Jakie skutki dla rozliczeń VAT ma od 2020 r. zapłata na rachunek bankowy spoza białej listy

W związku z uruchomieniem od 1 września 2019 r. nowego wykazu podatników VAT przypominamy, że obowiązek zapłaty na rachunek wskazany na wykazie podatników VAT wejdzie w życie od 1 stycznia 2020 r. Dopiero od tego dnia podatnik, który dokona zapłaty na rachunek spoza wykazu, musi liczyć się z konsekwencjami w podatku dochodowym i z odpowiedzialnością solidarną w VAT. Oznacza to, że do 31 grudnia 2019 r. zapłata na rachunek spoza wykazu nie pociąga za sobą konsekwencji podatkowych.

Do końca 2019 r. podatnicy mają czas, aby:

• poznać zasady funkcjonowania białej listy podatników,
• poznać sposób wyszukiwania danych o swoich kontrahentach,
• zweryfikować aktualność własnych danych i sprawdzić, czy ich rachunki widnieją w wykazie.

Warto pamiętać, że w wykazie zamieszczane są wyłącznie rachunki rozliczeniowe lub imienne rachunki w SKOK, otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli zatem do działalności gospodarczej podatnik wykorzystuje rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy (tzw. ROR), to taki rachunek nie będzie zamieszczony w wykazie.

Od 1 stycznia 2020 r. zapłata faktury z naliczonym VAT na rachunek spoza białej listy będzie powodowała negatywne konsekwencje dla rozliczenia zarówno VAT, jak i PIT/CIT. W ustawie o VAT wprost nie wskazano sankcji za niesprawdzenie kontrahenta oraz jego rachunku na białej liście. Jednak sprawdzenie kontrahenta może być dowodem na to, że podatnik dochował należytej staranności, oceniając swoje prawo do odliczenia VAT.

Dane podatników na białej liście będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. MF zaleca:

(…) powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

1. Kiedy poniesiemy odpowiedzialność solidarną

Sankcje dla kupującego, który opłaci fakturę na rachunek spoza białej listy, za niezapłacony z niej VAT przez sprzedawcę przewidziano natomiast w art. 117ba i art. 117bb Ordynacji podatkowej. Kupujący ponosi solidarną odpowiedzialność całym swoim majątkiem ze sprzedawcą, co oznacza, że urząd może żądać od niego zapłaty VAT niezapłaconego przez sprzedawcę.

Aby kupujący poniósł solidarną odpowiedzialność za VAT sprzedawcy, muszą być spełnione ustawowe warunki.

1.1. Status sprzedawcy i nabywcy

Podatnik VAT, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, będzie odpowiadał solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny za jego zaległości podatkowe w VAT.

Obowiązek sprawdzania rachunku bankowego sprzedawcy dotyczy tylko przypadków, gdy będzie on podatnikiem VAT czynnym i naliczy VAT na fakturze, a kupujący zarówno podatnikiem VAT czynnym, jak i podatnikiem VAT zwolnionym. Podatnik zwolniony z VAT będzie odpowiadał solidarnie ze sprzedawcą za niezapłacony przez niego VAT z faktury, gdy opłaci ją na rachunek spoza białej listy. Nie ma znaczenia, że nie odlicza z niej VAT.

Do odpowiedzialności solidarnej może być również pociągnięty podatnik VAT pośredniczący w przekazywaniu płatności, który na podstawie umowy zawartej z:

• dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny albo
• nabywcą towarów lub usługobiorcą

jest obowiązany do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy. Będzie pociągnięty do odpowiedzialności solidarnej na tej samej zasadzie co nabywca, gdy przekaże pieniądze na rachunek spoza białej listy.

1.2. Wartość transakcji, od których należy sprawdzać rachunek bankowy kontrahenta

Obowiązek zapłaty za fakturę z naliczonym VAT na rachunek wyłącznie z białej listy dotyczy jednak przypadków, gdy kwota transakcji przekroczy 15 000 zł. W przypadku kwot poniżej tego limitu nie ma obowiązku sprawdzania rachunku. Zapłata na rachunek spoza białej listy nie naraża podatnika na sankcje w PIT/CIT czy odpowiedzialność solidarną. Może jednak powodować, że podatnik zostanie posądzony o niedochowanie należytej staranności i pozbawiony prawa do odliczenia VAT, gdy okaże się np., że kontrahent jest fikcyjną firmą.

2. Za jaką kwotę VAT może odpowiadać kupujący

Kupujący może być pociągnięty do odpowiedzialności solidarnej za niezapłacony VAT sprzedawcy do wysokości podatku proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług, które zostały opłacone na rachunek spoza białej listy.

Uwaga

Kupujący nie poniesie odpowiedzialności, gdy płatność za transakcję zostanie zlecona na rachunek niewskazany w wykazie, ale kontrahent zapłaci VAT.

Tutaj powstaje problem, jak ta kwota będzie obliczana, gdyż zasadniczo do urzędu wpłacany jest VAT z faktur sprzedażowych pomniejszony o podatek naliczony. Ponadto do odpowiedzialności solidarnej w stosunku do jednej zaległości może być pociągniętych kilku kupujących. Dlatego proporcja powinna być obliczana w stosunku do kwoty podatku należnego.

Przykład

Spółka A wykazała w deklaracji VAT-7 za styczeń kwotę do wpłaty w wysokości 100 000 zł. Nie zapłaciła tej kwoty do urzędu skarbowego. W deklaracji podatek należny wyniósł 200 000 zł (z tego 23 000 zł z faktury opłaconej przez spółkę B na rachunek spoza białej listy), a podatek naliczony - 100 000 zł. Spółka B może odpowiadać do kwoty 12 000 zł [100 000 zł x 12% (23 000 zł/200 000 zł x 100)].

3. Kiedy nie poniesiemy solidarnej odpowiedzialności za VAT sprzedawcy

Kupujący nie poniesie solidarnej odpowiedzialności za VAT sprzedawcy, jeśli faktura mimo ustawowego obowiązku została opłacona na rachunek spoza białej listy, gdy wystąpi jedno z wymienionych zdarzeń:

• sprzedawca zapłaci do urzędu skarbowego należny VAT,
• zastosuje split payment przy opłacaniu faktury,
• zawiadomi o tym fakcie urząd skarbowy.

Pierwsze dwa przypadki nie budzą wątpliwości. Trzeci wymaga szerszego omówienia, gdyż zawiadomienie to jest bardzo sformalizowane. Ponadto, w przeciwieństwie do dwóch pierwszych przypadków, zawiadomienie to uwalnia także od sankcji w PIT/CIT.

Po pierwsze, zawiadomienia należy dokonać w terminie 3 dni od dnia zlecenia przelewu. Późniejsze zawiadomienie nie zwalnia z odpowiedzialności.

Przykład

Podatnik dokonał 12 stycznia 2020 r. przelewu na rachunek kontrahenta spoza białej listy. Jeśli chce, aby jego zawiadomienie było skuteczne, musi je złożyć do 15 stycznia 2020 r.

Po drugie, zawiadomienie musi być złożone do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury. To oznacza, że nabywca musi ustalić urząd, gdzie rozlicza się sprzedawca. Decyduje o tym zasadniczo miejsce siedziby działalności sprzedawcy lub miejsce zamieszkania w przypadku osoby fizycznej. Nie można jednak zapominać, że kontrahent może rozliczać się w urzędzie przeznaczonym dla dużych podatników. Powstaje więc pytanie, co w przypadku, gdy zawiadomienie trafi do niewłaściwego urzędu. MF, odpowiadając na to pytanie, stwierdziło:

Naczelnik, który otrzyma zawiadomienie o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma na wykazie podatników VAT, a nie będzie właściwy dla wystawcy faktury, przekaże takie zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

To oznacza, że termin będzie dochowany mimo złożenia zawiadomienia do niewłaściwego urzędu skarbowego.

Po trzecie, zawiadomienie powinno mieć odpowiednie dane. Zawiadomienie będzie musiało zawierać:

1) numer identyfikacyjny, firmę (nazwę) oraz adres siedziby albo, w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności - adres miejsca zamieszkania podatnika dokonującego zapłaty należności,

2) dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres),

3) numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności,

4) wysokość należności zapłaconej przelewem na rachunek, o którym mowa w pkt 3, i dzień zlecenia przelewu na ten rachunek.

Minister Finansów został upoważniony do określenia, w drodze rozporządzenia, wzoru takiego zawiadomienia wraz z objaśnieniami co do sposobu prawidłowego jego wypełnienia, z uwzględnieniem konieczności uproszczenia i usprawnienia procesu składania zawiadomień. Jest to jednak upoważnienie fakultatywne, co oznacza, że nie musi z niego korzystać. Do tej pory tego nie zrobił. Ostatnio MF poinformowało, mimo że nie wynika to z przepisów, że wystarczy raz zawiadmić o zapłacie na rachunek spoza białej listy, nawet gdy na ten rachunek będzie dokonywane wiele przelewów.

Podstawa prawna:

• art. 117ba i art. 117bb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm: Dz.U. z 2019 r. poz. 2200

Joanna Dmowska

Ekspert w zakresie VAT