Oznaczenia w ewidencji VAT - w odpowiedziach na pytania

Stosowanie wymaganych od 1 października 2020 r. nowych oznaczeń w ewidencji VAT oraz kodów w JPK_VAT sprawia podatnikom wiele problemów. Przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące stosowania tych oznaczeń.

1. Czy zakup usługi prowadzenia PKPiR trzeba oznaczyć GTU_12

Z dniem 1 października 2020 r. wprowadzony został obowiązek wykazywania w ewidencji VAT oznaczeń liczbowych 01-13 dotyczących niektórych towarów i usług (zob. § 10 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług). Podobne oznaczenia (symbole GTU_01 do GTU_13) powinny być wykazywane w nowym pliku JPK_VAT.

Oznaczenia GTU muszą być stosowane wyłącznie do oznaczania sprzedaży dokonywanej przez podatników (o ile jest to sprzedaż określonych przepisami towarów i usług). Oznaczenia te nie są nigdy stosowane do oznaczania dokonywanych przez podatników zakupów. Dotyczy to nawet zakupów skutkujących pojawieniem się u nabywcy podatku VAT należnego, tj. wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, importu usług oraz dostaw towarów, dla których podatnikiem jest nabywca. Jak czytamy w jednej z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania dotyczące nowego pliku JPK_VAT:

MF

Powoduje to, że w przedstawionej sytuacji nie ma potrzeby stosowania oznaczenia GTU. Bez znaczenia jest przy tym okoliczność, że usługa jest nabywana od podatnika zwolnionego z VAT (nie jest to okoliczność istotna z punktu widzenia stosowania oznaczenia GTU).

PODSTAWA PRAWNA:

• § 10 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2019 r. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127

2. Czy oznaczenia GTU oraz transakcji należy stosować w przypadku faktur wystawionych osobom prywatnym oraz rolnikom ryczałtowym

Z dniem 1 października 2020 r. został wprowadzony obowiązek wykazywania w ewidencji VAT oznaczeń liczbowych 01-13 dotyczących niektórych towarów i usług (zob. § 10 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług). Podobne oznaczenia (symbole GTU_01 do GTU_13) powinny być wykazywane w nowym pliku JPK_VAT.

Z wyjaśnień udzielanych przez Ministerstwo Finansów wynika, że oznaczenia liczbowe GTU należy stosować do sprzedaży dokumentowanej fakturami (jeżeli jest to sprzedaż towarów i usług określonych przepisami). Dotyczy to wszelkiej sprzedaży dokumentowanej fakturami, a więc również sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. A zatem wykazując w ewidencji VAT oraz w nowym pliku JPK_VAT faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, należy stosować oznaczenia liczbowe/GTU.

Podobnie ma się rzecz, jeżeli chodzi o oznaczenia transakcji. Zatem wykazując w ewidencji VAT oraz w nowym pliku JPK_VAT faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, należy stosować także oznaczenia transakcji. Obowiązek stosowania takich oznaczeń wynika z § 10 ust. 4 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Na marginesie należy dodać, że faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowych należy podzielić na dwie grupy:

• faktury dokumentujące sprzedaż zaewidencjonowaną również przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

W takich przypadkach ze względu na brzmienie art. 109 ust. 3d ustawy o VAT nie ulega wątpliwości, że konieczne jest wykazywanie takich faktur w ewidencji VAT, a w konsekwencji w nowym pliku JPK_VAT. Należy to czynić z oznaczeniem FP, przyjmując, że wartość sprzedaży i kwota podatku z tytułu dokumentowanej nimi sprzedaży została wykazana w raporcie dobowym i miesięcznym z kasy rejestrującej.

• faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym dokumentujące sprzedaż, która nie została zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej (najczęściej ze względu na zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania tej sprzedaży).

W przypadku tych faktur istnieją wątpliwości czy konieczne jest ich wykazywanie w ewidencji VAT, a w konsekwencji w nowym pliku JPK_VAT. Zdaniem autora nie jest to konieczne, tj. dopuszczalne jest wykazywanie dokumentowanej tymi fakturami sprzedaży zbiorczo, na podstawie dokumentu wewnętrznego oznaczonego symbolem WEW. Jednak z braku potwierdzających to wyjaśnień organów podatkowych czy Ministerstwa Finansów jest to na dzień dzisiejszy postępowanie ryzykowne. W związku z tym na tę chwilę należy jednak doradzić wykazywanie faktur, o których mowa, w ewidencji VAT oraz nowym pliku JPK_VAT (bez oznaczenia FP).

