Odpowiedzialność pracodawcy za wykroczenia przeciwko prawom pracownika

Naruszenie przepisów prawa pracy, które stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym, jest zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł. Ukarany może być pracodawca lub pracownik dopuszczający się takiego wykroczenia. Kontrola i nałożenie kary za wykroczenia przeciwko prawom pracownika należą do uprawnień inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy.

Każde zachowanie pracodawcy sprzeczne z przepisami prawa pracy jest bezprawne, jednak nie każde będzie stanowiło wykroczenie. Aby dane działanie lub zaniechanie zostało uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, musi być zawarte w katalogu wykroczeń uregulowanym w Kodeksie pracy (dział XIII - odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika). Jest to katalog zamknięty. Oznacza to, że niewskazane w nim bezprawne zachowania nie będą karane jak wykroczenia.

Tabela 1. Wykroczenia z zakresu prawa pracy

1. Kto może popełnić wykroczenie

Wykroczenie w zakresie prawa pracy popełniane jest przez pracodawcę. Jednak przy ustalaniu, kogo ukarać za wykroczenie, pojęcie "pracodawca" jest dosyć szerokie. U mniejszych pracodawców odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika zazwyczaj można przypisać bezpośrednio osobie pracodawcy. Należy jednak pamiętać, że pracodawca, w szczególności gdy jest większą jednostką organizacyjną, ma prawo w ramach działań dotyczących czynności z zakresu prawa pracy posiłkować się upoważnionymi osobami działającymi w jego imieniu. W takiej sytuacji do odpowiedzialności wykroczeniowej może być pociągnięta taka osoba.

Przykład

Pracodawca zatrudnił pracownika, który ma prowadzić sprawy kadrowe oraz płacowe. Do zakresu obowiązków pracownika należy m.in. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. W toku kontroli inspektor pracy ustalił, że wspomniany pracownik po zakończeniu zatrudnienia pracowników pracujących na podstawie umów terminowych usuwał ich akta osobowe, zamiast je dalej przechowywać. W takiej sytuacji inspektor pracy będzie miał prawo nałożyć na tego pracownika, jako działającego w imieniu pracodawcy, karę grzywny w formie mandatu karnego.

W przypadku wykroczeń dotyczących bhp sprawcą ich może być ten, kto jest odpowiedzialny za stan bezpieczeństwa i higieny pracy, albo ten, kto kieruje pracownikami lub innymi osobami fizycznymi i nie przestrzega przepisów lub zasad bhp. Karę może zatem ponieść kierownik, mistrz, brygadzista czy koordynator (w przypadku gdy w jednym miejscu i czasie pracę wykonują pracownicy różnych pracodawców).

Tabela 2. Kto może zostać ukarany za wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym

2. Kto ściga wykroczenia przeciwko prawom pracownika

Organem zobowiązanym do kontroli naruszeń praw pracowniczych jest Państwowa Inspekcja Pracy. Do jej zadań należy kontrola pracodawców oraz nakładanie sankcji. Natomiast w przypadkach wymagających poważniejszych sankcji decyzję o ukaraniu podejmuje sąd.

3. Wysokość kary

W przypadku wykroczeń przeciwko prawom pracownika, w zależności od wykroczenia i okoliczności mu towarzyszących, nakładane są kary grzywny od 1000 do 30 000 zł. W przeważającej większości przypadków stosowane są kary grzywny w zakresie dolnej granicy ustawowego zagrożenia. Wynika to z faktu, że inspektor pracy nie jest uprawniony do nakładania grzywny w pełnej wysokości wynikającej z przepisów Kodeksu pracy. Wysokość grzywny nakładanej przez inspektora jest limitowana i mieści się w widełkach od 1000 do 2000 zł. Jednak w sytuacji recydywy istnieje możliwość nałożenia przez inspektora kary w wysokości do 5000 zł. Wyższe kary nakładane są przez sąd.

Jeśli chodzi o wysokość kar za wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym, należy rozróżnić dwa pojęcia często używane zamiennie, jednak niebędące tym samym - "grzywna" oraz "mandat". Grzywna stanowi karę przewidzianą w katalogu kar zawartym w Kodeksie pracy w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Mandat natomiast jest grzywną, jednak nakładaną przez inspektora pracy w szczególnym postępowaniu, jakim jest postępowanie mandatowe. Stanowi ono więc szczególnego rodzaju pozasądowe postępowanie, w ramach którego nakładana jest grzywna w drodze mandatu karnego.

WAŻNE (!)

Kara grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracowników może wynosić od 1000 do 30 000 zł.

Konieczną przesłanką ukarania za wykroczenie grzywną w postępowaniu mandatowym jest zgoda na przyjęcie tego mandatu wyrażona przez osobę, która dopuściła się wykroczenia. Jednak odmowa przyjęcia mandatu będzie skutkowała wystąpieniem do sądu z wnioskiem o ukaranie.

Możliwe jest także skierowanie od razu do sądu wniosku o ukaranie w sytuacji, gdy inspektor pracy uzna, że pracodawca powinien ponieść dotkliwszą karę wykraczającą poza kwotę grzywny, którą można nałożyć w postępowaniu mandatowym. O wyborze zastosowania trybu ukarania będzie decydował w pierwszej kolejności stopień społecznej szkodliwości czynu.

Przykład

Inspektor pracy w ramach kontroli w zakładzie pracy nr 1 ujawnił, że pracodawca nie zapewnił szkoleń okresowych pracownikom zatrudnionym na stanowiskach administracyjno-biurowych. W zakładzie pracy nr 2 inspektor ustalił, że pracodawca nie przeprowadził szkoleń wstępnych pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, wykonujących prace szczególnie niebezpieczne, ponadto pracodawca notorycznie nie zapewnia również okresowych szkoleń. W zakładzie pracy nr 1 inspektor będzie mógł nałożyć grzywnę w drodze mandatu karnego do 2000 zł. Jednak w przypadku zakładu pracy nr 2, uwzględniając stopień naruszeń, inspektor będzie miał pełne prawo skierować wniosek do sądu o ukaranie wyższą grzywną niż 2000 zł.

Inspektor pracy w następstwie kontroli ma także prawo zrezygnować z wystawienia mandatu czy skierowania wniosku o ukaranie wyższą grzywną. Wówczas ma do dyspozycji środki prawne - nakazy i wystąpienia.

Przykład

Inspektor pracy skontrolował zakład pracy. Kontrola wykazała, że pracodawca naruszył przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych (niezapewienie 14 dni nieprzerwanego urlopu). Ponieważ wykroczenie było pierwszym tego typu i doszło do niego u 2 z 50 pracowników, inspektor skierował do pracodawcy wystąpienie.

W szczególnych sytuacjach inspektor pracy może zastosować wyłącznie ustne pouczenie pracodawcy. Dotyczy to pracodawców rozpoczynających działalność, jak również sytuacji, gdy nie stwierdzono bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących pracę ani nie stwierdzono popełnienia wykroczenia z winy umyślnej.

Należy jednak brać pod uwagę, że każdy inspektor pracy to niezależny organ, który dokonuje ustaleń stanu faktycznego w zakresie przysługującej mu szerokiej autonomii. Nałożenie kary uzależnione jest od swobodnego uznania inspektora, który jednak powinien uwzględnić stopień społecznej szkodliwości wykroczenia. Wybierając karę, inspektor powinien uwzględnić w szczególności:

• rodzaj i rozmiar szkody wyrządzonej wykroczeniem,
• stopień winy,
• pobudki,
• sposób działania,
• stosunek do pokrzywdzonego,
• właściwości, warunki osobiste i majątkowe sprawcy.

4. Procedura ukarania pracodawcy

Procedura ukarania pracodawcy za popełnienie wykroczenia nie została uregulowana w Kodeksie pracy. Zatem należy w tym zakresie odwołać się do przepisów Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia oraz praktyki. Wygląda ona następująco:

Krok 1. Czynności kontrolne inspektora pracy

Ustalenie przez inspektora pracy okoliczności wskazujących na popełnienie wykroczenia w ramach postępowania kontrolnego (wyjaśniającego).

Krok 2. Ocena okoliczności

Uwzględnienie przez inspektora pracy okoliczności branych pod uwagę w zakresie ustalania wysokości grzywny nakładanej w drodze mandatu (w tym uwzględnienie zasady, zgodnie z którą jeżeli ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określonym w Kodeksie pracy popełnia w ciągu 2 lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie, właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy może w postępowaniu mandatowym nałożyć grzywnę w wysokości do 5000 zł).

Krok 3. Nałożenie grzywny

Inspektor pracy nakładający grzywnę jest zobowiązany wskazać jej wysokość, określić zachowanie stanowiące wykroczenie, czas i miejsce jego popełnienia oraz kwalifikację prawną, a także poinformować sprawcę wykroczenia o prawie odmowy przyjęcia mandatu karnego i o skutkach prawnych takiej odmowy.

Krok 4. Przyjęcie mandatu lub odmowa jego przyjęcia

Zasadą jest, że sprawca wykroczenia może odmówić przyjęcia mandatu karnego. W razie odmowy przyjęcia mandatu karnego lub nieuiszczenia w wyznaczonym terminie grzywny nałożonej mandatem inspektor pracy nakładający grzywnę występuje do sądu z wnioskiem o ukaranie.

Krok 5. Uchylenie prawomocnego mandatu karnego

Prawomocny mandat karny podlega niezwłocznie uchyleniu, jeżeli grzywnę nałożono za czyn niebędący czynem zabronionym jako wykroczenie albo na osobę, która popełniła czyn zabroniony przed ukończeniem 17 lat, albo gdy ustawa stanowi, że sprawca popełnił wykroczenie, ale z powodu obrony koniecznej, stanu wyższej konieczności, działania w przypadku choroby psychicznej, upośledzenia umysłowego lub innego zakłócenia czynności psychicznych uniemożliwiającego rozpoznanie znaczenia czynu. Uchylenie następuje na wniosek ukaranego, jego przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego, złożony nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się mandatu, lub na wniosek organu, którego funkcjonariusz nałożył grzywnę, albo z urzędu.

5. Charakterystyka wybranych wykroczeń z zakresu prawnej ochrony pracy

5.1. Obchodzenie pracowniczej formy zatrudnienia

W praktyce często zdarzają się sytuacje, gdy pracodawca zawiera umowę cywilnoprawną, np. umowę zlecenia, mimo że faktyczne warunki wykonywania pracy w pełni odpowiadają stosunkowi pracy (praca wykonywana w podporządkowaniu, w określonym miejscu i czasie). W takiej sytuacji, jeżeli inspektor pracy stwierdzi, że pracobiorca wykonuje swoje obowiązki w ramach stosunku pracy, wówczas nie ma możliwości przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, jednak może nałożyć na pracodawcę lub osoby działające w jego imieniu karę grzywny. Pracę na umowę zlecenie za stosunek pracy może natomiast uznać sąd pracy.

5.2. Brak zawiadomienia PIP o umowie na czas określony

Zasadą jest, że okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest limitowany (maksymalnie 33 miesiące i 3 umowy na czas określony). Limity te nie obowiązują m.in. w sytuacji wystąpienia obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy uzasadniających dłuższe zatrudnienie na czas określony. Pracodawca, który zawarł pozalimitową umowę na czas określony w warunkach przyczyn obiektywnych, musi zawiadomić o tym fakcie PIP. Ponieważ przepisy wymagają nie tylko zawiadomienia o zawarciu umowy przekraczającej limit, ale i wskazania przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy, sankcja za wykroczenie może zostać nałożona w sytuacji, gdy pracodawca zupełnie zaniecha zawiadomienia o zawarciu umowy terminowej, jak również gdy pracodawca w jego treści nie wskaże przyczyn uzasadniających zawarcie takiej pozalimitowej umowy.

5.3. Wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy z rażącym naruszeniem przepisów

Jeśli inspektor pracy stwierdzi, że pracodawca, wypowiadając lub rozwiązując z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, w sposób rażący narusza przepisy prawa pracy, wówczas ma prawo pociągnąć pracodawcę do odpowiedzialności za wykroczenie. O rażących przypadkach można w szczególności mówić w sytuacji braku uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Rażące będzie również rozwiązanie umowy z pracownikiem w okresie ochronnym.

Pracodawca, który w sposób rażący naruszył przepisy związane z wypowiadaniem lub rozwiązywaniem umów o pracę bez wypowiedzenia, ryzykuje, że pracownik skorzysta ze swoich uprawnień i skieruje sprawę nie tylko do PIP, która nałoży mandat, ale i do sądu pracy, który może orzec o bezskuteczności wypowiedzenia, przywróceniu pracownika do pracy lub odszkodowaniu.

5.4. Naruszanie przepisów o czasie pracy

Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o czasie pracy, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł. Należy zwrócić uwagę, że przepis regulujący omawiane wykroczenie nie wskazuje, że naruszenie to ma mieć charakter rażący. Tym samym, w zależności od decyzji inspektora, wykroczeniem może być każde naruszenie przepisów o czasie pracy, począwszy od niewielkiego uchybienia w zakresie prowadzonej ewidencji czasu pracy, a skończywszy np. na uporczywym naruszaniu limitów odpoczynku.

5.5. Wykroczenia związane z dokumentacją pracowniczą

Kodeks pracy reguluje trzy rodzaje wykroczeń, jakie można popełnić w związku z naruszeniem obowiązków dotyczących dokumentacji pracowniczej. Polegają one na:

• zaniechaniu prowadzenia dokumentacji,
• braku przechowywania dokumentacji przez wymagany czas,
• pozostawianiu dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

O nieprowadzeniu dokumentacji można mówić w sytuacji, gdy pracodawca od samego początku prowadzonej działalności nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, jak również w sytuacji, gdy podczas prowadzenia działalności uznał to za zbędną formalność i zaprzestał prowadzenia dokumentacji.

Kwestia przechowywania dokumentacji przez określony czas (standardowo przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł) nie budzi większych wątpliwości.

Natomiast warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej (w szczególności papierowej) nie zostały w sposób precyzyjny uregulowane. Przepisy wskazują jedynie, że pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. W szczególności powinien to robić przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Czym jest odpowiednia wilgotność czy temperatura, tego przepisy prawa pracy nie wyjaśniają. Tym samym inspektor pracy jako niezależny organ będzie decydował, czy w konkretnym przypadku doszło do pozostawienia dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. O wykroczeniu można mówić w sytuacji, gdy stworzone przez pracodawcę warunki sprzyjają uszkodzeniu lub zniszczeniu dokumentacji niezależnie od tego, czy skutek w postaci uszkodzenia lub zniszczenia nastąpił.

5.6. Wykroczenia związane z wypłatą świadczeń pracowniczych

Kto wbrew obowiązkowi:

• nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika,
• wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża,
• dokonuje bezpodstawnych potrąceń,

podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Najpopularniejszym wykroczeniem z powyższej grupy jest zaniżanie wynagrodzenia, jak również zaniechanie obowiązku jego wypłacania w ogóle. W takiej sytuacji należy się spodziewać nie tylko odpowiedzialności za wykroczenie w postaci mandatu. Inspektor, który stwierdzi niewypłacenie lub zaniżenie wynagrodzenia, a należności będą miały charakter bezsporny, wyda nakaz zapłaty (decyzję nakazową).

5.7. Wykroczenia związane z urlopem wypoczynkowym

Kto nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, popełnia wykroczenie. Warto zauważyć, że wykroczenia związane z urlopami zostały ograniczone tylko do sytuacji nieudzielenia urlopu lub obniżenia jego wymiaru. Zatem nie będzie wykroczeniem np. naruszenie trybu udzielania urlopów, czyli niesporządzenie planu urlopów w sytuacji, gdy jest on wymagany.

5.8. Wykroczenia z zakresu bhp

W praktyce każdy przejaw naruszenia przepisów lub zasad bhp ujawniony przez inspektora może skutkować odpowiedzialnością z tytułu wykroczenia. Do powszechnych sytuacji skutkujących odpowiedzialnością wykroczeniową można zaliczyć:

• brak badań lekarskich,
• brak szkoleń bhp,
• brak ocen ryzyka zawodowego.

Inspektorzy ujawniają również przypadki naruszenia przepisów dotyczących wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież oraz obuwie robocze.

Rzadziej w praktyce występującym wykroczeniem jest brak zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy, prokuratora lub innego właściwego organu o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może on być uznany za wypadek przy pracy.

Wszystkie wykroczenia z zakresu problematyki bhp zagrożone są karą grzywny od 1000 do 30 000 zł. Podczas wymierzania wysokości mandatu przez inspektora dużo zależy od okoliczności konkretnego przypadku.

Warto mieć świadomość, że wykroczenia z zakresu bhp mogą skończyć się nie tylko na mandacie czy skierowaniu sprawy przez inspektora do sądu bądź prokuratury. Jeżeli w czasie dwóch kolejnych kontroli inspektor wykaże rażące naruszenia przepisów bhp, wówczas będzie mógł skierować do ZUS wniosek o podwyższenie dla pracodawcy składek na ubezpieczenie wypadkowe o 100% na najbliższy rok składkowy.

Podstawa prawna:

• art. 281-283 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

• art. 10 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1251

• art. 95 § 3, art. 96 § 1, art. 97, art. 99, art. 101 ustawy z 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 729; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1423

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych