Inwentaryzacja należności spornych

Wzwiązku z pojawiającymi się wątpliwościami co do zasadności wysyłania do kontrahentów potwierdzenia salda zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości przedstawiamy prawidłowy sposób postępowania w następujących sprawach:

1. Jednostka budżetowa uzyskała korzystny wyrok sądu, w którym na rzecz kierownika jednostki zostały zasądzone koszty postępowania sądowego (w tym koszty zastępstwa procesowego). Należność nie została zapłacona i została skierowana do egzekucji komorniczej. Komornik cyklicznie dokonuje wyegzekwowanych wpłat. Na koniec roku należność nie została spłacona w całości. Czy w takim wypadku należy potwierdzać saldo z kontrahentem?

2. W księgach rachunkowych jednostki figuruje należność z tytułu zasądzonych na rzecz kierownika jednostki kosztów postępowania sądowego (w tym koszty zastępstwa procesowego) objęta odpisem aktualizującym w 100%. Z uwagi na odpis aktualizujący należność nie była potwierdzana z kontrahentem metodą potwierdzenia salda. W roku bieżącym pojawiła się nowa należność z tego samego tytułu. Czy w takim przypadku należy kierować do kontrahenta wezwanie do potwierdzenia salda?

3. Czy koszty sądowe zasądzone w wyrokach sadowych co do zasady podlegają obowiązkowi potwierdzenia salda, czy uznając ich charakter jako należności publicznoprawnych, są wyłączone z potwierdzenia salda?

Inwentaryzacja stanowi podstawowe narzędzie pozwalające na właściwe zamknięcie ksiąg rachunkowych. Przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) określają jedynie ogólne zasady przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych, co sprawia, że przyjęcie wewnętrznych procedur musi być poprzedzone analizą oficjalnych wytycznych i rozwiązań wypracowanych w praktyce.

Zapisy uor wskazują podstawową metodę prowadzenia inwentaryzacji z wykorzystaniem spisu z natury. Kolejnym dopuszczalnym rozwiązaniem jest uzgadnianie (potwierdzanie) sald. Metoda ta polega na wysyłaniu do kontrahentów informacji o wysokości sald wynikających z ksiąg rachunkowych jednostki. Uzgodnienie sald należności może odbywać się w formie pisemnej lub w ostateczności telefonicznej z uwagi na fakt, że zapisy uor nie dopuszczają tzw. milczącego potwierdzenia sald. Ostatnim możliwym sposobem inwentaryzacji jest weryfikacja (porównywanie) danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami polegająca na dokonaniu odpowiedniej adnotacji w księgach rachunkowych, oraz sporządzeniu protokołu z weryfikacji należności.

Odstępstwa od podstawowych metod prowadzenia inwentaryzacji w postaci spisu z natury i uzgodnienia sald umożliwiające weryfikację danych księgowych z odpowiednimi dokumentami zostały określone w art. 26 ust. 1 pkt. 3 uor. Zapis wprowadza możliwość dokonania inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości następujących składników aktywów:

• środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
• należności spornych i wątpliwych, w bankach również należności zagrożonych,
• należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• z tytułów publicznoprawnych

- aktywów i pasywów niewymienionych, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Obowiązujące przepisy prawa nie definiują wprost zasad kwalifikowania należności do spornych bądź wątpliwych.

Podstawą do stwierdzenia wystąpienia należności spornej lub wątpliwej jest brak spełniania przez ten składnik aktywów warunków określonych w art. 3 ust. 1 pkt 12 uor.

ZAPAMIĘTAJ!

Aktywa to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych - art. 3 ust. 1 pkt 12 uor.

W praktyce do należności bezspornych zaliczają się należności niekwestionowane przez dłużnika, a przez należności sporne należy rozumieć niezapłacone przez dłużnika kwoty, które są przez niego kwestionowane i których odmowa zapłaty została udokumentowana na piśmie.

Należy również zwrócić uwagę, że skierowanie należności na drogę sądową nie rozstrzyga o zakwalifikowaniu należności do należności spornych. Są to należności, które nie zostały zapłacone w terminie, a jednostka występuje na drogę sądową o nakaz zapłaty zgodnie z zapisami wewnętrznych procedur.

Należności sporne lub wątpliwe skierowane na drogę sądową lub do komornika należy inwentaryzować poprzez weryfikację danych księgowych z odpowiednimi dokumentami. Polega to na otrzymaniu informacji o etapie prowadzenia spraw sądowych i postępowań komorniczych od radcy prawnego, komornika lub innych osób prowadzących sprawę.

Ponadto należy zwrócić uwagę, że sankcje związane z nieprawidłowościami w prowadzeniu inwentaryzacji zostały określone w sposób pośredni w art. 77 ust. 1 uor, zgodnie z którym nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w tych księgach nierzetelnych danych podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie.

Należy natomiast zauważyć, że nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji wywiera wpływ na jakość prowadzonych ksiąg rachunkowych oraz rzetelność sporządzonych na ich podstawie sprawozdań finansowych.

Podstawa prawna

• art. 3 ust. 1 pkt 12, art. 26 ust. 1 pkt. 3, art. 77 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2244)

©℗

Jarosław Jurga

ekonomista, certyfikowany księgowy, posiada doświadczenie w obszarze finansów publicznych wsparte studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp.