9/2019, data dodania: 22.08.2019 Czy pracodawca może zażądać od kandydata do pracy informacji o toczących się wobec niego postępowaniach karnych
PROBLEM
Przeprowadzamy rekrutację pracowników w naszym zakładzie pracy. Ze względu na to, że jednym z wymagań zatrudnienia jest niekaralność, chcemy żądać od kandydatów informacji o toczących się wobec nich postępowaniach karnych. Czy możemy wymagać od kandydatów takich informacji?
RADA
Zdaniem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy informacji o toczących się i niezakończonych postępowaniach karnych. Katalog danych, które mogą być przetwarzane przez pracodawcę, jest zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może przetwarzać danych, które wykraczają poza ten zakres. Dlatego przygotowując się do rekrutacji, pracodawca powinien gruntownie przeanalizować, jakie dane kandydat będzie mógł przekazać, aby na ich podstawie była możliwa ocena, czy dana osoba spełnia kryteria niezbędne do objęcia stanowiska, o które się ubiega.
UZASADNIENIE
Od 4 maja 2019 r. pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) datę urodzenia,
3) dane kontaktowe wskazane przez tę osobę,
4) wykształcenie,
5) kwalifikacje zawodowe,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia
(art. 221 § 1 i 2 Kodeksu pracy).
Co więcej, ustawodawca zastrzegł (art. 221 § 2 Kodeksu pracy), że pracodawca może żądać podania niektórych z tych danych osobowych (np. dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia) tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
W ocenie Urzędu Ochrony Danych Osobowych przesłankę niezbędności dotyczącą możliwości żądania przez pracodawcę od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych w postaci wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (tj. danych z art. 221 § 1 pkt 4-6 Kodeksu pracy) należy interpretować jako podanie danych koniecznych do udokumentowania spełnienia wymagań niezbędnych do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, które zostały wskazane przez pracodawcę w ogłoszeniu o pracę.
Zatem pracodawca nie może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o toczących się postępowaniach karnych oraz o ich przebiegu, gdyż nie mieszczą się one w katalogu danych, które mogą być przez niego przetwarzane. Toczące się postępowanie karne nie musi bowiem doprowadzić do prawomocnego skazania danej osoby. Informacji o toczących się postępowaniach karnych nie zawiera również Krajowy Rejestr Karny, w którym wskazuje się dane m.in. o osobach prawomocnie skazanych oraz przeciwko którym prawomocnie umorzono postępowanie karne.
Pracodawca jest podmiotem uprawnionym do pozyskiwania informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika. Dotyczy to osób, co do których z przepisów ustawowych wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Reasumując, informacja o toczących się wobec kandydata postępowaniach karnych nie mieści się w żadnej z wymienionych kategorii danych, które pracodawca może pozyskać od kandydata do pracy.
Podstawa prawna
art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495
Bartłomiej Żeromski,
zastępca dyrektora w Zespole ds. Sektora Zdrowia, Zatrudnienia i Szkolnictwa w UODO
