Nowy JPK. Nowe zasady prowadzenia ewidencji VAT

Od 1 października 2020 r. będą obowiązywać zmienione zasady prowadzenia ewidencji VAT. W artykule opisujemy zmiany w tym zakresie.

Szczegółowe określenie treści ewidencji VAT

W stanie prawnym obowiązującym do końca września 2020 r. brak byyło przepisów okreslających szczegółowy zakres danych, które powinny być zawarte w ewidencji VAT. Dane te były jedynie ogólnie określone w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

Od 1 października 2020 r. rzecz się będzie miała inaczej. Co prawda w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT nadal określona będzie wymagana treść ewidencji VAT, jednak tego dnia wejdzie w życie rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach i w ewidencji. Rozporządzenie to określać będzie, między innymi, szczegółowy zakres danych zawartych w ewidencji VAT. Składać się na nie będą dane:

1. identyfikacyjne podatnika oraz oznaczenie okresu, za który prowadzona jest ewidencja (zob. § 9 rozporządzenia),
2. pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego, określone przepisami § 10 rozporządzenia,
3. pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku naliczonego, określone przepisami § 11 rozporządzenia.

Znaczna część tych danych jest w ewidencji VAT wykazywana już obecnie. Najważniejszą nowością są trzy grupy danych wymaganych w ewidencji VAT (a w konsekwencji również w części ewidencyjnej nowego pliku JPK_VAT). Są to:

1. oznaczenia liczbowe identyfikujące dostawy niektórych towarów i świadczenie niektórych usług; do odrębnego oznaczania dostaw niektórych towarów przewidziane zostały oznaczenia od "01" do "10", zaś do odrębnego oznaczania niektórych usług - oznaczenia od "11" do "13" (zob. § 10 ust. 3 rozporządzenia),
2. oznaczenia dotyczące niektórych rodzajów transakcji; dotyczyć to będzie przede wszystkim transakcji stanowiących dla podatników sprzedaż (oznaczenia SW, EE, TP, TT_WNT, TT_D, MR_T, MR_UZ, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV DOSTAWA, B_MPV PROWIZJA oraz MPP; zob. § 10 ust. 4 rozporządzenia), jednak dwa oznaczenia zostały również przewidziane dla transakcji stanowiących u podatników zakupy (oznaczenia IMP oraz MPP - zob. § 11 ust. 2 rozporządzenia),
3. oznaczenia trzech rodzajów dowodów sprzedaży (oznaczenia RO, WEW oraz FP) oraz trzech rodzajów dowodów nabycia (oznaczenia VAT RR, WEW oraz MK).

Powoduje to, że osoby prowadzące ewidencje VAT będą zobowiązane od 1 października 2020 r. wykazywać w tej ewidencji wiele niewymaganych obecnie oznaczeń. Konieczne jest w tej sytuacji sprawdzenie, czy używany do prowadzenia ewidencji VAT program komputerowy umożliwia ich wykazywanie (a jeżeli nie - aktualizację lub zmianę tego programu).

Ważne jest poświęcenie czasu na zapoznanie się z katalogami tych oznaczeń. Niewykazywanie ich lub błędne ich wykazywanie może być bowiem uznane za wadliwe prowadzenie księgi, a więc wykroczenie skarbowe (zob. art. 61 § 3 Kodeksu karnego skarbowego).

UWAGA!

Katalog nowych oznaczeń wymaganych w ewidencji VAT od 1 lipca 2020 r. publikujemy w dodatku specjalnym do bieżącego numeru "Mk" nr 9/2020 dostępnym także na - www.inforlex.pl/ewydania

Faktury wystawione do sprzedaży rejestrowanej w kasach fiskalnych

Nowością jest dodanie przepisu precyzującego zasady ewidencjonowania faktur wystawianych do sprzedaży udokumentowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Faktury takie będą ujmowane w ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione, a jednocześnie nie zwiększą wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w ewidencji (tak wynika z art. 109 ust. 3d ustawy o VAT dodawanego z dniem 1 października 2020 r.).

Oznacza to, że od 1 października 2020 r. dla celów prowadzonej ewidencji VAT przyjmować się będzie, że wartość sprzedaży i kwota podatku z tytułu takiej sprzedaży zostały wykazane w raporcie dobowym i miesięcznym z kasy rejestrującej. Wyłączy to konieczność zmniejszania obrotu wykazanego w tych raportach o kwoty wynikające z faktur ujmowanych w ewidencji VAT, a wystawianych do sprzedaży rejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących (jak rzecz się ma w stanie prawnym obowiązującym do 30 września 2020 r. - zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 sierpnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.536.2018.1.SR).

Podkreślić przy tym należy, że jest to rozwiązanie obowiązkowe, a nie fakultatywne. W konsekwencji podatnicy wykazujący obecnie w ewidencji VAT faktury wystawiane do sprzedaży ewidencjonowanej w kasach rejestrujących powinni być gotowi na zmianę sposobu postępowania.

Tymczasowe wyłączenie obowiązku wykazywania w ewidencji paragonów stanowiących faktury uproszczone

Na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT istnieje możliwość wystawiania tzw. faktur uproszczonych, czyli faktur niezawierających szeregu danych wymaganych dla "zwykłych" faktur. Takie faktury można wystawiać, jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł (albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro). Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że na podstawie tego przepisu paragony z NIP nabywcy wystawiane na kwoty nieprzekraczające 450 zł (albo 100 euro) stanowią faktury uproszczone (zob. komunikaty dostępne pod adresami https://www.gov.pl/web/finanse/zasady-wystawiania-faktur-do-paragonow-od-1-stycznia-2020-r oraz https://www.gov.pl/web/finanse/nowe-zasady-wystawiania-faktur-do-paragonow).

Do 30 września 2020 r. paragony takie trzeba wykazywać w ewidencji VAT oraz plikach JPK_VAT (a jednocześnie wyłączać ich wartość z wykazywanych w plikach JPK_VAT kwotach wynikających z raportów fiskalnych). Czynić to według mnie należy, wskazując jako numer faktury numer wydruku paragonu (chociaż kwestia ta nie jest oczywista).

Sytuacja zmieni się z dniem 1 października 2020 r., kiedy to wejdzie w życie rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach i w ewidencji. Z § 11a tego rozporządzenia wynika bowiem że do 31 grudnia 2020 r. paragonów z NIP nabywcy stanowiących faktury uproszczone nie wykazuje się w ewidencji VAT i w nowym pliku JPK_VAT. Skoro jest to wyłączenie okresowe (obowiązujące tylko do końca roku), to należy zakładać, że od 1 stycznia 2021 r. paragony z NIP nabywcy stanowiące faktury ponownie będą musiały być wykazywane w ewidencji VAT oraz w nowym pliku JPK_VAT. Być może do tego czasu zostaną rozstrzygnięte problemy związane z koniecznością wykazywania tego typu faktur w ewidencji.

Dodać należy, że stosowanie wskazanego przepisu tymczasowego będzie obowiązkowe. W konsekwencji nie będzie prawidłowe dobrowolne odrębne wykazywanie w II półroczu 2020 r. w ewidencji VAT paragonów z NIP nabywców stanowiących faktury.

Nowe zasady przesyłania ewidencji VAT

W stanie prawnym obowiązującym do końca września 2020 r. z art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej wynika obowiązek comiesięcznego przekazywania przez podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych informacji o prowadzonej ewidencji VAT. Obowiązek ten realizowany jest poprzez przesyłanie plików JPK_VAT.

Po 30 września 2020 r. obowiązek przesyłania ewidencji VAT nadal będzie istnieć, jednak realizowany będzie w drodze przesyłania nowego dokumentu elektronicznego, wspólnego dla przesyłania deklaracji VAT i ewidencji VAT (w ramach tzw. nowego pliku JPK_VAT).

UWAGA!

Więcej na ten temat piszemy w dodatku z cyklu "Temat na czasie" pt. "Jak sporządzać nowy JPK_ VAT z ewidencją i deklaracją" - dostępny wraz z bieżącym numerem MONITORA księgowego nr 9/2020 i na stronie www.inforlex.pl/ewydania

Błędy w przesłanej ewidencji lub dane niezgodne ze stanem faktycznym

Z dniem 1 października 2020 r. zostanie wprowadzony ustawowy obowiązek korygowania informacji o prowadzonej ewidencji VAT (czyli korygowania pliku JPK_VAT) - zob. art. 109 ust. 3e ustawy o VAT. Do końca września 2020 r. brak było przepisu wprost określającego taki obowiązek.

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 października 2020 r. obowiązek korekty powstanie:

• jeżeli w przesłanej ewidencji stwierdzone zostaną błędy lub dane niezgodne ze stanem faktycznym, jak również
• w przypadku zmiany danych zawartych w przesłanej ewidencji.

Na dopełnienie tego obowiązku podatnicy mieć będą 14 dni od dnia wystąpienia tych zdarzeń.

Towarzyszyć temu będzie określenie procedur mających na celu zobligowanie podatników do dołożenia większej staranności przy przesyłaniu ewidencji w ramach nowego pliku JPK_VAT.

Z przepisów dodawanych z dniem 1 października 2020 r. wynikać bowiem będzie:

1. uprawnienie naczelnika urzędu skarbowego do wezwania podatnika do skorygowania błędów stwierdzonych w przesłanej ewidencji, które uniemożliwiają przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji (zob. dodawany art. 109 ust. 3f ustawy o VAT);
2. zobowiązanie podatnika do wykonania określonych czynności w terminie 14 dni liczonych od dnia doręczenia wezwania, czyli:

1. albo przesłania przez podatnika ewidencji skorygowanej w zakresie błędów wskazanych w wezwaniu,
2. albo złożenia wyjaśnień wskazujących, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu (zob. dodawany art. 109 ust. 3g ustawy o VAT);

3. możliwość nakładania przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji kary pieniężnej w wysokości 500 zł za każdy błąd w przesłanej ewidencji VAT; kara ta będzie mogła być nakładana na podatników, którzy:

1. nie prześlą skorygowanej ewidencji,
2. nie złożą wyjaśnień,
3. prześlą wyjaśnienia lub korektę po terminie,
4. w złożonych wyjaśnieniach nie wykażą, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu (zob. dodawany art. 109 ust. 3h ustawy o VAT).

Na uiszczenie kar pieniężnych podatnicy będą mieli 14 dni od dnia doręczenia decyzji (zob. dodawany art. 109 ust. 3k ustawy o VAT). Kary nie będą nakładane na podatników będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, którzy za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe (zob. dodawany art. 109 ust. 3i ustawy o VAT).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 109 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568

Tomasz Krywan

doradca podatkowy, autor komentarza do VAT wydanego nakładem INFOR PL S.A.