Odprawy i odszkodowania dla pracowników - jak je przyznawać i wypłacać

Rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę wiąże się z dokonaniem rozliczenia z pracownikiem. W takiej sytuacji pracodawca ma często obowiązek wypłaty m.in. wynagrodzenia za pracę, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a w niektórych przypadkach określonych w przepisach ogólnie obowiązujących lub wynikających z porozumienia z pracownikiem - również odprawy, odszkodowania czy innych rekompensat, jeżeli zostały przewidziane w związku z ustaniem zatrudnienia. O ile odprawy i odszkodowania przysługujące na podstawie regulacji powszechnych są ustalane jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, o tyle zalecaną praktyką będzie, aby zasady określania wysokości podobnych świadczeń, ale zaoferowanych pracownikom dobrowolnie, ustalać w postanowieniach wewnątrzzakładowych.

Wszystkie odprawy i odszkodowania, jeżeli nie stanowią ukrytego wynagrodzenia pracownika i przysługują w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i fundusze pozaubezpieczeniowe (FP i FS oraz FGŚP). Tylko niektóre nie stanowią podstawy obliczenia podatku, np. odprawa pośmiertna. Poniżej omówiono najczęściej przyznawane odprawy i odszkodowania.

Odprawa w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z przyczyn dotyczących pracodawcy

Rozwiązanie umowy z pracownikiem za wypowiedzeniem lub za porozumieniem stron przez pracodawcę z powodów leżących wyłącznie po jego stronie może się wiązać z koniecznością wypłaty odprawy. Zwolnieni z tego obowiązku są tylko pracodawcy zatrudniający do 19 pracowników. Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, ma obowiązek naliczyć i wypłacić odprawy. Stanowi o tym ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969).

Przepisy tej ustawy stosowane są w razie konieczności rozwiązania stosunków pracy wyłącznie z przyczyn niedotyczących pracowników przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników za wypowiedzeniem lub porozumieniem stron;

• za wypowiedzeniem dokonanym przez ww. pracodawcę, jeżeli w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie (grupowe) obejmuje co najmniej:

- 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,

- 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników,

- 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników;

W ww. liczbie mogą znajdować się rozwiązania umów za porozumieniem stron, jeżeli dotyczy to co najmniej 5 pracowników.

Przykładami przyczyn rozwiązania stosunku pracy, które nie dotyczą pracowników, są m.in.: upadłość pracodawcy, likwidacja zakładu pracy, działu lub stanowiska pracy, redukcja zatrudnienia, zmiany organizacyjne lub technologiczne, reorganizacja zakładu pracy, aspekty finansowe. Zatem nie są to przypadki, kiedy pracownik źle wykonywał swoją pracę i z tego powodu zostaje zwolniony.

Tego rodzaju odprawy są wypłacane w przypadku nie tylko zwolnień grupowych, ale także indywidualnych. Może zostać bowiem zwolniony jeden pracownik, a mimo to pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty odprawy, jeśli obiektywnie rzecz ujmując, pracownik w żaden sposób nie przyczynił się do swojego zwolnienia. Dzieje się tak dlatego, że obowiązek wypłaty odprawy z ustawy o zwolnieniach grupowych w takim przypadku ma też pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, jeżeli dochodzi do rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, stanowiących wyłączny powód tego rozwiązania (za wypowiedzeniem lub za porozumieniem stron), a zwolnienia w okresie nieprzekraczającym 30 dni obejmują mniejszą liczbę pracowników niż wyżej określona (art. 10 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych).

WAŻNE!

Prawo do odprawy mają też pracownicy zwalniani z przyczyn ich niedotyczących w ramach zwolnień indywidualnych przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników.

Wysokość odprawy jest uzależniona od stażu pracy pracownika. Nie jest jednak uwzględniany jego ogólny staż pracy, lecz wyłącznie staż u danego pracodawcy. Im dłużej pracownik był zatrudniony, tym wyższa odprawa mu przysługuje.

Do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy należy wliczyć wszystkie okresy jego pracy, nawet jeśli wystąpiły między nimi przerwy i bez względu na ich długość: kilkumiesięczne, kilkuletnie czy kilkunastoletnie, a także okres zatrudnienia w zakładzie pracy, który został przejęty przez obecnego pracodawcę na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy.

Tabela 1. Wysokość odprawy według przepisów ustawy o zwolnieniach grupowych

Podstawę wymiaru odprawy należy obliczyć według zasad właściwych dla ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jeżeli pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, określone w stałej miesięcznej wysokości (brak innych składników wynagrodzenia), zasada obliczenia odprawy jest prosta, ponieważ stanowi ona miesięczne wynagrodzenie zasadnicze lub jego wielokrotność należne w miesiącu nabycia prawa do odprawy. W przypadku gdy pracownik ma prawo także do innych składników wynagrodzenia lub jest wynagradzany w sposób zmienny, np. godzinowo albo prowizyjnie, należy ustalić średnią wysokość składników zmiennych i dopiero zaliczyć je do podstawy wymiaru odprawy.

Tabela 2. Sposób uwzględniania w podstawie wymiaru odprawy składników wynagrodzenia w zależności od ich rodzaju

PRZYKŁAD

Z pracownikiem działu IT zatrudnionym od 5 lat u obecnego pracodawcy rozwiązano umowę o pracę z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Powodem rozwiązania umowy była likwidacja stanowiska pracy w związku z podjęciem decyzji o outsourcingu usług IT. Pracownikowi przysługuje odprawa w wysokości 2-miesięcznego wynagrodzenia. Otrzymuje on stałe wynagrodzenie zasadnicze w miesięcznej wysokości 6500 zł i stałą miesięczną premię regulaminową - 500 zł. Dodatkowo, w związku z rozwiązaniem umowy, pracownik musiał przygotować dokumentację dotyczącą systemów informatycznych i przekazać ją zewnętrznej firmie IT. W związku z dodatkowymi obowiązkami w ostatnim półroczu powstała konieczność pracy w nadgodzinach. Jednak do podstawy obliczenia odprawy należy przyjąć tylko wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny wypłacone w ostatnich 3 miesiącach, poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy. Łącznie jest to kwota 3065 zł (752 zł + 850 zł + 1463 zł). Oprócz tego pracownik otrzymał jednorazową nagrodę uznaniową w kwocie 5000 zł, ponieważ mimo rozwiązania umowy pracował sumiennie do końca oraz odpowiednio zabezpieczył i opisał systemy. Do podstawy obliczenia odprawy należy przyjąć:

• stałe składniki wynagrodzenia: 6500 zł + 500 zł = 7000 zł,

• średnią ze zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconych w okresie ostatnich 3 miesięcy: 3065 zł : 3 miesiące = 1021,67 zł.

Przy dokonywaniu obliczeń nagrodę należy pominąć. Ma ona charakter jednorazowy i uznaniowy, a ponadto pracownik nie ma roszczenia o jej wypłatę. Podstawa odprawy wynosi 8021,67 zł (7000 zł + 1021,67 zł), a jej wysokość - 16 043,34 zł (8021,67 zł x 2 miesiące).

PRZYKŁAD

Firma handlowo-usługowa zlikwidowała magazyny w Warszawie i przeniosła tę część działalności do innego województwa. U tego pracodawcy nie wystąpiły przesłanki ekonomiczne z ustawy o COVID-19, tj. spadek obrotów gospodarczych czy istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń (art. 15gd ust. 1 ustawy o COVID-19). Zwolniono wszystkich pracowników magazynu oraz jego kierownika. Pracownicy nabyli prawo do 1- i 2-miesięcznych odpraw z ustawy o zwolnieniach grupowych. Kierownik magazynu, który był zatrudniony u tego pracodawcy przez 12 lat, ma prawo do 3-miesięcznej odprawy. Otrzymywał stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 14 000 zł oraz premie miesięczne uzależnione od liczby przyjętych i wydanych paczek, z tym że w ostatnich 4 miesiącach nie wypracował premii. Podstawę wymiaru odprawy stanowi stałe miesięczne wynagrodzenie, tj. 14 000 zł. Natomiast jej wysokość wynosi 42 000 zł (14 000 zł x 3 miesiące). Zgodnie z art. 8 ust. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych wysokość odprawy pieniężnej nie może przekraczać kwoty 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2020 r. wynosi 2600 zł, zatem odprawę należy ograniczyć do kwoty 39 000 zł (2600 zł x 15). Kierownik magazynu otrzyma odprawę w wysokości 39 000 zł.

PRZYKŁAD

Z wiceprezesem przedsiębiorstwa państwowego rozwiązano umowę o pracę. Jego wynagrodzenie miesięczne wynosi 18 000 zł. Ma on prawo do odprawy, z tym jednak zastrzeżeniem, że nie może ona przekroczyć 3-krotności miesięcznego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 12 ustawy z 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi, w razie odwołania ze stanowiska lub rozwiązania umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej będącej podstawą zatrudnienia przez podmiot zatrudniający, z innych przyczyn niż naruszenie podstawowych obowiązków ze stosunku zatrudnienia, osobom zatrudnionym m.in. na stanowisku wiceprezesa przedsiębiorstwa państwowego może być przyznana odprawa w wysokości nie wyższej niż 3-krotność wynagrodzenia miesięcznego. Podstawę wymiaru odprawy stanowi kwota 18 000 zł, a wysokość odprawy wyniesie 54 000 zł (18 000 zł x 3 miesiące).

PRZYKŁAD

Biuro turystyczne zajmujące się turystyką przyjazdową i wyjazdową w związku z ograniczeniem lotów z i do Polski zaprzestało świadczenia swoich usług. Wskutek tego musiało ograniczyć koszty i zredukować zatrudnienie. Została zwolniona połowa pracowników działu sprzedaży, zastępca głównego księgowego i dwóch pilotów-przewodników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Firma zanotowała spadek obrotów z powodu COVID-19, w związku z tym musi sprawdzić, czy spełnia warunki, aby ograniczyć wysokość odpraw do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia. Na podstawie art. 15gd ust. 1 ustawy o COVID-19 w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego przez tego pracodawcę pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, jeżeli przepisy przewidują obowiązek wypłacenia świadczenia, nie może przekroczyć 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Spadek obrotów gospodarczych został zdefiniowany w art. 15g ust. 9 ustawy o COVID-19. Należy przez to rozumieć spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym:

- nie mniej niż o 15%, obliczony jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po 31 grudnia 2019 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o dofinansowanie wynagrodzeń (należy przyjąć, że w tym przypadku chodzi o dzień nabycia przez pracownika prawa do odprawy), w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego;

lub

- nie mniej niż o 25%, obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po 31 grudnia 2019 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o dofinansowanie wynagrodzeń (należy przyjąć, że w tym przypadku chodzi o dzień nabycia przez pracownika prawa do odprawy), w porównaniu do obrotów z miesiąca poprzedniego.

W każdym z ww. przypadków za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych, gdy okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego, tj. w dniu innym niż pierwszy dzień danego miesiąca kalendarzowego. W związku z tym, że biuro turystyczne spełnia powyższe warunki, wysokość odpraw zostanie ograniczona do 26 000 zł. Odprawy większości zwalnianych pracowników nie zostaną ograniczone. Takie ograniczenie dotyczyć będzie wyłącznie zastępcy głównego księgowego, ponieważ jego stałe wynagrodzenie wynosi 9500 zł, a przysługuje mu 3-miesięczna odprawa (9500 zł x 3 miesiące = 28 500 zł). W tej sytuacji odprawa dla głównego księgowego zostanie ograniczona do 26 000 zł.

Odszkodowanie przysługujące z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia

W przypadku gdy przyczyną rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub na czas określony jest ogłoszenie likwidacji lub upadłości pracodawcy albo jest to inna przyczyna niedotycząca pracowników (np. likwidacja stanowiska pracy, zmiany organizacyjne, technologiczne), pracodawca może skrócić 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Skrócenia można dokonać nie więcej niż do 1 miesiąca. Konsekwencją tego jest obowiązek pracodawcy wypłaty pracownikom odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

PRZYKŁAD

Spółka prowadząca sprzedaż internetową oraz stacjonarną w kilkudziesięciu sklepach odzieżowych i zatrudniająca kilkuset pracowników zanotowała niską rentowność jednego ze sklepów stacjonarnych i podjęła decyzję o jego likwidacji. Ze względu na to, że termin najmu lokalu, w którym prowadzona jest działalność, kończy się 31 grudnia 2020 r., ten dzień powinien być ostatnim dniem pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w tym sklepie. Wręczanie rozwiązania umów o pracę zaplanowano na listopad 2020 r. Większość pracowników ma 1-miesięczny okres wypowiedzenia, ale jest też kilkunastu pracowników, których obowiązuje okres 3-miesięczny. W związku z tym pracownikom z najdłuższym okresem wypowiedzenia został on skrócony do 1 miesiąca. W konsekwencji stosunek pracy wszystkich pracowników zostanie rozwiązany 31 grudnia 2020 r. Pracownicy, którym przysługiwał 3-miesięczny okres wypowiedzenia, ale został skrócony o 2 miesiące, otrzymają odszkodowanie za 2 miesiące. Wszyscy pracownicy ze skróconym okresem wypowiedzenia otrzymują stałe wynagrodzenie miesięczne oraz mają prawo do premii miesięcznej za przekroczenie planów sprzedaży. W związku z niską sprzedażą żaden z pracowników nie otrzymał premii w ostatnim półroczu. W tej sytuacji odszkodowanie za 2 miesiące będzie stanowić 2-krotność wynagrodzenia zasadniczego pracowników określonego w ich umowie o pracę. W sklepie zatrudnionych jest 31 pracowników, z czego staż pracy 19 pracowników wynosi poniżej 3 lat, a 12 pracowników powyżej 3 lat. Ci ostatni będą mieć prawo do odszkodowania za skrócenie okresu wypowiedzenia. Łączna wysokość odszkodowań za skrócony okres wypowiedzenia, w celu utworzenia rezerw na przyszłe wypłaty, została oszacowana w następujący sposób:

Oprócz odszkodowań pracownicy otrzymają odprawy z ustawy o zwolnieniach grupowych w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Pracodawcy korzystający z możliwości skrócenia pracownikom okresu wypowiedzenia, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, mają obowiązek wypłaty odszkodowań za ten skrócony okres. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy zatrudniają mniej czy co najmniej 20 pracowników, jak w przypadku odpraw z ustawy o zwolnieniach grupowych.

Jeśli działalność likwiduje firma zatrudniająca do 19 pracowników, mają oni prawo do odszkodowania, natomiast nie otrzymają odprawy z ustawy o zwolnieniach grupowych. Nie wyklucza to jednak ustanowienia przez pracodawcę dobrowolnej odprawy czy rekompensaty, wypłacanej w związku z rozwiązaniem umów o pracę. Takie dobrowolne wypłaty mogą być przyznane wszystkim zwalnianym pracownikom lub tylko wybranym.

Odprawa emerytalno-rentowa

Jeżeli umowa o pracę zostaje rozwiązana w związku z tym, że pracownik przechodzi na emeryturę lub rentę, należy mu się odprawa emerytalno-rentowa. Jest to świadczenie jednorazowe, czyli można otrzymać je tylko raz i nie można nabyć ponownie do niego prawa (art. 92¹ § 1 Kodeksu pracy). W przypadku gdy pracownik otrzymał już odprawę rentową, a następnie osiągnął wiek emerytalny i rozwiązał umowę o pracę w związku z przejściem na emeryturę, nie nabędzie po raz drugi prawa do odprawy emerytalnej.

Wewnętrzne postanowienia w zakresie prawa pracy (np. regulamin wynagradzania) mogą przewidywać wyższą niż 1-miesięczna odprawę emerytalno-rentową (taka wynika z ogólnych przepisów Kodeksu pracy), np. stanowiącą równowartość 2-miesięcznego czy 4-miesięcznego wynagrodzenia.

