Jakie pełnomocnictwo jest wymagane, aby złożyć ZAW-NR w imieniu innego podmiotu

Zawiadomienie ZAW-NR z zasady składamy osobiście. Jednak nie ma przeszkód, aby dokonał tego pełnomocnik w imieniu podatnika. Dlatego również biuro rachunkowe może wysyłać te zawiadomienia w imieniu klienta. Zdaniem MF, aby było to możliwe, podatnik musi udzielić pełnomocnictwa: szczególnego (PPS-1) lub ogólnego (PPO-1). Nie jest natomiast wymagane pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji wysyłanej w formie elektronicznej (UPL-1) albo w formie papierowej (UPL-1P).

Od 1 stycznia 2020 r. dokonanie płatności należności wynikającej z otrzymanej faktury wystawionej przez podatnika VAT czynnego, przedsiębiorcę, dotyczącej transakcji na kwotę powyżej 15 000 zł na inny rachunek niż zamieszczony w wykazie naraża podatnika na negatywne konsekwencje podatkowe w postaci:

• • braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu lub konieczność zwiększenia przychodów w podatkach PIT i CIT,
  • odpowiedzialności solidarnej w VAT.

Nabywca, który zapłacił za towary lub usługi na rachunek spoza wykazu podatników VAT, na dzień zlecenia przelewu nie będzie ponosił odpowiedzialności solidarnej w sytuacji, gdy złoży zawiadomienie na formularzu ZAW-NR. Zawiadomienie składamy do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury.

Termin na złożenie zawiadomienia wynosi 3 dni od dnia zlecenia przelewu. Ale w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonych z powodu COVID-19, termin ten został wydłużony do 14 dni od dnia zlecenia przelewu. W Polsce stan epidemii został ogłoszony rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r. poz. 491). Trwa od 20 marca 2020 r. do odwołania. W tym czasie możemy korzystać z dłuższego terminu na zgłoszenie.

Ważne!

Na okres obowiązywania stanu epidemii koronawirusa wydłużono termin na złożenie ZAW-NR do 14 dni.

Przepisy dotyczące sankcji za dokonywanie przelewów na rachunek spoza białej listy nie zostały zniesione. W Sejmie trwały prace, które miały poprawić te regulacje (m.in. wydłużyć termin na zgłoszenie do 7 dni), ale ze względu na zaistniałą sytuację zostały zawieszone.

Nadal można powoływać się na objaśnienia MF, z których wynika, że:

• wysłanie w terminie zgłoszenia do niewłaściwego urzędu oznacza, że termin został zachowany,
• wystarczy raz złożyć zawiadomienie o rachunku, którego nie ma na białej liście, niezależnie od liczy przelewów.

1. Jak złożyć zawiadomienie ZAW-NR

Zawiadomienie (ZAW-NR) może zostać złożone na dwa sposoby:

• papierowo poprzez ręczne wypełnienie druku i dostarczenie lub wysłanie go pocztą do urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy,
• w formie elektronicznej na portalu podatkowym Ministerstwa Finansów poprzez zalogowanie się wyłącznie przy użyciu profilu zaufanego (tu: podatnik zostaje przekierowany na stronę e-PUAP).

2. Czy można złożyć zawiadomienie ZAW-NR przez pełnomocnika

Druk ZAW-NR można złożyć osobiście albo skorzystać z pomocy pełnomocnika. Aby to było możliwe, konieczne jest złożenie pełnomocnictwa szczególnego (PPS-1) lub pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1). Nie jest jednak wymagane pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji wysyłanej w formie elektronicznej (UPL-1) oraz w formie papierowej (UPL-1P). Takie pełnomocnictwo jest wymagane przy składaniu za kogoś deklaracji podatkowych.

2.1. Jak złożyć pełnomocnictwo szczególne (PPS-1)

Zakres pełnomocnictwa PPS-1 jest mocno zawężony. Ogranicza się do konkretnej, jednej sprawy podatkowej, w której może działać upoważniona osoba. To oznacza, że osoba upoważniona na podstawie pełnomocnictwa szczególnego może wysłać tylko jedno zawiadomienie (ZAW-NR) dotyczące konkretnego rachunku. Każde zawiadomienie ZAW-NR powinno trafić do urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury. Formularz ZAW-NR podpowiada właściwość urzędu w wersji elektronicznej (w tym celu trzeba podać NIP kontrahenta). W przypadku składania zawiadomienia w wersji papierowej nabywca musi ustalić właściwość urzędu skarbowego samodzielnie.

Należy mieć także na uwadze, że za każde złożone PPS-1 będzie pobierana opłata skarbowa w wysokości 17 zł.

WAŻNE!

PPS-1 może mieć formę ustną zgłoszoną do protokołu, papierową oraz elektroniczną. Zgłoszenie rachunku spoza białej listy wymaga każdorazowego udzielenia pełnomocnictwa szczególnego PPS-1 i uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.

Jak z tego wynika, mimo że jest to możliwe, udzielanie takiego pełnomocnictwa do każdej wysyłki ZAW-NR nie jest opłacalne. Należy w takiej sytuacji udzielić pełnomocnictwa ogólnego.

2. Jak złożyć pełnomocnictwo ogólne (PPO-1)

Pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) należy już do pełnomocnictw o szerokim zastosowaniu. Posiadając takie pełnomocnictwo podmiot może działać we wszystkich sprawach podatkowych. To pełnomocnictwo zostało zwolnione od opłaty skarbowej. Bez opłat skarbowych można dokonać także jego zmiany, odwołania lub wypowiedzenia.

WAŻNE!

Złożenie, zmiana, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego jest zwolnione z opłaty skarbowej.

Należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo ogólne można złożyć tylko w formie elektronicznej na portalu podatkowym. Nie ma dostępnego formularza interaktywnego ani też formularza do druku.

Zanim podatnik będzie mógł korzystać z takiego pełnomocnictwa, musi założyć konto na portalu podatkowym. Problematyczne jest założenie konta przez spółkę.

Krok 1 - tworzenie konta osoby upoważnionej na portalu podatkowym

Konto na portalu podatkowym musi być założone na osobę fizyczną za pomocą profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Nie ma możliwości założenia konta bezpośrednio na spółkę. Może to zrobić osoba fizyczna wyznaczona przez spółkę, która będzie pełnomocnikiem. Nie musi to być pracownik spółki. Wyznaczona osoba zakłada na siebie konto na portalu podatkowym na swój identyfikator podatkowy.

Krok 2 - złożenie wniosku przez spółkę o udostępnienie konta

Gdy konto zostanie założone na portalu podatkowym, spółka musi uzyskać zgodę na dostęp do tego konta. Uzyska go, jeżeli:

1) złoży w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem portalu wniosek o udostępnienie konta zawierający pierwsze imię, nazwisko oraz identyfikator podatkowy NIP albo numer PESEL użytkownika tego konta oraz:

a) zostaną pozytywnie zweryfikowane dane zawarte w tym wniosku z danymi zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników,

b) osoba, która założyła konto, potwierdzi - w formie dokumentu elektronicznego składanego z wykorzystaniem portalu - zgodę na udostępnienie jej konta spółce.

Wniosek spółki o udostępnienie jej konta osoby fizycznej składany jest pisemnie przez portal podatkowy. Nie ma określonego wzoru. Na podstawie złożonego przez spółkę wniosku urząd skarbowy "podpina" w swoim systemie konto spółki do konta osoby fizycznej, która została wskazana we wniosku.

Bardzo ważne jest, aby z tego pisma wynikało, że osoba, która założyła konto dla spółki, będzie miała możliwość składania pełnomocnictwa ogólnego w jej imieniu. Bez wskazania uprawnienia do pełnomocnictwa w tym piśmie, urząd tylko podepnie samą spółkę do konta osoby fizycznej. Osoba ta nie będzie miała możliwości złożenia PPO-1 w imieniu mocodawcy. Na to warto zwrócić szczególną uwagę, ponieważ zaoszczędzi to dodatkowych wyjaśnień z organem podatkowym.

Krok 3 - uzyskanie przez pełnomocnika dostępu do konta spółki

Jeżeli proces połączenia kont przebiegnie prawidłowo, to osoba uprawniona powinna zalogować się na swoje konto i mieć dostęp do konta spółki. Na koncie spółki zostanie uaktywniona opcja "Chcę dodać pełnomocnictwo ogólne". W dalszym etapie kreator prowadzi "krok po kroku", jak wypełnić formularz. Potwierdzeniem zatwierdzenia tego pełnomocnictwa jest zwrotna informacja e-mailowa o wpisie do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO).

WAŻNE!

Pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) można złożyć jedynie drogą elektroniczną. Wyjątkiem są sytuacje, gdy występują problemy techniczne po stronie Ministerstwa Finansów, które uniemożliwiają złożenie takiego pełnomocnictwa przez Internet. Wtedy można je złożyć papierowo. Pismo z pełnomocnictwem składa się do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wieluniu.

Na zakończenie należy dodać, że przy składaniu zawiadomienia ZAW-NR nie jest wymagane pełnomocnictwo UPL-1 oraz UPL-1P. Tego rodzaju pełnomocnictwa wymagane są do podpisywania deklaracji wysyłanej w formie elektronicznej oraz w formie papierowej.

Podstawa prawna:

• art. 96b ust. 1, ust. 3 pkt 13 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług -j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz.568

• art. 117ba § 1-5, art. 138a, art. 138d, art. 138e ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568

• § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 21 czerwca 2016 r. w sprawie wzoru pełnomocnictwa ogólnego i wzoru zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tego pełnomocnictwa - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 519

• § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 974

• § 2-3 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu przesyłania, w formie dokumentu elektronicznego, pełnomocnictwa ogólnego, pełnomocnictwa szczególnego oraz pełnomocnictwa do doręczeń - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1269; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 244

Beata Kociańska

ekspert w zakresie VAT