Instruktaż: Inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald - przygotowanie, przeprowadzenie i udokumentowanie

Od 1 października 2018 r. do 15 stycznia 2019 r. należy przeprowadzić inwentaryzację należności metodą uzgodnienia sald z kontrahentami. Trzeba uzgodnić należności jednostki z różnych tytułów. Potwierdzenie sald nie dotyczy należności:

• publicznoprawnych,
• od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• spornych i wątpliwych.

Inwentaryzację należności metodą uzgodnienia sald przeprowadza się według stanu na wybrany dzień. Dzień ten musi przypadać na okres od 1 października do 31 grudnia 2018 r. Jeśli salda są uzgadniane na inny dzień niż 31 grudnia 2018 r., do salda dopisuje się lub od salda odpisuje się zwiększenia i zmniejszenia, jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem bilansowym. Takie działanie zapewni ustalenie stanu na ostatni dzień roku obrotowego.

Uzgodnienia sald z kontrahentami zwyczajowo przeprowadzają pracownicy księgowości, pod nadzorem głównego księgowego.

Uzgodnienie sald obejmuje wiele czynności. Po ich zakończeniu przeprowadza się postępowanie poinwentaryzacyjne.

Krok 1 Przygotowanie do uzgodnienia sald

Pracownicy jednostki odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji szczegółowej należności powinni:

• sprawdzić prawidłowość i kompletność zapisów w ewidencji oraz wyliczenia sald należności,
• ustalić liczbę sald wymagających uzgodnienia (należy je wyodrębnić spośród sald kont szczegółowych, trzeba wyłączyć salda należności: spornych i wątpliwych, publicznoprawnych, od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz salda nieistotne, które nie będą podlegały uzgodnieniu z kontrahentami, lecz zostaną zinwentaryzowane w drodze porównania z dokumentacją źródłową jednostki).

Na podstawie informacji o liczbie sald podlegających uzgodnieniu główny księgowy sporządza projekt zarządzenia w sprawie inwentaryzacji oraz harmonogram związanych z tym prac. Następnie projekt ten przedkłada do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

Jeśli jednostka korzysta ze znormalizowanych formularzy wezwań do uzgodnienia sald wypełnianych ręcznie, główny księgowy nabywa odpowiednią liczbę druków.

Etap przygotowawczy kończy wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald.

Krok 2 Wezwanie kontrahentów do uzgodnienia sald i otrzymanie odpowiedzi

Pracownicy jednostki odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji szczegółowej należności sporządzają zestawienia sald należności podlegających inwentaryzacji według stanu na dzień wskazany w zarządzeniu kierownika jednostki. Następnie dla każdego kontrahenta wystawiają na piśmie wezwanie do uzgodnienia sald.

W treści wezwania do uzgodnienia sald należy obowiązkowo zamieścić dane na temat:

• nazwy i adresu wierzyciela oraz dłużnika,
• daty wystawienia wezwania oraz daty, według której są dokonywane uzgodnienia,
• kwoty należności (w tym dla należności wymagalnych podaje się osobno kwoty należności głównej i odsetek za zwłokę),
• nazwy, numeru i daty wystawienia dowodu, z którego wynika obowiązek zapłaty należności,
• osoby występującej w imieniu jednostki z wezwaniem do uzgodnienia.

Wystawione wezwania doręcza się kontrahentom w sposób przewidziany w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki (np. za pośrednictwem poczty, doręczycieli jednostki, pocztą elektroniczną).

Krok 3 Porównanie odpowiedzi otrzymanych od kontrahentów z zapisami w księgach rachunkowych

Pracownicy jednostki odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji szczegółowej należności sukcesywnie odnotowują w dokumentacji inwentaryzacyjnej fakt:

1. potwierdzenia odbioru wezwania do uzgodnienia sald przez kontrahenta;
2. odmowy przyjęcia pisma lub stwierdzenia niemożności jego doręczenia;
3. odesłania przez kontrahenta wezwania do uzgodnienia salda i uznania go za:

• zgodne,
• niezgodne.

W przypadku braku możliwości uzgodnienia salda (pkt 1 i 2) nieuzgodnione kwoty inwentaryzuje się metodą weryfikacji ich prawidłowości z dokumentacją będącą w posiadaniu jednostki (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Krok 4 Wyspecyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych i ustalenie przyczyn ich powstania

Wszystkie stwierdzone rozbieżności między zapisami ksiąg rachunkowych jednostki i ksiąg rachunkowych kontrahentów trzeba wyjaśnić. W tym celu należy:

• zgromadzić dokumentację źródłową będącą w posiadaniu jednostki,
• ustalić, jaka jest prawidłowa wielkość salda,
• ustalić przyczyny powstania rozbieżności i jednostkę, w której księgach jest błąd,
• uzgodnić z kontrahentem, jaka wielkość salda jest prawidłowa.

Najczęstsze przyczyny powstawania rozbieżności między zapisami ksiąg rachunkowych jednostki i ksiąg rachunkowych kontrahentów

1. Niedotarcie na czas dowodów źródłowych lub ich zaginięcie u jednostki lub kontrahenta.

2. Przypisanie kontrahentowi należności, która nigdy nie powstała.

3. Nieujęcie dowodu źródłowego w księgach rachunkowych jednostki lub kontrahenta.

4. Ujęcie należności w nieprawidłowej kwocie.

5. Ujęcie należności na niewłaściwym koncie szczegółowym (np. innego kontrahenta).

6. Ujęcie należności po niewłaściwej stronie konta syntetycznego (należności jako zobowiązania albo zobowiązania jako należności).

7. Nieujęcie lub nieprawidłowe ujęcie wpłaty na poczet należności.

8. Ujęcie wpłaty na poczet należności na koncie "Mylne wpłaty".

9. Potrącenie z dokonanej wpłaty na poczet należności głównej należności ubocznych (np. odsetek) bez poinformowania o tym kontrahenta.

10. Odpisanie należności przez jedną ze stron bez poinformowania o tym drugiej (np. z powodu przedawnienia lub nieistotności).

11. Dokonanie potrącenia należności w sposób prawnie niedopuszczalny.

Po otrzymaniu od kontrahenta pisma z wyspecyfikowanymi różnicami pracownicy jednostki odpowiedzialni za uzgodnienie sald należności gromadzą:

• faktury, rachunki,
• postanowienia o potrąceniu,
• dowody wpłaty,
• polecenia księgowania,
• umowy o realizację dostaw lub usług,
• dokumentację prowadzenia egzekucji należności.

Dokumenty te porównuje się z zapisami w ewidencji księgowej. Pozwala to na wyeliminowanie błędów w księgach rachunkowych wierzyciela.Jeśli przeprowadzone postępowanie wyjaśniające nie wykaże błędów w księgach wierzyciela, ponieważ rozbieżność salda wynika z błędów w księgach dłużnika, uzgodnienia z kontrahentem prowadzi się tak długo, aż obie strony zgodzą się co do istnienia i wysokości należności. Jeżeli do tego nie dojdzie, jedyną możliwością jest ustalenie jej wysokości na drodze sądowej i przymusowe wyegzekwowanie spłaty. Ostateczną decyzję w takiej sprawie podejmuje kierownik jednostki po uzyskaniu opinii radcy prawnego na temat możliwości jednostki dochodzenia zapłaty przed sądem. Z punktu widzenia przeprowadzania inwentaryzacji należności takie zalicza się do należności spornych. Wówczas należy je przeksięgować na konto służące do ewidencji roszczeń spornych. Następnie trzeba je inwentaryzować metodą weryfikacji z dokumentacją źródłową, przyjmując, że ich wielkość jest zgodna z danymi posiadanymi przez wierzyciela (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Krok 5 Ujęcie różnic w księgach rachunkowych i ich rozliczenie

Pracownicy jednostki odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji szczegółowej należności powinni sporządzić zestawienia sald zinwentaryzowanych należności. W zestawieniach tych podaje się kwoty:

• podlegające uzgodnieniu,
• uznane za zgodne,
• rozbieżności, przyczyny ich powstania i propozycje rozliczenia różnic.

Główny księgowy powinien sprawdzić dane zawarte w tych zestawieniach z załączonymi do nich wydrukami z ewidencji szczegółowej oraz dokumentacją źródłową. Następnie na ich podstawie sporządzić protokół zbiorczy z przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald z kontrahentami. Protokół ten trzeba przedstawić:

• radcy prawnemu do zaopiniowania (co do dopuszczalności odpisania należności przedawnionych, nieistniejących, nieistotnych, a także zastosowania ulg w ich spłacie),
• kierownikowi jednostki do zatwierdzenia.

Protokół zatwierdzony przez kierownika jednostki jest podstawą do sporządzenia poleceń księgowania. Na ich podstawie należy:

• usunąć błędne księgowania,
• odpisać należności nieistniejące i przedawnione, a także nieistotne (których egzekucja byłaby nieekonomiczna),
• przeksięgować należności sporne i wątpliwe z kont rozrachunkowych (np. 201, 226) na konto właściwe dla ich ewidencji (240).

Wszystkie polecenia księgowania ujmuje się w księgach rachunkowych pod datą 31 grudnia 2018 r.

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja należności pozwala na stwierdzenie, że wykazane w księgach rachunkowych należności jednostki:

• faktycznie istnieją,
• są ujęte w prawidłowej wysokości na kontach syntetycznych zgodnie z ich treścią ekonomiczną,
• nie są przedawnione ani nieściągalne.

Inwentaryzację metodą uzgodnienia sald kończy postępowanie poinwentaryzacyjne. W jego ramach należy przede wszystkim ustalić, czy stosowane w jednostce procedury kontroli zarządczej są wystarczające do prawidłowego ustalania, ewidencjonowania, poboru i egzekwowania należności. W przypadku ujawnienia należności przedawnionych ustala się także okoliczności przedawnienia, a w razie zawinionego dopuszczenia do przedawnienia - osoby za to odpowiedzialne. Ustalenia te są konieczne do wszczęcia postępowania o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli