Komunikacja i podpis w nowym Pzp

Elektronizacja była jednym z głównych założeń reformy Prawa zamówień publicznych, które zaczną obowiązywać już od nowego roku. W tym kontekście wagi nabiera pytanie o sposób podpisywania dokumentów przetargowych oraz formy komunikacji na linii zamawiający - wykonawca.

W ustawie z 19 września 2019 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) wskazano trzy rodzaje podpisów dopuszczone w toku postępowania w warunkach komunikacji elektronicznej. Mowa tutaj o kwalifikowanym podpisie elektronicznym, podpisie zaufanym oraz podpisie osobistym. Warto wiedzieć, czym one się charakteryzują, oraz przygotować się od strony technicznej na ich weryfikację, aby w trakcie procedury umieć sprawdzić legalność oraz ważność przedkładanych przez wykonawców dokumentów.

Podpis kwalifikowany

Zgodnie z art. 78¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny, podpis kwalifikowany jest równoważny dla podpisu własnoręcznego, złożonego w formie pisemnej. Tym samym dla dokonania ważnej czynności prawnej z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli właśnie w postaci podpisu kwalifikowanego. Podpis taki poświadczony jest specjalnym certyfikatem, który umożliwia weryfikację osoby go składającej. Pozyskanie kwalifikowanej wersji podpisu następuje za pośrednictwem jednego z certyfikowanych dostawców wpisanych na listę prowadzoną przez Narodowe Centrum Certyfikacji.

Podpis zaufany

Wskazany w art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne podpis zaufany jest elektroniczną postacią podpisu, którego autentyczność i integralność zapewniana jest dzięki cyfrowej pieczęci ministra właściwego do spraw informatyzacji. Podpis taki zawiera m.in. dane niezbędne do identyfikacji osoby oraz czas jego złożenia na dokumencie. Podobnie jak podpis kwalifikowany, co do zasady, wywołuje on skutek równy własnoręcznemu podpisowi.

Podpis osobisty

Na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych podpis osobisty możemy zdefiniować jako zaawansowany podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego, który zgodnie z regulacjami unijnymi jest unikalnie przyporządkowany do osoby podpisującej, umożliwia ustalenie jej tożsamości, a także gwarantuje możliwą do identyfikacji każdą późniejszą zmianę w tak przygotowanym dokumencie. W przypadku woli dysponowania takim podpisem zostanie on wgrany do e-dowodu na wniosek zainteresowanego. Podobnie jak w dwóch wcześniejszych przypadkach, podpis osobisty wywołuje skutki analogiczne do własnoręcznego podpisania dokumentów w relacjach z urzędem.

Rodzaj postępowania a podpis

Rozróżnienie poszczególnych rodzajów podpisów jest istotne z punktu widzenia prawidłowego procedowania przetargów w zakresie oceny przedkładanych dokumentów. Ma również znaczenie w odniesieniu do komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami.

Regulacje w zakresie komunikacji są analogiczne w odniesieniu do postępowania krajowego i unijnego. Wyjątek stanowi art. 63 Pzp, który przewiduje, że:

• w przypadku postępowania o wartości równej lub przekraczającej progi unijne - ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców oraz oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, należy złożyć w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności,
• w przypadku postępowania poniżej progów unijnych - ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, należy składać w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, pod rygorem nieważności.

Zasady i wyjątki w komunikacji

Zasadą jest korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej, co zostało określone w art. 61 Pzp. Ale dopuszcza się tylko takie środki, jakie byłyby niedyskryminujące dla wykonawców, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne, czyli pozwalające na wymianę danych za pośrednictwem powszechnie wykorzystywanych systemów teleinformatycznych. Ważne, w szczególności w odniesieniu do składanych ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, aby dostępne formy komunikacji gwarantowały zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych, włącznie z ich poufnością oraz ochroną przed zbyt wczesnym odczytaniem.

Ustawodawca w art. 65 Pzp wskazał sytuacje, w których dopuszczone jest odstąpienie od użycia środków komunikacji elektronicznej. W szczególności, jeśli wynika to ze specjalistycznego charakteru zamówienia albo konieczności przedstawienia modelu lub próbki. W takim przypadku, m.in. w odniesieniu do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty, pracy konkursowej albo ich części, podmiotowego środka dowodowego lub przedmiotowego środka dowodowego, ich przekazanie powinno nastąpić w postaci nieelektronicznej, za pośrednictwem operatora pocztowego, posłańca lub osobiście.

Warto jednak podkreślić, iż wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców, oferty lub ich części należy składać w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

Dopuszczono także możliwość użycia przez wykonawców narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne, pod warunkiem spełniania przesłanek określonych w art. 66 Pzp, m.in. zapewnienia dostępu do tych środków bezpłatnie.

Podobnie, w przypadku zamówień na roboty budowlane lub konkursów istnieje możliwość wymagania od wykonawców przygotowania i przedstawienia ofert lub prac konkursowych z wykorzystaniem narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, których dostępność byłaby ograniczona, przy jednoczesnym zapewnieniu alternatywnego dostępu do takich narzędzi.

Ważne

Zamawiający w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie powinien zawrzeć informacje na temat możliwych do wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej, podając jednocześnie wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej.

Warto zaznaczyć, iż dopuszczona jest także komunikacja ustna, ale jedynie w toku negocjacji lub dialogu, a także w przypadku informacji, które nie byłyby istotne, a więc m.in. nie odnosiłyby się do ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, potwierdzenia zainteresowania, ofert lub prac konkursowych, pod warunkiem że zostałoby to udokumentowane.

Rafał Frankiewicz

doświadczony pracownik samorządowy, specjalista z zakresu prawa i administracji, ekspert w dziedzinie prawa podatkowego oraz prawa zamówień publicznych

Podstawy prawne

• art. 61, art. 63, art. 65, art. 66 ustawy z 11 września 2019 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1517)

• art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 332; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1517)

• art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 346; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1517)

• art. 78¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740)