Poradnik Rachunkowości Budżetowej 6/2019 [dodatek: Zestaw testów kontrolnych], data dodania: 24.05.2019

ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH: Klasyfikacja budżetowa - stosowanie w praktyce

Za pomocą testów można samodzielnie skontrolować przestrzeganie przepisów w zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych.

Testy są skonstruowane w taki sposób, że mogą służyć pomocą przy kontroli prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych, a także prawidłowości odróżniania wydatków bieżących od wydatków majątkowych. Testy mogą służyć pracownikom komórek merytorycznych, służb finansowo-księgowych oraz komórek kontroli jednostek.

Formularze testowe wypełnia się w każdej pozycji. Trzeba odpowiedzieć na każde z pytań. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w formularzu należy podać przyczynę jej powstania i osobę odpowiedzialną za jej powstanie. Poza tym należy także podać proponowane rozwiązania w celu wyeliminowania tej nieprawidłowości na przyszłość.

W przypadku wykorzystania testów przez szeregowych pracowników w celu samokontroli wykonywania powierzonych im zadań wyniki testów należy omówić z przełożonymi. To oni powinni podejmować decyzje o wprowadzeniu ewentualnych zmian do praktyk przyjętych w danej jednostce.

Przy korzystaniu z testów należy posiłkować się omówieniem poszczególnych zagadnień w PRB 6/2019 "Klasyfikacja budżetowa w kontekście interpretacji Ministerstwa Finansów". W razie potrzeby należy sięgać do przepisów źródłowych, a także innych szczegółowych opracowań fachowych.

 

1. Ustalanie procedur kontroli zarządczej w zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej

Kontrolę w tym zakresie trzeba przeprowadzić na podstawie zapisów w polityce rachunkowości jednostki oraz w aktach wewnętrznych, ustalających zakresy obowiązków pracowników (regulaminy organizacyjne, zakresy czynności, upoważnienia do wykonywania określonych czynności).

Lp.

Odpowiedz na pytania:

Tak/Nie/Nie dotyczy

Przyczyna powstania nieprawidłowości

Osoba odpowiedzialna za jej powstanie

Wnioski

Uwagi

1.

Czy w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych ustalono zasady dekretowania dowodów dochodowych (przychodowych) w zakresie obowiązku podawania w dekretacji podziałek klasyfikacji budżetowej?

 

 

 

 

2.

Czy w przepisach wewnętrznych ustalono osoby zobowiązane do:

x

x

x

x

a)

wskazywania klasyfikacji budżetowej na dowodach dochodowych (przychodowych),

 

 

 

 

b)

pełnienia zastępstw za ww. osoby?

 

 

 

 

3.

Czy w instrukcji obiegu dokumentów księgowych wprowadzono zapisy dotyczące:

x

x

x

x

a)

sytuacji, w których na dowodach wydatkowych (rozchodowych) należy obowiązkowo zamieszczać opis merytoryczny,

 

 

 

 

b)

obowiązku wskazania w opisie merytorycznym podziałki klasyfikacji budżetowej wydatków (rozchodów) proponowanej do ich pokrycia?

 

 

 

 

4.

Czy w przepisach wewnętrznych ustalono osoby zobowiązane do:

x

x

x

x

a)

wskazywania klasyfikacji budżetowej na dowodach wydatkowych (rozchodowych),

 

 

 

 

b)

pełnienia zastępstw za ww. osoby?

 

 

 

 

5.

Czy w polityce rachunkowości jednostki ustalono zasady sporządzania, kontrolowania i zatwierdzania do ujęcia w księgach rachunkowych dowodów:

x

x

x

x

a)

zbiorczych służących do zmian sklasyfikowania dochodów (wydatków), przychodów (rozchodów),

 

 

 

 

b)

korygujących błędnie wskazane podziałki klasyfikacji budżetowej?

 

 

 

 

6.

Czy w przepisach wewnętrznych ustalono osoby:

x

x

x

x

a)

uprawnione do wystawiania, sprawdzania i zatwierdzania ww. dowodów,

 

 

 

 

b)

zobowiązane do pełnienia zastępstw za ww. osoby?

 

 

 

 

7.

Czy do instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych są załączone aktualne wzory podpisów pracowników odpowiedzialnych za:

x

x

x

x

a)

wskazywanie i kontrolę prawidłowości podziałek klasyfikacji budżetowej na dowodach księgowych,

 

 

 

 

b)

wystawianie, sprawdzanie i zatwierdzanie dowodów zbiorczych i korygujących służących do zmian sklasyfikowania dochodów (wydatków), przychodów (rozchodów)?

 

 

 

 

 

2. Przestrzeganie zasad dekretowania dowodów księgowych źródłowych

Kontrolę w tym zakresie trzeba przeprowadzić na reprezentatywnej próbie dowodów księgowych kasowych i bankowych co najmniej z ostatniego zamkniętego roku obrotowego oraz roku bieżącego. Każdy skontrolowany dowód opisuje się w jednym wierszu tabeli.

Lp.

Symbol i nr dowodu

Rodzaj dochodu/wydatku/przychodu/rozchodu1)

Dział/rozdział/paragraf klasyfikacji budżetowej

Niedozwolone korekty wskazania podziałek klasyfikacji budżetowej2)

Osoba dekretująca

Uwagi3)

według dowodu

prawidłowo

tak

nie

według dowodu

według przepisów jednostki

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1) Należy podać zwięzły opis pozwalający na prawidłowe sklasyfikowanie dochodu (przychodu), wydatku (rozchodu).

2) Chodzi o korektę przez usuwanie wskazania na dowodzie, np. zamazanie, przerobienie cyfr, oraz korektę osobnym dowodem, ale niepodpisaną przez osobę korygującą itp.

3) W pozycji "Uwagi" należy podać:

  • przyczyny powstania wykrytych nieprawidłowości,
  • osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
  • proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości.

 

3. Stosowanie procedur kontroli wstępnej w zakresie klasyfikacji budżetowej

Kontrolę w tym zakresie trzeba przeprowadzić na reprezentatywnej próbie dowodów księgowych kasowych i bankowych co najmniej z ostatniego zamkniętego roku obrotowego oraz roku bieżącego. Każdy skontrolowany dowód opisuje się w jednym wierszu tabeli.

 

Lp.

Symbol i nr dowodu

Rodzaj dochodu/wydatku/przychodu/rozchodu1)

Dział/rozdział/paragraf klasyfikacji budżetowej

Czy treść dowodu i opis merytoryczny wystarczają do ustalenia klasyfikacji budżetowej

Czy główny księgowy odmówił zatwierdzenia dowodu i wezwał kierownika komórki merytorycznej do złożenia dodatkowych wyjaśnień

Uwagi2)

według dowodu

prawidłowo

tak

nie

tak

nie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1) Należy podać zwięzły opis pozwalający na prawidłowe sklasyfikowanie dochodu (przychodu), wydatku (rozchodu).

2) W pozycji "Uwagi" należy podać:

  • przyczyny powstania wykrytych nieprawidłowości,
  • osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
  • proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości.

 

4. Przestrzeganie zasad wystawiania dowodów rozliczeniowych i korygujących

Kontrolę w tym zakresie trzeba przeprowadzić na reprezentatywnej próbie dowodów księgowych rozliczeniowych i korygujących co najmniej z ostatniego zamkniętego roku obrotowego oraz roku bieżącego. Każdy skontrolowany dowód opisuje się w jednym wierszu tabeli.

Lp.

Symbol i nr dowodu:

Rodzaj dochodu/wydatku/przychodu/rozchodu1)

Dział/rozdział/paragraf klasyfikacji budżetowej

Niedozwolone korekty wskazania podziałek klasyfikacji budżetowej2)

Osoba wystawiająca/kontrolująca i zatwierdzająca dowód

Uwagi3)

 

według dowodu pierwotnego

według dowodu rozliczeniowego/korygującego

prawidłowo

tak

nie

według dowodu

według przepisów jednostki

 

 

pierwotnego

rozliczeniowego/korygującego

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1) Należy podać zwięzły opis pozwalający na prawidłowe sklasyfikowanie dochodu (przychodu), wydatku (rozchodu).

2) Chodzi o korektę przez usuwanie wskazania na dowodzie rozliczeniowym (korygującym), np. zamazanie, przerobienie cyfr, oraz korektę osobnym dowodem, ale niepodpisaną przez osobę korygującą itp.

3) W pozycji "Uwagi" należy podać:

  • przyczyny powstania wykrytych nieprawidłowości,
  • osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
  • proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości.

 

 

5. Wykrywanie nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków w celu ukrycia faktu nieprzestrzegania dyscypliny finansów publicznych

 

A. Odsetki za zwłokę

Kontrola ta pozwala na wykrycie nieprawidłowego klasyfikowania wydatków z tytułu odsetek za zwłokę za nieterminowe regulowanie zobowiązań. Chodzi tu o zamierzone, błędne klasyfikowanie w celu uniknięcia odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Kontrolę należy przeprowadzić na reprezentatywnej próbie zobowiązań jednostki uregulowanych po terminie płatności. W razie wykrycia nieprawidłowości należy skontrolować 100% takich wydatków, poniesionych w ciągu ostatnich zamkniętych 2 lat obrotowych oraz roku bieżącego. Trzeba ustalić faktyczną kwotę zapłaconych odsetek, aby przygotować dane do złożenia zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych.

 

Lp.

Symbol i nr dowodu opłaconego po terminie

Kwota opłaconych odsetek za zwłokę

Dział/rozdział/paragraf klasyfikacji budżetowej

ustalone dla odsetek

Niedozwolone korekty wskazania podziałek klasyfikacji budżetowej2)

Osoba:

1 - wystawiająca

2 - kontrolująca

3 - zatwierdzająca dowód

Uwagi3)

według dowodu pierwotnego

według dowodu korygującego1)

prawidłowo

tak

nie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1) Należy odnieść się do ewentualnych późniejszych korekt zakwalifikowania odsetek w ciągu roku budżetowego - przekwalifikowanie z prawidłowej podziałki do nieprawidłowej lub na odwrót - korekta błędnej podziałki na prawidłową.

2) Chodzi o korektę przez usuwanie wskazania na dowodzie pierwotnym, np. zamazanie, przerobienie cyfr, oraz korektę osobnym dowodem, ale niepodpisaną przez osobę korygującą itp.

3) W pozycji "Uwagi" należy podać:

  • przyczyny powstania wykrytych nieprawidłowości,
  • osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
  • proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości.

 

B. Przekroczenie wydatków budżetowych

Kontrola ta pozwala na wykrycie nieprawidłowego klasyfikowania poniesionych wydatków nieprzewidzianych w planie finansowym jednostki lub z przekroczeniem tego planu. Chodzi tu o zamierzone, błędne klasyfikowanie w celu uniknięcia odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Kontrolę należy przeprowadzić na reprezentatywnej próbie wydatków majątkowych i niemajątkowych. W razie wykrycia nieprawidłowości należy skontrolować 100% takich wydatków, poniesionych w ciągu ostatnich zamkniętych 2 lat obrotowych oraz roku bieżącego. Trzeba ustalić faktyczną kwotę poniesioną z naruszeniem przepisów, aby przygotować dane do złożenia zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych.

 

Lp.

Symbol i nr dowodu

Rodzaj wydatku1)

Dział/rozdział/paragraf klasyfikacji budżetowej

ustalone dla dowodu

Niedozwolone korekty wskazania podziałek klasyfikacji budżetowej3)

Kwota nieujęta/przekraczająca plan4)

Późniejsza korekta planu5)

Osoba:

1 - wystawiająca

2 - kontrolująca

3 - zatwierdzająca dowód

Uwagi6)

według dowodu pierwotnego

według dowodu korygującego2)

prawidłowo

tak

nie

data

kwota

data

kwota

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1) Należy podać zwięzły opis pozwalający na prawidłowe sklasyfikowanie dochodu (przychodu), wydatku (rozchodu).

2) Należy odnieść się do ewentualnych późniejszych korekt zakwalifikowania wydatku w ciągu roku budżetowego - przekwalifikowanie z nieprawidłowej podziałki do prawidłowej po zmianie planu finansowego na dany rok.

3) Chodzi o korektę przez usuwanie wskazania na dowodzie rozliczeniowym (korygującym), np. zamazanie, przerobienie cyfr, oraz korektę osobnym dowodem, ale niepodpisaną przez osobę korygującą itp.

4) Należy podać odpowiednią kwotę na dzień dokonania wydatku. Ustala się ją w odniesieniu do planu rzeczowo-finansowego wydatków na ten dzień.

5) Rubryka dotyczy przypadków, w których po dokonaniu wydatku nieujętego w planie lub z przekroczeniem planu wprowadzono w odpowiednim trybie korektę do planu wydatków jednostki. Należy podać datę takiej korekty i skorygowaną kwotę.

6) W pozycji "Uwagi" należy podać:

  • przyczyny powstania wykrytych nieprawidłowości,
  • osoby odpowiedzialne za ich powstanie,
  • proponowany sposób usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości.

 

6. Odróżnianie bieżących wydatków na środki trwałe od wydatków majątkowych

Kontrolę w tym zakresie trzeba przeprowadzić na podstawie reprezentatywnej próby wybranych wydatków bieżących (remonty, nabywanie pozostałych środków trwałych - sklasyfikowanych jako nabycie materiałów i wyposażenia) oraz inwestycyjnych (z podziałem na zadania inwestycyjne i zakupy inwestycyjne). Jedną tabelę stosuje się do kontroli wybranych dowodów księgowych, traktowanych jako jedno zadanie rzeczowe (jeden remont, jedna inwestycja, jedna dostawa).

Tabela może być wykorzystywana nie tylko do kontroli wydatków ex post. Po odpowiednim dostosowaniu można ją wykorzystywać także na etapie planowania wydatków budżetowych, w celu prawidłowego sklasyfikowania wydatków majątkowych i bieżących. W takim przypadku wypełnia się ją nie na podstawie dowodów księgowych, lecz na podstawie dokumentacji projektowej i kosztorysowej.

 

I. Część ogólna: Nazwa zadania/zakupu (według planu rzeczowo-finansowego jednostki): ........................

Oznaczenie dowodów księgowych

Klasyfikacja budżetowa na dowodach

 

numer

symbol

data

kwota

dział

rozdział

paragraf

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Razem

 

 

 

 

II. Część szczegółowa - odróżnienie zakupu usług remontowych od inwestycyjnych

Pytanie

Odpowiedź

Klasyfikacja wydatków1)

bieżące

majątkowe

Jaki był główny cel poniesienia wydatków?

Konserwacja bieżąca (w tym także zakup i wymiana części zamiennych)

x

 

Remont bieżący, okresowy, awaryjny

x

 

Wytworzenie

 

x

Ulepszenie (przebudowa, rozbudowa, adaptacja, odbudowa - w tym tzw. remont kapitalny, modernizacja)

 

x

Jaki cel jednostka zamierzała osiągnąć?

Przywrócenie pierwotnego stanu użytkowego środka trwałego utraconego na skutek upływu czasu i użytkowania (nawet jeśli remont wykonano za pomocą nowocześniejszych materiałów i technologii)

x

 

Nabycie (wytworzenie) nowego środka trwałego

 

x

Ulepszenie środka trwałego o charakterze: przebudowy, rozbudowy, adaptacji, odbudowy, modernizacji

 

x

III. Część szczegółowa - odróżnienie zakupów inwestycyjnych od zakupów bieżących (tzw. zakupów wyposażenia)

Czy wartość pojedynczych obiektów inwentarzowych środków trwałych nabywanych w ramach danej dostawy przekracza 10 000 zł?

Tak

 

x

Nie

x

 

Czy nabywane środki trwałe zgodnie z polityką rachunkowości są zaliczane do kategorii pozostałych środków trwałych umarzanych jednorazowo w dniu wydania do używania?

Tak

x

 

Nie

 

x

IV. Część szczegółowa - odróżnienie wydatków remontowych od inwestycyjnych

Na podstawie dokumentacji projektowo-technicznej zadania należy ustalić, czy w wyniku przeprowadzonych robót:

a) zmienią się parametry charakterystyczne środka trwałego (powierzchnia zabudowy, powierzchnia użytkowa, kubatura, długość, masa itp.),

Tak

 

x

Nie

x

 

b) zmienią się parametry techniczno-użytkowe środka trwałego,

Tak

 

x

Nie

x

 

c) trwałej zmianie ulegnie przeznaczenie środka trwałego,

Tak

 

x

Nie

x

 

d) środek trwały całkowicie zniszczony ulegnie odbudowaniu (odtworzeniu) w stanie pierwotnym przy użyciu tych samych lub nowszych materiałów (technologii),

Tak

 

x

Nie

x

 

e) środek trwały zostanie unowocześniony,

Tak

 

x

Nie

x

 

f) środek trwały zostanie wyremontowany przy użyciu takich samych lub nowszych materiałów i/lub technologii?

Tak

x

 

Nie

 

x

Czy w wyniku wykonanych prac wzrośnie wartość użytkowa środka trwałego mierzona:

a) wydłużeniem czasu używania środka trwałego w stosunku do założonego pierwotnie,

Tak (podać w latach/miesiącach, o jak długo)

 

x

Nie

x

 

b) wzrostem wydajności pracy,

Tak (podać, o ile jednostek produktu/usługi w stosunku do stanu pierwotnego)

 

x

Nie

x

 

c) spadkiem kosztów eksploatacji,

Tak (podać, jakich kosztów ma to dotyczyć i jakiego rzędu oszczędności mogą być uzyskane)

 

x

Nie

x

 

d) zmniejszeniem zanieczyszczenia środowiska,

Tak (podać, jakie oddziaływanie na środowisko ma zostać osiągnięte w stosunku do stanu pierwotnego)

 

x

Nie

x

 

e) wzrostem komfortu użytkowania,

Tak (podać, na czym polega zmiana w stosunku do stanu pierwotnego)

 

x

Nie

x

 

f) innymi miarami (podać, jakimi)?

Tak

 

x

Nie

x

 

V. Część szczegółowa - prawidłowość zaliczenia nakładów na nabycie środka trwałego do wydatków na zakupy inwestycyjne

Należy spisać według dowodów księgowych następujące kwoty kosztów na nabycie środków trwałych:

Kwota

Dział/rozdział/paragraf

według dowodu

prawidłowy

a) cena sprzedaży,

 

 

 

b) koszty załadunku, wyładunku,

 

 

 

c) koszty transportu,

 

 

 

d) koszty opłat za badania, zezwolenia, pozwolenia warunkujące dopuszczenie środka trwałego do używania,

 

 

 

e) koszty dodatkowego wyposażenia środka trwałego,

 

 

 

f) koszty dostosowania środka trwałego do stanu zdatnego do użytku,

 

 

 

g) inne koszty (jakie?),

 

 

 

h) inne koszty (jakie?).

 

 

 

1) Krzyżykiem jest zaznaczona prawidłowa klasyfikacja wydatków dla podanej odpowiedzi.

 

Testy kontrolne opracowała:

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji

z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Podstawy prawne:

  • załącznik 1, 2, 3 i 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U z 2019 r. poz. 257)

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK