Inwentaryzacja w szkole prowadzonej przez CUW

W świetle ustawy o rachunkowości, inwentaryzacja stanowi obowiązkowy element rachunkowości, poprzedzający etap sporządzenia sprawozdania finansowego oraz rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Każda jednostka ma obowiązek przeprowadzić u siebie inwentaryzację, jak to zrobić w szkole, która jest prowadzona przez CUW? W artykule postaramy się wyjaśnić wszystkie wątpliwości.

Istota, cele, metody i terminy inwentaryzacji

Istota inwentaryzacji

Inwentaryzacja to ogół czynności wykonywanych w jednostce w celu okresowego ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych, znajdujących się w jej posiadaniu. Inwentaryzacja polega również na wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas wykonania spisu faktycznego (stan rzeczywisty), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

 

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

 

Inwentaryzacja służy również rozliczeniu osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie oraz skorygowaniu ujawnionych podczas inwentaryzacji różnic. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji wymagają odpowiedniego udokumentowania i powiązania z zapisami ksiąg rachunkowych (art. 27 ust. 1 uor).

Ustawa o rachunkowości określa ogólne zasady inwentaryzacji, w tym sposoby jej przeprowadzenia oraz terminy i częstotliwość. Brak jest natomiast procedur związanych ze zorganizowaniem prac inwentaryzacyjnych, zasad jej dokumentowania i rozliczania.

Celem inwentaryzacji jest:

• ustalenie rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych jednostki według stanu na określony dzień,
• porównanie tego stanu z wielkościami odnotowanymi w ewidencji księgowej,
• ustalenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych, tj. nadwyżek, niedoborów,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za stwierdzone niedobory lub szkody,
• doprowadzenie danych zawartych w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym,
• dokonanie oceny przydatności składników majątkowych (weryfikacja przydatności).

 

W jednostkach sektora finansów publicznych inwentaryzacja jest również jednym z elementów kontroli zarządczej, która stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań jednostek w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

 

Metody inwentaryzacji

Inwentaryzacji stanu aktywów i pasywów oraz innych składników występujących w jednostce dokonuje się:

• w drodze spisu z natury:
  • gotówka w kasie,
  • materiały, towary w magazynach,
  • środki trwałe, z wyjątkiem gruntów oraz środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
  • pozostałe środki trwałe,
  • znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek;
• w drodze uzyskania od kontrahentów i banków pisemnych potwierdzeń prawidłowości sald wykazanych w księgach rachunkowych jednostki:

• aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki,
• należności (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności od pracowników oraz należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, a także należności publicznoprawnych),
• powierzone kontrahentom własne składniki aktywów;

• w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątkowych:

• środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• wartości niematerialne i prawne,
• należności sporne i wątpliwe,
• należności i zobowiązania wobec pracowników, wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,
• inne aktywa i pasywa jednostki niepodlegające spisowi z natury i uzgodnieniu sald, lub podlegające inwentaryzacji tymi metodami, jeśli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie sald z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Nie wymaga pisemnego uzgodnienia wynikający z ksiąg rachunkowych stan należności i zobowiązań:

• wobec osób fizycznych oraz podmiotów gospodarczych, nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

• objętych powództwem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym,

• z tytułu niedoborów.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, rozpoczyna - z wyjątkiem aktywów pieniężnych - nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończy do 15 dnia następnego roku, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

 

Zgodnie z art. 26 uor, inwentaryzację należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego. Ustawowy termin uważa się za spełniony, jeżeli inwentaryzacja została przeprowadzona:

• na ostatni dzień roku obrotowego - aktywa pieniężne, papiery wartościowe, produkcja w toku, środki trwałe w budowie oraz materiały, towary i produkty gotowe, odpisane w dniu zakupu lub wytworzenia w koszty (koszt własny), lecz znajdujące się w tym dniu w zapasie,
• raz na cztery lata drogą spisy z natury, zaś w ciągu pozostałych trzech lat drogą porównania ewidencji z dokumentacją oraz analizy i weryfikacji - środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - znajdujących się na terenie strzeżonym,
• raz na dwa lata - drogą spisu z natury oraz drogą porównania ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji - zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową,
• nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku obrotowego - pozostałe aktywa i pasywa oraz inne składniki obejmowane inwentaryzacją roczną, pod warunkiem że ustalenia ich stanu dokonuje się przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Na potrzeby środków trwałych za tereny strzeżone uznaje się budynki zajmowane przez jednostkę, tereny ogrodzone, maszyny i składowiska niedostępne dla osób nieupoważnionych, gdzie obrót w nich (wwóz, wywóz) podlega kontroli.

 

Inwentaryzację, niezależnie od częstotliwości i terminów określonych powyżej, należy również przeprowadzić każdorazowo w przypadku:

• zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątkowe,
• wystąpienia zdarzeń losowych, na skutek których mógł ulec zmianie stan składników majątkowych jednostki (powódź, pożar, zalanie, włamanie, kradzież itp.).

 

Ponadto kierownik jednostki może zarządzić w każdej chwili inwentaryzację wybranych składników majątkowych jednostki, służących kontroli przestrzegania przez pracowników jednostki zasad obowiązujących w zakresie zabezpieczenia i gospodarowania mieniem jednostki.

 

Inwentaryzacja w jednostkach obsługiwanych przez CUW

Możliwość tworzenia samorządowych centrów usług wspólnych (CUW) została wprowadzona ustawą z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2016 r. Na mocy przepisów tej ustawy, gminy, powiaty i województwa mogą organizować i prowadzić wspólną obsługę - w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną. W tym celu rada gminy zobowiązana jest podjąć uchwałę w sprawie wyznaczenia jednostek obsługiwanych i jednostki obsługującej (CUW) oraz określić zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi (art. 10b ust. 2 ustawy ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; dalej: ustawa o samorządzie gminnym).

Od woli rady gminy zależy zakres zadań przekazanych do obsługi jednostce obsługującej (CUW). Należy jednak mieć na uwadze fakt, że rada gminy ograniczona jest treścią art. 10c ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z tym przepisem, zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do:

• dysponowania środkami publicznymi,
• zaciągania zobowiązań,
• sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.

 

ZAPAMIĘTAJ!

W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości (art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym).

 

Oznacza to, że jeśli rada gminy przekazała do CUW zadania z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości szkoły, to zobowiązana była przekazać te zadania w całości. Rada gminy nie może wybiórczo określić, które obowiązki w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości jednostki będą przekazane, a które pozostaną w jednostce obsługiwanej (patrz: Z ORZECZNICTWA).

 

Z ORZECZNICTWA

Zgodnie bowiem z przywołanym przepisem (art. 10c ust. 2) w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości. Zatem nie istnieje możliwość wymienienia zadań z zakresu rachunkowości, które zostaną przekazane jednostce obsługującej.

Rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Śląskiego z 9 czerwca 2016 r.,

NPII.4131.1.337.2016

 

W art. 4 ust. 3 uor ustawodawca wskazał, że rachunkowość jednostki obejmuje:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadku przewidzianym ustawą.

 

Jeżeli więc do obowiązków z zakresu rachunkowości wchodzi m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, to powierzenie w drodze uchwały wspólnej obsługi z zakresu rachunkowości oznacza powierzenie w jej ramach również zadań związanych z inwentaryzacją. W konsekwencji odpowiedzialność za realizację tych zadań spoczywać będzie na kierowniku jednostki obsługującej (CUW).

 

Kierownik CUW powinien:

• wydać zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostkach obsługiwanych,
• wyznaczyć członków komisji inwentaryzacyjnej, którzy powinni być pracownikami CUW.

 

Jednak w praktyce jednostki (obsługiwana i obsługująca) często mają problem z rozstrzygnięciem kwestii odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji.

Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w sytuacji, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o których mowa w art. 11 ust. 2 uor, za ich zgodą (art. 4 ust. 5 uor). Zasady te ulegają istotnej modyfikacji w razie wprowadzenia wspólnej obsługi właśnie z uwagi na przytoczony wcześniej art. 10c ustawy o samorządzie gminnym.

 

Zgodnie z art. 53 ust. 1-5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp), kierownik jednostki obsługującej (CUW) jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, o której mowa w art. 10a pkt. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym, w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą rady gminy.

Powierzenie jednostce obsługującej (CUW), w drodze uchwały organów stanowiących jednostki samorządu terytorialnego, obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej, w tym z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, oznacza powierzenie jej również zadań i odpowiedzialności związanych z inwentaryzacją.

 

STANOWISKO RIO

W myśl przepisów ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2019 r. poz. 506), gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych. Rada gminy dla ww. jednostek określa, w drodze uchwały, w szczególności jednostki obsługujące i obsługiwane oraz zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi. Jednakże należy zauważyć, iż ustawodawca jednoznacznie wskazał, iż powierzone obowiązki z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, będących jednostkami organizacyjnymi gminy lub gminnymi instytucjami kultury, są przekazywane w całości (art. 10c ust. 2 ww. ustawy).

RIO w Katowicach

 

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, w zakładce "Rachunkowość budżetowa", jest również dostępne stanowisko Ministerstwa w kwestii odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w przypadku wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej jednostek.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Ministerstwo Finansów podkreśla, że powierzenie w drodze uchwały obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej, w tym z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, jednostce obsługującej (Centrum Usług Wspólnych) oznacza powierzenie jej również zadań i odpowiedzialności związanych z inwentaryzacją.

 

Prowadzenie ksiąg inwentarzowych w przypadku obsługi prowadzonej przez CUW

Każda jednostka budżetowa powinna posiadać w swoich przepisach wewnętrznych opisane procedury i zasady ewidencji składników majątkowych, z podziałem na te, które podlegają ujęciu wyłącznie w ewidencji ilościowej oraz takie, które podlegają ujęciu w ewidencji ilościowo-wartościowej.

