Jakie konsekwencje ponosi pracodawca, który nieterminowo wypłaca wynagrodzenia

Przepisy ochronne Kodeksu pracy ograniczają dowolność pracodawcy w określaniu terminów i częstotliwości wypłaty pensji. Każdy pracodawca może te kwestie uregulować w sposób dla siebie dogodny, przy czym terminy określone w jego firmie nie mogą być mniej korzystne niż wynikające z Kodeksu pracy. Naruszając ogólne przepisy w zakresie wypłaty wynagrodzenia, pracodawca ponosi określone konsekwencje. Mogą nimi być m.in. rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia, obowiązek zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie, a także odpowiedzialność za wykroczenie.

Pracodawca ma obowiązek wypłacać pracownikom wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 § 1 Kodeksu pracy). Zasadą jest, że wynagrodzenie wypłacane jest z dołu, czyli za pracę wykonaną. Wypłata z góry jest bardziej korzystna dla pracowników, a zatem takie rozwiązanie jest także dopuszczalne, co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 191/99, OSNP 2000/22/814).

Wypłata wynagrodzenia najpóźniej 10 dnia następnego miesiąca

Wynagrodzenie za dany miesiąc musi zostać wypłacone niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, to pracodawca, aby nie narazić się na zarzut nieterminowej wypłaty, musi jej dokonać w dniu poprzedzającym (art. 85 § 2-3 Kodeksu pracy). Przesunięcie wypłaty wynagrodzenia na następny miesiąc może dotyczyć m.in. pracowników zatrudnionych w systemie akordowym czy prowizyjnym. Może przy tym powstać wątpliwość, czy możliwe jest ustalenie w jednej firmie kilku terminów wypłaty wynagrodzeń. Należy przyjąć, że nie ma w tym zakresie przeszkód, jeśli pracownicy otrzymują wynagrodzenia, których ustalenie następuje w różnych terminach.

PRZYKŁAD

Pracownicy biurowi otrzymują pensje w stałej wysokości. Natomiast pracownikom fizycznym oprócz wynagrodzenia określonego w stałej stawce miesięcznej przysługują zmienne składniki. W takiej sytuacji nie dojdzie do naruszenia przepisów, w tym zasady równego traktowania pracowników, jeśli pracownicy biurowi będą otrzymywali wynagrodzenie ostatniego dnia miesiąca, zaś termin wypłaty wynagrodzenia dla pracowników fizycznych, którego wysokość trzeba każdorazowo wyliczyć, zostanie ustalony na 10 dzień następnego miesiąca.

Obowiązek comiesięcznej wypłaty wynagrodzenia nie dotyczy tylko tych jego składników, które są wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc. Te składniki wynagrodzenia wypłacane są z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (np. trzynastki). Jak trafnie zauważył Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 5 kwietnia 2007 r. (III APa 111/06):

SA

Na wynagrodzenie (miesięczne) składają się takie części, które mogą być określone wynagrodzeniem ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami prawnymi, a w szczególności, iż mogą one, w przypadku pominięcia konkretnego składnika w ustalonym terminie płatności (art. 85 kp) stanowić podstawę do wystąpienia z roszczeniem (…). Omawiana regulacja prawna nie dotyczy natomiast świadczeń uznaniowych (premii uznaniowych i nagród), których przyznanie jest pozostawione w gestii pracodawcy.

Podobnie uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 23 maja 2014 r. (II PK 273/13), w którym wskazał, że przepisy Kodeksu pracy nie precyzują, czy przyznana nagroda powinna być wypłacona przy najbliższym wynagrodzeniu. Nie ma zatem przeszkód, aby taka wypłata została odroczona w czasie. Niektóre świadczenia mogą być wypłacane pracownikom w innych terminach. Jak trafnie wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 21 lutego 2017 r. (I PK 300/15):

SN

Rozliczenie kosztów podróży służbowej jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Traktowanie ryczałtu jako wypłaty kompensacyjnej eliminuje możliwość uznania go za wynagrodzenie za pracę. Może to mieć znaczenie przy ocenie daty wymagalności świadczenia, gdyż art. 85 k.p. dotyczy ochrony wynagrodzenia za pracę.

W przypadku pracowników pracujących za granicą trzeba odróżnić datę wypłaty wynagrodzenia od daty jego przekazania na rachunek bankowy w Polsce. W wyroku z 21 października 2015 r. (I PK 303/14) Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że:

SN

Umowa pracownika z pracodawcą o transfer wynagrodzenia za pracę należnego za pracę wykonywaną za granicą na konto bankowe pracownika w Polsce może dotyczyć wyłącznie wynagrodzenia, którym pracownik już dysponuje. Transfer może dotyczyć zatem wynagrodzenia, którego pełna wysokość została przez pracodawcę ustalona w ustawowym okresie obrachunkowym i które zostało postawione do dyspozycji pracownika niezwłocznie po ustaleniu, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 734 k.c. i art. 85 § 1 i 2 k.p.).

Termin wypłaty wynagrodzenia w przepisach wewnątrzzakładowych

Uszczegółowienie konkretnych terminów wypłaty wynagrodzeń u pracodawcy powinno nastąpić w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym. Jeśli pracodawca nie tworzy regulaminu lub pracownicy nie są objęci układem, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi pisemnej informacji w zakresie wypłaty wynagrodzenia (art. 29 § 3 pkt 2 Kodeksu pracy). Zakres dowolności pracodawcy w ustaleniu terminu wypłaty wynagrodzenia ograniczają wskazane wcześniej przepisy Kodeksu pracy. Oznacza to, że wewnętrzne regulacje mogą wprowadzać tylko bardziej korzystne, niż przewiduje to Kodeks pracy, zasady wypłaty wynagrodzeń. Dopuszczalne byłoby zatem wprowadzenie wypłaty tygodniowej zamiast miesięcznej oraz ustalenie wcześniejszego terminu wypłaty wynagrodzenia.

Jednak takie korzystniejsze dla pracowników regulacje mogą niekiedy zaszkodzić pracodawcy. Niedotrzymanie przez pracodawcę terminu wypłaty wynagrodzenia, nawet jeżeli termin ten nie przekroczy ustalonego przepisami Kodeksu pracy, może bowiem zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków wobec pracownika - wyrok Sądu Najwyższego z 18 marca 2015 r. (I PK 197/14, OSNP 2017/1/4). Jak uzasadnił Sąd Najwyższy w przywołanym wyroku:

SN

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia za pracę w terminie wcześniejszym niż określony w art. 85 § 2 k.p., jako korzystniejszy dla pracownika, może być wprowadzony zarówno przepisami niższej rangi (art. 9 k.p.), jak i umową o pracę (art. 18 k.p.). W każdym z tych przypadków jest to "stały i ustalony z góry termin" w rozumieniu art. 85 § 1 k.p., a niewypłacanie w tym terminie wynagrodzenia za pracę stanowi naruszenie podstawowego obowiązku pracodawcy określonego w art. 94 pkt 5 k.p., choćby opóźnienie w wypłacie nie przekraczało maksymalnego terminu przewidzianego w art. 85 § 2 k.p.

Jeśli pracodawca zdecyduje w wewnętrznych regulacjach o wypłacie pracownikom wynagrodzenia wcześniej lub częściej, niż przewiduje to Kodeks pracy, powinien stosować te zasady. Ich złamanie naraża pracodawcę na zarzut naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracowników w zakresie wypłaty wynagrodzenia.

Trudności z terminową wypłatą wynagrodzenia

W żadnym przypadku terminu wypłaty wynagrodzeń nie można opóźnić w sposób zgodny z prawem.

PRZYKŁAD

Pracodawca ma stałego kontrahenta, który cykliczną transzę pieniędzy za wykonane usługi przekazuje na rachunek bankowy pracodawcy zawsze 15 dnia danego miesiąca. Nie jest możliwe przesunięcie terminu wypłaty wynagrodzeń pracowników np. na 20 dzień każdego miesiąca, nawet jeśli uzasadniają to względy ekonomiczne.

Należy wziąć też pod uwagę, że pracodawca nie ma prawa powoływać się na trudności płatnicze, przesuwając termin wypłaty wynagrodzeń. Przepisy określające ten termin mają bowiem charakter bezwzględnie obowiązujący (uzasadnienie wyroku SN z 17 grudnia 1996 r., II UKN 32/96, OSNP 1997/15/275). Nawet wyrażenie przez pracowników zgody nie pozwala zmodyfikować bezwzględnego charakteru przepisów Kodeksu pracy dotyczących terminów wypłacania wynagrodzeń. Wyraźna akceptacja propozycji pracodawcy przez wszystkich pracowników nie spowoduje bowiem uchylenia nielegalności takich działań.

PRZYKŁAD

Pracodawca za zgodą pracowników wprowadził zasadę wypłacania wynagrodzeń za poprzedni miesiąc 25 dnia każdego kolejnego miesiąca. Pracownik po 2 latach wniósł pozew o odsetki ustawowe za opóźnienie. Sąd uwzględni to roszczenie za każdy miesiąc, za który wynagrodzenie zostało wypłacone po 10 dniu danego miesiąca. Wszyscy inni pracownicy aż do okresu przedawnienia także będą mogli dochodzić ustawowych odsetek za opóźnienie w wypłacie.

Odsetki ustawowe za nieterminową wypłatę wynagrodzenia

Skutki naruszania przepisów o terminowej wypłacie wynagrodzeń mogą dotknąć pracodawcę na kilku płaszczyznach. Pierwszym, najmniej dotkliwym, efektem opóźnienia w wypłacie pensji jest konieczność zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie (od 29 maja 2020 r. wynoszą one 5,6% w stosunku rocznym, ale mogą być też wyższe, jeżeli tak postanowią strony stosunku pracy). Odsetki należy liczyć od kwoty wynagrodzenia brutto (uchwała Sądu Najwyższego z 19 września 2002 r., III PZP 18/02, OSNP 2003/9/214). Pracownikowi przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie od wynagrodzenia wypłaconego po ustalonym terminie płatności nawet wtedy, gdy nie zgłosił takiego żądania pracodawcy. W wyroku z 10 sierpnia 2005 r. (I CK 110/05) Sąd Najwyższy uznał, że:

SN

Fakt "zgłoszenia" lub "niezgłoszenia" roszczenia o odsetki za opóźnienie nie ma wpływu na jego powstanie, gdyż o tym, że wierzycielowi należą się odsetki, przesądza sam fakt opóźnienia się dłużnika ze spełnieniem świadczenia głównego.

PRZYKŁAD

Pracodawca wskutek problemów związanych z płatnościami od dostawców opóźnił o 2 miesiące wypłatę wynagrodzenia za sierpień 2020 r. Pracownicy otrzymali je 23 października 2020 r. zamiast 31 sierpnia 2020 r. (ustalonym u tego pracodawcy terminem płatności wynagrodzeń jest ostatni dzień miesiąca). Zatrudnieni wystąpili o wypłatę odsetek ustawowych (5,6% rocznie). Wynagrodzenie jednego z pracowników wynosi 3650 zł brutto. Odsetki należy obliczyć w następujący sposób:

• 3650 zł x 5,6% = 204,40 zł (odsetki roczne),

• 204,40 zł : 366 dni = 0,56 zł (odsetki za 1 dzień),

• 0,56 zł x 53 dni = 29,68 zł (odsetki za 53 dni opóźnienia).

Odsetki są zwolnione z podatku i składek ZUS.

Odsetki naliczane są oddzielnie od dnia przypadającego po dniu wymagalności każdej kolejnej wypłaty pensji. Oznacza to, że nawet jeśli po dłuższym czasie firma ureguluje zaległe zobowiązania, to pracownik przez okres 3 lat będzie mógł żądać należnych odsetek od każdej takiej spóźnionej płatności. Dopiero po tym okresie pracodawca będzie mógł powołać się na zarzut ich przedawnienia. O zapłatę takich odsetek pracownik czy były pracownik może wystąpić do sądu, nawet gdy wszystkie należności główne zostały już uregulowane po terminie. Dla nabycia prawa do odsetek bez znaczenia pozostaje przyczyna opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia. Pracodawca będzie zobowiązany do ich zapłaty także wówczas, gdy nie ponosi winy za opóźnienie w wypłacie. Bez znaczenia dla zasadności żądania odsetek pozostaje również to, czy pracownik poniósł szkodę w wyniku opóźnionej wypłaty wynagrodzenia. Należy nadmienić, że gdyby nastąpiła taka szkoda w wyniku zawinionych działań pracodawcy, pracownik może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych. Jeśli przekroczenie terminu było niewielkie, wysokość odsetek nie będzie znacząca, a pracownikowi zwykle nie będzie opłacało się wszczynać sporu sądowego o same odsetki.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika i żądanie odszkodowania

Znacznie poważniejsze konsekwencje wiążą się z innymi decyzjami, do których skłonić może pracownika opóźnianie przez pracodawcę wypłaty pensji.

Pracownik może wypowiedzieć umowę o pracę w trybie natychmiastowym. Niewypłacanie wynagrodzenia jest bowiem klasycznym przykładem zaniechania pracodawcy uprawniającego pracownika do rozwiązania umowy z winy pracodawcy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Zgodnie z poglądem utrwalonym w orzecznictwie przesłanką rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy jest zarówno całkowite zaprzestanie przez pracodawcę wypłaty wynagrodzenia, jak i wypłacanie wynagrodzenia nieterminowo lub w zaniżonej wysokości (wyrok SN z 18 marca 2015 r., I PK 197/14, OSNP 2017/1/4).

WAŻNE!

Przesłanką rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia jest zarówno całkowite zaprzestanie przez pracodawcę wypłaty wynagrodzenia, jak i wypłacanie wynagrodzenia nieterminowo lub w zaniżonej wysokości.

Oświadczenie woli pracownika o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia musi zostać złożone pracodawcy na piśmie. Powinno ono wskazywać przyczynę rozwiązania umowy. Pracownik musi również zachować termin do złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy. Wynosi on 1 miesiąc od dnia, w którym pracownik dowiedział się o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy. Sądy łagodniej podchodzą do sporadycznego niewypłacania niewielkiej części wynagrodzenia, uznając, że nie jest ono ciężkim naruszeniem obowiązku pracodawcy. Jednak dla oceny, czy ta część jest niewielka (drobna), powinno się ją porównać z całym wynagrodzeniem pracownika (wyrok SN z 27 lipca 2012 r., I PK 53/12, OSNP 2013/15-16/173).

Oprócz rozwiązania umowy o pracę w ww. trybie pracownik ma też prawo żądać odszkodowania. Jego wysokość jest uzależniona od obowiązującego pracownika okresu wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia. Odszkodowanie należne pracownikowi obliczane jest według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Skarga do PIP i wydanie nakazu wypłaty wynagrodzenia

