Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego w czasie pandemii koronawirusa

Przepisy Tarczy antykryzysowej 4.0 pozwalają pracodawcy w czasie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego koronawirusem na udzielenie zaległego urlopu w wymiarze maksymalnie do 30 dni w dowolnym terminie. Oznacza to, że w tym roku pracodawca nie musi czekać do 30 września z udzieleniem zaległego urlopu wypoczynkowego. Może go udzielić wcześniej bez zgody pracownika.

Tarcza antykryzysowa 4.0 dała pracodawcy uprawnienie do wysłania pracownika na zaległy urlop w dogodnym dla pracodawcy terminie. Wprowadziła bowiem możliwość udzielenia przez pracodawcę, bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni (art. 15gc ustawy o COVID-19). Rozwiązanie to obowiązuje jednak wyłącznie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19. Pozostałe dni zaległego niewykorzystanego odpoczynku pracodawca udziela zgodnie z ogólnymi przepisami Kodeksu pracy. Taka regulacja obowiązuje od 24 czerwca 2020 r. Oznacza to, że pracodawcy mogą kierować pracowników na zaległe urlopy wcześniej niż przed 30 września 2020 r.

Zgodnie bowiem z ogólnie obowiązującymi przepisami zaległego urlopu za poprzedni rok należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września. Obowiązkiem pracodawcy jest samo udzielenie pracownikowi zaległego urlopu do końca września kolejnego roku, a nie konieczność jego wykorzystania w całości w tym terminie przez zatrudnionego.

WAŻNE(!)

Na podstawie Tarczy antykryzysowej 4.0 pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop w wymiarze do 30 dni przed 30 września 2020 r.

W omawianym przypadku chodzi o 30 dni urlopu wypoczynkowego udzielanego na dni pracy pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, a nie 30 dni wypoczynku. W praktyce więc pracownik będzie w pracy nieobecny przez znacznie dłuższy czas.

Przykład

Pracownik pracuje w systemie podstawowym czasu pracy od poniedziałku do piątku. Pracodawca udzielił mu 30 dni zaległego urlopu wypoczynkowego w okresie od 3 sierpnia do 11 września 2020 r. Pracownik będzie zatem nieobecny w pracy ponad miesiąc.

Regulacje dotyczące zaległego urlopu wypoczynkowego wprowadzone przez Tarczę 4.0. nie rozróżniają odmiennych zasad udzielania tego urlopu w odniesieniu do "zwykłego" urlopu zaległego oraz urlopu, który mógł być wykorzystany w trybie "na żądanie". Takie rozróżnienie dotychczas funkcjonowało na podstawie przepisów Kodeksu pracy regulujących udzielenie zaległego urlopu. Zgodnie z nimi zaległego urlopu, który miał być wykorzystany jako urlop na żądanie, można było udzielić pracownikowi po 30 września, jednak nie później niż do końca roku. Takie stanowisko potwierdził również PIP w piśmie nr GPP-110-4560-170/08/PE. W przeciwieństwie jednak do regulacji kodeksowej Tarcza 4.0 nie dzieli urlopu na takie części, umożliwiając udzielenie każdego urlopu zaległego z pominięciem dotychczasowych terminów.

Zaległy urlop wypoczynkowy przekraczający 30 dni

Może się zdarzyć, że pracownik będzie miał więcej niż 30 dni zaległego urlopu np. z powodu długotrwałej choroby czy korzystania z urlopów rodzicielskich. W takiej sytuacji pozostałą część urlopu zaległego powinien wykorzystać według kodeksowych zasad, czyli do 30 września następnego roku. Dotychczas w tym zakresie było prezentowane stanowisko, zgodnie z którym w czasie pandemii koronawirusa pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu. Taką opinię przedstawił również PIP na swojej stronie internetowej. Jednak przepisy Tarczy 4.0 wyraźnie wskazują na możliwość udzielenia zaległego urlopu bez zgody pracownika tylko w wymiarze 30 dni. Gdyby bowiem taka możliwość jednostronnego ustalania terminu urlopu przez pracodawcę miała dotyczyć całego zaległego urlopu, ustawodawca wyraźnie by to przewidział, nie ograniczając jego wymiaru jedynie do 30 dni. Należy zatem uznać, że pracodawca powinien udzielić pracownikowi zaległego urlopu do 30 września, ale tylko w odniesieniu do urlopu przekraczającego wymiar 30 dni. Ponadto należy przyjąć, że pracodawca może również wskazanego w Tarczy 4.0 wymiaru zaległego urlopu, tj. 30 dni, udzielić po 30 września. Ma bowiem prawo udzielić tego urlopu w dowolnym terminie do końca tego roku.

Zasady udzielania zaległego urlopu

Zaległego urlopu wypoczynkowego udziela się pracownikowi tak samo jak zwykłego urlopu wypoczynkowego, czyli tylko na dni pracy danego pracownika. Urlop wypoczynkowy należy przeliczać na godziny, przyjmując, że 1 dzień urlopu to 8 godzin pracy (art. 154² § 2 Kodeksu pracy).

Jeżeli pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego, a pracodawca chce mu go udzielić bez jego zgody, powinien:

Krok 1. Wskazać mu na piśmie termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego.

Krok 2. W razie stawienia się pracownika w pracy w czasie udzielonego zaległego urlopu odmówić mu dopuszczenia do pracy.

Krok 3. Zaznaczyć w ewidencji czasu pracy termin wykorzystania zaległego urlopu.

Sankcje za nieudzielenie zaległego urlopu

Pracodawca, który nie udzieli pracownikowi w terminie zaległego urlopu, może zostać ukarany przez sąd grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Pracodawca może zostać ukarany grzywną w takiej wysokości za:

● nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego (dotyczy to także nieudzielenia zaległego urlopu),

● bezpodstawne obniżenie wymiaru tego urlopu.

Podstawa prawna:

art. 154² § 2, art. 163, art. 167², art. 168, art. 282 § 1 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

art. 15gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106

Marek Skałkowski

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Państwowej Inspekcji Pracy