Po przejęciu wspólnej obsługi przez CUW księgi inwentarzowe powinny pozostać w jednostkach obsługiwanych i na bieżąco być uzupełniane przez upoważnionych pracowników. Każda jednostka budżetowa powinna posiadać w swoich przepisach wewnętrznych zasady ewidencji składników majątkowych z podziałem na te, które podlegają ujęciu wyłącznie w ewidencji ilościowej oraz te, które podlegają ujęciu w ewidencji ilościowo-wartościowej.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Dyrektor szkoły odpowiada za powierzone mienie, czyli za majątek jednostki, którą kieruje, a tym samym za księgi inwentarzowe, które powinny być prowadzone w jego jednostce, jako jednostce obsługiwanej przez CUW.

 

W jednostce obsługującej (CUW) prowadzi się ewidencję księgową:

• środków trwałych (konto 011),
• pozostałych środków trwałych (konto 013),
• wartości niematerialnych i prawnych (konto 020),
• zbiorów bibliotecznych (konto 014)

- w systemie księgowym, na podstawie dokumentów przekazanych przez jednostki obsługiwane (np. szkołę). Może to być opis na fakturze o następującej treści: np. tablicę sztuk ….. wprowadzono na stan szkoły i wpisano do księgi inwentarzowej do ewidencji ilościowo-wartościowej pod poz. nr …. - kwota ….. zł.

 

Uregulowania wewnętrzne dotyczące zasad przeprowadzania inwentaryzacji przez CUW

Do zadań jednostki obsługującej w zakresie prowadzenia rachunkowości należy także opracowanie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym planu kont obowiązującego w jednostkach obsługiwanych oraz przygotowywanie wszystkich niezbędnych regulacji składających się na politykę rachunkowości, m.in. instrukcji inwentaryzacyjnej. Dokumentacja ta wprowadzana jest w życie zarządzeniem kierownika jednostki obsługującej (CUW), które obejmuje również jednostki obsługiwane, co powoduje, że dyrektor szkoły nie ma obowiązku wydawania oddzielnych zarządzeń w tej sprawie.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Na kierowniku jednostki obsługującej (CUW) spoczywa obowiązek określenia polityki rachunkowości oraz instrukcji inwentaryzacyjnej dla jednostek obsługiwanych.

 

Prowadzenie rachunkowości to również obowiązki wynikające z przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku. O ile przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald czy weryfikacji sald z dokumentami źródłowymi nie budzi wątpliwości, gdyż tego rodzaju inwentaryzacje są przeprowadzane przez służby księgowe, a więc w tym przypadku pracowników CUW, o tyle inwentaryzacja składników majątku rzeczowego przeprowadzana w drodze spisu z natury stanowi spore wyzwanie zarówno dla jednostki obsługiwanej (np. szkoły), jak i jednostki obsługującej (CUW).

Kierownik CUW powołuje komisję inwentaryzacyjną, wskazuje osoby odpowiedzialne za poszczególne rodzaje inwentaryzacji oraz odpowiada za zapewnienie odpowiednich warunków dla pracy komisji inwentaryzacyjnej, zwłaszcza dotyczy to komisji przeprowadzającej spis z natury. Jednak w związku z tym, że spis z natury przeprowadzany jest w szkołach, czyli w obiektach odległych od jednostki obsługującej, w celu zapewnienia właściwych warunków dla pracy komisji inwentaryzacyjnej powinna mieć miejsce ścisła współpraca kierownika jednostki obsługującej z dyrektorem szkoły, na terenie której odbywa się spis.

 

ZAPAMIĘTAJ!

Jeżeli zadaniem CUW jest prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości szkoły, to odpowiedzialność za tę inwentaryzację ponosi kierownik CUW i to on wyznacza członków komisji inwentaryzacyjnej. Kierownik CUW, jako pracodawca, może wyznaczać zadania wyłącznie własnym pracownikom. A zatem członkowie komisji inwentaryzacyjnej powinni być pracownikami CUW.

 

Niedopuszczalne jest ustalenie jednej polityki rachunkowości oraz jednej instrukcji inwentaryzacyjnej dla wszystkich jednostek obsługiwanych i jednostki obsługującej. Wynika to z konieczności uwzględnienia w tych dokumentach różnic w funkcjonowaniu poszczególnych jednostek obsługiwanych i jednostki obsługującej.

 

Aby prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację bez narażania się na popełnienie nieprawidłowości, które mogą skutkować odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, należy się odpowiednio do tej inwentaryzacji przygotować.

 

Sporządzona przez kierownika CUW instrukcja inwentaryzacyjna powinna zawierać m.in.:

• ogólne zasady i cele inwentaryzacji,
• metody przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych,
• terminy przeprowadzania inwentaryzacji,
• etapy i sposób przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnymi metodami - opis czynności składających się na przygotowanie inwentaryzacji, jej przeprowadzenie i rozliczenie,
• listę osób odpowiedzialnych za wykonywanie poszczególnych czynności przy przeprowadzaniu inwentaryzacji (obowiązki przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i jej członków oraz zespołów spisowych),
• zasady rozliczania wyników inwentaryzacji - niedobory i nadwyżki,
• opis formularzy stosowanych przy przeprowadzaniu i rozliczaniu inwentaryzacji.

 

Najważniejsze wzory formularzy stosowanych do dokumentowania faktu przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji przez Centrum Usług Wspólnych zamieszczono poniżej.

 

WZÓR 1. Zarządzenie kierownika CUW w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji

Nazwa jednostki (pieczęć)   Zarządzenie nr ………… Kierownika Centrum Usług Wspólnych w ……………………… z dnia ………… w sprawie przeprowadzenia ………. inwentaryzacji składników majątkowych w Szkole ……………………… w ………………   Na podstawie art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) zarządzam, co następuje:   § 1 Przeprowadzić w Szkole …………. w ………….. pełną/okresową/zdawczo-odbiorczą inwentaryzację składników majątkowych, według stanu ewidencyjnego na dzień ….….……., w terminie od ……….…… roku do ………..…. roku. Szczegółowy harmonogram inwentaryzacji stanowi załącznik do zarządzenia.   § 2 Inwentaryzację przeprowadzi komisja inwentaryzacyjna w składzie: przewodniczący komisji - ……………………. członek komisji - …………………… członek komisji - ………………………. członek komisji - …………………………   § 3 Inwentaryzacją należy objąć następujące składniki majątkowe: 1. Drogą spisu z natury na arkuszach spisowych: środki trwałe, z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony i gruntów, pozostałe środki trwałe, obce środki trwałe (na odrębnych arkuszach spisowych). 2. W drodze uzyskania potwierdzenia salda: środki pieniężne na rachunkach bankowych, należności z wyłączeniem: należności spornych i wątpliwych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych, własne składniki majątkowe użyczone innym jednostkom. 3. W drodze weryfikacji zapisów w ewidencji księgowej z dokumentacją źródłową: środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony, grunty, wartości niematerialne i prawne, należności i zobowiązania publicznoprawne, należności i zobowiązania wobec pracowników, należności i zobowiązania dotyczące osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności sporne i wątpliwe.   § 4 W celu sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych powołuje się zespoły spisowe: 1. Zespół spisowy nr 1 do przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych oraz środków pieniężnych w kasie:       2. Zespół spisowy nr 2 do przeprowadzenia spisu z natury druków ścisłego zarachowania:       § 5 Powołuję komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze potwierdzenia salda: przewodniczący -   § 6 Powołuję komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji w weryfikacji sald: przewodniczący -   § 7 1. Do dnia rozpoczęcia spisu z natury należy przeprowadzić prace przygotowawcze do inwentaryzacji, do których należą m.in.: sprawdzenie, czy zostały oznakowane wszystkie składniki majątku inwentaryzowane w formie spisu z natury, przeprowadzenie likwidacji składników majątku zniszczonych, bezużytecznych jednostce, sprawdzenie, czy do księgowości CUW zostały przekazane wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe inwentaryzowanych składników majątkowych.   2. Za powyższe czynności odpowiedzialny jest kierownik jednostki obsługiwanej.   § 8 Zobowiązuje się przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do: pobrania arkuszy spisowych w Centrum Usług Wspólnych; przeszkolenia przed inwentaryzacją członków zespołów spisowych; wydania zespołom spisowym arkuszy spisu z natury, a po przeprowadzeniu spisu rozliczenie zespołów z pobranych arkuszy; skompletowania i skontrolowania wszystkich arkuszy oraz protokołów inwentaryzacji; złożenia sprawozdania końcowego z przebiegu inwentaryzacji do dnia ………….. roku.   § 9 Zobowiązuje się komisję inwentaryzacyjną do: 1) przeprowadzenia inwentaryzacji przy udziale osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie; 2) przestrzegania ogólnie obowiązujących przepisów o inwentaryzacji.; 3) dokonania wyceny składników majątkowych; 4) sporządzenia rozliczenia inwentaryzacji, przekazania kompletnej dokumentacji inwentaryzacji do głównego księgowego CUW.   Ostateczne rozliczenie wyników inwentaryzacji w drodze spisu z natury powinno nastąpić nie później niż do …………… roku.   § 10 Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.   § 11 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. ………………………… Kierownik CUW

 

WZÓR 2 . Harmonogram przeprowadzenia inwentaryzacji

Harmonogram PRZEPROWADZENIA inwentaryzacji Harmonogram i terminarz inwentaryzacji Czynności inwentaryzacyjne Termin wykonania Osoby odpowiedzialne Wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Powołanie komisji i zespołów spisowych do dnia ….…… kierownik CUW Przeszkolenie członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych do dnia ….…… przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej Przygotowanie materiałów niezbędnych do przeprowadzenia inwentaryzacji (druki, przyrządy pomiarowe itp.), w tym pobranie arkuszy spisowych od pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie i ewidencję druków ścisłego zarachowania do dnia ….…… przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej Przygotowanie pól spisowych do dnia ….…… osoby materialnie odpowiedzialne za składniki majątkowe Spis z natury do dnia ….…… komisja inwentaryzacyjna/zespoły spisowe Druk wezwań do potwierdzenia sald i wysłanie do kontrahentów do dnia ….…… pracownicy księgowości zgodnie z zakresem obowiązków Sporządzenie wydruków z kont analitycznych i szczegółowych weryfikowanych aktywów i pasywów oraz zgromadzenie potrzebnej dokumentacji źródłowej od dnia ………… do dnia ….……… pracownicy księgowości zgodnie z zakresem obowiązków Kontrola formalna prawidłowości arkuszy spisowych do dnia ….…… przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej Wycena spisu i sporządzenie zestawienia różnic do dnia ….…… pracownicy księgowości Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic, sporządzenie protokołu z wnioskami dotyczącymi ich rozliczenia do dnia ….…… przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przy udziale członków komisji inwentaryzacyjnej Porównanie stanu w księgach rachunkowych jednostki z wynikającym z potwierdzeń przesłanych przez bank, oraz kontrahentów, wyspecyfikowanie rozbieżności, wyjaśnianie przyczyn ich powstania oraz ustalanie odpowiedniego sposobu ich likwidacji od dnia ………… do dnia ….……… komisja do inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald Porównanie stanu weryfikowanych kont zaewidencjonowanego w księgach rachunkowych jednostki z wynikającym z dokumentów źródłowych i ustalanie różnic od dnia ………… do dnia ….……… komisja do inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald Sporządzenie protokołu inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald i jej rozliczenia do dnia ….…… główny księgowy Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych do dnia ….…… kierownik jednostki obsługiwanej Ujęcie i rozliczenie wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych pod datą ……. księgowość Sporządzenie sprawozdania z inwentaryzacji i przedstawienie kierownikowi jednostki wniosków poinwentaryzacyjnych do dnia ….…… przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej   ............................................. ............................... .............................................. data sporządzenia sporządził zatwierdził

 

WZÓR 3. Oświadczenie wstępne

Nazwa jednostki (pieczęć) Data sporządzenia ………………………   ………………………………… …………………………………. (imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby materialnie odpowiedzialnej)   Oświadczenie wstępne Jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe, znajdujące się w …………………………………..……. (nazwa jednostki), oświadczam, że: wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe ww. składników majątkowych zostały ujęte w ewidencji ………….. (wskazać odpowiednio: magazynowej, środków trwałych, pozostałych środków trwałych) i przekazane do księgowości, pole spisowe zostało przygotowane do spisu z natury zgodnie z postanowieniami Instrukcji inwentaryzacyjnej, nie zgłaszam zastrzeżeń co do zabezpieczenia powierzonego mi mienia oraz do składu komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego). ……………………………………………… (podpis osoby materialnie odpowiedzialnej z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego)

 

WZÓR 4. Oświadczenie poinwentaryzacyjne osoby materialnie odpowiedzialnej

Nazwa jednostki (pieczęć) Data sporządzenia ………………… …………………………………. …………………………………. (imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby materialnie odpowiedzialnej)     Oświadczenie   Jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe znajdujące się w …………………………………..……. (nazwa jednostki) oświadczam, że: wszystkie składniki majątkowe znajdujące się w polu spisowym zostały spisane i nie wnoszę żadnych uwag i zastrzeżeń do wyników spisu i sposobu jego przeprowadzenia, wnoszę następujące uwagi i zastrzeżenia do wyników spisu i sposobu jego przeprowadzenia ………………. ……………………………………………… (podpis osoby materialnie odpowiedzialnej z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego)

 

WZÓR 5. Sprawozdanie opisowe zespołów spisowych z przebiegu spisu z natury

Nazwa jednostki (pieczęć) Data sporządzenia ……………….…   Sprawozdanie opisowe zespołów spisowych z przebiegu spisu z natury Zespół spisowy działający na podstawie zarządzenia kierownika CUW nr ....................... z dnia ……………. w składzie: przewodniczący zespołu - ………………. (imię i nazwisko), członek - ………………. (imię i nazwisko), członek - ………………. (imię i nazwisko), przeprowadził ……………. (dzień, miesiąc, rok) od godziny ........... do godziny ........... spis z natury ………………………………………………….. (kategoria składników majątkowych) zgromadzonych w ……………………..…………. (nazwa jednostki), w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej: ………………………………… (imię, nazwisko i stanowisko służbowe) 1. Rozliczenie pobranych arkuszy spisowych: pobrano .......... szt. arkuszy od nr .......... do nr .........., z tego wykorzystano .......... szt. arkuszy od nr .......... do nr .........., zwrócono .......... szt. (w tym: arkusze czyste - szt. .........., nr ..........; arkusze anulowane z powodu (podać) szt. .......... o nr ..........).   2. Poprawki dokonane na arkuszach spisowych ……………………. (wymienić numery arkuszy, poprawione pozycje i krótko podać przyczynę naniesienia poprawki, np. błąd w zliczeniu, czeski błąd przy wpisywaniu stwierdzonej ilości, zdublowanie wpisu).   3. W czasie wykonywania spisu zespół spisowy nie napotkał żadnych utrudnień/napotkał następujące utrudnienia* …………………… (opisać). Wszystkie składniki majątkowe podlegające spisowi zostały zinwentaryzowane/w czasie spisu.   4. W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń stan tych pomieszczeń jest następujący: ………………………………………………………………………………………………   5. Stwierdzono w czasie dokonywania spisu z natury następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia przechowywania mienia: ………………………………………………………………………………………………… 6. Inne uwagi osób uczestniczących przy czynnościach sporządzania spisu z natury: …………………………………………………………………………………………………   Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej: ................................................................... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe)   Podpisy członków zespołu spisowego: przewodniczący zespołu - ………..……. (imię i nazwisko) członek - ……………….. (imię i nazwisko) członek - …………….…. (imię i nazwisko) * Niewłaściwe skreślić

 

WZÓR 6. Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych

Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych   I. Dokonując inwentaryzacji według zarządzenia kierownika CUW nr ………………………………..….. z dnia ..................... zespół spisowy w składzie: 1) przewodniczący………………………. 2) członek …………………………………. 3) członek ………………………………. 4) członek …………………………………. W obecności osoby(osób) odpowiedzialnej(-ych) ……………………………………………………………………………………………… przeprowadził spis z natury składników majątkowych ................................................................................................................................. znajdujących (główne grupy rodzajowe) się w: ................................................ według stanu na dzień ……………………….…… (nazwa i adres placówki) w okresie od ....................... do.......................   II. W wyniku inwentaryzacji ustalono, co następuje: A) w objętej inwentaryzacją jednostce znajdują się: 1) środki trwałe spisane na arkuszach spisu z natury od nr .................... do nr ................... w ilości ................ pozycji na ogólną wartość ....................... zł, 2) pozostałe środki trwałe spisane na arkuszach spisu z natury od nr .................. do nr ................... w ilości ................ pozycji na ogólną wartość ....................... zł, 3) obce składniki majątkowe spisane na arkuszach spisu z natury od nr .................. do nr ................... w ilości ................ pozycji, 4) towary w magazynach żywnościowych spisane na arkuszach spisu z natury od nr ………….. do nr ................. w ilości ........ pozycji na ogólną wartość ...................... zł, 5) środki pieniężne objęte protokołem inwentaryzacji kasy na ogólną kwotę …..................... zł, 6) kwitariusze przychodowe w ilości .……..... objęte protokołem inwentaryzacji, 7) składniki niepełnowartościowe spisane na oddzielnych arkuszach spisu z natury obejmujące towary uszkodzone, niechodliwe, zbędne.   B) wg wstępnego wyliczenia stwierdzono następujące różnice inwentaryzacyjne: 1) niedobory o wartości ....................................... zł 2) nadwyżki o wartości ............................... zł bez uwzględniania ubytków naturalnych, kompensat, protokołów szkód i innych czynników mogących mieć wpływ na ostateczne wyliczenie.   C) wg wstępnego rozpoznania i wyjaśnień osoby(osób) odpowiedzialnej(-ych) przyczynami niedoborów nadwyżek mogą być ………………………………………………   III. Zespół spisowy stwierdza, że wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały przeliczone, przemierzone i przeważone oraz ujęte są w arkuszach spisu z natury i protokołach załączonych do niniejszego sprawozdania.   IV. Zespół spisowy stwierdził ponadto, co następuje: 1) ochrona majątku w zakładzie: …………………………………………………………… 2) sposób przechowywania środków pieniężnych: ………………………………………… 3) magazynowanie, składowanie, eksponowanie i konserwacja towarów (materiałów, wyrobów) ……………………………………………………………………………………. 4) inne ………………………………………………………………………………………..   V. Przeprowadzone czynności i stwierdzone fakty uzasadniają następujące wnioski: ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………   Podpisy członków zespołu spisowego: ………………………………………… ………………………………………… ………………………………………… …………………………………………

WZÓR 7. Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

Nazwa jednostki (pieczęć) Data sporządzenia ……………….…     Protokół rozliczeń inwentaryzacji Komisja inwentaryzacyjna w składzie: 1) ……………………… - przewodniczący 2) ……………………… - z-ca przewodniczącego 3) ……………………… - członek 4) ……………………… - członek Na posiedzeniu w dniu ……………. dotyczącym inwentaryzacji w …………………………… w dniach od………….. do ………….. dokonała następującego rozliczenia: a) nazwa obiektu i oznaczenia pomieszczenia ………………………………………………… b) rodzaj składnika majątkowego …………………………………. c) osoba materialnie odpowiedzialna ……………………………………………………….. d) rozliczenia obejmujące okres od ……………. do ………………….   I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji według załącznika: protokół zbiorczy weryfikacji sald, protokół potwierdzenia sald, protokół inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania i inne ……………………….   II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych składników majątkowych niż w pkt I według zestawienia różnic inwentaryzacyjnych wartość: 1) niedobory ogółem …………………………… zł 2) nadwyżki ogółem ……….………..………….. zł   III. Komisja inwentaryzacyjna - po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, ustala, co następuje: 1. Przyczyny powstawania wyżej wymienionych niedoborów/nadwyżek ocenia następująco: ....................................................................................................................................................... 2. Zdaniem komisji inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory/nadwyżki należy zakwalifikować jako: a) niezawinione i spisać w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, b) zawinione, obciążyć ich wartością osoby materialnie odpowiedzialne.   Podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej: 1) przewodniczący …………………………………………... 2) z-ca przewodniczącego …………………………………… 3) członek ……………………………………………………. 4) członek …………………………………………………….   Opinia głównego księgowego Po przeprowadzeniu rozliczeń wyników inwentaryzacji stwierdzono pełną zgodność wartości inwentaryzowanych składników majątku z ewidencją wynikającą z ksiąg rachunkowych.  ...………………… ………………… data podpis

 

WZÓR 8. Załącznik z rozliczenia inwentaryzacji

Nazwa jednostki (pieczęć) Data sporządzenia ……………….…   Załącznik z rozliczenia inwentaryzacji     I. SPIS Z NATURY     Wyszczególnienie aktywów i pasywów. Dzień przeprowadzenia inwentaryzacji Data inwentaryzacji Wartości aktywów i pasywów z inwentaryzacji   Wartość z ewidencji księgowej aktywów i pasywów na dzień inwentaryzacji Zmiany księgowe pomiędzy dniem spisu a dniem końca okresu sprawozdawczego ustalone drogą weryfikacji Stan księgowy na 31.12.20… r. wynikający z:     Nadwyżka     Niedobór Przychody od dnia inwentaryzacji do 31.12.20… r. Rozchody od dnia inwentaryzacji do 31.12.20… r. inwentaryzacji   ewidencji księgowej Arkusze spisu z natury środków trwałych od 1 do …..                 Arkusz pozostałych środków trwałych od 1 do …….                 RAZEM                                     II. POTWIERDZENIE SALD Wyszczególnienie aktywów i pasywów. Dzień przeprowadzenia inwentaryzacji Data inwentaryzacji Wartości aktywów i pasywów z inwentaryzacji   Wartość z ewidencji księgowej aktywów i pasywów na dzień inwentaryzacji Zmiany księgowe pomiędzy dniem spisu a dniem końca okresu sprawozdawczego ustalone drogą weryfikacji Stan księgowy na 31.12.20… r. wynikający z:     Nadwyżka     Niedobór Przychody od dnia inwentaryzacji do 31.12.20… r. Rozchody od dnia inwentaryzacji do 31.12.20… r. inwentaryzacji   ewidencji księgowej Potwierdzenie salda konta 201                 Potwierdzenie salda konta 229                 RAZEM                                     ……………………… kierownik CUW ……………………………………………………… gł. Księgowy lub z-ca gł. księgowego

 

WZÓR 9. Sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej

Nazwa jednostki (pieczęć) Data sporządzenia ……………….…     Sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej   Komisja inwentaryzacyjna działająca na podstawie zarządzenia nr ……… kierownika CUW w …………… z dnia ………..., w składzie: przewodniczący - …………………….. członek - …………………….. członek - …………………… członek - ………………………….. przeprowadziła w dniach ………………….. inwentaryzację majątku ……………………….. poprzez dokonanie spisu z natury poszczególnych składników majątkowych.   Uwagi i spostrzeżenia (pozytywne i negatywne) o przygotowaniu pól do spisu: …………………………………………………………………………………………… Realizacja harmonogramu czynności inwentaryzacyjnych: (opóźnienia w spisach i innych czynnościach oraz ich przyczyny) ……………………………………………………………………………………………………… Trudności w sprawnym przebiegu spisów wg uwag zawartych w sprawozdaniach zespołów spisowych (przyczyny obiektywne i subiektywne): …………………………………………………………………………………………………… Synteza wniosków ujętych w sprawozdaniach poszczególnych zespołów spisowych: …………………………………………………………………………………………………… Wnioski końcowe komisji inwentaryzacyjnej o ogólnym zasięgu: ………………………………………………………………………………………………………       ............................................... ....................................................................... (data) (podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej)   ............................................... ........................................................................ (data) (podpis osoby odpowiedzialnej materialnie) Uwagi głównego księgowego:   …………….………………………………………………………………………………………   Uwagi kierownika CUW:    …………….……………………………………………………………………………………………

 

WZÓR 10. Protokół weryfikacji

Nazwa jednostki (pieczęć) Data sporządzenia ……………….…   PROTOKÓŁ WERYFIKACJI Nr ………     Saldo konta ……………………… o nazwie …………………………………….……… ……………………………………..............................................................................................   według stanu na dzień 31.12.20… r.   Komisja w składzie: ………………………….. ………………………….. …………………………..   w dniu …………………………. zweryfikowała saldo konta ………………………   W toku przeprowadzonych czynności weryfikacyjnych komisja stwierdziła, co następuje: 1) saldo weryfikowanego konta wykazane w kwocie ……………...………… zł obejmuje: a) ………………………………………………… ………………….………….. zł, b) ………………………………………………… ……………….……………. zł, c) ………………………………………………… ……………….………….... zł, Razem …………..…….…..……. zł; 2) saldo wynika z zapisów księgowych dokonywanych na podstawie prawidłowych, sprawdzonych i zakwalifikowanych do księgowania dowodów źródłowych;   3) weryfikowane saldo konta …………………… jest realne i poprawnie ustalone.   Podpis komisji weryfikacyjnej:   …………………………….. …………………………….. ……………………………..     główny księgowy CUW ……………………….. zatwierdził kierownik CUW ……………………….…

 

WZÓR 11. Zbiorczy protokół weryfikacji

Nazwa jednostki (pieczęć) Data sporządzenia ……………….…   ZBIORCZY PROTOKÓŁ WERYFIKACJI Sprawozdanie z inwentaryzacji dokonanej drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją poprzez spis z natury lub potwierdzenie sald sporządzony na dzień 31 grudnia 20… r.   L.p. Nazwa składnika Symbol konta Stan Nr protokołu weryfikacji księgowy Ustalony w drodze weryfikacji 1           2           3           4           5           6           7           8           9           10               OGÓŁEM           Salda objętych niniejszym protokołem aktywów i pasywów uznaje się za realne i prawidłowe. Załącznik nr …….. do sprawozdania finansowego za rok 20…   Podpis komisji weryfikacyjnej: ……………………………. ……………………………. …………………………….   Zatwierdzono/data …………………………….. dyrektor CUW ……………………… główny księgowy CUW ………………………

 

WZÓR 12. Protokół weryfikacji gruntów

Nazwa jednostki (pieczęć) Data sporządzenia ……………….…   PROTOKÓŁ WERYFIKACJI GRUNTÓW I PRAW WIECZYSTEGO UŻYTKOWANIA GRUNTÓW (przeprowadzonej drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników) na dzień ………………….   Symbol konta Nazwa konta Wartość przed weryfikacją Wartość po weryfikacji                           Razem       Załączniki: - wydruki kartotek gruntów z systemu Środki trwałe     Potwierdzam, że wszystkie posiadane dokumenty, w konsekwencji których następują zmiany w ewidencji analitycznej gruntów oraz praw użytkowania wieczystego gruntów zostały do niej prawidłowo i rzetelnie wprowadzone: Data i podpis pracownika dokonującego weryfikacji   Data i podpis pracownika wydziału geodezji i gospodarki nieruchomościami   Data i podpis naczelnika wydziału geodezji i gospodarki nieruchomościami       Stwierdzam zgodność danych ewidencji analitycznej z syntetyczną: Data i podpis pracownika odpowiedzialnego za ewidencję   Data i podpis pracownika działu finansowo-księgowego CUW   Data i podpis głównego księgowego CUW

Podsumowanie

Analiza treści przepisów przytoczonych w artykule prowadzi do jednoznacznego wniosku, że powierzenie, w drodze uchwały rady gminy, wspólnej obsługi z zakresu rachunkowości oznacza powierzenie w jej ramach również zadań związanych z inwentaryzacją. Tym samym czynności związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji (w tym m.in. powołanie komisji inwentaryzacyjnej, przeprowadzenie inwentaryzacji i jej rozliczenie) są w gestii kierownika jednostki obsługującej, czyli kierownika/dyrektora Centrum Usług Wspólnych (CUW).

Do obowiązków kierownika jednostki należy ustalenie przepisów wewnętrznych w zakresie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.

Kierownik jednostki, w przepisach wewnętrznych, określa zasady i dowody, jakie powinny dokumentować fakt przeprowadzenia inwentaryzacji. Kierownik jednostki wyznacza także komisję inwentaryzacyjną spośród pracowników swojej jednostki oraz zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów, a także uprawnienia i obowiązki przewodniczącego komisji inwetaryzacyjnej.

 

Podstawa prawna

• art. 10b, art. 10c ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 713; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1378)

• art. 53 ust. 1-5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1175)

• art. 4 ust. 3, art. 26, art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)

©℗

Marta Banach

ekonomistka, certyfikowana księgowa posiadająca wieloletnie doświadczenie oraz szeroką wiedzę merytoryczną i praktyczną w obszarze finansów publicznych, wspartą studiami podyplomowymi z zakresu finansów i rachunkowości oraz audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej w jsfp. Zdobywczyni I miejsca w całorocznym konkursie Księgowy Budżetu w latach 2017-2019