Opóźnienie wypłaty pensji może skończyć się złożeniem przez pracownika skargi do Państwowej Inspekcji Pracy. Stając się podmiotem kontrolowanym przez PIP, pracodawca zwykle nie będzie wiedział, że kontrola została wszczęta na wniosek pracownika. Inspektor pracy może wydać pracodawcy nakaz wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę. Taki nakaz wydawany jest w trybie administracyjnym. Dotyczyć może wszelkich świadczeń należnych pracownikom, a więc nie tylko wynagrodzenia zasadniczego i dodatków, ale też m.in. odpraw, ekwiwalentów czy nagród jubileuszowych. Nakaz dotyczący wypłaty wynagrodzenia jest natychmiast wykonalny. Wydany przez inspektora pracy ma charakter decyzji administracyjnej skierowanej do pracodawcy. Celem nakazu jest zdyscyplinowanie pracodawcy i wymuszenie przestrzegania przez niego przepisów prawa pracy przez ewentualne nałożenie kary grzywny. Nakaz powinien zawierać: oznaczenie organu PIP, który go wydał, datę wydania nakazu oraz oznaczenie pracodawcy, do którego jest adresowany, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, termin usunięcia stwierdzonych uchybień oraz pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych. Musi także zawierać uzasadnienie prawne i faktyczne - zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. Nakaz inspektora PIP można zaskarżyć, ale i tak decyzja nakazująca wypłatę wynagrodzenia jest wykonalna natychmiast z mocy prawa. W orzecznictwie przyjmuje się, że art. 11 pkt 7 ustawy z 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, który kształtuje uprawnienia inspektora PIP w zakresie wydawania tego nakazu, bezwzględnie przesądza o nadaniu decyzji zobowiązującej do wypłaty należnego wynagrodzenia rygoru natychmiastowej wykonalności. Oznacza to, że ustawodawca nie pozostawia organom administracyjnym żadnego luzu decyzyjnego w tym zakresie. Nakaz wypłaty wynagrodzenia może być wydany tylko wtedy, gdy naruszenie przepisów jeszcze trwa.

WAŻNE!

Nakaz wypłaty wynagrodzenia może być wydany tylko wówczas, gdy pracodawca nadal nie dokonał tej wypłaty.

Kontrola inspekcji pracy w czasie, kiedy wykryto nieprawidłowości w przestrzeganiu terminów wypłaty wynagrodzeń, może skutkować jeszcze poważniejszą konsekwencją dla pracodawcy. Niewypłacanie pracownikom wynagrodzenia, niewypłacenie go w terminie, bezpodstawne obniżenie wynagrodzenia lub dokonanie bezprawnego potrącenia stanowi bowiem wykroczenie (art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Odpowiedzialność za nieterminową wypłatę wynagrodzenia ponosi pracodawca (będący osobą fizyczną) lub osoba działająca w jego imieniu, jak również każda inna osoba uprawniona do podejmowania decyzji w sprawie opóźnionej wypłaty wynagrodzenia, np. pracownik księgowości. Sankcją za wykroczenie objęta jest nieterminowa wypłata nie tylko wynagrodzenia zasadniczego, ale też każdego innego składnika wynagrodzenia pracownika. Osobie odpowiedzialnej za popełnienie tego wykroczenia może zostać wymierzona kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Karę może nałożyć inspektor PIP w postaci mandatu. Maksymalna wysokość grzywny nałożonej mandatem wynosi 2000 zł (z wyjątkiem dotyczącym powtórnego ukarania w ciągu 2 lat, wtedy grzywna może wynieść 5000 zł). W pozostałych przypadkach w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika orzeka sąd na podstawie wniosku złożonego przez inspektora pracy, który w tego typu sprawach jest oskarżycielem publicznym. W każdej sprawie o wykroczenie wniosek może wnieść także prokurator. Jeszcze bardziej dotkliwe konsekwencje mogą spotkać pracodawcę (bądź osobę działającą w jego imieniu), który nie wykonuje obowiązku wypłaty wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia ze stosunku pracy, będąc do tego zobowiązany orzeczeniem sądu. Czyn taki stanowi przestępstwo, a jego sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 55 § 1¹, art. 84-85, art. 94 pkt 5, art. 282 § 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 218 § 3 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1444; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1517

• art. 17 § 2, art. 95 § 3, art. 96 § 1a i 1b ustawy z 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 729; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1423

• art. 11 pkt 7 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1251

• art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1565

• obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z 14 lipca 2020 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie - M.P. z 2020 r. poz. 627

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu