Instruktaż: Uzgodnienie sald - krok po kroku

Inwentaryzacja metodą uzgodnienia sald powinna być przeprowadzana do 15 stycznia roku kolejnego. Czy oznacza to, że w tym terminie trzeba skończyć wysyłkę wezwań do uzgodnienia do kontrahentów, czy też do 15 stycznia trzeba całkiem rozliczyć tę inwentaryzację? A co zrobić z saldami należności od kontrahentów, którzy nie odpowiedzą na wezwania do uzgodnienia do 15 stycznia? Czy można je uznać za uzgodnione?

Te i podobne pytania pojawiają się zawsze na koniec roku w mediach społecznościowych dla księgowych. Dlatego przedstawiamy - krok po kroku - jak powinno wyglądać prawidłowe uzgodnienie sald należności od kontrahentów.

Krok 1 Ustalenie terminu, w jakim w jednostce będą przeprowadzane uzgodnienia sald z kontrahentami

Główny księgowy powinien przeanalizować następujące czynniki wpływające na długość czasu potrzebnego na uzgodnienie sald z kontrahentami:

• liczbę sald wymagających uzgodnienia,
• liczbę sald złożonych (obejmujących duże kwoty należności o różnym stopniu przeterminowania),
• zakres wspomagania informatycznego uzgodnień przez oprogramowanie finansowo-księgowe (np. możliwość automatycznej wyceny należności w kwocie wymaganej zapłaty na dowolny dzień, możliwość automatycznego wystawiania wezwań do zapłaty czy tworzenia zestawień różnic),
• liczbę kontrahentów, z którymi można uzgadniać salda w drodze elektronicznej,
• obsadę komórki księgowości, w tym szczególne warunki pracy w czasie epidemii COVID-19.

Od tych warunków zależy, jak długo będzie trwało uzgodnienie sald. Maksymalnie inwentaryzację metodą uzgodnienia sald trzeba przeprowadzić w okresie od 1 października roku obrotowego do 15 stycznia roku kolejnego^* (art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 pkt 1 uor). W tym czasie trzeba przeprowadzić wszystkie czynności składające się na inwentaryzację metodą uzgodnień sald:

• uzgodnić salda z kontrahentami,
• rozliczyć różnice,
• sporządzić protokół inwentaryzacji.

Ze względu na trudność w ustaleniu, jaki czas będzie faktycznie potrzebny na uzgodnienie sald, zaleca się, aby inwentaryzację tę rozpoczynać już 1 października. Jednostki, które z uzgodnieniami czekają do grudnia lub rozpoczynają je w styczniu, zazwyczaj nie są w stanie zakończyć inwentaryzacji w terminie.

Termin przeprowadzania inwentaryzacji trzeba podać w:

• harmonogramie inwentaryzacji okresowej aktywów i pasywów (obejmującym najdłuższe okresy, w jakich są inwentaryzowane rzeczowe aktywa jednostki - 4 lub 2 lata),
• zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów za dany rok.

Projekty tych zarządzeń kierownika jednostki przygotowuje główny księgowy.

Krok 2 Wytypowanie sald podlegających uzgodnieniu

Pracownicy księgowości zobowiązani do przeprowadzenia uzgodnień sald muszą wyodrębnić na kontach rozrachunkowych salda podlegające uzgodnieniu. Chodzi o salda należności spełniające łącznie trzy warunki:

1. dotyczą od kontrahentów prowadzących księgi rachunkowe,
2. powstały w związku z realizacją dostaw i usług,
3. są w kwocie istotnej (w rozumieniu zasad ustalonych w polityce rachunkowości danej jednostki).

Salda te mogą figurować na kontach:

• 201 - w samorządowych zakładach budżetowych,
• 221 i 226 - w jednostkach budżetowych.

Krok 3 Ustalenie daty uzgodnień sald

Data, według której uzgadnia się salda z kontrahentami, musi mieścić się w przedziale od 1 października roku obrotowego do początkowych dni stycznia roku kolejnego. W miarę możliwości data ta powinna być jak najbliższa dacie 31 grudnia roku obrotowego.

W jednostkach można przyjąć następujące rozwiązania:

• rozwiązanie 1 - wszystkie należności, niezależnie od daty wystawienia i wysłania wezwań do uzgodnienia, uzgadnia się na ten sam dzień,
• rozwiązanie 2 - należności uzgadnia się na różne dni zależne od daty wystawienia wezwań do uzgodnienia salda.

Przy rozwiązaniu 1 dobrze jest, aby data ta była jak najbliższa ostatniego dnia roku obrotowego. Z tego względu jest to rozwiązanie dobre dla jednostek, które nie mają dużej liczby należności.

Rozwiązanie 2 jest dobre dla dużych jednostek organizacyjnych, mających dużą liczbę należności, stanowiących łącznie istotną pozycję bilansu. Stosując je trzeba przestrzegać zasady mówiącej, że im wyższa jest kwota uzgadnianej należności, tym data jej uzgodnienia powinna być bliższa ostatniemu dniowi roku obrotowego.

Przykład

Należności w kwotach:

• niskich - można uzgadniać według stanu na wybrane dni na początku października,

• średnich - można uzgadniać według dat październikowych i listopadowych,

• wysokich - najlepiej jest uzgadniać w datach przypadających na ostatnie dni listopada i początkowe dni grudnia.

Wybrany sposób powinien być opisany w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki. Może też być każdorazowo wskazywany w zarządzeniu kierownika jednostki o przeprowadzeniu inwentaryzacji rocznej aktywów i pasywów.

Jeśli jednostka stosuje rozwiązanie 1, termin przeprowadzania uzgodnień powinien być wskazany w zarządzeniu kierownika jednostki o przeprowadzeniu inwentaryzacji rocznej aktywów i pasywów.

Przy rozwiązaniu 2 pracownicy księgowości sami ustalają terminy na ww. zasadach. Prawidłowość ustalenia terminów uzgodnień powinien nadzorować główny księgowy.

Krok 4 Wycena należności w kwocie wymaganej zapłaty

Po ustaleniu daty, według jakiej będą przeprowadzane uzgodnienia, pracownicy księgowości prowadzący ewidencję pomocniczą do kont 201, 221 i 226 powinni wycenić należności podlegające uzgodnieniu w kwocie wymaganej zapłaty - na dzień uzgodnienia.

Kwota wymaganej zapłaty obejmuje wartość nominalną:

• należności głównej - w przypadku należności niewymagalnych,
• należności głównej i dopisanych do niej należności ubocznych - dla należności wymagalnych (czyli takich, których termin płatności upłynął przed dniem uzgodnienia, w związku z czym są zaległościami).

W zależności od rodzaju transakcji należnościami ubocznymi mogą być np.:

• oprocentowanie i/lub odsetki za zwłokę z k.c.,
• odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych,
• rekompensaty za koszty odzyskiwania należności z transakcji handlowych,
• kary umowne,
• koszty sądowe i egzekucyjne.

Prawidłowość wyceny powinien sprawdzić główny księgowy.

Krok 5 Wystawienie i przekazanie kontrahentom wezwań do uzgodnienia sald

Wezwania do uzgodnienia sald wystawiają pracownicy księgowości w dwóch egzemplarzach. Jeden przeznacza się dla kontrahenta, a drugi - dla jednostki. Oba egzemplarze trzeba przekazać kontrahentowi.

Uzgodnienia sald prowadzi się na piśmie. Można je przekazywać w formie:

• tradycyjnej - jako pismo doręczane za pokwitowaniem odbioru,
• drogą elektroniczną (np. pocztą elektroniczną) - jeśli taka forma została uzgodniona między jednostką a kontrahentem i zostanie odpowiednio uwierzytelniona.

Czynności te powinien nadzorować główny księgowy. Po zakończeniu wystawiania i przekazywania pism główny księgowy musi sprawdzić, czy wezwania do uzgodnienia zostały przesłane wszystkim kontrahentom.

Krok 6 Udokumentowanie faktu wezwania kontrahentów do uzgodnienia sald

Pracownik księgowości powinien:

• sporządzić z systemu FK lub w technice ręcznej zestawienie sald podlegających uzgodnieniu,
• na przygotowanym zestawieniu podać datę i formę przekazania pisma kontrahentowi.

Wezwanie do uzgodnienia sald należy przekazać kontrahentowi minimum raz. W niektórych jednostkach wymaga się kilkukrotnego wezwania kontrahentów, którzy milczą (na piśmie, drogą elektroniczną, telefonicznie itp.). W takich przypadkach pracownicy muszą postępować zgodnie z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki. Fakt każdego wezwania trzeba udokumentować w zestawieniu sald podlegających uzgodnieniu.

Krok 7 Uzgodnienia z kontrahentami i ich dokumentowanie

Kontrahent wezwany do uzgodnienia sald powinien na nie niezwłocznie odpowiedzieć. Jeden egzemplarz wezwania dłużnik zatrzymuje, a drugi odsyła do jednostki. Na odsyłanym egzemplarzu powinien zamieścić adnotację o tym, że:

• zgadza się z kwotami należności,
• nie zgadza się z kwotami należności (tu musi podać kwoty i przyczyny ich nieuznania).

Krok 7a Uznanie sald za uzgodnione

Pracownik księgowości po otrzymaniu odpowiedzi od kontrahenta:

• odnotowuje na zestawieniu sald podlegających uzgodnieniu datę otrzymania potwierdzenia salda przez kontrahenta i wynik uzgodnienia (Zgodne),
• załącza pismo od kontrahenta do zestawienia (pisma powinny być uporządkowane według kolejności kontrahentów na wydruku).

Na tym etapie uzgodnienie sald się kończy.

Krok 7b Zakwestionowanie sald przez kontrahentów

Pracownik księgowości po otrzymaniu odpowiedzi od kontrahenta:

• odnotowuje na zestawieniu sald podlegających uzgodnieniu datę otrzymania potwierdzenia salda przez kontrahenta i wynik uzgodnienia (Niezgodne - z podaniem kwestionowanej kwoty i przyczyny),
• załącza pismo od kontrahenta do zestawienia (pisma powinny być uporządkowane według kolejności kontrahentów na wydruku).

Następnie musi odszukać wszystkie dokumenty źródłowe zgromadzone w jednostce, które potwierdzą lub obalą argumenty kontrahenta. W zależności od przyczyny kwestionowania salda mogą to być: umowy i aneksy do umów, rachunki, faktury, noty księgowe obciążeniowe i uznaniowe, dowody wpłaty, zgłoszone reklamacje, wezwania do zapłaty, dokumentacja sądowa i egzekucyjna.

Krok 7b1 Ostateczne uznanie sald za uzgodnione po korekcie zapisów w księgach rachunkowych jednostki lub kontrahenta

Jeśli okaże się, że kontrahent ma rację i saldo jest niezgodne z przyczyn leżących po stronie jednostki, trzeba skorygować błędne zapisy w księgach rachunkowych jednostki. Następnie trzeba ponownie przesłać do kontrahenta wezwanie do uzgodnienia sald - z kwotami należności po korekcie.

Po otrzymaniu od kontrahenta pisma z potwierdzeniem salda, saldo uznaje się za uzgodnione. Na zestawieniu sald podlegających uzgodnieniu odnotowuje się, że saldo zostało skorygowane. Trzeba podać dowód księgowy PK - "Polecenie księgowania" (numer, data, kwota) i wynik uzgodnienia po korekcie (Zgodne). Korespondencję z kontrahentem należy załączyć do zestawienia sald.

Jeśli po przedstawieniu kontrahentowi dokumentacji i argumentów jednostki kontrahent ostatecznie uzna, że się pomylił, jednostka postępuje tak samo jak w przypadku sald uznanych za uzgodnione. Trzeba tylko zadbać o to, aby kontrahent przesłał do jednostki pismo, w którym ostatecznie zgadza się z wielkością salda po zakończeniu uzgodnień.

Krok 7b2 Ostateczne uznanie sald za nieuzgodnione

Jeśli do 15 stycznia^* jednostka nie dojdzie do porozumienia z kontrahentem, pracownik księgowości powinien:

• na zestawieniu sald podlegających uzgodnieniu odnotować, że: Saldo nie zostało uzgodnione; trzeba podać przyczyny nieuzgodnienia,
• korespondencję z kontrahentem załączyć do zestawienia sald,
• postawić wniosek o zmianę metody inwentaryzacji z uzgodnienia salda na weryfikację salda; w uzasadnieniu należy podać: Spór z kontrahentem.

Krok 7c Postępowanie w razie milczenia kontrahenta

Przepisy o rachunkowości nie uznają milczącego potwierdzenia salda (objaśnienia z pkt 8 Stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami). Nie można uznać za uzgodnione sald, co do których prawidłowości kontrahenci w ogóle się nie wypowiedzieli. Jest to niedopuszczalne nawet wtedy, gdy jednostka błędnie poinformowała kontrahentów na wezwaniach do uzgodnienia sald, że: Brak odpowiedzi na wezwanie w terminie do 15 stycznia^* uznaje się za jego potwierdzenie. W sytuacji gdy jednostka do 15 stycznia^* nie otrzyma żadnej odpowiedzi na wezwanie do uzgodnienia salda od kontrahenta, pracownik księgowości powinien:

• na zestawieniu sald podlegających uzgodnieniu odnotować: Saldo nie zostało uzgodnione z powodu milczenia kontrahenta,
• do zestawienia sald dołączyć potwierdzenie wysyłki wezwania i ewentualnie dowód jego niedoręczenia (np. zwrotkę pocztową),
• postawić wniosek o zmianę metody inwentaryzacji z uzgodnienia salda na weryfikację salda; w uzasadnieniu należy podać: Milczenie kontrahenta.

Krok 8 Ustalenie sald uzgodnionych według stanu na 31 grudnia

W jednostkach, w których uzgodnienia z kontrahentami odbywały się według stanu na inny dzień niż 31 grudnia, trzeba ustalić stan sald należności na ostatni dzień roku obrotowego. Należy to do obowiązków pracowników prowadzących ewidencję pomocniczą należności. W tym celu pracownicy muszą:

• upewnić się, czy do komórki księgowości spłynęły z komórek merytorycznych wszystkie dowody dotyczące powstania i likwidacji należności zaliczanych do zakończonego roku obrotowego,
• sprawdzić, czy dowody te zostały prawidłowo sporządzone i zadekretowane,
• sprawdzić, czy dowody te zostały ujęte na właściwych kontach syntetycznych i pomocniczych zgodnie z dekretacją.

Następnie powinni wycenić należności w kwocie wymaganej zapłaty na 31 grudnia.

Wszystkie zmiany wynikające z korekt błędnych zapisów i wyceny bilansowej należności trzeba nanieść na zestawienia sald podlegających uzgodnieniu. Na koniec należy wyspecyfikować salda końcowe należności na 31 grudnia, które muszą być zgodne z saldami końcowymi wykazanymi w księgach rachunkowych.

Zasada jest taka, że wszystkie salda ujęte na 31 grudnia w zestawieniu sald podlegających uzgodnieniu:

• potwierdzone przez kontrahentów - uznaje się za rzetelne,
• niepotwierdzone przez kontrahentów - trzeba zinwentaryzować metodą weryfikacji z dokumentacją - według stanu na 31 grudnia.

Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, według jakiej daty jednostka występowała o uzgodnienie sald.

Przeprowadzenie tych działań powinien nadzorować główny księgowy.

Krok 8a Ustalenie salda końcowego przy uzgodnieniach według daty sprzed 31 grudnia

Jeśli jednostka uzgodniła salda według daty przypadającej w okresie od 1 października do 30 grudnia, pracownik księgowości musi:

• do kwoty uzgodnionej dodać wszystkie zwiększenia (powstanie nowych należności głównych, dopisanie należności ubocznych),
• od kwoty uzgodnionej odjąć wszystkie zmniejszenia (wpłaty, umorzenia, potrącenia).

Chodzi tu o operacje wykonane w okresie od dnia uzgodnienia do 31 grudnia.

Krok 8b Ustalenie salda końcowego przy uzgodnieniach według daty przypadającej w pierwszych dwóch tygodniach stycznia

Jeśli jednostka uzgodniła salda według daty przypadającej w pierwszych dwóch tygodniach stycznia, pracownik księgowości musi:

• od kwoty uzgodnionej odjąć wszystkie zwiększenia (powstanie nowych należności głównych, dopisanie należności ubocznych),
• do kwoty uzgodnionej dodać wszystkie zmniejszenia (wpłaty, umorzenia, potrącenia).

Chodzi tu o operacje wykonane w okresie od 1 stycznia do dnia uzgodnienia.

Krok 9 Sporządzenie protokołu uzgodnień sald

Na podstawie zestawień sald podlegających uzgodnieniu, sporządzonych przez poszczególnych pracowników, główny księgowy musi sporządzić protokół uzgodnienia sald. W protokole powinien:

1. podać salda podlegające inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald (według stanu na 31 grudnia), z podziałem na salda:

• uznane za zgodne,
• zakwestionowane przez kontrahentów (ze wskazaniem przyczyn nieuznania ich przez kontrahentów oraz przyczyn przyjęcia odmiennego stanowiska przez jednostkę),
• nieuzgodnione z powodu milczenia kontrahentów;

2. przedstawić propozycje księgowania różnic inwentaryzacyjnych;
3. postawić wnioski w sprawie zmiany metody inwentaryzacji z uzgodnienia sald na ich weryfikację z dokumentacją (dotyczy to należności uznanych za sporne oraz należności nieuzgodnionych do 15 stycznia^*).

Krok 10 Zatwierdzenie protokołu uzgodnienia sald

Protokół uzgodnienia sald musi zatwierdzić kierownik jednostki. Powinien złożyć na nim podpis oraz podać datę zatwierdzenia. Data ta nie może być późniejsza niż 15 stycznia^*.

Krok 11 Ujęcie wyników uzgodnienia sald w księgach rachunkowych

Na podstawie zatwierdzonego protokołu uzgodnienia sald pracownicy księgowości powinni sporządzić PK - "Polecenia księgowania". Następnie zgodnie z nimi trzeba wprowadzić do ksiąg rachunkowych zapisy korygujące nieprawidłowości wykryte w czasie uzgodnienia sald. Główny księgowy powinien sprawdzić przygotowane dowody pod względem formalno-rachunkowym. Natomiast kierownik jednostki powinien zatwierdzić je do ujęcia w księgach rachunkowych. Zapisy na podstawie PK wprowadza się do ksiąg rachunkowych pod datą 31 grudnia.

Krok 12 Postępowanie poinwentaryzacyjne

Główny księgowy powinien poinformować kierownika jednostki o wszystkich problemach, jakie wystąpiły w czasie uzgodnienia sald. Problemy mogą dotyczyć samych procedur uzgodnienia sald, np.:

• przewlekłości etapu wyceny należności i wystawiania wezwań do zapłaty w technice ręcznej,
• konieczności korekty ręcznej niezgodnej z przepisami treści wezwań do zapłaty wystawianych automatycznie przez program finansowo-księgowy,
• zbyt małej obsady komórki księgowości w stosunku do nałożonych zadań w zakresie inwentaryzacji.

Mogą to być też spostrzeżenia na temat nieprawidłowego wykonywania obowiązków przez komórki merytoryczne i komórkę księgowości jednostki przez cały rok - co wpłynęło ujemnie na przebieg inwentaryzacji, np.:

• powstanie dużej liczby różnic pozornych - wynikających z nieprzekazywania lub nieterminowego przekazywania przez pracowników komórek merytorycznych faktur i rachunków do komórki księgowości,
• niemożność prawidłowego uzgodnienia sald z powodu nieujmowania w ewidencji faktu powstania należności przez poprzednio zatrudnione służby księgowe.

Główny księgowy powinien podać propozycje rozwiązań tych problemów na przyszłość.

^* Jest to termin ustawowy obowiązujący w czasie udzielania odpowiedzi (19 listopada 2020 r.). W 2020 r. ze względu na stan epidemii COVID-19 trzeba na bieżąco sprawdzać, czy nie ulegnie on przesunięciu na mocy szczególnych przepisów ustawowych.

Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli RIO

Podstawy prawne:

• art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 pkt 1, art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)

• pkt 8 Stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz.Urz. MRiF z 2019 r. poz. 83)