Czy można wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę w trakcie wideokonferencji

PYTANIE

Biuro naszej firmy jest obecnie zamknięte ze względu na epidemię koronawirusa. Chcemy wypowiedzieć umowę pracownikowi, który pracuje w trybie zdalnym w domu. Czy dopuszczalne będzie wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę ustnie w trakcie wideokonferencji i następnie przesłanie podpisanego przez pracodawcę dokumentu wypowiedzenia pocztą?

RADA

Wypowiedzenie umowy dokonane ustnie z wykorzystaniem komunikatorów elektronicznych jest prawnie skutecznym, ale wadliwym sposobem rozwiązania umowy o pracę. Rekomendowanym rozwiązaniem będzie wysłanie pracownikowi wiadomości e-mail, wraz z załącznikiem zawierającym wypowiedzenie umowy o pracę, podpisane z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

UZASADNIENIE

Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 Kodeksu pracy). Zasada ta obowiązuje także wobec pracowników pracujących w trybie zdalnym. Wyjątków od tej zasady nie przewidują też specustawy czy rozporządzenia wprowadzane w związku z obowiązującym stanem epidemii koronawirusa SARS CoV-2. Oznacza to, że pracodawca, który chce wypowiedzieć umowę o pracę osobie pracującej w trybie zdalnym, musi dochować wymogu pisemnego przekazania oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy. W praktyce istnieje możliwość dokonania takiej czynności bez bezpośredniego kontaktu z pracownikiem.

Wypowiedzenie za pośrednictwem operatora pocztowego. Dla zachowania pisemnej formy wypowiedzenia wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego). Zatem możliwe jest sporządzenie pisma zawierającego wypowiedzenie umowy o pracę z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie wymagań wynikających z Kodeksu pracy i przesłanie pracownikowi takiego pisma pocztą lub kurierem. Ważne w tej sytuacji jest doręczenie za pośrednictwem operatora za pomocą usługi "za potwierdzeniem odbioru przesyłki". Tylko wówczas pracodawca będzie miał pewność co do tego, kiedy wypowiedzenie było skutecznie doręczone, a więc od jakiej daty liczyć okres wypowiedzenia.

Wypowiedzenie za pośrednictwem e-maila. Bezpieczniejszym i szybszym sposobem doręczenia wypowiedzenia w formie pisemnej bez bezpośredniego spotkania z pracownikiem jest przekazanie oświadczenia o wypowiedzeniu w formie elektronicznej. Wypowiedzenie można bowiem przesłać w formie elektronicznej z użyciem certyfikowanego podpisu elektronicznego. Oświadczenie woli złożone w takiej formie jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego). Zatem sporządzając wypowiedzenie w wersji elektronicznej poza spełnieniem wymagań Kodeksu pracy, m.in. zawarcia w treści uzasadnienia wypowiedzenia i pouczenia o możliwości odwołania się przez pracownika do sądu pracy, konieczne będzie opatrzenie tego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Przykład

Pracodawca pracownika zatrudnionego na podstawie umowy na czas nieokreślony, pracującego zdalnie, upoważnił osobę, która wykonuje w imieniu pracodawcy czynności z zakresu prawa pracy, do napisania do pracownika wiadomości e-mail o następującej treści: "Rozwiązuję z Panem umowę o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia". Treść została podpisana imieniem i nazwiskiem osoby wysyłającej, ale bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wysłany e-mail będzie prawnie skuteczny i spowoduje rozwiązanie umowy o pracę, jednak będzie to czynność wadliwa. Nie był bowiem opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie spełnia ponadto wymagań, jakie powinno mieć wypowiedzenie składane przez pracodawcę - w zakresie podania przyczyny wypowiedzenia oraz pouczenia o możliwości odwołania się do sądu pracy.

Prawidłowo sporządzone wypowiedzenie umowy o pracę opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym powinno zostać wysłane na służbowy adres firmowej poczty elektronicznej pracownika. W takim przypadku pracodawca będzie miał możliwość wykazania, że wypowiedzenie w wiadomości e-mail zostało skutecznie doręczone, ze wskazaniem precyzyjnego czasu tego doręczenia.

Z uwagi na fakt, że w Polsce jeszcze stosunkowo niewiele osób posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, należy zwrócić uwagę, czy osoba, która podpisuje się swoim podpisem elektronicznym, jest osobą upoważnioną do czynności z zakresu prawa pracy i przetwarzania danych osobowych pracowników.

WAŻNE(!)

Wypowiedzenie załączone do wiadomości e-mail musi być opatrzone certyfikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do czynności z zakresu prawa pracy i do przetwarzania pracowniczych danych osobowych.

Pracodawca może równolegle z wysłaniem takiego elektronicznego dokumentu wykonać telefon lub połączyć się w ramach telekonferencji z pracownikiem w celu potwierdzenia otrzymania przez niego tego dokumentu. Warto, aby podczas takiej rozmowy po stronie pracodawcy uczestniczyła dodatkowa osoba - przykładowo pracownik działu personalnego lub bezpośredni przełożony pracownika - jako świadek. Należy przy tym pamiętać, że taka osoba także powinna posiadać upoważnienie do przetwarzania pracowniczych danych osobowych.

Wezwanie pracownika do biura. Teoretycznie istnieje także możliwość, aby pracodawca wezwał pracownika wykonującego zadania zdalnie do zakładu pracy i wręczył mu osobiście oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę. Jednak ze względu na stan epidemii nie jest to postępowanie zalecane.

Przykład

Pracodawca skierował pracownika zatrudnionego na stanowisku koordynatora sprzedaży internetowej do pracy zdalnej. Strony ustaliły, że miejscem wykonywania pracy będzie mieszkanie pracownika. Uwzględniając bardzo gwałtowny spadek obrotów firmy pracodawca zdecydował się na rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem z pracownikiem pracującym zdalnie. Pracownik został telefonicznie powiadomiony o konieczności przerwania pracy zdalnej i niezwłocznego stawienia się w zakładzie pracy, gdzie otrzymał od pracodawcy wypowiedzenie. Jest to dozwolone działanie, jednak z uwagi na zagrożenie epidemiczne niezalecane.

Podstawa prawna:

• art. 30 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

• art 78, art. 78¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych