgodnień techniką informatyczną - sprawdzić, czy wydruki wezwań do uzgodnień salda uzyskiwane z oprogramowania finansowo-księgowego jednostki są zgodne z obowiązującymi przepisami (np. czy nie zawierają klauzul o możliwości milczącego potwierdzenia salda, czy zawierają prawidłowe pouczenia). Jeśli nie są zgodne z wymogami - wystąpić do dostawcy oprogramowania o wprowadzenie koniecznych zmian. W razie gdyby nie było to możliwe, trzeba zakupić druki akcydensowe wezwań do uzgodnienia sald. | |
| 3. | Nadzorować na bieżąco uzgodnienia sald z kontrahentami, w tym: | |
| a) | sprawdzić, czy pracownicy księgowości wycenili należności do uzgadniania w kwocie wymaganej zapłaty (tj. czy przypisali w księgach rachunkowych wszystkie należne na dzień uzgodnienia należności uboczne), | |
| b) | sprawdzić, czy wezwania do uzgodnienia salda zostały wysłane do wszystkich kontrahentów, | |
| c) | wspomagać proces uzgadniania w przypadkach trudnych i wątpliwych, | |
| d) | pilnować, aby uzgodnienia zakończyły się w terminie ustawowym. | |
| 4. | Sporządzić zbiorczy protokół uzgodnienia sald na podstawie protokołów cząstkowych przygotowanych przez poszczególnych pracowników księgowości prowadzących uzgodnienia. W protokole zbiorczym wymienić salda należności, które: | |
| a) | z uzasadnionych przyczyn nie mogły zostać uzgodnione, w związku z tym postawić wniosek o zmianę metody inwentaryzacji na weryfikację tych sald z dokumentacją, | |
| b) | zostały uznane za prawidłowe, | |
| c) | zostały uznane za nieprawidłowe. | |
| 5. | Zamieścić w ww. protokole propozycje likwidacji wszystkich stwierdzonych różnic. | |
| 6. | W przypadku przeprowadzania uzgodnień według stanu na inny dzień niż 31 grudnia roku obrotowego: | |
| a) | sprawdzić, czy do księgowości zostały przekazane wszystkie dowody dotyczące operacji powstania i wygaśnięcia należności, wykonanych w okresie od zakończenia uzgodnień do ostatniego dnia roku obrotowego, | |
| b) | sprawdzić, czy dowody te zostały prawidłowo zadekretowane i ujęte w księgach rachunkowych zgodnie z dekretacją, | |
| c) | ustalić stan należności na 31 grudnia, po dodaniu do wyników uzgodnień wszystkich zwiększeń i odjęciu od nich wszystkich zmniejszeń z operacji wykonanych w okresie od zakończenia uzgodnień do ostatniego dnia roku obrotowego. | |
| 7. | Przekazać kierownikowi jednostki wszystkie uwagi na temat prawidłowości przebiegu uzgodnień, w tym dotyczące trudności czy opóźnień wynikających: | |
| a) | ze zbyt małej obsady komórki księgowości, | |
| b) | z braku wspomagania informatycznego uzgodnień, | |
| c) | z ustalenia w zarządzeniu o inwentaryzacji zbyt krótkiego czasu na uzgodnienia. | |
V. Weryfikacja sald aktywów i pasywów | ||
| 1. | Dopilnować, aby do składu zespołów weryfikacyjnych zostali wyznaczeni pracownicy komórek merytorycznych mający wiedzę na temat specyfiki inwentaryzacji poszczególnych rodzajów składników majątkowych. | |
| 2. | Nadzorować na bieżąco weryfikację, w tym: | |
| a) | sprawdzić, czy pracownicy księgowości i komórek merytorycznych przygotowali niezbędną do weryfikacji dokumentację źródłową, | |
| b) | sprawdzić, czy do księgowości zostały przekazane wszystkie dowody dotyczące operacji mających wpływ na wielkość aktywów i pasywów, wykonanych do ostatniego dnia roku obrotowego, | |
| c) | sprawdzić, czy dowody te zostały prawidłowo zadekretowane i ujęte w księgach rachunkowych zgodnie z dekretacją, | |
| d) | sprawdzić, czy pracownicy komórki księgowości prawidłowo wycenili aktywa i pasywa na dzień bilansowy, | |
| e) | wspomagać proces weryfikacji w przypadkach trudnych i wątpliwych, | |
| f) | pilnować, aby weryfikacja zakończyła się w terminie ustawowym. | |
| 3. | Sporządzić zbiorczy protokół weryfikacji sald na podstawie protokołów cząstkowych przygotowanych przez poszczególne zespoły weryfikacyjne. W protokole zbiorczym wymienić salda aktywów i pasywów, które zostały uznane za: | |
| a) | prawidłowe, | |
| b) | nieprawidłowe. | |
| 4. | Zamieścić w ww. protokole opisy przyczyn powstania i propozycje likwidacji wszystkich stwierdzonych różnic. | |
| 5. | Przekazać kierownikowi jednostki wszystkie uwagi na temat prawidłowości przebiegu weryfikacji, w tym dotyczące trudności czy opóźnień wynikających: | |
| a) | ze zbyt małej obsady komórki księgowości, | |
| b) | z braku współpracy w przygotowaniu dokumentacji i wyjaśnianiu przyczyn różnic inwentaryzacyjnych ze strony pracowników komórek merytorycznych, | |
| c) | z powstawania dużej liczby różnic inwentaryzacyjnych na skutek nieprzestrzegania przez poszczególne komórki organizacyjne zasad i terminów sporządzania i przekazywania dokumentów księgowych do komórki księgowości lub wykonywania przez poszczególne komórki organizacyjne operacji gospodarczych niezgodnych z obowiązującym prawem. | |