PODSTAWA PRAWNA:

• § 10 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2019 r. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127

• art. 109 ust. 3d ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t.Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1747

3. Czy dokumenty wewnętrzne dokumentujące nieodpłatne świadczenie usług powinny być oznaczane WEW

Karty Multisport są kartami uprawniającymi ich posiadaczy do korzystania z obiektów sportowo-rekreacyjnych. Sprzedaż takich kart stanowi świadczenie usług (uprawniających do korzystania z obiektów sportowo-rekreacyjnych) podlegających opodatkowaniu VAT według stawki podstawowej 23%. Dotyczy to również odsprzedaży takich kart pracownikom (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 października 2012 r., sygn. I FSK 1895/11). Opodatkowaniu VAT podlega również nieodpłatne przekazywanie kart Multisport pracownikom oraz członkom ich rodzin - jako nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników oraz inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika (zob. art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT). Zatem w przedstawionej sytuacji dokonujecie Państwo nieodpłatnego świadczenia usług podlegającego opodatkowaniu podatkiem VAT.

W przeszłości przepisy VAT przewidywały wystawianie tzw. faktur wewnętrznych. Obecnie nie ma jednak przepisów przewidujących wystawianie tego typu faktur, w tym nie ma przepisów określających ich wymaganą treść.

Oznacza to również, że nawet jeżeli tytułujecie Państwo wystawiane dokumenty jako faktury wewnętrzne, nie są to faktury. Są to dokumenty wewnętrzne inne niż faktury. Dokumenty te powinny wskazywać ich wystawcę. Nie ma potrzeby dodatkowego wskazywania innego podmiotu, np. dostawcy usługi.

Nie ma również potrzeby oznaczania tego dokumentu oznaczeniem WEW. Oznaczenie WEW należy natomiast stosować, wykazując ten dokument:

• w ewidencji VAT (na podstawie § 10 ust. 5 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług) oraz

• w nowym pliku JPK_VAT.

Z broszury informacyjnej dotyczącej struktury JPK_VAT z deklaracją wynika wprost, że oznaczeniem WEW należy oznaczać dokumenty wewnętrzne dokumentujące przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa. Tym samym należy przyjąć, że oznaczenie WEW powinno być także stosowane do dokumentów wewnętrznych dokumentujących nieodpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1747

• § 10 ust. 5 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2019 r. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127

4. Czy refaktura usług telefonicznych na pracownika powinna być oznaczona kodem EE i WEW

Z dniem 1 października 2020 r. weszło w życie rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Rozporządzenie to przewiduje, między innymi, obowiązek wykazywania w ewidencji VAT oznaczeń dotyczących niektórych transakcji (zob. § 10 ust. 4 oraz § 11 ust. 2 rozporządzenia). Analogiczne oznaczenia wykazywane powinny być w nowym pliku JPK_VAT.

Jednym z takich oznaczeń jest oznaczenie EE. Oznaczeniem tym podatnicy są obowiązani oznaczać świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy o VAT (zob. § 10 ust. 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług), a więc świadczenie usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych i usług elektronicznych na rzecz podmiotów niebędących podatnikami.

Refakturowaniem jest fakturowanie odsprzedaży usług bez doliczania marży. Do odsprzedaży usług dochodzi zaś w przypadkach, o których mowa w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

MF

A zatem wykazując wystawiane na rzecz pracowników refaktury usług telefonicznych w ewidencji VAT oraz w nowym pliku JPK_VAT, należy stosować oznaczenie EE. Nie jest natomiast konieczne oznaczanie tym oznaczeniem samych faktur, gdyż tego typu obowiązek nie został wprowadzony.

Nie ma natomiast potrzeby stosowania w tym przypadku oznaczenia WEW, gdyż jest to oznaczenie stosowane wyłącznie do oznaczania dokumentów wewnętrznych wykazywanych w ewidencji VAT oraz w nowym pliku JPK_VAT (zob. § 10 ust. 5 pkt 2 oraz § 11 ust. 8 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług). Oznaczenia tego nie stosuje się przy wykazywaniu faktur, w tym refaktur w ewidencji VAT oraz w nowym pliku JPK_VAT.

PODSTAWA PRAWNA:

• § 10 ust. 4 oraz § 11 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2019 r. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127

5. Czy usługi spedycyjne muszą być oznaczane symbolem GTU_13?

Problem

Jesteśmy firmą spedycyjną. Główne PKWiU naszej działalności to 52.29.1. Według umowy, świadczymy usługi spedycji lotniczej, morskiej i drogowej. Czy GTU_13 będzie miało zastosowanie dla naszych usług w sytuacji, gdy świadczymy usługę spedycji polegającą na organizacji transportu lotniczego, czyli dostawie towaru transportem drogowym na lotnisko, załadunku na samolot, rozładunku i dostawie towaru (transportem drogowym) do klienta? Nie posiadamy własnych samochodów ciężarowych, korzystamy z usług firm transportowych. Czy kompleksowa usługa spedycyjna klasyfikuje się pod ten symbol GTU_13? Dodam, że w umowie spółki mamy też dodatkowo wskazane PKD: 52.10 i 49.41.Z, czyli że możemy świadczyć takie usługi.

Rada

Nie, świadczenia usług spedycyjnych nie należy oznaczać oznaczeniem 13/GTU_13 (ani żadnym innym oznaczeniem liczbowym/GTU).

Uzasadnienie

Z dniem 1 października 2020 r. wprowadzony został obowiązek wykazywania w ewidencji VAT oznaczeń liczbowych 01-13 dotyczących niektórych towarów i usług (zob. § 10 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług). Podobne oznaczenia (symbole GTU_01 do GTU_13) powinny być wykazywane w nowym pliku JPK_VAT. Znaczna część problemów związanych z nowym plikiem JPK_VAT dotyczy właśnie stosowania tych oznaczeń.

Dotyczy to, między innymi, świadczenia usług transportowych i gospodarki magazynowej - Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1. Świadczenie tych usług powinno być oznaczane przez wskazanie liczby 13 w ewidencji VAT (zob. § 10 ust. 3 pkt 2 lit. c rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług) oraz wpisanie wartości 1 w polu GTU_13.

Usługi spedycyjne są klasyfikowane w PKWiU 2015 r. w grupowaniu 52.29.1 obejmującym usługi towarowych agencji transportowych. Usługi spedycyjne nie należą zatem do usług oznaczanych oznaczeniem 13/GTU_13 (ani do usług oznaczanych innym oznaczeniem liczbowym/GTU).

Jest tak, mimo że elementem usług spedycyjnych jest świadczenie usług transportowych. Nie jest to okoliczność decydująca o obowiązku stosowania tego oznaczenia.

Bez znaczenia jest również okoliczność, że w umowie spółki są wskazane wymienione kody PKD jako przedmiot działalności gospodarczej. Z punktu widzenia obowiązku stosowania oznaczenia 13/GTU_13 istotne jest wyłącznie to, jaka usługa jest faktycznie świadczona.

PODSTAWA PRAWNA:

• § 10 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2019 r. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127

6. Czy wykazując faktury dokumentujące świadczenie usług serwisowych, należy stosować oznaczenie GTU

Z dniem 1 października 2020 r. weszło w życie rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Rozporządzenie to przewiduje, między innymi, obowiązek wykazywania w ewidencji VAT oznaczeń liczbowych niektórych towarów i usług (zob. § 10 ust. 3 rozporządzenia). Analogiczne oznaczenia powinny być wykazywane w nowym pliku JPK_VAT.

Usługi serwisu i naprawy samochodów nie zostały wymienione wśród usług oznaczanych oznaczeniem liczbowym/GTU. Do towarów oznaczanych takim oznaczeniem należą natomiast dostawy pojazdów oraz części samochodowych o kodach CN 8701-8708 oraz CN 8708 10. Takie dostawy w ewidencji VAT powinny być oznaczane liczbą 07 (zob. § 10 ust. 3 pkt 1 lit. g rozporządzenia), zaś w nowym pliku JPK_VAT oznaczane przez wpisanie wartości "1" w polu GTU_07.

Przyjmuje się, iż w przypadku świadczenia usług naprawy czy serwisu pojazdów samochodowych nie dochodzi do dostaw części wykorzystanych do wykonania usług podlegających odrębnemu opodatkowaniu. Wartość części stanowi bowiem element podstawy opodatkowania tej usługi (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 lutego 2012 r., sygn. ILPP4/443-747/11-2/EWW). Dlatego też, przykładowo, świadczenie takich usług nie jest objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności. Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 grudnia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4012.451.2019.1.MK):

MF

Jest tak również w przypadkach, gdy świadczenie usługi naprawy czy serwisu pojazdu samochodowego jest dokumentowane fakturą z wykazanymi w odrębnych pozycjach częściami wykorzystanymi do wykonania usługi (co poniekąd stanowi powszechnie popełniany błąd - zob. przykładowo cytowaną interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 grudnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4012.451.2019.1.MK). W konsekwencji należy przyjąć, że podatnik, o którym mowa w pytaniu, nie dokonuje dostaw części samochodowych, lecz świadczy kompleksową usługę serwisową obejmującą zużyte to jej wykonania części. Jest tak, mimo wykazywania w odrębnych pozycjach faktury części samochodowych zużytych do wykonania usługi serwisowej. Wykazując takie faktury w ewidencji VAT oraz w nowym pliku JPK_VAT, podatnik nie powinien więc stosować oznaczenia 07/GTU_07.

Oczywiście oznaczenia tego nie trzeba również wykazywać na wystawianych przez podatnika fakturach. Jest tak również dlatego, że nie został wprowadzony obowiązek wykazywania na fakturach oznaczeń GTU (ani żadnych innych nowych oznaczeń). Obowiązek stosowania oznaczeń dotyczy wyłącznie ewidencji VAT oraz części ewidencyjnej nowego pliku JPK_VAT. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów, stwierdzając w jednej z udzielonych odpowiedzi na pytania dotyczące nowego pliku JPK_VAT, że:

MF

PODSTAWA PRAWNA:

• § 10 ust. 3 pkt 1 lit. g rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2019 r. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127

Tomasz Krywan

doradca podatkowy, autor Komentarza VAT 2020 wydanego nakładem INFOR PL SA