Jak udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego, jeżeli pracownikowi zmienił się wymiar etatu

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, tak jak Państwa pracownica (art. 154 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Wymiar ten dla pracownika zatrudnionego na niepełny etat, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę przysługujący mu wymiar urlopu.

Przykład

Pracownik zatrudniony w 2018 r. w wymiarze 1/4 etatu, który jest uprawniony do 20 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, będzie miał wymiar urlopu ustalany następująco:

● 20 dni x 1/4 etatu = 5 dni - wymiar urlopu przysługujący w całym roku kalendarzowym pracownikowi zatrudnionemu na 1/4 etatu,

● 5 dni x 8 godzin = 40 godzin - wymiar urlopu w przeliczeniu na godziny.

W takim przypadku urlopu udziela się pracownikowi na dni jego pracy, odejmując mu z ogólnej puli urlopu liczbę godzin, jaką miał zgodnie z grafikiem do przepracowania danego dnia.

W roku kalendarzowym, w którym zostaje rozwiązany stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

1. u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
2. u kolejnego pracodawcy - w wymiarze:
   1. proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
   2. proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym, niż mu przysługiwał zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, u kolejnego pracodawcy przysługuje urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Jednak łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Zasady ustalania urlopu proporcjonalnego stosuje się także do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.

Przykład

Pracownik zatrudniony w wymiarze 3/4 pełnego wymiaru czasu pracy z prawem do 20 dni urlopu rocznie w okresie od 1 czerwca do 31 grudnia 2018 r. będzie miał ustalony urlop wypoczynkowy w następujący sposób:

● 3/4 etatu x 20 dni = 15 dni urlopu - wymiar urlopu wypoczynkowego przysługujący w całym roku kalendarzowym, w którym pracownik pracował na 3/4 etatu,

● 15 dni x 7/12 = 8,75, tj. w zaokrągleniu 9 dni urlopu wypoczynkowego - proporcjonalny wymiar urlopu za okres 7 miesięcy pracy w wymiarze 3/4 etatu,

● 9 dni urlopu x 8 godzin = 72 godziny - proporcjonalny wymiar urlopu za okres 7 miesięcy pracy na 3/4 etatu policzony w godzinach.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Zasady te stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (art. 154² § 3 Kodeksu pracy). Zatem w przypadku Państwa pracownicy, nawet jeśli pracowała na 3/4 etatu, 1 dzień urlopu odpowiadał 8 godzinom. Obecnie, po zmianie wymiaru etatu, należy udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego z 2018 r. na 8-godzinne dni pracy.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Przykład

Pracownik pracował w 2018 r. na 1/3 etatu, a od 1 stycznia 2019 r. pracuje na pełny etat, w stałym rozkładzie od 8.00 do 16.00 po 8 godzin dziennie. Za 2018 r. pracownikowi pozostało do wykorzystania 6 godzin urlopu, a zatem można go udzielić wyjątkowo na część dnia.

Podstawa prawna

art. 154, art. 154², art. 155¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917, ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432

Małgorzata Podgórska,

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy, autorka wielu publikacji z tej tematyki