ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH: Klasyfikacja budżetowa - stosowanie w praktyce

Za pomocą testów można samodzielnie skontrolować przestrzeganie przepisów w zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych.

Testy są skonstruowane w taki sposób, że mogą służyć pomocą przy kontroli prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych, a także prawidłowości odróżniania wydatków bieżących od wydatków majątkowych. Testy mogą służyć pracownikom komórek merytorycznych, służb finansowo-księgowych oraz komórek kontroli jednostek.

Formularze testowe wypełnia się w każdej pozycji. Trzeba odpowiedzieć na każde z pytań. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w formularzu należy podać przyczynę jej powstania i osobę odpowiedzialną za jej powstanie. Poza tym należy także podać proponowane rozwiązania w celu wyeliminowania tej nieprawidłowości na przyszłość.

W przypadku wykorzystania testów przez szeregowych pracowników w celu samokontroli wykonywania powierzonych im zadań wyniki testów należy omówić z przełożonymi. To oni powinni podejmować decyzje o wprowadzeniu ewentualnych zmian do praktyk przyjętych w danej jednostce.

Przy korzystaniu z testów należy posiłkować się omówieniem poszczególnych zagadnień w PRB 6/2019 "Klasyfikacja budżetowa w kontekście interpretacji Ministerstwa Finansów". W razie potrzeby należy sięgać do przepisów źródłowych, a także innych szczegółowych opracowań fachowych.

1. Ustalanie procedur kontroli zarządczej w zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej

Kontrolę w tym zakresie trzeba przeprowadzić na podstawie zapisów w polityce rachunkowości jednostki oraz w aktach wewnętrznych, ustalających zakresy obowiązków pracowników (regulaminy organizacyjne, zakresy czynności, upoważnienia do wykonywania określonych czynności).

2. Przestrzeganie zasad dekretowania dowodów księgowych źródłowych

Kontrolę w tym zakresie trzeba przeprowadzić na reprezentatywnej próbie dowodów księgowych kasowych i bankowych co najmniej z ostatniego zamkniętego roku obrotowego oraz roku bieżącego. Każdy skontrolowany dowód opisuje się w jednym wierszu tabeli.

¹⁾ Należy podać zwięzły opis pozwalający na prawidłowe sklasyfikowanie dochodu (przychodu), wydatku (rozchodu).

²⁾ Chodzi o korektę przez usuwanie wskazania na dowodzie, np. zamazanie, przerobienie cyfr, oraz korektę osobnym dowodem, ale niepodpisaną przez osobę korygującą itp.

³⁾ W pozycji "Uwagi" należy podać:

• przyczyny powstania wykrytych nieprawidłowości,
• osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
• proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości.

3. Stosowanie procedur kontroli wstępnej w zakresie klasyfikacji budżetowej

Kontrolę w tym zakresie trzeba przeprowadzić na reprezentatywnej próbie dowodów księgowych kasowych i bankowych co najmniej z ostatniego zamkniętego roku obrotowego oraz roku bieżącego. Każdy skontrolowany dowód opisuje się w jednym wierszu tabeli.

¹⁾ Należy podać zwięzły opis pozwalający na prawidłowe sklasyfikowanie dochodu (przychodu), wydatku (rozchodu).

²⁾ W pozycji "Uwagi" należy podać:

• przyczyny powstania wykrytych nieprawidłowości,
• osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
• proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości.

4. Przestrzeganie zasad wystawiania dowodów rozliczeniowych i korygujących

Kontrolę w tym zakresie trzeba przeprowadzić na reprezentatywnej próbie dowodów księgowych rozliczeniowych i korygujących co najmniej z ostatniego zamkniętego roku obrotowego oraz roku bieżącego. Każdy skontrolowany dowód opisuje się w jednym wierszu tabeli.

¹⁾ Należy podać zwięzły opis pozwalający na prawidłowe sklasyfikowanie dochodu (przychodu), wydatku (rozchodu).

²⁾ Chodzi o korektę przez usuwanie wskazania na dowodzie rozliczeniowym (korygującym), np. zamazanie, przerobienie cyfr, oraz korektę osobnym dowodem, ale niepodpisaną przez osobę korygującą itp.

³⁾ W pozycji "Uwagi" należy podać:

• przyczyny powstania wykrytych nieprawidłowości,
• osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
• proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości.

5. Wykrywanie nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków w celu ukrycia faktu nieprzestrzegania dyscypliny finansów publicznych

A. Odsetki za zwłokę

Kontrola ta pozwala na wykrycie nieprawidłowego klasyfikowania wydatków z tytułu odsetek za zwłokę za nieterminowe regulowanie zobowiązań. Chodzi tu o zamierzone, błędne klasyfikowanie w celu uniknięcia odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Kontrolę należy przeprowadzić na reprezentatywnej próbie zobowiązań jednostki uregulowanych po terminie płatności. W razie wykrycia nieprawidłowości należy skontrolować 100% takich wydatków, poniesionych w ciągu ostatnich zamkniętych 2 lat obrotowych oraz roku bieżącego. Trzeba ustalić faktyczną kwotę zapłaconych odsetek, aby przygotować dane do złożenia zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych.

¹⁾ Należy odnieść się do ewentualnych późniejszych korekt zakwalifikowania odsetek w ciągu roku budżetowego - przekwalifikowanie z prawidłowej podziałki do nieprawidłowej lub na odwrót - korekta błędnej podziałki na prawidłową.

²⁾ Chodzi o korektę przez usuwanie wskazania na dowodzie pierwotnym, np. zamazanie, przerobienie cyfr, oraz korektę osobnym dowodem, ale niepodpisaną przez osobę korygującą itp.

³⁾ W pozycji "Uwagi" należy podać:

• przyczyny powstania wykrytych nieprawidłowości,
• osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
• proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości.

B. Przekroczenie wydatków budżetowych

Kontrola ta pozwala na wykrycie nieprawidłowego klasyfikowania poniesionych wydatków nieprzewidzianych w planie finansowym jednostki lub z przekroczeniem tego planu. Chodzi tu o zamierzone, błędne klasyfikowanie w celu uniknięcia odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Kontrolę należy przeprowadzić na reprezentatywnej próbie wydatków majątkowych i niemajątkowych. W razie wykrycia nieprawidłowości należy skontrolować 100% takich wydatków, poniesionych w ciągu ostatnich zamkniętych 2 lat obrotowych oraz roku bieżącego. Trzeba ustalić faktyczną kwotę poniesioną z naruszeniem przepisów, aby przygotować dane do złożenia zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych.

¹⁾ Należy podać zwięzły opis pozwalający na prawidłowe sklasyfikowanie dochodu (przychodu), wydatku (rozchodu).

²⁾ Należy odnieść się do ewentualnych późniejszych korekt zakwalifikowania wydatku w ciągu roku budżetowego - przekwalifikowanie z nieprawidłowej podziałki do prawidłowej po zmianie planu finansowego na dany rok.

³⁾ Chodzi o korektę przez usuwanie wskazania na dowodzie rozliczeniowym (korygującym), np. zamazanie, przerobienie cyfr, oraz korektę osobnym dowodem, ale niepodpisaną przez osobę korygującą itp.

⁴⁾ Należy podać odpowiednią kwotę na dzień dokonania wydatku. Ustala się ją w odniesieniu do planu rzeczowo-finansowego wydatków na ten dzień.

⁵⁾ Rubryka dotyczy przypadków, w których po dokonaniu wydatku nieujętego w planie lub z przekroczeniem planu wprowadzono w odpowiednim trybie korektę do planu wydatków jednostki. Należy podać datę takiej korekty i skorygowaną kwotę.

⁶⁾ W pozycji "Uwagi" należy podać:

• przyczyny powstania wykrytych nieprawidłowości,
• osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
• proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości.

6. Odróżnianie bieżących wydatków na środki trwałe od wydatków majątkowych

Kontrolę w tym zakresie trzeba przeprowadzić na podstawie reprezentatywnej próby wybranych wydatków bieżących (remonty, nabywanie pozostałych środków trwałych - sklasyfikowanych jako nabycie materiałów i wyposażenia) oraz inwestycyjnych (z podziałem na zadania inwestycyjne i zakupy inwestycyjne). Jedną tabelę stosuje się do kontroli wybranych dowodów księgowych, traktowanych jako jedno zadanie rzeczowe (jeden remont, jedna inwestycja, jedna dostawa).

Tabela może być wykorzystywana nie tylko do kontroli wydatków ex post. Po odpowiednim dostosowaniu można ją wykorzystywać także na etapie planowania wydatków budżetowych, w celu prawidłowego sklasyfikowania wydatków majątkowych i bieżących. W takim przypadku wypełnia się ją nie na podstawie dowodów księgowych, lecz na podstawie dokumentacji projektowej i kosztorysowej.

¹⁾ Krzyżykiem jest zaznaczona prawidłowa klasyfikacja wydatków dla podanej odpowiedzi.

Testy kontrolne opracowała:

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji

z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Podstawy prawne:

• załącznik 1, 2, 3 i 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U z 2019 r. poz. 257)