Jak prawidłowo przetwarzać dane osobowe zawarte w notatkach służbowych

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Notatki służbowe stanowią formę komunikacji pracownika z pracodawcą i zwykle zawierają opis zdarzeń, w których pracownik brał udział. Ze względu na to, że takie notatki mogą mieć zróżnicowany charakter, nie jest możliwe wskazanie jedynego właściwego modelu postępowania pracodawcy, który w każdym przypadku mógłby być uznany za prawidłowe postępowanie.

Poza informowaniem np. o przebiegu spotkania notatki mogą również służyć do zgłaszania przez pracownika dostrzeżonych u pracodawcy problemów lub nieprawidłowości wynikających m.in. z nieprzestrzegania obowiązujących w danym zakładzie pracy regulaminu pracy, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy czy współżycia społecznego.

Pomiędzy pracownikami może również powstać konflikt lub pracownik, dostrzegając nieprawidłowe zachowanie kolegi z pracy, może zgłosić je pracodawcy w formie notatki służbowej. Wówczas tego rodzaju notatka będzie zawierać dane osobowe pochodzące od osoby trzeciej.

Pracodawca nie może być pozbawiony możliwości przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku sygnałów o potencjalnych nieprawidłowościach w zakładzie pracy. Ma takie prawo, ponieważ jest zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników, a także wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego pomiędzy pracownikiem a pracodawcą oraz wzajemnych stosunków między pracownikami (art. 94 pkt 4, 9 i 10 Kodeksu pracy). W rezultacie będzie zmuszony przetwarzać dane osobowe zawarte w notatce służbowej.

W takim przypadku pracodawca będzie przetwarzał dane osobowe pracowników na podstawie przesłanki określonej w art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), czyli gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

Istotne jest jednak, że pracodawca w chwili pozyskania danych wskazanych w notatce służbowej, dotyczących osoby trzeciej, powinien podjąć decyzję, w jaki sposób zareagować na zgłaszane nieprawidłowości, co będzie decydować o możliwości dalszego przetwarzania danych.

Jeżeli pracodawca nie decyduje się na wyjaśnienie kwestii zamieszczonych w notatce, uznając je za niezasadne, powinien usunąć pozyskane w ten sposób dane. Nie jest bowiem dopuszczalne przetwarzanie danych na wszelki wypadek. Ponadto przechowywanie informacji o nieprawidłowym zachowaniu pracownika bez zweryfikowania tej okoliczności może naruszać jego prawa (np. godzić w jego dobre imię lub podawać w wątpliwość jego profesjonalizm).

Jednocześnie pracodawca, w przypadku podjęcia decyzji o weryfikacji prawdziwości zgłaszanych mu zarzutów, powinien przetwarzać dane osobowe w tym celu wyłącznie do czasu ich wyjaśnienia i podjęcia działań naprawczych.

WAŻNE

Przetwarzając dane osobowe zawarte w notatce służbowej pracodawca powinien to robić do czasu wyjaśnienia informacji w niej zawartych.

W zależności od przyjętych rozwiązań organizacyjnych u pracodawcy może on przeprowadzić doraźne postępowanie wyjaśniające lub porozmawiać o zarzutach stawianych w notatce, w ramach dokonywanej oceny rocznej pracownika, jeżeli pracodawca stosuje tego rodzaju rozwiązania.

Tym samym gromadzenie notatek służbowych dotyczących pracownika przez cały okres jego zatrudnienia (np. 3 lata) należy uznać za działanie nieprawidłowe.

Notatek służbowych nie powinno się przechowywać w aktach osobowych pracownika, z uwagi na możliwe naruszenie praw osoby, której te notatki dotyczą. Przepisy regulujące prowadzenie i przechowywanie akt osobowych nie przewidują możliwości umieszczania w aktach notatek służbowych oraz pism ostrzegawczych, w których wskazuje się fakt naruszenia przez pracownika jego obowiązków służbowych.

Jednocześnie ustawodawca precyzyjnie określa, w jakiej formie oraz jak długo przechowuje się w aktach osobowych informacje o ukaraniu pracownika karą porządkową. Odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika usuwa się z akt osobowych po roku nienagannej pracy (art. 113 § 1 Kodeksu pracy). Przetrzymywanie notatek dotyczących nieprawidłowego zachowania pracownika, które jednak nie doprowadziły do jego ukarania, mogłoby powodować przechowywanie tego rodzaju informacji dłużej, niż gdyby pracownik został ukarany karą porządkową.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz.Urz. UE L 119 str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2

art. 94 pkt 4, pkt 9 i pkt 10, art. 113 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

§ 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Bartłomiej Żeromski,

dyrektor Departamentu Skarg, Urząd Ochrony Danych Osobowych