Zawieszenie działalności gospodarczej - odpowiedzi na 10 pytań z praktyki

Zawieszenie działalności gospodarczej jest rozwiązaniem poważnie rozważanym przez przedsiębiorców, którzy ze względu na warunki spowodowane pandemią przez dłuższy czas nie uzyskują z prowadzonej działalności wystarczających przychodów (lub przychody te zmalały nawet do zera). Najważniejszą korzyścią w okresie zawieszenia jest zwolnienie z opłacania składek ZUS oraz podatków dochodowych. Za okres zawieszenia nie wpłaca się zaliczek podatkowych, ryczałtu czy karty podatkowej. Przedsiębiorca zasadniczo nie musi również przekazywać dokumentacji - rozliczeń ZUS ani deklaracji VAT.

Najważniejszym i podstawowym zakazem obowiązującym przedsiębiorców zawieszających działalność jest zakaz prowadzenia działalności oraz zakaz uzyskiwania z niej bieżących przychodów. Ustawa - Prawo przedsiębiorców pozwala jednak na dokonywanie określonych czynności związanych z działalnością w okresie zawieszenia.

 1. Kto i na jak długo może zawiesić działalność. Jakich formalności trzeba dopełnić

Działalność może zawiesić przedsiębiorca niezatrudniający osób w ramach stosunku pracy (z wyłączeniem osób przebywających na urlopach m.in. macierzyńskich i wychowawczych). Prawo do zawieszenia działalności przysługuje zatem:

• osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG,
• wspólnikom spółek cywilnych,
• spółkom osobowym, w tym: jawnym, partnerskim, komandytowym, komandytowo-akcyjnym,
• spółkom kapitałowym: z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnym.

Podmiot zawieszający działalność gospodarczą nie musi wskazywać powodów zawieszenia i nie są one ustawowo określone (z wyjątkiem zawieszenia działalności w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, które zostało uregulowane odrębnymi przepisami).

Wniosek o zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej zgłasza się w pierwszej kolejności właściwemu organowi rejestrowemu - Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowemu Rejestrowi Sądowemu (KRS).

Zgłoszenie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej - najważniejsze formalności

* Jeżeli okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej obejmuje wyłącznie pełny luty danego roku kalendarzowego, za minimalny okres zawieszenia przyjmuje się liczbę dni lutego przypadającą w danym roku.

Wszystkie wymienione wnioski i formularze urzędowe można złożyć elektronicznie, bez konieczności wizyty w urzędzie. Szczegółowe instrukcje dla poszczególnych dokumentów można znaleźć na stronie www.biznes.gov.pl.

2. Jak zawiesić działalność gospodarczą w ZUS

Oczywiście nie ma prawnej możliwości, aby zawieszenie działalności dotyczyło wyłącznie sfery ubezpieczeń społecznych - zawieszenie skutkuje bowiem koniecznością zaprzestania działalności gospodarczej we wszystkich jej aspektach (poza ustawowymi wyjątkami, o których poniżej).

Jeżeli natomiast chodzi o formalny aspekt zawieszenia działalności, to w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG po złożeniu wniosku o zawieszenie działalności przedsiębiorca nie musi już wykonywać innych czynności. Przed zgłoszeniem zawieszenia najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, w której przedsiębiorca albo w ogóle nie zatrudniał pracowników, albo stosunek pracy każdego z nich uległ rozwiązaniu przed datą zawieszenia. W związku z tym wszyscy pracownicy zostali wyrejestrowani z ubezpieczeń, z ubezpieczenia zdrowotnego wyrejestrowano także członków ich rodzin. W takiej sytuacji obowiązek sporządzenia niezbędnej dokumentacji ZUS spoczywa na tym organie.

A zatem, na podstawie informacji z CEIDG, ZUS z urzędu sporządzi formularze:

• ZUS ZWPA - wyrejestrowanie płatnika składek,
• ZUS ZWUA - wyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz wyrejestrowanie z ubezpieczeń osób współpracujących,
• ZUS ZCNA - wyrejestrowanie członków rodziny osoby ubezpieczonej - osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz osoby współpracującej.

W przypadku podmiotów, które dokonują zawieszenia w KRS (spółki prawa handlowego), na podstawie informacji z KRS, ZUS z urzędu wyrejestruje spółkę jako płatnika składek, za pomocą formularza ZUS ZWPA.

O dokonaniu dodatkowych czynności muszą jednak pamiętać wspólnicy spółek osobowych (jawnej, komandytowej, partnerskiej), a także wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o.

Obowiązek wyrejestrowania ich własnej działalności pozarolniczej, jako wspólników (a nie działalności samej spółki), spoczywa jednak na tych osobach. Muszą one same przekazać do ZUS formularze:

• ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń wspólnika),
• ZUS ZCNA (wyrejestrowanie zgłoszonych członków rodziny wspólnika),
• ZUS ZWPA (wyrejestrowanie wspólnika jako płatnika składek).

WAŻNE

Wspólnicy spółek osobowych oraz jednoosobowych spółek z o.o. w przypadku zawieszenia działalności przez spółkę mają obowiązek we własnym zakresie wyrejestrować się z ubezpieczeń jako osoby prowadzące działalność pozarolniczą, a także wyrejestrować z ubezpieczenia zdrowotnego zgłoszonych członków rodzin i siebie - jako płatników składek.

 3. Co z osobami korzystającymi z urlopów macierzyńskiego i wychowawczego oraz ze zleceniobiorcami

Zasadniczo działalność gospodarczą może zawiesić tylko przedsiębiorca (przedsiębiorcy), który nie zatrudnia pracowników, a zatem osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy na podstawie:

• umowy o pracę,
• powołania, mianowania, wyboru,
• spółdzielczej umowy o pracę.

Przeszkody do zawieszenia działalności gospodarczej nie stanowi natomiast korzystanie z usług zleceniobiorców.

Ponadto od 30 kwietnia 2018 r. działalność gospodarczą może zawiesić również przedsiębiorca zatrudniający pracowników, ale tylko przebywających na urlopie:

• macierzyńskim,
• na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• wychowawczym,
• rodzicielskim (pod warunkiem że nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu).

Przedsiębiorca musi mieć jednak świadomość bardzo istotnej regulacji: jeżeli pracownik korzystający z ww. urlopów w okresie zawieszenia działalności zakończy urlop lub złoży wniosek o łączenie korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, wówczas ma prawo do wynagrodzenia przestojowego, określonego przepisami prawa pracy - aż do ostatniego dnia okresu zawieszenia działalności gospodarczej.

PRZYKŁAD

Piotr S. prowadzi działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG. Zatrudnia na pełny etat pracownicę, która obecnie przebywa na urlopie wychowawczym. Od 1 września 2020 r., w związku z pandemią koronawirusa, Piotr S. zawiesił w CEIDG prowadzenie działalności gospodarczej na okres do 31 sierpnia 2021 r.

2 listopada 2020 r. pracownica przebywająca na urlopie wychowawczym złożyła pracodawcy zawiadomienie o rezygnacji z urlopu wychowawczego, na mocy art. 186³ Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownica może zrezygnować z urlopu najpóźniej na 30 dni przed terminem zamierzonego podjęcia pracy. Pracodawca ma obowiązek uwzględnić ten wniosek.

Jeżeli po powrocie pracownicy do pracy działalność nie zostanie "odwieszona", wówczas pracownica nie świadczy pracy, ale należne jest jej wynagrodzenie postojowe (zasadniczo - w wysokości stawki zaszeregowania, nie mniej niż minimalne wynagrodzenie za pracę). Piotr S. ma także obowiązek rozliczyć od kwot wynagrodzenia postojowego wszystkie należne daniny, w tym zaliczki na pdof oraz obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Piotr S. może także wznowić działalność, wówczas jego pracownica powróci do wykonywania pracy za pełnym wynagrodzeniem, a on sam będzie oczywiście mógł ponownie prowadzić działalność. Wówczas będzie jednak ponosił też wszystkie koszty jej prowadzenia.

WAŻNE

Jeżeli pracownik przerwie urlop związany z rodzicielstwem, a pracodawca nie odwiesi działalności gospodarczej, to będzie obowiązany wypłacać pracownikowi wynagrodzenie przestojowe przez cały okres zawieszenia.

 4. W którym dniu miesiąca najkorzystniej jest zawiesić działalność, aby zapłacić jak najmniej na rzecz ZUS

Uwzględniając zasady naliczania składek społecznych i zdrowotnych, najkorzystniej jest dokonywać zawieszenia na pełny miesiąc kalendarzowy, tj. od pierwszego dnia miesiąca. Tylko wówczas będziemy w całości zwolnieni ze składek ZUS za cały pierwszy miesiąc zawieszenia.

Składki na ubezpieczenia społeczne (oraz na Fundusz Pracy z FS) opłaca się proporcjonalnie za liczbę dni w miesiącu, w którym podlegało się tym ubezpieczeniom. Z kolei składkę na ubezpieczenie zdrowotne opłaca się w całości - niezależnie od tego, jak długi był okres podlegania ubezpieczeniu w danym miesiącu. Jest to składka miesięczna i niepodzielna.

PRZYKŁAD

Kalina W. od grudnia 2020 r. zawiesiła prowadzoną jednoosobowo działalność gospodarczą. Dotychczas opłacała z niej składki na zasadach ogólnych, z ubezpieczeniem chorobowym, od najniższej obowiązującej ją podstawy (składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy z FS stanowią zatem łącznie 34,09% minimalnej podstawy ich wymiaru).

Wariant I

Zawieszenie działalności nastąpiło od 1 grudnia 2020 r. W tej sytuacji przedsiębiorczyni opłaca pełną należność ZUS za listopad 2020 r., natomiast za grudzień 2020 r. nie opłaca już żadnych składek, ponieważ przez cały miesiąc nie podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu jako przedsiębiorca.

Wariant II

Zawieszenie działalności nastąpiło 2 grudnia 2020 r. W tej sytuacji Kalina W. ma obowiązek za grudzień 2020 r. opłacić:

■ składki na ubezpieczenia społeczne i FP - w kwocie ustalonej proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniom w tym miesiącu, tj. 34,49 zł, co wynika z wyliczenia:

[3136,20 zł : 31 dni grudnia] x 1 dzień podlegania ubezpieczeniom = 101,17 zł; 101,17 zł x 34,09% = 34,49 zł,

■ składkę na ubezpieczenie zdrowotne - w pełnej kwocie miesięcznej, tj. 362,34 zł.

Oznacza to, że prowadząc działalność tylko przez 1 dzień w grudniu 2020 r., przedsiębiorczyni musi wpłacić do ZUS łącznie 396,83 zł. Zawieszając działalność tylko 1 dzień wcześniej, za grudzień 2020 r. do ZUS nie musi wpłacać nic.

 5. Jak w okresie zawieszenia należy liczyć terminy ulg przysługujących przedsiębiorcy w zakresie składek ZUS (ulga na start, zasady preferencyjne)

Przepisy w tym zakresie nie są dla przedsiębiorców korzystne. Osoba, która:

• korzysta z ulgi na start na podstawie art. 18 ustawy - Prawo przedsiębiorców i opłaca z tytułu działalności przez 6 miesięcy tylko składkę zdrowotną lub
• korzysta z preferencyjnych zasad oskładkowania, na podstawie art. 18a ustawy systemowej (najniższa podstawa wymiaru składek społecznych wynosi dla niej 30% minimalnego wynagrodzenia),

zawieszając działalność musi liczyć się z tym, że okres zawieszenia nie wpłynie na wydłużenie prawa do ulgi w opłacaniu składek. Inaczej mówiąc - miesiące zawieszenia działalności wliczane są do przysługującej liczby miesięcy korzystania z ulgi.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że Kalina W. z poprzedniego przykładu korzystała z ulgi na start, a następnie korzysta z preferencyjnych zasad oskładkowania (opłaca składki społeczne od kwoty 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę). Ulga "preferencyjna" przysługuje jej do 31 grudnia 2021 r. Działalność gospodarcza, zawieszona 1 grudnia 2020 r., zostanie wznowiona od 1 września 2021 r.

Pomimo że w okresie od 1 grudnia 2020 r. do 31 sierpnia 2021 r. działalność gospodarcza nie była prowadzona, okres 24 miesięcy ulgi preferencyjnej nie został wydłużony ani przesunięty. Wznawiając działalność od 1 września 2021 r., przedsiębiorczyni może korzystać z ulgi już tylko przez 4 miesiące.

6. Czy w czasie zawieszenia działalności przedsiębiorca ma prawo do świadczeń opieki zdrowotnej na NFZ

Prawo do bezpłatnych świadczeń opieki zdrowotnej wygasa zasadniczo po upływnie 30 dni od daty ustania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego. Dla przedsiębiorcy termin ten biegnie od pierwszego dnia zawieszenia działalności gospodarczej. A zatem po upływie 30 dni od daty zawieszenia działalności przedsiębiorca traci prawo do bezpłatnej opieki zdrowotnej w ramach NFZ.

Aby to prawo zachować, może podjąć następujące działania:

• zgłosić się do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny - zgłoszenia takiego dokonuje najczęściej podlegający ubezpieczeniu małżonek przedsiębiorcy; za osobę zgłoszoną w taki sposób do ubezpieczenia zdrowotnego nie opłaca się dodatkowej składki zdrowotnej,
• zarejestrować się w urzędzie pracy i podlegać ubezpieczeniu zdrowotnemu jako osoba bezrobotna,
• przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego - wiąże się to jednak z opłacaniem z własnych środków składki na to ubezpieczenie.

PRZYKŁAD

Przy założeniu, że Kalina W. zawiesiła działalność gospodarczą od 1 grudnia 2020 r. (i nie posiadała innych tytułów do ubezpieczeń), od 31 grudnia 2020 r. utraciłaby prawo do świadczeń opieki zdrowotnej w ramach NFZ. Od 16 grudnia 2020 r. została jednak zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego, jako członek rodziny, przez pracodawcę swojego męża. Tym samym zachowuje prawo do państwowej, bezpłatnej opieki zdrowotnej.

7. Jakie działania związane z działalnością gospodarczą można wykonywać w czasie jej zawieszenia

W okresie zawieszenia działalność gospodarcza nie może być prowadzona. Dopuszczalne jest jednak wykonywanie określonych czynności, które mają na celu jej utrzymanie. Katalog takich czynności - uprawnień i obowiązków przedsiębiorcy - zawarty jest w art. 25 ust. 2 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Prawa i obowiązki przedsiębiorcy, który zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej

* Z wyłączeniem przedsiębiorców rozliczających się w formie karty podatkowej.

W praktyce więc w okresie zawieszenia przedsiębiorca nie może sprzedawać towarów i świadczyć usług ani wystawiać z tytułu bieżącej działalności żadnych faktur. Może jednak podejmować szereg czynności związanych z utrzymaniem zawieszonej działalności.

8. Czy w trakcie zawieszenia działalności można podejmować dorywcze prace związane z jej zakresem

Jeśli przedsiębiorca zawiesił prowadzenie działalności, to nie może uzyskiwać bieżących przychodów z jej prowadzenia. W okresie zawieszenia działalności nie wolno zatem wykonywać prac, które zgodnie z PKD są przedmiotem tej działalności, i pobierać za nie wynagrodzenia. Zakaz ten dotyczy w szczególności prac wykonywanych w ramach umów zlecenia czy umów o dzieło. Jeżeli zatem w trakcie zawieszenia przedsiębiorca nawiąże współpracę na podstawie umowy zlecenia (nawet pojedynczej i zawartej na krótki okres), której przedmiot pokrywa się z zakresem prowadzonej działalności, to uznaje się, że przychód uzyskany z tego tytułu jest przychodem z działalności gospodarczej (a nie z działalności wykonywanej osobiście). Jest to równoznaczne ze wznowieniem prowadzenia działalności.

WAŻNE

Zawarcie umowy zlecenia w zakresie zgodnym z zakresem zawieszonej działalności gospodarczej jest równoznaczne ze wznowieniem działalności ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Takie ograniczenia nie występują w przypadku zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Umowę o pracę w okresie zawieszenia działalności można zawrzeć i wykonywać bez przeszkód, nawet jeżeli przedmiot tej umowy jest tożsamy z przedmiotem działalności.

PRZYKŁAD

Jakub B. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług informatycznych, tworzenia oprogramowania i baz danych. Od 1 kwietnia 2020 r. zawiesił prowadzenie swojej firmy.

W listopadzie 2020 r. otrzymał od firmy prowadzącej sprzedaż wysyłkową pojedyncze zlecenie na rozszerzenie funkcjonalności aplikacji mobilnej udostępnianej klientom przez tego sprzedawcę.

Jeżeli Jakub B. zawrze taką umowę zlecenia i przystąpi do jej wykonywania, będzie to równoznaczne z "odwieszeniem" jego działalności. Uzyska przychody z tego tytułu, które będzie musiał opodatkować zgodnie z wybraną dla swojej działalności formą. Będzie także zobowiązany do ponownego opłacania składek ZUS jako przedsiębiorca.

Gdyby jednak firma wysyłkowa zatrudniła Jakuba B. na podstawie umowy o pracę i w ramach pracowniczych obowiązków wykonałby on m.in. rozszerzenie aplikacji mobilnej, nie wywołałoby to skutku w postaci wznowienia działalności. Zarówno podatek, jak i składki byłyby opłacane za Jakuba B. przez pracodawcę, jako płatnika, od przychodów uzyskanych z tytułu stosunku pracy.

9. Jakie konsekwencje w zakresie ubezpieczeń społecznych ma zawieszenie wykonywania działalności przez przedsiębiorcę ubezpieczonego w KRUS

Rolnik prowadzący działalność gospodarczą, podlegający ubezpieczeniom w KRUS, ma obowiązek opłacać składki społeczne:

• na ubezpieczenie emerytalno-rentowe - w podwójnej wysokości,
• na pozostałe ubezpieczenia: wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie - w pojedynczej wysokości.

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca wraca do zwykłego opłacania składek rolniczych, w pojedynczej wysokości na wszystkie ubezpieczenia.

WAŻNE

Przedsiębiorca podlegający ubezpieczeniom w systemie rolniczym w okresie zawieszenia działalności gospodarczej opłaca do KRUS niższe składki na ubezpieczenia społeczne.

Przedsiębiorca podlegający ubezpieczeniom w KRUS powinien rozważnie określić najkorzystniejszy dla siebie moment zawieszenia działalności gospodarczej. Składki rolnicze są bowiem opłacane kwartalnie, do końca pierwszego miesiąca danego kwartału. Korzystniej - z punktu widzenia płatności na rzecz KRUS - jest zawiesić działalność gospodarczą z końcem kwartału albo z pierwszym dniem kolejnego kwartału niż w jego trakcie. KRUS nie zwraca bowiem żadnej części składki zapłaconej z góry za cały kwartał. Analogicznie - po wznowieniu zawieszonej działalności trzeba wnieść podwójną opłatę z tytułu składek emerytalno-rentowych także za cały kwartał, niezależnie od tego czy "odwieszenie" firmy nastąpiło pod koniec czy w środku danego kwartału.

Przedsiębiorca ubezpieczony w KRUS ma obowiązek do 31 maja każdego roku przekazać do KRUS zaświadczenie z US lub własne oświadczenie o nieprzekroczeniu granicznej kwoty podatku z działalności gospodarczej za poprzedni rok. Na podstawie tego zaświadczenia/oświadczenia KRUS ustala, czy przedsiębiorca nadal ma prawo do podlegania ubezpieczeniom rolniczym. Podczas zawieszenia działalności obowiązek składania tego oświadczenia jest zawieszony (chociaż oddziały KRUS popierają częstą praktykę składania tego dokumentu przez przedsiębiorcę pomimo braku takiego obowiązku).

Obowiązkowe jest natomiast, w terminie 14 dni od wznowienia działalności, ponowne zawiadomienie KRUS o kontynuacji ubezpieczenia rolniczego przedsiębiorcy - tak jak zachodzi to w przypadku rozpoczynania prowadzenia działalności gospodarczej.

10. Z jaką datą można wznowić zawieszoną działalność gospodarczą

Działalność gospodarczą można zawiesić zarówno na czas z góry określony, jak i na czas nieokreślony. Zawieszona działalność zostanie wznowiona:

• w przypadku zawieszenia na czas określony (ze wskazaniem we wniosku o zawieszenie działalności daty jej wznowienia):

- automatycznie, zgodnie z wnioskiem o zawieszenie - jeżeli wznowienie następuje w dniu wskazanym w tym wniosku,

- na wniosek o wznowienie działalności, w dniu wskazanym przez przedsiębiorcę - jeżeli wznowienie następuje przed datą wskazaną we wniosku o zawieszenie;

• w przypadku zawieszenia na czas nieokreślony (bez wskazania we wniosku o zawieszenie działalności daty jej wznowienia) - w dniu wskazanym we wniosku o jej wznowienie.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 22-26 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 8 ust. 6, art. 18 ust. 8, art. 18a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1291

art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c, art. 67 ust. 4, art. 79, art. 81 ust. 2 i ust. 5-6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1398

art. 10 ust. 1 pkt 2-3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1565

art. 86, art. 186³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

art. 5a ustawy z 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 782

Joanna Stolarska

prawnik, ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były wieloletni pracownik ZUS