Zmiany 2020! Jakie będą skutki zapłaty na rachunek nieuwzględniony w rejestrze podatników VAT - zmiany w podatku dochodowym

Od 1 stycznia 2020 r. zapłata dokonana na rachunek kontrahenta niewymieniony w rejestrze podatników VAT (biała lista podatników VAT) nie będzie kosztem podatkowym. Wyłączenie będzie dotyczyło sytuacji, w których kwota należności będzie przekraczała 15 000 zł. W publikacji przedstawiamy informacje o nowym wyłączeniu z kosztów i jak się przygotować na te zmiany.

Jakie wydatki wyłączono z kosztów podatkowych

Od 1 stycznia 2020 r. w przypadku, w którym:

1. podatnik podatku dochodowego dokona zapłaty za fakturę na rachunek, którego nie ma w wykazie podatników VAT, i
2. płatność przekracza 15 000 zł,

wydatek taki nie może być, co do zasady, uznany za koszt podatkowy (art. 22p updof i art. 15d updop w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2020 r.). Wyłączenie będzie dotyczyło możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej płatność przekracza kwotę 15 000 zł.

Wyjątek od tej reguły stanowi jedynie sytuacja, w której podatnik złoży zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek spoza wykazu do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury (sprzedawcy), w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu.

Ważne!

Aby zaliczyć do kosztów podatkowych poniesione wydatki, za które płatności zostały dokonane na inny rachunek niż wskazany w wykazie podatników VAT, w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, wystarczy złożyć zawiadomienie do właściwego organu podatkowego.

Dodatkowa konsekwencja zapłaty na taki rachunek to także ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego VAT od transakcji. Na ten temat będziemy pisać w kolejnych wydaniach "Mk" .

Jakie rachunki znalazły się w wykazie

Należy wyjaśnić, że w wykazie znalazły się rachunki bankowe pobrane z baz Krajowej Administracji Skarbowej. Są to te same numery rachunków, które przedsiębiorcy podali przy zakładaniu firmy w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

W wykazie nie ma prywatnych rachunków bankowych (ROR-y), w praktyce czasami wykorzystywanych do działalności gospodarczej. Wpłata kwot przekraczających 15 000 zł na te rachunki po 1 stycznia 2020 r. może skutkować wyłączeniem z kosztów podatkowych.

Należy zaznaczyć, że nie wszystkie rachunki, na które przedsiębiorcy dokonują wpłat, są objęte omawianą regulacją. I tak w odpowiedzi na interpelację poselską nr 32747 fiskus odniósł się do braku wirtualnych rachunków rozliczeniowych, powierniczych i depozytowych na białej liście. Jak stwierdzono w odpowiedzi na interpelację z 19 sierpnia 2019 r.:

MF

Odnosząc się do przedstawionej w interpelacji kwestii rachunków wirtualnych wykorzystywanych przez podatników dostarczających towary i usługi na masową skalę, jak operatorzy sieci komórkowych czy dostawcy mediów, należy wskazać, że rachunki te nie będą uwidaczniane w wykazie podatników VAT, gdyż nie są to rachunki rozliczeniowe w rozumieniu art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (….).

Wpłaty na rachunki wirtualne, które są przypisane do rachunku rozliczeniowego, będą traktowane jak wpłaty na rachunek rozliczeniowy, który podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego. Natomiast same rachunki wirtualne nie będą podlegały obowiązkowi zgłaszania do urzędu skarbowego w celu ich zamieszczenia w wykazie.

(…) Odnośnie dokonywania wpłat na rachunki depozytowe lub powiernicze należy wskazać na moment zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodu, a mianowicie kosztem uzyskania przychodu może być koszt faktycznie poniesiony, w przypadku zaś rachunków powierniczych i depozytowych, środki pieniężne zostają jedynie zabezpieczone do czasu realizacji umowy. Gdyby jednak wpłata na rachunek powierniczy i depozytowy została potwierdzona fakturą, nabywca - jak już wyżej wskazano - może złożyć zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury o wpłacie dokonanej na rachunek spoza wykazu i tym samym uwolnić się od negatywnych konsekwencji.

Jak przygotować się na wprowadzone zmiany

Przedsiębiorcy i ich służby finansowo-księgowe, by przygotować się do tych zmian, powinni opracować odpowiednie procedury. W ramach tych procedur osoby dokonujące płatności powinny mieć obowiązek sprawdzania, czy kontrahent wskazany na fakturze oraz rachunek, na który jest dokonywana zapłata, znajdują się w wykazie VAT.

Sprawdzenie rachunków w wykazie. Już teraz należy zacząć sprawdzanie, czy rachunki rozliczeniowe, na które dokonuje się wpłat, są w wykazie prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wykaz dostępny jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wykaz zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników: zarejestrowanych, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Podmioty można wyszukiwać po nazwie podmiotu, numerze NIP, REGON lub po numerze konta bankowego przedsiębiorcy. Ze sprawdzaniem rachunków w przypadku dużych przedsiębiorców mających setki kontrahentów warto się pospieszyć, ponieważ możliwe jest złożenie do wykazu 10 zapytań dziennie o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie, co daje łącznie 300 podmiotów.

Jeżeli w wykazie nie ma rachunku kontrahenta, warto skontaktować się z wystawcą faktury, by wskazał rachunek znajdujący się w wykazie. Można to robić już teraz, mimo tego że do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny, niż podany w wykazie, nie są wyłaczone z kosztów.

Przedsiębiorcy przyjmujący płatności powyżej 15 000 zł, powinni także sprawdzić na białej liście podatników VAT, czy numery rachunków ich firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe. Po 1 stycznia 2020 r. brak lub błędny rachunek narazi bowiem ich kontrahentów na sankcje.

Zawiadomienie fiskusa. Jeżeli po 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorca dokona przez pomyłkę lub z konieczności wpłaty:

• na rachunek rozliczeniowy nieujęty w wykazie, i
• przekraczającej 15 000 zł,

powinien być przygotowany na konieczność zawiadomienia o tym fiskusa w terminie 3 dni. W tym celu konieczne będzie także ustalenie właściwego dla wystawcy faktury urzędu skarbowego. Przy tym właściwy urząd skarbowy należy ustalić według miejsca zamieszkania lub siedziby kontrahenta. Może to być w praktyce kłopotliwe, co więcej dany wystawca faktury może podlegać pod wyspecjalizowany urząd skarbowy. Przed zapłaceniem faktury warto będzie zatem poprosić wystawcę faktury o wskazanie, pod który urząd skarbowy podlega.

Ustawodawca nie przedstawił wzoru takiego zawiadomienia. Podatnik będzie zatem obowiązany opracować samodzielnie taki wzór. Od przyszłego roku w przypadku niezłożenia takiego zawiadomienia w opisanych wypadkach wydatek należy objąć wyłączeniem z kosztów określonym w art. 22p updof i art. 15d updop.

Przepisy przejściowe

Omawiane przepisy mają zastosowanie do zapłaty należności w roku podatkowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2019 r. i nie stosuje się ich do płatności dotyczących wydatków zaliczonych do kosztów podatkowych przed 1 stycznia 2020 r. (art. 10 ustawy nowelizującej z 12 kwietnia 2019 r.). Jeżeli zatem podatnik zapłaci należność, którą rozpoznał jako koszt w 2019 r., nie będzie miało do niego zastosowanie omawiane wyłączenie, nawet jeżeli przelew zostanie dokonany po 1 stycznia 2020 r.

Podstawa prawna:

• art. 2, 3, 10 i 14 ustawy z 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2019 r. poz. 1018

Sławomir Biliński

 redaktor "MONITORA księgowego", prawnik, autor licznych publikacji z zakresu prawa podatkowego