Pracownik, który jest zatrudniony w więcej niż jednym zakładzie pracy lub jest zatrudniony na podstawie dwóch umów o pracę u tego samego pracodawcy, aby otrzymać odprawę, musi rozwiązać wszystkie stosunki pracy. Odprawa będzie wówczas przysługiwać od każdego pracodawcy. Rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić za porozumieniem stron lub wypowiedzeniem złożonym przez pracownika. Odprawa należy się także wówczas, gdy umowa rozwiązuje się z upływem okresu, na jaki została zawarta (wyrok SN z 28 lipca 1999 r., I PKN 174/99, OSNP 2000/21/786). Jednak w przypadku gdy pracownik rozwiąże umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy albo pracodawca rozwiąże umowę o pracę z pracownikiem bez zachowania okresu wypowiedzenia, odprawa nie przysługuje. Nie ma znaczenia, że pracownik przed rozwiązaniem umowy o pracę miał ustalone prawo do emerytury, ponieważ ustanie stosunku pracy nie nastąpiło w związku z przejściem na to świadczenie (wyrok SN z 16 listopada 2000 r., I PKN 81/00, OSNP 2002/11/265).

WAŻNE!

Odprawa emerytalna nie przysługuje pracownikowi, z którym stosunek pracy został rozwiązany w trybie bez wypowiedzenia z jego winy, jak i z winy pracodawcy.

Odprawa emerytalna staje się wymagalna od dnia rozwiązania umowy o pracę w związku z przejściem na emeryturę lub rentę także wówczas, gdy decyzja o przyznaniu emerytury (renty) została wydana w trakcie trwania stosunku pracy, ale też po jego rozwiązaniu.

Pracodawca może ponownie zatrudnić pracownika, który rozwiązał umowę o pracę w związku z przejściem na emeryturę i otrzymał odprawę z tego tytułu. Zazwyczaj umowę o pracę zawiera się po kilku lub kilkunastu dniach od rozwiązania poprzedniej. Umowa o pracę może być zawarta na pełny etat lub jego część - zgodnie z wolą stron. Pracownik będący w powszechnym wieku emerytalnym może uzyskiwać przychody bez limitów ograniczających emeryturę. Dodatkowo te przychody będą mieć w przyszłości wpływ na wysokość emerytury, pod warunkiem że pracownik-emeryt złoży wniosek o ponowne jej przeliczenie.

Nie uprawnia do otrzymania odprawy emerytalno-rentowej rozwiązanie umowy o pracę, wskutek czego były pracownik będzie pobierał świadczenie przedemerytalne lub rentę rodzinną. Jeśli natomiast przechodzi na wcześniejszą emeryturę, zachowuje prawo do odprawy.

WAŻNE!

Przejście na wcześniejszą emeryturę uprawnia pracownika do odprawy emerytalnej.

Odprawa pośmiertna

W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna (art. 93 § 1 Kodeksu pracy).

Odprawa pośmiertna przysługuje małżonkowi (bez spełniania dodatkowych warunków, z wyjątkiem pozostawania w związku małżeńskim z pracownikiem w chwili jego śmierci), a także innym członkom rodziny, którzy spełniają warunki do uzyskania renty rodzinnej, w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Osobami tymi są:

• dzieci do uzyskania 16 lat, a po osiągnięciu tego wieku, pod warunkiem kontynuowania nauki w szkole, do ukończenia 25 lat,
• wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie przed osiągnięciem pełnoletności,
• rodzice, jeśli pracownik przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania i w chwili jego śmierci ukończyli 50 lat, są całkowicie niezdolni do pracy lub wychowują dzieci uprawnione do renty rodzinnej.

Wysokość odprawy pośmiertnej jest uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy.

Tabela 3. Wysokość odprawy pośmiertnej

Odprawę pośmiertną pracodawca dzieli w równych częściach między wszystkich uprawnionych. W przypadku gdy do odprawy ma prawo jedna osoba, przysługuje jej połowa ustalonej kwoty. Odprawę pośmiertną należy ustalić według zasad właściwych dla obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Odszkodowanie w przypadku wygaśnięcia umowy o pracę z powodu śmierci pracodawcy

W przypadku śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną umowa o pracę wygasa, chyba że pracownik zostanie przejęty przez innego pracodawcę na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy lub jeśli zostanie ustanowiony zarząd sukcesyjny.

Jeśli pracownik nie został przejęty przez innego pracodawcę i nie został ustanowiony zarząd sukcesyjny, pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. Pracownik ma w tym zakresie roszczenie w stosunku do spadkobierców zmarłego pracodawcy. Dotyczy to zarówno odszkodowania za okres wypowiedzenia, jak i niewypłaconego wynagrodzenia za pracę oraz ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Wysokość odszkodowania jest uzależniona od rodzaju umowy o pracę i okresu zatrudnienia u zmarłego pracodawcy, a w konsekwencji od długości okresu wypowiedzenia, który będzie obowiązywał pracownika. W takiej sytuacji odszkodowanie będzie przysługiwać za 3 dni, 1 tydzień, 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące.

Odszkodowanie z umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy

W przypadku pracowników mających dostęp do informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, istnieje możliwość zawarcia umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Jest to umowa odrębna od umowy o pracę. W umowie o zakazie konkurencji strony określają:

• okres, przez który pracownik po rozwiązaniu umowy o pracę musi powstrzymać się od działalności konkurencyjnej, oraz
• wysokość odszkodowania, która będzie przysługiwać pracownikowi, jeśli spełni warunki umowy. Odszkodowanie nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Odszkodowanie może zostać wypłacone jednorazowo lub w miesięcznych ratach (art. 101² § 3 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD

Firma farmaceutyczna zatrudniła dyrektora handlowego, z którym oprócz umowy o pracę zawarła umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Umowę o zakazie konkurencji strony podpisały na okres 18 miesięcy. Określono w niej, że działalnością konkurencyjną w stosunku do pracodawcy jest prowadzenie wszelkiej działalności farmaceutycznej, zasiadanie w zarządzie lub radzie nadzorczej firm farmaceutycznych, prowadzenie działalności na rzecz firm farmaceutycznych oraz zatrudnienie w firmach farmaceutycznych na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych. Wysokość odszkodowania została określona jako 75% miesięcznego wynagrodzenia i będzie wypłacana w miesięcznych ratach. Warunkiem wypłaty odszkodowania jest złożenie co miesiąc przez byłego pracownika oświadczenia, że zachowuje warunki umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy i powstrzymuje się od działalności konkurencyjnej.

Pracownik w okresie zatrudnienia miał prawo do następujących składników wynagrodzenia:

- wynagrodzenie zasadnicze w ostatnim miesiącu zatrudnienia: 38 500 zł,

- premia roczna: 102 000 zł.

Podstawę ustalenia wysokości odszkodowania stanowi kwota 47 000 zł, tj.:

38 500 zł + 8500 zł (102 000 zł : 12 miesięcy) = 47 000 zł.

Miesięczna wysokość odszkodowania wynosi 35 250 zł (47 000 zł x 75%), a odszkodowanie za 18 miesięcy stanowi kwota 634 500 zł (35 250 zł x 18 miesięcy).

Zasadniczo, jeśli pracodawca uporczywie nie wywiązuje się z obowiązku wypłaty odszkodowania, były pracownik może podjąć działalność konkurencyjną. Może się też powstrzymać od podjęcia działalności konkurencyjnej i mieć roszczenie do byłego pracodawcy o wypłatę odszkodowania.

Co istotne, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może rozwiązać umowę o zakazie konkurencji z zachowaniem 7-dniowego okresu wypowiedzenia (art. 15gf ustawy o COVID-19). Możliwość rozwiązania takiej umowy istniała też bez stosowania ww. przepisu, jeżeli strony umowy tak postanowiły w jej treści.

Rekompensaty z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy

Pracodawca, który decyduje się na rozwiązanie umowy o pracę, jest zobowiązany do wypłaty pracownikowi wszelkich należnych świadczeń. Chodzi przede wszystkim o wynagrodzenie za pracę, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz odprawy i odszkodowania, jeśli obowiązek ich wypłaty wynika z przepisów prawa pracy.

Pracodawca może nie ograniczać się do wypłaty tylko tych świadczeń. Ma prawo przyznać pracownikowi dodatkową odprawę lub rekompensatę w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę. Wysokość odprawy i rekompensaty może być dowolna. Natomiast często ustalana jest jako równowartość utraconych przez pracownika korzyści.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników wypowiada jednemu z nich stosunek pracy z powodu likwidacji stanowiska. Pracownikowi nie przysługuje odprawa, więc firma postanowiła zrekompensować to odprawą dobrowolną w wysokości równowartości odprawy wynikającej z ustawy o tzw. zwolnieniach grupowych. Postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

PRZYKŁAD

Pracodawca wręczył pracownikowi 3-miesięczne wypowiedzenie. Po jego złożeniu pracownik i pracodawca zawarli porozumienie w sprawie wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 36 § 6 Kodeksu pracy. Zamiast po 3 miesiącach umowa o pracę rozwiąże się po 2 tygodniach. W porozumieniu strony stosunku pracy określiły też wartość rekompensaty, którą pracodawca wypłaci pracownikowi. Będzie ona stanowiła 2,5-krotności miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Takie postępowanie jest prawidłowe.

PRZYKŁAD

Pracodawca przygotował rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia oraz 2 opcje rozwiązania umowy za porozumieniem stron. W pierwszym przypadku zaproponował rozwiązanie umowy po wykorzystaniu przez pracownika urlopu wypoczynkowego, tj. po 2 miesiącach, i rekompensatę w wysokości 1-miesięcznego wynagrodzenia, a w drugim rozwiązanie umowy z końcem bieżącego miesiąca i rekompensatę w wysokości 4-miesięcznego wynagrodzenia, która stanowi 48 000 zł. Takie postępowanie jest prawidłowe.

Takie dodatkowe rekompensaty pracodawcy proponują swoim pracownikom np. w przypadku rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron w związku z likwidacją stanowiska pracy. W takiej sytuacji pracownik zgadza się na tę formę rozwiązania umowy, a w zamian za to oprócz obowiązkowej odprawy otrzymuje od pracodawcy wynegocjowaną z nim rekompensatę. Dodatkowe odprawy i rekompensaty wprowadzane są również w przypadku rozwiązania umów m.in. z członkami zarządu, kadrą menadżerską wyższego szczebla oraz pracownikami posiadającymi unikatową dla pracodawcy wiedzę. Tego rodzaju wypłaty są niekiedy zagwarantowane już w umowie o pracę. Zatem w przypadku rozwiązania stosunku pracy pracownik nabywa do nich prawo zgodnie z postanowieniami umowy.

Należy przy tym zwrócić uwagę na stosowane nazewnictwo świadczeń. Zdarza się, że pracodawca ustala z pracownikiem określoną dodatkową kwotę, która zostanie mu wypłacona, ale w dokumencie rozwiązującym umowę nazywa ją premią, premią uznaniową czy nagrodą. W konsekwencji niepotrzebnie zwiększa koszty firmy.

Ustalanie wysokości i rozliczenie odpraw, odszkodowań i dodatkowych rekompensat

Wysokość odprawy i odszkodowania przysługujących na podstawie ogólnych przepisów Kodeksu pracy najczęściej należy ustalać jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Wyjątek stanowi odszkodowanie za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej po ustaniu zatrudnienia. W tym przypadku, wobec braku szczegółowych regulacji i aby uniknąć wątpliwości, strony powinny określić sposób ustalenia jego wysokości w zawartej umowie.

Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:

• odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,
• odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy,
• odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji,
• odprawy wypłacone pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej,
• należne od pracodawcy odszkodowania za utratę lub uszkodzenie w związku z wypadkiem przy pracy przedmiotów osobistego użytku oraz przedmiotów niezbędnych do wykonywania pracy.

Natomiast zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych są m.in.:

• odprawy pośmiertne;
• otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, oraz otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z postanowień układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów lub statutów, o których mowa w art. 9 § 1 Kodeksu pracy, z wyjątkiem:

- określonych w prawie pracy odpraw i odszkodowań z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

- odpraw pieniężnych wypłacanych na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,

- odpraw i odszkodowań z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia funkcjonariuszom pozostającym w stosunku służbowym,

- odszkodowań przyznanych na podstawie przepisów o zakazie konkurencji,

- odszkodowań wynikających z zawartych umów lub ugód innych niż ugody sądowe;

• inne odszkodowania lub zadośćuczynienia otrzymane na podstawie wyroku lub ugody sądowej, do wysokości określonej w tym wyroku lub tej ugodzie, z wyjątkiem odszkodowań lub zadośćuczynień dotyczących korzyści, które podatnik mógłby osiągnąć, gdyby nie wyrządzono mu szkody.

Spośród odpraw, odszkodowań i rekompensat, które wypłaca pracodawca zgodnie z przepisami prawa pracy lub na podstawie porozumień, tylko odprawa pośmiertna jest zwolniona z opodatkowania. Pozostałe, jak m.in. odprawa w związku z rozwiązaniem stosunku pracy bez winy pracownika, odprawa emerytalno-rentowa, odszkodowanie z tytułu skróconego okresu wypowiedzenia, odszkodowanie na podstawie umowy o zakazie konkurencji i inne odprawy, odszkodowania i rekompensaty, są opodatkowane na zasadach ogólnych.

PRZYKŁAD

Pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę bez jego winy. Pracownik był zatrudniony u tego pracodawcy przez 4 lata. Ma on prawo do 2-miesięcznej odprawy. Jego wynagrodzenie zasadnicze wynosiło w ostatnim miesiącu pracy 5200 zł i nie uzyskiwał innych zmiennych składników wynagrodzenia.

Kwotę odprawy przypadającą do wypłaty należy obliczyć następująco:

• odprawa brutto: 5200 zł x 2 miesiące = 10 400 zł,

• podstawa opodatkowania: 10 400 zł,

• zaliczka na podatek dochodowy: 10 400 zł x 17% = 1768 zł,

• odprawa netto: 10 400 zł - 1768 zł = 8632 zł.

PRZYKŁAD

Po zmarłym pracowniku jedyną osobą uprawnioną do odprawy pośmiertnej jest jego żona. Ma ona prawo do odprawy w wysokości połowy należnej kwoty. Odprawa wynosi 7350 zł, ale żonie przypada 3675 zł. Odprawa jest zwolniona z podatku dochodowego, zatem pracodawca powinien wypłacić ją w wysokości 3675 zł.

PODSUMOWANIE:

1. W przypadku gdy wyłączna przyczyna rozwiązania stosunku pracy z pracodawcą zatrudniającym przynajmniej 20 pracowników leży po stronie pracodawcy, pracownikom zwalnianym w ten sposób przysługuje odprawa. Jej wysokość jest uzależniona od stażu pracy u zwalniającego pracodawcy.

2. Pracodawca, który decyduje się skrócić okres wypowiedzenia pracownika, musi wypłacić mu odszkodowanie za skróconą część.

3. Prawo do odprawy emerytalno-rentowej pracownik może nabyć tylko raz.

4. Małżonek zmarłego pracownika nabywa prawo do odprawy pośmiertnej bez spełniania dodatkowych warunków. Natomiast pozostali członkowie rodziny zmarłego, aby otrzymać odprawę, muszą spełnić warunki właściwe dla uzyskania renty rodzinnej.

5. Odszkodowanie z umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy strony mogą ustalić powyżej gwarantowanego minimum, tj. powyżej 25% wynagrodzenia.

6. Pracodawca może przyznać pracownikom dodatkowe rekompensaty związane z ustaniem zatrudnienia według zasad ustalonych z pracownikiem.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 9 § 1, art. 36 § 1 i § 6, art. 36¹ § 1, art. 63² § 1-3, art. 92¹ § 1-6, art. 101² § 1-3¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 2, art. 12 ustawy z 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 2136

• art. 15g ust. 9, art. 15gb ust. 2, art. 15gd ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1747

• art. 1 ust. 1, art. 8 ust. 1-4, art. 10 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969

• art. 21, ust. 1 pkt 3 lit. a-d, g i pkt 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1565

• § 6-8, § 14-17 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

• § 2 ust. 1 pkt 1-9 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927

• § 2 pkt 2-5, pkt 7 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

Renata Guza-Kiliańska

ekonomista, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z 20-letnim doświadczeniem, kierownik działu outsourcingu usług kadrowo-płacowych