Biała lista podatników VAT od 1 września 2019 r. - korzyści i zagrożenia

Od 1 września 2019 r. podatnicy VAT mogą sprawdzać swoich kontrahentów w nowym wykazie prowadzonym przez Szefa KAS, zwanym białą listą podatników VAT. Wykaz zawiera m.in. dane podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni albo zwolnieni z VAT. Nowy wykaz to nie tylko korzyści dla podatników, ale niestety również liczne zagrożenia.

Co to jest biała lista podatników VAT

Do 31 sierpnia 2019 r. Szef KAS prowadził dwa wykazy zawierające dane o podatnikach VAT, tj.:

1. wykaz podmiotów, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT, oraz
2. wykaz podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Wykazy te nie zawierały jednak danych podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, czyli podmiotów o statusie "podatnik VAT czynny" albo "podatnik zwolniony z VAT". Ponieważ posiadanie przez podatnika takich informacji o kontrahentach powinno przełożyć się na zwiększenie poprawności jego rozliczeń w VAT, ustawodawca zobowiązał z początkiem września 2019 r. Szefa KAS do ich udostępniania. Nie oznacza to, że od 1 września Szef KAS prowadzi trzy wykazy z danymi podatników. Dane z wykazów funkcjonujących do końca sierpnia 2019 r. oraz dane o podatnikach zarejestrowanych do VAT jako "podatnicy VAT czynni" albo jako "podatnicy zwolnieni z VAT" stanowią obecnie jeden wykaz, zwany białą listą podatników VAT. Nalezy pamiętać, że rejestracja podatników zwolnionych nie jest obowiązkowa. Dlatego może nie byc ich w wykazie.

Wykazy prowadzone przez Szefa KAS przed i po 1 września 2019 r.

Jakie korzyści daje biała lista podatników VAT

Korzyść nr 1. Pozyskanie aktualizowanych na bieżąco informacji o kontrahencie w jednym miejscu

Do końca sierpnia 2019 r. przepisy nie regulowały, jak często mają być aktualizowane wykazy prowadzone przez Szefa KAS. Znowelizowane z dniem 1 września 2019 r. przepisy ustawy o VAT nakładają na Szefa KAS obowiązek aktualizowania prowadzonego przez niego wykazu w każdy dzień roboczy, raz na dobę (art. 96b ust. 8 ustawy o VAT). Dzięki temu zapewniono podatnikom pozyskiwanie informacji o statusie kontrahentów nie tylko w jednym miejscu, ale również aktualizowanych na bieżąco.

Korzyść nr 2. Możliwość zapoznania się z historią kontrahenta

Od początku września 2019 r. podatnicy korzystający z wykazu mogą uzyskać potrzebne im informacje nie tylko na dzień sprawdzania kontrahenta (tak jak robili to do końca sierpnia 2019 r.), ale również na wybrany przez siebie dzień przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym kontrahent jest sprawdzany. Taka możliwość pozwala podatnikowi dokładnie prześledzić historię jego kontrahenta (art. 96b ust. 2 ustawy o VAT). Rodzaj danych udostępnianych w wykazie prowadzonym przez Szefa KAS prezentujemy w tabeli. Należy zastrzec, że o ile dane wymienione w pkt 5-14 tabeli są udostępniane na wybrany przez podatnika dzień, o tyle dane wskazane w pkt 1-4 tabeli są zawsze udostępniane na dzień sprawdzania kontrahenta.

Ponadto rodzaj udostępnianych danych jest uzależniony od tego w jakim wykazie znajduje się podatnik (art.96b ust. 4 ustawy o VAT). Inny rodzaj danych jest dostępny gdy podatnik jest wykazie podmiotów w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT (wykaz 1), a inny w przypadku gdy podatnik znajduje się wykazie zarejestrowanych podatników (wykaz 2).

Tabela. Dane udostępniane w wykazie prowadzonym przez Szefa KAS

Korzyść nr 3. Zmniejszenie ryzyka zakwestionowania przez organy podatkowe prawa do odliczenia VAT

Skorzystanie z wykazu pozwala podatnikom na potwierdzenie rzeczywistego statusu ich kontrahenta, tj. czy jest on podatnikiem VAT czynnym, podatnikiem VAT zwolnionym czy też nie posiada w ogóle takiego statusu z powodu wykreślenia go z rejestru podatników tego podatku albo odmowy zarejestrowania do VAT.

Upewniając się, jaki status ma nasz kontrahent, zmniejszamy ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe prawa do odliczenia VAT z otrzymywanych od niego faktur. Jeżeli bowiem dowiemy się np., że nasz kontrahent mający według danych otrzymanych z wykazu status podatnika VAT zwolnionego naliczył VAT za świadczone na naszą rzecz usługi, nie mamy prawa w ogóle odliczać tego VAT. Jeżeli tak zrobimy, to w razie ewentualnej kontroli organ podatkowy powoła się na art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT, który zabrania odliczania VAT z faktur dokumentujących transakcje, które nie podlegają VAT albo są z niego zwolnione. Korzystając z interfejsu API uzyskamyelektroniczny klucz, który potwierdzi wykonanie zapytania (o jaki identyfikator podmiotu pytano, datę na jaki dzień została udzielona odpowiedź i datę składania zapytania).

Sprawdzenie kontrahenta nie daje nam jednak pełnej ochrony, że urząd niezakwestionuje nam prawa do odliczenia VAT. Może jednak świadczyć o dochowaniu należytej staranności.

Korzyść nr 4. Uniknięcie zapłaty za nabyty towar lub usługę na rachunek bankowy należący do innego podmiotu niż kontrahent

Nowością jest udostępnianie w wykazie numerów:

• rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy - Prawo bankowe, lub

• imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą,

- które zostały wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzone przy wykorzystaniu STIR.

Skorzystanie z wykazu pozwala zatem na zyskanie pewności, że rachunek, na który podatnik ma uregulować należność za towar lub usługę, należy do kontrahenta, który nam go podał i został zgłoszony do urzędu. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko zapłaty na rachunek należący do podmiotu innego niż kontrahent. O ile do końca 2019 r. udostępnianie w wykazie numerów rachunków bankowych ma wyłącznie funkcję informacyjną, o tyle od 1 stycznia 2020 r. niedokonywanie płatności na te właśnie numery rachunków będzie zagrożone sankcjami zarówno w VAT, jak i w podatku dochodowym (szczegółowo piszemy o tym w kolejnym punkcie). Dlatego warto je znać.

Przed 1 stycznia 2020 r. podatnicy, powinni również sprawdzić w wykazie swoje rachunki bankowe - czy są aktualne. Jeśli nie, to należy złożyć aktualizację NIP-2 albo NIP-7 lub formularzy korzystajac z CEiDG.

Uwaga

Przed 1 stycznia 2020 r. podatnicy powinni również sprawdzić w wykazie swoje rachunki bankowe - czy są aktualne. Jeśli nie, to należy złożyć aktualizację.

Jakie zagrożenia wynikają z białej listy podatników VAT

Zagrożenie nr 1. Odpowiedzialność solidarna podatnika za zaległości w VAT jego kontrahentów

Od 1 stycznia 2020 r. brak zapłaty na rachunek wskazany w wykazie prowadzonym przez Szefa KAS będzie skutkował odpowiedzialnością solidarną nabywców towarów i usług za zaległości podatkowe dostawcy lub usługodawcy w VAT w części proporcjonalnie przypadającej na błędnie opłaconą dostawę towarów lub świadczenie usług (art. 117ba § 1 dodany od 1 stycznia 2020 r. do Ordynacji podatkowej). Dotyczyło to będzie płatności za fakturę powyżej 15 000 zł.

Z tego powodu tak ważne stanie się weryfikowanie numerów rachunków w wykazie i zapłata na rachunki tam wskazane. Jeżeli podatnik stwierdzi, że podany przez kontrahenta numer rachunku bankowego jest inny niż ten wynikający z wykazu, powinien wyjaśnić tę kwestię, zanim dokona zapłaty. Jeżeli jednak podatnik dokona zapłaty na rachunek inny niż zawarty w wykazie na dzień przelewu, to jedyną możliwością uniknięcia odpowiedzialności solidarnej będzie złożenie zawiadomienia o zapłacie należności na ten inny rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie 3 dni od dnia zlecenia przelewu (art. 117ba § 3 dodany od 1 stycznia 2020 r. do Ordynacji podatkowej). To jednak dodatkowy obowiązek informacyjny obarczony ustawowym terminem. Z tego powodu lepiej na bieżąco kontrolować, na jaki rachunek będą przelewane należności.

Uwaga

Gdy od 1 stycznia 2020 r. dokonamy zapłaty na rachunek inny niż w wykazie, mamy 3 dni na zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego podatnika, który wystawił fakturę.

Podatnik nie będzie ponosił też odpowiedzialności, gdy zapłaty podatku dokona na rachunek VAT założony do rachunku rozliczeniowego, innego niż wskazany w wykazie (art. 117 bb Ordynacji podatkowej).

Zagrożenie nr 2. Wyłączenie z kosztów płatności przekraczających 15 000 zł uregulowanych na rachunek inny niż wskazany w wykazie

Wprowadzenie solidarnej odpowiedzialności podatnika za zaległości w VAT jego dostawców lub usługodawców w przypadku nieregulowania należności na rachunek wskazany w wykazie to niejedyna sankcja za takie postępowanie. Z art. 22p ust. 1 pkt 2 updof oraz art. 15d ust. 1 pkt 2 updop dodanych z do tych ustaw w dniem 1 stycznia 2020 r. wynika, że podatnicy nie będą mogli zaliczać do kosztów wydatków przekraczających 15 000 zł, które zostaną udokumntowane fakturami wystawionymi przez czynnego podatnika, jeżeli nie uregulują ich na rachunek wskazany w wykazie prowadzonym przez Szefa KAS. To oznacza, że również na potrzeby tego podatku trzeba będzie weryfikować dane swoich kontrahentów.

Zagrożenie nr 3. Płatności dokonywane kartą kredytową lub za pomocą systemów PayPal czy PayU ze statusem podwyższonego ryzyka

Istnieje duża obawa, że przepisy przewidujące sankcje za nieregulowanie płatności na rachunek wskazany w wykazie prowadzonym przez Szefa KAS znajdą zastosowanie w przypadku dokonywania przez podatników płatności przy użyciu kart kredytowych czy platform pośredniczących w płatnościach, takich jak PayPal, PayU czy DotPay. W takim przypadku podatnik posiada potwierdzenie dokonania płatności na rzecz kontrahenta, ale ma ograniczone możliwości sprawdzenia, na jaki rachunek wpłynęły jego pieniądze. Problem ten był podnoszony przez przedstawicieli sektora bankowego na etapie konsultacji społecznych projektu ustawy wprowadzającej białą listę podatników VAT. Co ciekawe, również w uzasadnieniu tego projektu znalazł się zapis, że do ww. transakcji sankcje nie będą stosowane. Niestety, stwierdzenia tego zabrakło w samych przepisach nakładających te sankcje. Trzeba mieć nadzieję, że do końca 2019 r. MF zdecyduje się na nowelizację przepisów w tym zakresie, zwłaszcza że, jak zapewnia na łamach prasy, problem ten jest mu dobrze znany.

Zagrożenie nr 4. Płatności na rachunki cesyjne oraz subrachunki tworzone przez operatorów telekomunikacyjnych, dostawców prądu i mediów również zagrożone sankcjami

Problem analogiczny do płatności dokonywanych kartą kredytową lub za pośrednictwem platform pośredniczących w płatnościach dotyczy:

• rachunków cesyjnych, które mają zabezpieczać terminową spłatę kredytów zaciąganych przez podatników oraz
• subrachunków tworzonych dla swoich klientów przez operatorów telekomunikacyjnych, dostawców prądu i mediów.

Banki oraz ww. operatorzy codziennie otwierają i zamykają tysiące takich rachunków i nie zgłaszają tego faktu organom podatkowym. Również w tym przypadku MF twierdzi, że zna problem i zamierza go rozstrzygnąć do końca 2019 r.

Zagrożenie nr 5. Brak ustawowej ochrony podatników korzystających z wykazu

Wprowadzając białą listę podatników VAT ustawodawca nie zdecydował się na stworzenie przepisów przewidujących ochronę podatników, którzy skorzystali z danych udostępnianych w wykazie. To oznacza, że na ten moment nie są oni chronieni tak jak np. podatnicy, którzy uzyskali i zastosowali się do interpretacji indywidualnej wydanej przez Szefa KAS.

Zagrożenie nr 6. Ograniczona możliwość zbiorczego sprawdzania kontrahentów

Weryfikacja kontrahentów jest możliwa na dwa sposoby. Podatnicy mogą korzystać z  interfejsu programistycznego API, który umożliwi automatyczną weryfikację. Dlatego podatnicy, którzy chcą korzystać z tej metody będą musieli zakupić aktualizację do swojego oprogramowania księgowego. Stosowanie tej metody jest limitowane. Będzie można złożyć dziennie 10 zapytań maksymalnie o 30 podmiotów jednocześnie. Po wyczerpaniu tego limitu dostęp do API będzie zablokowany do godziny 0:00.

Podatnicy mogą korzystać z białej listy również w tradycyjny sposób, za pomocą wyszukiwarki dostępnej na stronie MF.

Podstawa prawna:

• art. 96b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1520

Marcin Jasiński

ekspert w zakresie VAT