Jak prawidłowo naliczać, pobierać i odprowadzać wpłaty do PPK

Dla pracodawców zatrudniających co najmniej 250 osób czwarty kwartał 2019 r. jest ostatnim momentem na zakończenie prac związanych z wprowadzaniem pracowniczych planów kapitałowych. Następnie firmy te muszą podjąć bieżącą obsługę PPK zgodnie z wymaganiami ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. W fazie realizacji PPK podstawowym obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest prawidłowe i terminowe naliczanie, pobieranie oraz dokonywanie wpłat do tego systemu.

Najwięksi pracodawcy (z wyłączeniem jednostek sektora finansów publicznych) zostali objęci ustawą z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK) od 1 lipca 2019 r. Jednak dopiero w ostatnim kwartale tego roku ta grupa podmiotów zatrudniających musi zakończyć procesy przygotowawcze, zawrzeć umowy w ramach systemu PPK, zgłosić zatrudnione osoby do tego systemu oraz rozpocząć naliczanie, pobieranie i dokonywanie wpłat do PPK. 25 października 2019 r. był ostatnim dniem na zawarcie umów o zarządzanie PPK, a najpóźniej do 12 listopada 2019 r. firmy te muszą zawrzeć umowy o prowadzenie PPK. Data zawarcia umowy o prowadzenie PPK decyduje o terminie naliczenia, pobrania i dokonania pierwszych wpłat do PPK.

Kto zostaje uczestnikiem systemu PPK

Podmiot zatrudniający zgłasza do PPK osoby zatrudnione, tj. m.in. swoich pracowników i zleceniobiorców, podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu zatrudnienia u danego podmiotu zatrudniającego. Do PPK może zostać zgłoszony zatrudniony, który ukończył 18 rok życia i nie osiągnął jeszcze wieku 70 lat. O ile jednak osoby przed ukończeniem 55 lat, które nie zadeklarowały rezygnacji z oszczędzania w PPK, są włączane do PPK z mocy prawa, o tyle druga grupa wiekowa (55-69 lat) może oszczędzać w PPK tylko wtedy, gdy złoży podmiotowi zatrudniającemu odpowiedni wniosek.

Przy założeniu, że 12 listopada 2019 r. podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK - robi to w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych (art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK), które:

1) spełniają kryterium wieku, tj.:

• osób w wieku od 18 roku życia a przed ukończeniem 55 roku życia, które do dnia zawarcia umowy o prowadzenie PPK (tj. 12 listopada 2019 r.) nie złożyły deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
• osób w wieku od 55 roku życia, a przed ukończeniem 70 roku życia - jeśli do 12 listopada 2019 r. złożyły podmiotowi zatrudniającemu wnioski o dokonywanie wpłat do PPK; jeśli wniosek wpłynie później - podmiot zatrudniający zgłosi taką osobę do pracowniczego planu kapitałowego w odpowiednim terminie z uwzględnieniem kryterium okresu zatrudnienia (art. 16 ustawy o PPK);

2) pozostają w zatrudnieniu w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy o PPK z danym podmiotem zatrudniającym w dniu zawarcia umowy o prowadzenie PPK, przy czym:

• jeśli 1 lipca 2019 r. (tj. w dniu, w którym ustawa o PPK zaczęła obowiązywać podmiot zatrudniający) dana osoba pozostawała w zatrudnieniu i pozostaje w zatrudnieniu w dniu zawarcia umowy o prowadzenie PPK - umowa o prowadzenie PPK zostaje zawarta na jej rzecz,
• jeśli w określonym podmiocie zatrudniającym dana osoba podjęła zatrudnienie już po 1 lipca 2019 r., wówczas podmiot zatrudniający zgłosi ją do PPK, o ile posiada ona 3-miesięczny okres zatrudnienia.

Z punktu widzenia obciążeń finansowych dla podmiotu zatrudniającego istotne jest, że jeśli uczestnik PPK oszczędza w tym systemie (czyli jest włączony do PPK z mocy prawa lub na własny wniosek), wówczas pracodawca jest zobowiązany partycypować w gromadzeniu środków w PPK przez osobę u niego zatrudnioną, tj. finansować mu przynajmniej wpłatę podstawową (1,5% wynagrodzenia), a także dokonywać odpowiednich operacji na wynagrodzeniu pracownika w celu terminowego i prawidłowego naliczania, pobierania i dokonywania wpłat do PPK finansowanych przez osobę zatrudnioną.

Jakie rodzaje wpłat są odprowadzane do PPK

Środki gromadzone w pracowniczych planach kapitałowych są finansowane przez:

• osobę zatrudnioną (uczestnika PPK),
• podmiot zatrudniający,
• państwo (środki pochodzą z Funduszu Pracy).

UWAGA!

Wpłaty do PPK finansowane przez podmiot zatrudniający i uczestnika PPK stanowią określony procent wynagrodzenia.

Podmioty partycypujące w gromadzeniu środków na rachunku PPK uczestnika PPK

* Zarabiający poniżej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia mogą deklarować wpłatę podstawową od 0,5%.

Uczestnik PPK finansuje wpłatę podstawową - zasadniczo w wysokości 2% wynagrodzenia (art. 27 ust. 1 ustawy o PPK). Jeśli jednak ze wszystkich źródeł (np. z umowy zlecenia i z umowy o pracę) osiąga wynagrodzenie nie większe niż 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na dany rok (w 2019 r. - 2700 zł; w 2020 r. będzie to kwota 3120 zł), może złożyć podmiotowi zatrudniającemu wniosek o obniżenie wpłaty podstawowej i ustalić ją w dowolnej wysokości w przedziale od 0,5% do 2% wynagrodzenia. Dla skorzystania z prawa do obniżenia wpłaty podstawowej nie ma znaczenia, czy uczestnik PPK jest zatrudniony w pełnym czy niepełnym wymiarze godzin. Nie dokonuje się w tym przypadku proporcjonalnego przeliczania "na pełny etat", decyduje kwotowa wartość uzyskanego przychodu.

Uczestnik PPK może także zadeklarować dokonywanie wpłat dodatkowych do PPK w wysokości do 2% wynagrodzenia (art. 27 ust. 3 ustawy o PPK). Zatem uczestnik PPK może oszczędzać w pracowniczym planie kapitałowym, zasilając swój rachunek PPK maksymalnie równowartością 4% wynagrodzenia.

Podmiot zatrudniający finansuje uczestnikowi PPK (art. 26 ust. 1-3 ustawy o PPK):

• wpłatę podstawową w wysokości 1,5% wynagrodzenia (wpłata obligatoryjna),
• wpłatę dodatkową - do wysokości 2,5% wynagrodzenia - o ile podmiot zatrudniający zdecydował o ich finansowaniu. Ustawa o PPK przewiduje możliwość różnicowania wpłat dodatkowych ze względu na długość okresu zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy.

Rachunek PPK uczestnika PPK będzie zasilany środkami z Funduszu Pracy. Będą to:

• wpłata powitalna (jednorazowa) - w wysokości 250 zł, należna po minimum 3 miesiącach uczestnictwa w PPK i opłaceniu wpłat podstawowych finansowanych przez uczestnika PPK za ten okres,
• dopłaty roczne (cykliczne) - w wysokości 240 zł, należne w każdym roku, o ile uczestnik PPK osiągnie określoną wartość wpłat do PPK (art. 32 ust. 2 ustawy o PPK).

Z punktu widzenia podmiotu zatrudniającego istotne jest to, że w żadnym stopniu nie uczestniczy on w weryfikowaniu prawa uczestnika PPK do dopłat ze strony państwa. Nie jest też zaangażowany w proces ich przepływu na rachunek PPK uczestnika PPK.

W jakich terminach należy naliczyć i odprowadzić pierwsze wpłaty do PPK

W systemie PPK na podmiocie zatrudniającym spoczywają obowiązki związane z:

• naliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem do instytucji finansowej wpłat do PPK finansowanych przez uczestnika PPK,
• naliczeniem i odprowadzeniem do instytucji finansowej wpłat finansowanych przez podmiot zatrudniający.

Podmiot zatrudniający z mocy prawa jest zatem zobowiązany do dokonywania określonych operacji na wynagrodzeniu osoby zatrudnionej, która jest uczestnikiem PPK.

Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający (art. 28 ust. 3 ustawy o PPK). Podmiot zatrudniający dokonuje wpłat do PPK począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Jak wyjaśniono na oficjalnym portalu www.mojePPK.pl, jeśli podmiot zatrudniający zawrze umowę o prowadzenie PPK dopiero w listopadzie 2019 r., to dzień naliczania i wypłacania wynagrodzenia po dniu zawarcia umowy o prowadzenie PPK będzie wyznaczał datę pierwszego naliczenia i pobrania wpłat do PPK (nie ma zaś znaczenia, czy jest to wynagrodzenie wypłacone z dołu czy z góry). Do instytucji finansowej takie wpłaty muszą być dokonane do 16 grudnia 2019 r. (jeżeli w listopadzie wynagrodzenia wypłacono po zawarciu umowy o prowadzenie PPK; ustawowy termin 15 grudnia 2019 r. pfrzypada w niedzielę).

Reasumując - dla naliczenia, pobrania i dokonania pierwszych wpłat do PPK kluczowe będą daty:

• zawarcia umowy o prowadzenie PPK oraz
• wypłaty wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Umowa o prowadzenie PPK została zawarta 12 listopada 2019 r., a wynagrodzenie pracodawca wypłaca z dołu 10 dnia miesiąca. Umowa o prowadzenie PPK została zawarta po wypłacie wynagrodzeń za październik 2019 r. (wypłaconych 8 listopada 2019 r.). Zatem pierwsze wpłaty do PPK pracodawca nalicza w grudniu 2019 r. (od wynagrodzeń za listopad wypłaconych 10 grudnia br.) i przekazuje do instytucji finansowej najpóźniej do 15 stycznia 2020 r.

PRZYKŁAD

Umowa o prowadzenie PPK została zawarta 4 listopada 2019 r., a wynagrodzenie pracodawca wypłaca z dołu 10 dnia miesiąca. Umowa o prowadzenie PPK została zawarta przed wypłatą wynagrodzeń za październik (wypłaconych 8 listopada 2019 r.). Zatem pierwsze wpłaty do PPK pracodawca nalicza w listopadzie 2019 r. (od wynagrodzeń za październik wypłaconych 8 listopada 2019 r.) i przekazuje do instytucji finansowej najpóźniej do 16 grudnia 2019 r.

PRZYKŁAD

Umowa o prowadzenie PPK została zawarta 12 listopada 2019 r., a wynagrodzenie pracodawca wypłaca z dołu 27 dnia miesiąca. Zatem pierwsze wpłaty do PPK pracodawca nalicza w listopadzie 2019 r. (od wynagrodzeń za listopad wypłaconych 27 listopada 2019 r.) i przekazuje do instytucji finansowej najpóźniej do 16 grudnia 2019 r.

PRZYKŁAD

Umowa o prowadzenie PPK została zawarta 4 listopada 2019 r., a wynagrodzenie pracodawca wypłaca z góry 5 dnia miesiąca. Zatem pierwsze wpłaty do PPK pracodawca nalicza w listopadzie 2019 r. (od wynagrodzeń za listopad wypłaconych 5 listopada 2019 r.) i przekazuje do instytucji finansowej najpóźniej do 16 grudnia 2019 r.

UWAGA!

Pierwsze wpłaty do PPK nalicza się od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK.

Kolejne wpłaty z wynagrodzenia podmiot zatrudniający nalicza i pobiera w dniu naliczenia wynagrodzenia, a przekazuje je do instytucji finansowej do 15 dnia miesiąca po miesiącu, w którym zostały one naliczone i pobrane.

W razie opóźnień w przekazaniu wpłat do PPK podmiot zatrudniający będzie zobowiązany do zapłaty odsetek. Należne będą odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 Kodeksu cywilnego), obecnie 7% w stosunku rocznym. Natomiast należy zwrócić uwagę, że ustawa o PPK nie przewiduje wstecznego naliczenia i pobrania wpłat do PPK. Jak wyjaśniono w uzasadnieniu do projektu ustawy o PPK - chodzi o to, by w razie uchybień podmiotu zatrudniającego w pobieraniu i przekazywaniu wpłat do PPK np. za 3 miesiące naliczenie i pobranie zaległych wpłat do PPK nie powodowało nadmiernych obciążeń dla uczestnika PPK.

Jak ustalić podstawę wpłat do PPK

Wpłaty do PPK stanowią określony procent wynagrodzenia uczestnika PPK (art. 25 ust. 3 ustawy o PPK). Wynagrodzenie w rozumieniu ustawy o PPK stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK (z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego - art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK).

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników i zleceniobiorców stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrudnienia. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków (art. 18 ust. 2 ustawy systemowej). Zatem wpłat do PPK nie nalicza się m.in. od zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, świadczenia rehabilitacyjnego.

Ponadto rozporządzenie składkowe w § 2 wymienia przychody, które nie stanowią podstawy wymiaru składek (czyli one również nie będą podstawą naliczenia wpłat do PPK), w tym m.in.:

• nagrody jubileuszowe przyznawane pracownikom nie częściej niż co 5 lat,
• odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy,
• odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji,
• ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika,
• diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach,
• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego - jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku,
• wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika (z wyłączeniami określonymi w rozporządzeniu).
• Z definicji wynagrodzenia zawartego w ustawie o PPK wynika zatem, że przychody pracownika, które nie są podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, nie mogą być uwzględniane przy obliczeniach wpłat do PPK. Nie ma przy tym znaczenia, czy oblicza się wpłatę podstawową czy dodatkową oraz czy jest to wpłata finansowana przez uczestnika PPK czy podmiot zatrudniający.

PRZYKŁAD

Sabina W. jest uczestnikiem PPK od listopada 2019 r. z tytułu zatrudnienia w firmie "Wodan" SA. W grudniu 2019 r. pracodawca naliczył pracownicy świadczenia:

• 7000 zł - wynagrodzenie zasadnicze,

• 1050 zł - dodatek stażowy,

• 1500 zł - dodatek funkcyjny,

• 10 500 zł - z tytułu nagrody jubileuszowej (nagrody zgodnie z regulacjami płacowymi obowiązującymi w spółce przyznawane raz na 5 lat).

Pomimo zatem że w grudniu 2019 r. Sabinie W. przysługiwały świadczenia w łącznej wysokości 20 050 zł, jednak wpłaty do PPK należy naliczyć tylko od kwoty 9550 zł (wynagrodzenie zasadnicze, dodatki - stażowy i funkcyjny). Nagroda jubileuszowa nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a zatem od jej wartości nie nalicza się wpłat do PPK.

W miesiącu, w którym uczestnik PPK uzyska za część miesiąca wynagrodzenie za pracę, a za pozostałą - np. zasiłek chorobowy, podmiot zatrudniający nalicza i pobiera wpłatę do PPK wyłącznie od wynagrodzenia. Nawet gdyby uczestnikowi przysługiwało wynagrodzenie tylko za 1 dzień miesiąca - będzie ono podstawą naliczenia wpłat do PPK.

Osoby, które dobrowolnie podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, nie mogą być uczestnikami PPK (art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK). Wynagrodzenia takich osób (np. wynagrodzenie zleceniobiorcy, który z innego tytułu uzyskuje wynagrodzenie równe co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu) nie stanowią podstawy naliczenia wpłat do PPK. Warto na marginesie dodać, że ustalając okres zatrudnienia, decydujący o spełnianiu przez osobę zatrudnioną wymogu 3-miesięcznego okresu zatrudnienia, nie należy uwzględniać okresów zatrudnienia, w których osoba zatrudniona podlegała dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Czy przy obliczaniu wpłat należy stosować limit 30-krotności

Po nowelizacji ustawy o PPK obowiązującej od 25 czerwca 2019 r. ustawodawca zdecydował o zniesieniu w systemie PPK limitu tzw. 30-krotności, tj. rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, powyżej którego składki na te ubezpieczenia nie są już obliczane i opłacane do końca danego rok kalendarzowego (w 2019 r. jest to kwota 142 950 zł). Skutkiem tego jest, że:

• w miesiącu, w którym dojdzie do przekroczenia tego limitu, podmiot zatrudniający:

- oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia limitu 30-krotności,

- naliczy, pobierze i odprowadzi wpłaty do PPK;

• po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia limitu składek:

- nie oblicza i nie przekazuje składek na ubezpieczenia społeczne,

- naliczy, pobierze i odprowadzi wpłaty do PPK.

Po przekroczeniu rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wpłaty naliczane do PPK będą w takiej samej wysokości jak przed przekroczeniem limitu (bo są obliczane od wynagrodzenia brutto). Jednak zniesienie limitu 30-krotności w systemie PPK przekłada się na wyższą kwotę zgromadzonych środków - ponieważ wpłaty do PPK będą odprowadzane nawet wówczas, gdy płatnik już nie dokonuje naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Gdyby w ustawie o PPK nie zniesiono limitu 30-krotności, osoby, które w 2019 r. przekroczyły kwotę limitu przed wdrożeniem PPK w podmiocie zatrudniającym, byłyby pozbawione możliwości oszczędzania w PPK w 2019 r.; wpłat do PPK nie odprowadzałby za takie osoby także podmiot zatrudniający. Ponadto osoba taka byłaby pozbawiona możliwości otrzymania dopłaty rocznej za 2019 r. ze strony państwa.

PRZYKŁAD

Małgorzata K. (42 lata) otrzymuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości 20 000 zł. Jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę w firmie, która w listopadzie 2019 r. zawarła na jej rzecz umowę o prowadzenie PPK. W sierpniu 2019 r. Małgorzata K. osiągnęła tzw. limit 30-krotności, zatem od września pracodawca nie nalicza i nie odprowadza składek na ubezpieczenia społeczne. W listopadzie br. pracodawca nalicza i pobiera wpłaty do PPK od wynagrodzenia Małgorzaty K., nie nalicza zaś i nie pobiera składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W projekcie budżetu na 2020 r. przyjęto założenie, że od przyszłego roku roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostanie zniesione. Ostateczny kształt przepisów nie jest jednak jeszcze przesądzony i nie wiadomo, czy roczny limit składek nadal będzie obowiązywał, a jeśli tak - to w jakiej wysokości.

Jak obliczyć wynagrodzenie z uwzględnieniem wpłaty do PPK

Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do podstawy wymiaru obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (art. 26 ust. 5 ustawy o PPK), ale są przychodem uczestnika PPK i podlegają opodatkowaniu. Wyjątkiem są wpłaty do PPK finansowane uczestnikowi PPK, który nie osiągnął wieku 26 lat i korzysta ze zwolnienia z opodatkowania ustalonego dla osób z tej grupy wiekowej.

Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK pobiera się z wynagrodzenia po opodatkowaniu.

UWAGA!

Podmiot zatrudniający nie nalicza zaliczki na podatek dochodowy od wpłaty do PPK finansowanej pracownikowi lub zleceniobiorcy, który nie ukończył 26 roku życia i korzysta z ulgi podatkowej "dla młodych".

PRZYKŁAD

Wynagrodzenie 35-letniego Wojciecha R. wynosi 7500 zł. Pracodawca finansuje mu wpłatę podstawową do PPK 1,5% wynagrodzenia i dodatkową w wysokości 2% wynagrodzenia (łącznie 3,5%), czyli 262,50 zł. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest kwota 7500 zł, a nie 7762,50 zł. Jednak od wartości wpłaty do PPK od pracodawcy (262,50 zł) Wojciech R. zapłaci zaliczkę na podatek dochodowy.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zatrudnia m.in. 2 pracowników. Różnice w obliczaniu wynagrodzeń pracowników przedstawiają się następująco:

• pracownik 1 - jest uczestnikiem PPK,

• pracownik 2 - nie jest uczestnikiem PPK.

Obaj pracownicy otrzymują jednakowe wynagrodzenie w wysokości 5500 zł; obliczeń dokonano z uwzględnieniem 17% stawki podatku dochodowego i kosztów uzyskania przychodu obowiązujących od 1 października 2019 r.

Jak dokonać korekty podstawy naliczenia wpłat do PPK

W systemie PPK będą możliwe sytuacje, w których podmiot zatrudniający obliczy i pobierze wpłaty do PPK od wynagrodzenia uczestnika PPK, ale pojawi się potrzeba ponownego rozliczenia wynagrodzenia i wpłat do PPK, a nawet zwrotu uczestnikowi PPK pobranych wpłat. Może to mieć miejsce m.in. w sytuacji, gdy podmiot zatrudniający:

• błędnie naliczył i pobrał wpłaty do PPK albo
• wypłacając wynagrodzenie z dołu, przed końcem miesiąca, nie mógł uwzględnić okoliczności, które zaistniały po naliczeniu wynagrodzenia oraz naliczeniu i pobraniu wpłat do PPK - np. powstała niezdolność do pracy pracownika i tym samym konieczność zmniejszenia podstawy naliczenia wpłat do PPK,
• uczestnik PPK zrezygnował z dalszego oszczędzania w pracowniczym planie kapitałowym, co może skutkować koniecznością zwrotu naliczonych i pobranych wpłat do PPK.

PRZYKŁAD

Zgodnie z regulaminem wynagradzania pensje są wypłacane z dołu 25 dnia miesiąca. Załóżmy, że w grudniu 2019 r., z uwagi na dni wolne od pracy (święta Bożego Narodzenia), pracodawca wypłacił wynagrodzenie Janowi W. - włączonemu do PPK z mocy prawa - 23 grudnia 2019 r., dokonując odpowiednich naliczeń wpłat do PPK. Jednak 30 grudnia 2019 r. pracownik złożył pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Zatem wpłata do PPK za grudzień br. jest nienależna i pracodawca musi ją zwrócić pracownikowi oraz obniżyć podstawę opodatkowania. Należy przyjąć, że pracodawca nie koryguje zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia za grudzień br., ponieważ wpłata na PPK finansowana przez pracodawcę została rozliczona zgodnie ze stanem faktycznym, jaki istniał na dzień naliczenia listy płac. Deklarację rezygnacji pracownik złożył dopiero po otrzymaniu wynagrodzenia. Nadpłatę podatku pracownik odzyska po złożeniu rozliczenia za 2019 r. Należy jednak zwrócić pracownikowi sfinansowaną przez niego wpłatę na PPK od razu lub w porozumieniu z pracownikiem - w terminie wypłaty najbliższego wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Pracodawca zawarł umowę o prowadzenie PPK 12 listopada 2019 r. Zgodnie z regulaminem wynagradzania pensje są wypłacane z dołu 25 dnia miesiąca. Załóżmy, że wynagrodzenie za styczeń 2020 r. pracodawca wypłacił Kamilowi J. 23 stycznia 2020 r., dokonując odpowiednich pobrań z tytułu wpłat na PPK. Od 24 stycznia 2020 r. do końca miesiąca pracownik miał orzeczoną niezdolność do pracy z powodu choroby. Pracodawca, dokonując obliczenia wynagrodzenia za styczeń 2020 r., w następnym miesiącu:

• pomniejszy wpłaty do PPK za luty 2020 r. o nadwyżkę wpłat do PPK za styczeń,

• gdyby pracownik zrezygnował z oszczędzania w PPK od lutego 2020 r. - pracodawca nie oblicza i nie odprowadza już kolejnych wpłat do PPK; wpłatę na PPK finansowaną przez pracownika za styczeń powinien zwrócić mu od razu lub - w porozumieniu z pracownikiem - w terminie wypłaty najbliższego wynagrodzenia.

Jak wykazać wpłaty do PPK w dokumentach rozliczeniowych ZUS

Wdrożenie PPK wpływa na sposób wypełniania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Wpłatę finansowaną przez podmiot zatrudniający wykazuje się w raporcie ZUS RCA. Jak informuje ZUS (www.zus.pl), obecnie trwają prace legislacyjne, w wyniku których formularz ZUS RCA ulegnie zmianie prawdopodobnie od stycznia 2020 r. i będzie dostosowany do rozliczeń w ramach systemu pracowniczych planów kapitałowych. W znowelizowanym raporcie ZUS RCA wpłaty na PPK finansowane przez podmioty zatrudniające (płatników) będą wykazywane w polu 28 w bloku III.B formularza.

Natomiast do końca 2019 r. podmioty zatrudniające korzystają z obecnie obowiązującego wzoru druku ZUS RCA. Kwotę wpłaty do PPK podmiot zatrudniający wykazuje w bloku III.B w polu 27 "Kwota obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego". Z tym że:

• jeśli podmiot zatrudniający równolegle prowadzi pracowniczy program emerytalny (PPE) i pracowniczy plan kapitałowy - należy zsumować wartość składki do PPE i wpłaty do PPK i w polu 27 wpisać łączną wartość wpłat finansowanych przez podmiot zatrudniający,
• jeśli podmiot zatrudniający prowadzi wyłącznie pracowniczy plan kapitałowy - wartość wpłaty do PPK finansowanej przez niego wpisuje w polu 27.

Od kiedy obowiązują deklaracje i oświadczenia składane przez uczestnika PPK

Osoba zatrudniona spełniająca kryterium wieku może:

• zadeklarować ponowne dokonywanie wpłat do PPK (czyli rozpocząć oszczędzanie w dowolnym momencie - po wcześniejszej rezygnacji z dokonywania wpłat do tego systemu),
• zrezygnować z oszczędzania w PPK,
• zadeklarować dokonywanie wpłaty dodatkowej,
• zmienić wysokość wpłaty dodatkowej,
• zrezygnować z dokonywania wpłaty dodatkowej,
• zadeklarować obniżoną wpłatę podstawową - jeżeli spełnia przesłankę wysokości osiąganego przychodu.

Po złożeniu oświadczenia przez osobę zatrudnioną podmiot zatrudniający będzie musiał w odpowiednim terminie uwzględnić ten fakt w naliczanym wynagrodzeniu. Skuteczność takich oświadczeń zestawiono w tabeli.

UWAGA!

Jeśli uczestnik PPK rezygnuje z dokonywania wpłat do PPK, podmiot zatrudniający zaprzestaje pobierania wpłat z wynagrodzenia i nie finansuje mu wpłat.

Jak dokonywać zwrotu pobranych wpłat

Podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat za uczestnika PPK począwszy od miesiąca, w którym uczestnik PPK złożył deklarację o rezygnacji, a wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi. Przepis ten - w zakresie, w jakim stanowi o zwrocie wpłat - wywołuje wątpliwości interpretacyjne. Z ostatnich wyjaśnień na portalu www.mojePPK.pl wynika, że jeśli uczestnik PPK złożył deklarację o rezygnacji w miesiącu, w którym podmiot zatrudniający:

• zdążył naliczyć i odprowadzić wpłaty do PPK (czyli w tym miesiącu środki zostały już przekazane instytucji finansowej) - uczestnik PPK nie otrzyma zwrotu dokonanych wpłat,
• naliczył, ale nie odprowadził wpłat do PPK - wpłaty są zwracane uczestnikowi PPK.

PRZYKŁAD

W firmie wynagrodzenia wypłacane są 10 dnia miesiąca. Załóżmy, że pracodawca 10 grudnia 2019 r. naliczył wpłaty do PPK od wynagrodzenia Krzysztofa W., który jest uczestnikiem PPK. Do instytucji finansowej wpłaty do PPK zostały przekazane przez pracodawcę 13 stycznia 2020 r. Krzysztof W. 14 stycznia 2020 r. złożył pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracodawca nie będzie dokonywał zwrotu wpłat już odprowadzonych do PPK. Od wynagrodzenia wypłaconego w lutym 2020 r. nie naliczy wpłat do PPK za Krzysztofa W.

PRZYKŁAD

Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracodawca wypłaca wynagrodzenia 26 dnia miesiąca. W grudniu 2019 r., z uwagi na dni wolne od pracy (święta Bożego Narodzenia) wypłacił wynagrodzenia 23 grudnia br., wcześniej naliczając i dokonując potrąceń z tytułu wpłat do PPK, które jest zobowiązany przekazać instytucji finansowej do 15 stycznia 2020 r. 31 grudnia 2019 r. Krzysztof K. złożył pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracodawca nie może zatem przekazać do instytucji finansowej wpłat za Krzysztofa K., lecz jest zobowiązany zwrócić je pracownikowi.

Jeśli podmiot zatrudniający będzie wypłacał uczestnikowi PPK wynagrodzenie, które stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w razie rozwiązania umowy o pracę, musi na dotychczasowych zasadach naliczyć i odprowadzić od tego wynagrodzenia wpłaty do PPK.

Jak przeprowadzać potrącenia egzekucyjne z wynagrodzenia z uwzględnieniem wpłat na PPK

W odniesieniu do pracowników będących uczestnikami PPK pracodawca będzie stosował nowe zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzeń - w tym ustalania kwoty wolnej od potrąceń. Ustalając podstawę do potrąceń oraz kwotę wolną od potrąceń, należy odliczyć składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także wpłaty do PPK dokonywane przez osoby zatrudnione, jeżeli nie zrezygnowały z tej formy dobrowolnego oszczędzania.

PRZYKŁAD

Pracodawca od listopada 2019 r. dokonuje pierwszych rozliczeń wpłat na PPK. Zarówno firma, jak i pracownicy finansują wyłącznie wpłaty podstawowe w zwykłej wysokości. Wynagrodzenie Michała J. jest zajęte przez komornika z tytułu należności niealimentacyjnych. Pracownikowi pozostało do spłaty ok. 10 000 zł. Za listopad 2019 r. pracownik ma prawo do wynagrodzenia w wysokości 5545 zł brutto. Od całej tej kwoty zostaną naliczone wpłaty na PPK (pracodawca 1,5%, tj. 83,18 zł, pracownik 2%, tj. 110,90 zł). Pracownik ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów i złożył PIT-2.

Wynagrodzenie przypadające mu do wypłaty (przed odliczeniem należności komorniczych) wynosi 3881,25 zł. Potrącenia można dokonać w kwocie, która nie przewyższa 50% wynagrodzenia przypadającego do wypłaty. Kwotą wolną od potrąceń dla tego pracownika jest 1630,78 zł (uwzględniono minimalne wynagrodzenie - 2250 zł, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatek, naliczone od wskazanej kwoty powiększonej o wpłatę na PPK finansowaną przez pracodawcę - zgodnie z obowiązującymi zasadami). Komornikowi należy przekazać 50% z 3881,25 zł, czyli 1940,62 zł. Pracownik otrzyma 1940,63 zł. Została zatem zachowana zarówno granica potrącenia (1940,62 zł < 1940,63 zł), jak i kwota wolna od potrąceń (1940,63 zł > 1630,78 zł).

Podmiot zatrudniający powinien dokumentację dotyczącą naliczania i pobierania wpłat do pracowniczego planu kapitałowego każdego uczestnika PPK przechowywać zasadniczo tak jak dokumentację pracowniczą - czyli przez okres zatrudnienia i przez 50 lub 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 ust. 1 pkt 18, pkt 21, pkt 40, art. 23, art. 25-28, art. 31-34, art. 134 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - Dz.U. z 2018 r. poz. 2215; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1074

• rozporządzenie Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych - Dz.U. z 2019 r. poz. 1102

• § 1, § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

• art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 300; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1818

• art. 87-91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1818

• art. 76c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1818

dr Aneta Olędzka

radca prawny, ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń i prawa cywilnego