Jak ująć w księgach rachunkowych zapłaconą podczas podróży służbowej opłatę klimatyczną

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Opłata klimatyczna należy do opłat lokalnych. Jej poniesienie przez firmę zwykle klasyfikowane jest w księgach rachunkowych jako koszty podatków i opłat (na konto 403 "Podatki i opłaty" - czyli podobnie jak inne podatki i opłaty lokalne). Jednakże w rozpatrywanym przypadku, tj. wysłania w delegację służbową pracownika, koszt opłaty klimatycznej należy zakwalifikować do kosztów podróży służbowej. W księgach rachunkowych będzie ona zaewidencjonowana:

Wn konto 409 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce wydzielone konto: "Koszty podróży służbowych") lub specjalnie wydzielone dla celów rozliczania podróży służbowych konto syntetyczne w ramach zespołu 4, np. 408 "Koszty podróży służbowych"

Ma konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

W sytuacji gdy podróż służbowa związana jest z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego, wówczas koszt opłaty klimatycznej zwiększy wartość początkową nabywanego lub wytwarzanego składnika majątku. Ewidencja tej opłaty w księgach rachunkowych będzie wówczas następująca:

Wn konto 080 "Środki trwałe w budowie"

Ma konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

Przykład

Pracownik został wysłany w podróż służbową, otrzymując na nią 1000 zł zaliczki. Po powrocie, na "poleceniu wyjazdu służbowego", przedstawił rozliczenie kosztów podróży, w którym wymienione zostały następujące elementy:

• 4 diety (4 x 30 zł) 120 zł

• bilet PKP 307,80 zł (w tym 22,80 zł VAT)

• faktura za noclegi (kwota brutto, na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnikom nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od nabytych usług noclegowych i gastronomicznych) 800 zł

• pokwitowanie stwierdzające pobranie opłaty klimatycznej 12 zł

Spółka do odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników stosuje przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Ewidencja w księgach rachunkowych:

1. KW - Zaliczka na poczet podróży służbowej

Wn konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 1000 zł

Ma konto 100 "Kasa" 1000 zł

2. PK - rozliczenie podróży służbowej (netto: 120 zł + 285 zł + 800 zł +12 zł) = 1217 zł

Wn konto 409 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: "Koszty podróży służbowych") - jeśli delegacja obciąża koszty podstawowe działalności jednostki lub alternatywnie Wn konto 080 "Środki trwałe w budowie" - jeśli delegacja związana jest z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego 1217 zł

Wn konto 222 "Rozliczenie podatku VAT naliczonego" kwota VAT zawarta w bilecie PKP 22,80 zł

Ma konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 1239,80 zł

3. KW - Zwrot pracownikowi kosztów podróży (1239,80 - 1000 zł) = 239,80 zł

Wn konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 239,80 zł

Ma konto 100 "Kasa" 239,80 zł

Podstawa prawna:

• art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106

Irena Pazio

główna księgowa, praktyk, ma certyfikat Ministra Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych