Ewidencja inwestycji o wartości poniżej 10 000 zł

W wyniku weryfikacji konta 080 ustalono, że nie zostały wystawione dokumenty OT na środki trwałe, których koszty ponoszone były w ciągu dwóch ostatnich lat. Od stycznia jednostce za środki trwałe umarzane w czasie uznaje się te środki, których wartość przekracza kwotę 10 000 zł. Wydatki na środki trwałe, na które nie wystawiono dokumentów OT, były planowane w wysokości poniżej 10 000 zł i takie też kwoty figurują na koncie 080. Czy w momencie wystawienia dokumentów OT dotyczących zadań inwestycyjnych o wartościach poniżej 10 000 zł powinniśmy przyjąć na stan środki trwałe i zaksięgować na koncie 011, czy raczej powinniśmy przyjąć te środki jako pozostałe środki trwałe, zaksięgować operacje na koncie 013 i umorzyć jednorazowo (zgodnie z obowiązującymi obecnie w jednostce zasadami)?

Prawidłowe ujęcie w ewidencji bilansowej przyjętych do użytkowania środków trwałych przekwalifikowanych z inwestycji wymaga zwrócenia uwagi zarówno na zapisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), jak i rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont).

Określając prawidłowy sposób postępowania w przypadku ujmowania w ewidencji bilansowej składnika aktywów, warto w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na definicję środków trwałych zawartą w punkcie 3.1 Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standarów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 11 "Środki trwałe" (dalej: KSR 11), gdzie wskazano, że jest to składnik aktywów, który na dzień ujęcia, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 uor, spełnia łącznie następujące warunki:

• posiada formę rzeczową lub jest rzeczowym prawem majątkowym, takim jak: prawo wieczystego użytkowania gruntu, spółdzielcze prawo własnościowe do lokalu mieszkalnego bądź spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
• jego przewidywany okres ekonomicznej użyteczności w danej jednostce jest dłuższy niż rok,
• jest przeznaczony do wykorzystania na potrzeby jednostki,
• jest kompletny i zdatny do użytkowania.

Pozyskanie środka trwałego w praktyce oznacza wszelkie czynności faktyczne i prawne skutkujące ujęciem w ewidencji bilansowej środka trwałego pozyskanego w drodze zakupu lub m.in. w drodze przekwalifikowania z inwestycji. Stosownie do zapisów art. 31 ust. 1 uor, wartość początkową stanowi co do zasady cena nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego. Przez środki trwałe, o których mowa w zapisach art. 3 ust. 15 uor, rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Szczególne zasady ujmowania w ewidencji bilansowej środków trwałych powinny zostać określone w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości na podstawie odpowiednich zapisów. Zgodnie z art. 32 ust. 6 uor, dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednorazowo odpisując wartość tego rodzaju środków trwałych. Ponadto w myśl zapisów § 7 rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont, środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się lub amortyzuje. Odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych dokonuje się według zasad przyjętych przez jednostkę zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Ustalając zasady umarzania lub amortyzacji, jednostka może przyjąć stawki określone w ustawie z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: uopdop), stawki określone przez jednostkę nadrzędną albo zarząd jednostki samorządu terytorialnego.

Ustalając prawidłowy sposób postępowania z przyjmowanymi do ewidencji bilansowej środkami trwałymi, należy również zwrócić uwagę na opis załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont do kont 011 "Środki trwałe" i 013 "Pozostałe środki trwałe".

Konto 011 "Środki trwałe" służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach: 013, 014, 016 i 017. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, w szczególności:

• przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych,
• przychody środków trwałych nowo ujawnionych,
• nieodpłatne przyjęcie środków trwałych.

Konto 013 "Pozostałe środki trwałe" służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach: 011, 014, 016 i 017, wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, w szczególności:

• środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji,
•  nadwyżki środków trwałych w używaniu,
• nieodpłatne otrzymanie środków trwałych.

W przypadku gdy w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości ustalono wartość graniczną dla pozostałych środków trwałych na poziomie zapisanym w art. 16f ust. 3 uopdop, sposób ewidencji pozostałych środków trwałych przyjętych do użytkowania należy prowadzić z wykorzystaniem konta 013 "Pozostałe środki trwałe".

Podstawa prawna

• art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 31 ust. 1, art. 32 ust. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1680)
• art. 16f ust. 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 865; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2020)
• załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2471)

Jarosław Jurga - ekonomista, certyfikowany księgowy, posiada doświadczenie w obszarze finansów publicznych wsparte studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp