Czy potrzebna jest zgoda poleconego przez pracownika kandydata do pracy na udział w rekrutacji

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Udział w procesie rekrutacyjnym jest dobrowolny. Pracodawca przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy musi mieć pewność, że kandydat chce z własnej i nieprzymuszonej woli aplikować na dane stanowisko, a osoba polecająca nie dysponuje danymi osobowymi polecanego kandydata wbrew jego woli. Zatem konieczne jest przekazanie zgody kandydata na przetwarzanie jego danych w procesie rekrutacyjnym.

Forma zgody na przetwarzanie danych. Zgoda powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, stwierdzającej odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie jej danych osobowych. Zgoda może mieć np. formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia. Może to polegać na zaznaczeniu okienka wyboru podczas przeglądania strony internetowej lub na innym oświadczeniu bądź zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych. Oznacza to, że milczenie, okienka domyślnie zaznaczone lub niepodjęcie działania nie powinny być uznawane za taką zgodę (motyw 32 RODO). Należy jednak pamiętać, że jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą (np. w procesie rekrutacji), administrator powinien być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na operację przetwarzania (art. 7 ust. 1 RODO).

PRZYKŁAD

Kandydat do pracy wysyła osobiście CV oraz list motywacyjny na adres e-mail działu personalnego wskazany w ogłoszeniu rekrutacyjnym. W treści e-maila wskazuje, że prosi o rozpatrzenie jego kandydatury z uwagi na duże doświadczenie na podobnym stanowisku. Należy uznać, że przesłanie e-maila samo w sobie jest zachowaniem pozwalającym jednoznacznie stwierdzić, a następnie wykazać w ewentualnym procesie kontrolnym, że kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych w celu udziału w selekcji na wskazane w ogłoszeniu stanowisko.

W przypadku programów poleceń pracowników, w sytuacji gdy dokumenty aplikacyjne dostarcza osoba polecająca, a nie sam kandydat, pracodawca bez pobrania wyraźnej zgody kandydata na piśmie może mieć trudności z wykazaniem, ponad wszelką wątpliwość, że działa na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. Zatem najbezpieczniejszą i rekomendowaną formą zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata, którego dane przekazuje osoba trzecia, jest forma pisemnego oświadczenia.

Przykładowa zgoda polecanego kandydata na udział w procesie rekrutacyjnym

Obowiązek informacyjny o przetwarzaniu danych kandydata do pracy. Przekazanie zgody kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych jest istotne także w kontekście obowiązków informacyjnych pracodawcy, który jest administratorem danych osobowych. Pracodawca ma zatem obowiązek zawiadomić uczestników procesu rekrutacji o przetwarzaniu ich danych osobowych. W zależności od tego, czy dokumenty aplikacyjne są dostarczane samodzielnie czy uzyskiwane od osoby trzeciej, pracodawca stosuje różne klauzule informacyjne wobec kandydatów (art. 13 lub 14 RODO).

Najwygodniejszym w praktyce dla pracodawcy rozwiązaniem jest wysłanie przez poleconego kandydata dokumentów aplikacyjnych (CV/listu motywacyjnego) bezpośrednio do pracodawcy, ze wskazaniem w treści wiadomości do pracodawcy osoby polecającej. Wówczas przez samo przesłanie dokumentów aplikacyjnych kandydat wyraża zgodę na udział w konkretnym procesie rekrutacyjnym. W odpowiedzi kandydat otrzymuje klauzulę informacyjną o sposobie przetwarzania danych osobowych kandydata w trybie "Informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą" (art. 13 RODO).

Innym rozwiązaniem jest dostarczenie dokumentów aplikacyjnych kandydata przez osobę polecającą wraz z załączoną zgodą osoby, której dane dotyczą, na udział w procesie rekrutacyjnym. W takim przypadku pracodawca przesyła na wskazany w aplikacji adres kontaktowy klauzulę informacyjną o sposobie przetwarzania danych osobowych kandydata w trybie "Informacji podawanych w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą" (art. 14 RODO).

Podstawa prawna:

• motyw 32, motyw 42, art. 6 ust. 1 lit a, lit. b, lit. c, art. 7, art. 13-14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz.Urz. UE L z 2016 r. nr 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. nr 127, s. 2

Małgorzata Mędrala

radca prawny, doktor nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych

Czytaj także: "Rekrutacja on-line - zasady postępowania pracodawcy" - na www.inforlex.pl/ewydania.